Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Директор сменил фамилию

1 июля 2009 72 просмотра

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

Фамилия, как и другая личная информация о гражданине, относится к его персональным данным. Это установлено в пункте 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Персональные данные содержат практически все кадровые и многие бухгалтерские документы. Поэтому, если данные меняются, в документы необходимо внести изменения.

Если же фамилию поменял генеральный директор компании, об этом дополнительно нужно уведомить налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, банк и деловых партнеров фирмы. Кроме того, возможно, потребуется внести изменения в учредительные документы компании.

Вносим изменения в учетные и бухгалтерские документы

Основания для внесения изменений

Директор сменил фамилию. Руководитель, изменивший фамилию, должен подать в кадровую службу заявление о внесении изменений в документы. Заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. К заявлению директор должен приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии). Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

На основании заявления руководителя необходимо подготовить и отметить в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого директора, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.

Приказ о внесении изменений в учетные документы директор вправе подписать сам. Образец приказа о внесении изменений в кадровые документы смотрите в приложении к статье.

Вносим изменения в документы

Трудовая книжка. Согласно пункту 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, изменения записи о фамилии в трудовых книжках производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и других документов и со ссылкой на их номер и дату1Подробнее о том, как внести исправления в трудовую книжку в связи с изменением персональных данных, читайте в статье «Работник изменил фамилию» // Зарплата, 2008, № 2. — Примеч. ред..

Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и вписывается новая. Ссылки на соответствующие документы проставляются на внутренней стороне обложки трудовой книжки руководителя и заверяются подписью специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

Образец внесения записи в трудовую книжку об изменении фамилии смотрите ниже.

Иные документы. Заметим, что порядок внесения изменений в иные кадровые и бухгалтерские документы законодательно не определен, поэтому обновлять персональные данные рекомендуется в следующем порядке.

Устаревшие или неправильные сведения нужно зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое и сверху или сбоку написать новые сведения. На полях напротив соответствующей строки работник кадровой службы делает запись «Исправлено», ставит дату внесения изменений и подпись.

Если руководитель изменил фамилию, сведения об этом нужно внести:

  • в его трудовой договор. На вопрос, надо ли заключать в этом случае дополнительное соглашение, однозначного ответа нет. Ведь согласно статье 72 Трудового кодекса изменяются не условия заключенного трудового договора, а только сведения о работнике (ст. 72 ТК РФ). Существует два варианта.

Первый вариант: новую фамилию нужно указать в тексте трудового договора, отметив, на основании какого документа вносятся изменения (наименование документа, орган, выдавший документ, его номер и дата выдачи). Также следует внести исправления в раздел «Реквизиты сторон», ведь у сотрудника изменились паспортные данные. При этом исправлению подлежат оба экземпляра договора: и тот, который хранится в организации, и тот, который находится у сотрудника.

Второй вариант: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где указать, что с определенной даты (дата изменения персональных данных) договор следует читать в новой редакции;

  • личную карточку работника (форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, далее — постановление № 1). Новую фамилию можно внести в карточку двумя способами — или зачеркнуть прежнюю, или распечатать ту страницу карточки, в которую вносились изменения (на прежней странице делается отметка о том, что она была заменена в связи с изменением фамилии). Кроме того, ссылку на документ, на основании которого вносятся изменения, можно сделать в разделе «Дополнительные сведения» личной карточки. Запись нужно заверить подписью работника кадровой службы. Обратите внимание: новые паспортные данные и сведения об изменившемся семейном положении также вносятся в личную карточку работника. Образец внесения изменений смотрите ниже; книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденную постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69; график отпусков (форма № Т-7 утверждена постановлением № 1);

Учитывая тот факт, что практически во всех организациях расчет заработной платы и подготовка отчетности ведутся в автоматическом режиме, при изменении фамилии автоматически изменятся данные:

  • в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ утверждена приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583); индивидуальной карточке учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма утверждена приказом МНС России от 27.07.2004 № САЭ-3-05/ 443); лицевом счете (формы № Т-54 и Т-54А утверждены постановлением № 1).

Образец внесения записи об изменении фамилии в связи с вступлением в брак

Фрагмент записи об изменениях в личной карточке работника

Нужно ли заверять новые сведения печатью

Единственный кадровый документ, в котором внесение изменений заверяется печатью организации, — трудовая книжка. Как мы уже говорили, при изменении фамилии печать ставится на внутренней стороне обложки, где расположены ссылки на документы, на основании которых внесены изменения (п. 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

При внесении изменений в иные учетные документы проставлять печать не надо, в том числе и на трудовом договоре. Это следует из пункта 67 Трудового кодекса и постановления № 1).

Сообщаем об изменении фамилии в налоговую инспекцию

В Едином государственном реестре юридических лиц содержатся сведения о лице, которое имеет право действовать от имени организации без доверенности (подп. «л» п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», далее — Закон № 129-ФЗ). Таким лицом является руководитель организации — генеральный директор, директор, президент и т. п. Об этом говорится:

  • в пункте 1 и подпункте 1 пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; пункте 2 статьи 69 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

К сведениям о лице, выполняющем обязанности руководителя относится, в частности, его фамилия. Поэтому о том, что директор поменял фамилию, следует сообщить в регистрирующий орган по месту нахождения организации (п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).

