Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Коротко о других изменениях

Подписка
3 месяца подписки и королевский фарфор в подарок!
№5

Как вернуть работнику трудовую книжку

1 октября 2008 28 просмотров

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

1Унифицированные формы поименованных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». — Примеч. ред.

Успеть в день увольнения

Как вернуть работнику трудовую книжку. Трудовую книжку нужно вручить сотруднику в последний день работы. Об этом говорится в части 3 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек), и части 5 статьи 80 Трудового кодекса.

Днем прекращения трудового договора (увольнения) во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением тех ситуаций, при которых он фактически не трудился, но за ним сохранялось место работы в соответствии с Трудовым кодексом или федеральными законами.

Однако у кадровой службы предприятия не всегда есть возможность выдать трудовую книжку в день увольнения. Почему? Причины могут быть различными. Среди них:

  • конфликт с работодателем;
  • неверная запись в трудовой книжке;
  • отсутствие сотрудника на рабочем месте в день увольнения;
  • смерть работника и т. д.

Какой бы ни была причина задержки выдачи трудовой книжки, работодатель должен предпринять некоторые шаги во избежание нарушения трудового законодательства.

Вернуть любым способом

Как вернуть работнику трудовую книжку. Первое, что должен сделать работодатель, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, — направить ему уведомление с предложением явиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Такое правило установлено в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса.

Отправляем ценные письма

Трудовую книжку можно выслать сотруднику по почте, но только с его письменного согласия (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Предложение об отправке документа ценным письмом с описью вложения можно включить в текст уведомления. Документ составляется в произвольной форме и может выглядеть примерно так, как показано на рис.

Если работник не возражает, что трудовую книжку ему отправят по почте, он должен выслать на имя работодателя соответствующее письмо (заказное письмо, телеграмму и т. п.). Документ составляется произвольно (см. на Рис.).

Образец уведомления

Пересылка трудовых книжек по почте осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221.

К сожалению, законодательство не дает четких указаний, как поступить, если работник увольняется заочно. Ведь на некоторых документах, таких как приказ, книга учета движения трудовых книжек и т. п., он должен поставить подпись. Видимо, вместе с трудовой книжкой работнику можно отправить и второй экземпляр приказа об увольнении, чтобы он расписался на нем и переслал обратно. Однако это возможно, если расторжение трудовых отношений произошло по обоюдному согласию и с работником можно договориться. Если бывший сотрудник на контакт не идет и на приглашение явиться в отдел кадров не реагирует, все документы, кроме трудовой книжки, высылают ему по почте с уведомлением о вручении и составляют акт о невозможности получить его подпись.

Передаем через представителя

Передать трудовую книжку уволенному работнику можно через его представителя, который должен подтвердить свои полномочия доверенностью. В документе указывают сведения о поручителе и доверенном лице, такие как фамилии, имена и отчества, паспортные данные, адреса мест жительства.

В тексте должно быть прописано, на совершение каких действий уполномочен представитель. В данном случае — на получение трудовой книжки в кадровой службе предприятия. Важно, чтобы доверенность не была просрочена. Как правило, документ заверяют у нотариуса, который поможет в составлении документа. Доверенность может быть такой, как показано на с.рис.

Кстати, удостоверить полномочия представителя может не только нотариус, но и лица, указанные в пункте 3 статьи 185 Гражданского кодекса. К нотариально заверенным доверенностям относятся:

  • доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и прочих военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;
  • доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;
  • доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;
  • доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этих учреждений или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Образец ответного письма работодателю

Образец доверенности

Если работника не стало

В Трудовом кодексе одним из оснований прекращения трудового договора указана смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ). В этих обстоятельствах трудовую книжку выдают под роспись одному из родственников сотрудника. Об этом сказано в пункте 37 Правил ведения трудовых книжек.

Родственник должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например паспорт. Также он подтверждает наличие родственных связей с работником. Допустим, показывает свидетельство о браке. Кроме того, он должен принести в отдел кадров предприятия свидетельство о смерти.

Затем родственник пишет расписку о получении трудовой книжки в произвольной форме, которую подшивают к личному делу работника (см. на рис).

По желанию родственника трудовая книжка может быть выслана по почте по его письменному запросу.

Мы отдаем — а он не берет

В случае конфликта с работодателем работники нередко отказываются получать при увольнении трудовую книжку, мотивируя это тем, что, по их мнению, в ней сделана некорректная запись. Как правило, они требуют разобраться в ситуации и изменить формулировку.

Независимо от того, по какой причине сотрудник не хочет забирать трудовую книжку, его отказ нужно зафиксировать. Например, составить акт в присутствии свидетелей из числа незаинтересованных работников предприятия. Они в случае судебных разбирательств подтвердят, что работник действительно отказался получить трудовую книжку. Акт позволит снять с работодателя ответственность за то, что он не вручил сотруднику трудовую книжку в срок. Документ составляется в произвольной форме (см. на рис).