Кто осуществляет государственную регистрацию

Регистрацию юридических и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, а также регистрацию изменений, вносимых в ЕГРЮЛ и учредительные документы, осуществляют налоговые инспекции. Об этом говорится в пункте 1 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 № 506. Если же в городе или регионе регистрацией занимается определенная межрайонная инспекция, обращаться следует в эту инспекцию. Например, в столице таким органом является МИ ФНС России № 46 по г. Москве.

Срок уведомления

Об изменении фамилии или других паспортных данных действующего руководителя нужно сообщить в течение трех дней с момента получения директором нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ). Если срок пропущен, налоговые инспекторы могут привлечь к административной ответственности директора, генерального директора, президента или другое лицо, осуществляющее руководство текущей деятельностью компании. Ему делают предупреждение либо налагают штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 НК РФ).

Что нужно сделать перед подачей сведений в налоговую инспекцию

Директор сменил фамилию. Если в учредительных документах организации указаны фамилия и паспортные данные директора, сначала изменения нужно внести в эти документы. Кроме того, следует получить выписку из ЕГРЮЛ. Дело в том, что некоторые документы, представляемые в налоговую инспекцию, предполагают нотариальное заверение. На практике нотариусы требуют представить выписку из ЕГРЮЛ, обосновывая это необходимостью сверить полномочия заявителя.

Выписку из реестра можно получить бесплатно. Для этого следует направить письменный запрос в налоговую инспекцию, который оформляют на фирменном бланке организации. Запрос подписывает директор и ставит печать компании. Если он уже сменил фамилию, инспекторы рекомендуют подписывать письмо прежней фамилией, поскольку она указана в ЕГРЮЛ на этот момент.

Налоговые инспекторы выдадут выписку не позднее пяти рабочих дней после получения запроса. Об этом говорится в пункте 21 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. Таким образом, о выписке из реестра следует позаботиться заранее.

Теперь рассмотрим, какие документы нужно представить в налоговую инспекцию в связи с изменением фамилии директора предприятия. Их комплект зависит от того, является директор учредителем компании или нет.

Как сообщить в налоговую инспекцию о смене фамилии у директора, который не является учредителем

Требования к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган, изложены в постановлении Правительства РФ от 19.06.2002 № 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» (далее — постановление № 439).

Перечень документов

Для внесения изменений в ЕГРЮЛ в налоговую инспекцию нужно представить первые три страницы заявления по форме № Р 14001 и лист Б «Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица» данной формы. Она утверждена постановлением № 439. Кроме того, налоговые инспекторы могут потребовать копию паспорта с новой фамилией.

Заполнение документов

Порядок заполнения заявления по форме № Р 14001 установлен приказом ФНС России от 01.11.2004 № САЭ-3-09/16@. В нем сказано, что, если какой-либо раздел или пункт раздела заявления не заполняется, в соответствующих графах проставляется прочерк. Если какие-либо листы приложений к заявлению не заполняются, они не представляются в налоговую инспекцию.

На первых трех страницах заявления и листе Б указывают новую фамилию и паспортные данные директора. В пункте 6 заявления директор ставит подпись, которую необходимо заверить у нотариуса. Такое правило установлено в пункте 1 статьи 9 Закона № 129-ФЗ и пункте 3 требований к оформлению документов, утвержденных постановлением № 439.

Образец заполнения формы № Р 14001 приведен в приложении к статье;

Каждый документ, содержащий более одного листа, прошивается, а страницы нумеруются. На месте прошивки указывается количество листов, эту запись заверяет заявитель или нотариус (п. 4 требований к оформлению документов, утвержденных постановлением № 439).

Подаем документы в налоговую инспекцию

Представить документы в инспекцию можно одним из трех способов:

  • лично; через представителя; направить по почте с уведомлением и описью вложения, которую заверяет работник почты.

Об этом говорится в пункте 3 требований к оформлению документов, утвержденных постановлением № 439, и решении Верховного суда от 01.08.2006 № ГКПИ06-735.

Отметим, что при подаче заявления по форме № Р 14001 не нужно уплачивать государственную пошлину (ст. 1 и 3 и п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Если же документы в инспекцию представляет уполномоченное лицо, на него нужно оформить доверенность и заверить ее у нотариуса (абз. 3 п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Действия налоговых инспекторов

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ датой представления документов является день их получения регистрирующим органом. Если документы представлены лично, в этот же день сотрудник налоговой инспекции выдает заявителю расписку в их получении (п. 3 ст. 9 Закона № 129-Ф).

Если документы передал уполномоченный работник организации или они поступили по почте, расписка высылается в течение рабочего дня, следующего за днем их получения, по указанному заявителем почтовому адресу с уведомлением о вручении (абз. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Второй экземпляр расписки остается в налоговой инспекции.

Срок регистрации изменений и выдачи новой выписки

Новую фамилию генерального директора налоговый орган должен занести в ЕГРЮЛ в течение пяти рабочих дней со дня представления документов в регистрирующий орган. Об этом говорится в пункте 1 статьи 8 Закона № 129-ФЗ.

Свидетельство о внесении записи в реестр по форме № Р 50003, утвержденной постановлением № 439, а также выписку из ЕГРЮЛ с новыми персональными данными руководителя инспекция может:

  • выдать лично заявителю (или представителю при наличии у него доверенности); направить по почте не позднее одного рабочего дня с момента государственной регистрации изменений.

Такой порядок установлен в пункте 3 статьи 11 Закона № 129-