Образец акта

Судьба невостребованных документов

Как вернуть работнику трудовую книжку. Иногда, несмотря на все усилия, так и не удается вручить трудовую книжку уволенному работнику. Однако выбрасывать невостребованные документы нельзя.

Трудовые книжки работников хранятся на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным для документов строгой отчетности, в специально приспособленных для этого помещениях. В качестве дополнительной защиты желательно содержать их в несгораемых сейфах.

Трудовые книжки и их дубликаты, которые работники не получили при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Об этом говорится в пункте 43 Правил ведения трудовых книжек в редакции постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132. До внесения изменения работодателям предписывалось хранить трудовые книжки  в отделе кадров в течение двух лет и по истечении этого срока передавать в архив.

Срок хранения невостребованных документов определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000. Согласно этому документу трудовые книжки должны храниться в архиве не менее 50 лет.

Задерживать трудовую книжку себе дороже

Штраф

Если работодатель не выдаст трудовую книжку в установленный законом срок, он может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 руб. Кроме того, к административной ответственности может быть привлечено и должностное лицо компании, ответственное за выдачу трудовой книжки. Штраф в этом случае — от 1000 до 5000 руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Возмещение ущерба

Работник может потребовать возмещения материального ущерба, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки или сделал в ней неверную запись. Ведь из-за отсутствия документа (неверной записи) он не может трудоустроиться.

В этом случае днем увольнения работника будет считаться день выдачи трудовой книжки. За время, пока работодатель медлил с оформлением этого документа, сотруднику положено возместить не полученный им заработок. Об этом говорится в статье 234 Трудового кодекса и части 4 пункта 35 Правил ведения трудовых книжек. О новом дне увольнения издается приказ по форме № Т-8. На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника и ставится соответствующая дата. Ранее внесенная в трудовую книжку запись признается недействительной.

Выплата, которая полагается уволенному работнику за дни вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, рассчитывается исходя из среднего заработка. Об этом говорится в пункте 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». Расчет среднего заработка производится по нормам, установленным в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 9222Подробнее о расчете средней заработной платы читайте в статье «Новый порядок исчисления среднего заработка» // Зарплата, 2008, № 3. — Примеч. ред..

Налогообложение и бухучет выплат за несвоевременную выдачу трудовой книжки

НДФЛ. В соответствии со статьей 210 Налогового кодекса при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, содержится в статье 217 НК РФ.

Суммы среднего заработка за период вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки не включены в указанный перечень. Следовательно, они подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Такие выводы содержатся в письме Минфина России от 25.07.2008 № 03-04-06-01/233.

ЕСН, ОПС. На суммы среднего заработка также нужно начислить ЕСН и пенсионные взносы согласно статье 236 НК РФ и пункту 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации». Подпункт 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ содержит исчерпывающий перечень видов компенсационных выплат, не подлежащих налогообложению единым социальным налогом. Компенсационные выплаты в размере заработка за время вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки в данный перечень не включены. Подобный вывод сделан в письме Минфина России от 24.01.2007 № 03-04-06-02/6.

Взносы на травматизм. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют на доходы работников. Соответственно их нужно начислить и на сумму среднего заработка (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 16.07.99 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования»).

Налог на прибыль. На основании пункта 14 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся выплаты, произведенные за период вынужденного прогула, в случаях, предусмотренных законодательством. Таким образом, учитывая положения статьи 394 ТК РФ, расходы по выплате среднего заработка в подобной ситуации признаются такими расходами. Налогоплательщики, применяющие в налоговом учете метод начисления, могут отразить указанные расходы в налоговой базе по налогу на прибыль организации в тот момент, когда средний заработок фактически был начислен (письмо Минфина России от 27.10.2005 № 03-05-02-04/191).

Если компания применяет кассовый метод, расходы отражаются в налоговой базе по налогу на прибыль в момент погашения задолженности (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Бухучет. Сумма возмещения работнику заработка, не полученного им за период вынужденного прогула, признается в бухгалтерском учете организации расходом по обычным видам деятельности в составе затрат на оплату труда (п. 5 и 8 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99). Сумма среднего заработка учитывается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета расходов.

На заметку

Трудовая книжка, отправленная по почте, при невозможности ее вручения адресату (его законному представителю) хранится в почтовом отделении в течение месяца. Однако срок хранения почтовых отправлений может быть продлен по заявлению отправителя или адресата (его законного представителя). Такие нормы установлены в пункте 35 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221.

По истечении установленного срока хранения регистрируемые почтовые отправления, не полученные адресатом (его законным представителем), возвращаются отправителю за его счет по обратному адресу, если иное не предусмотрено договором между оператором почтовой связи и пользователем. При отказе отправителя получить и оплатить пересылку возвращенного почтового отправления оно передается на временное хранение в число невостребованных.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Вы проверяете ИНН контрагента в первичке, которую сдают подотчетники?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка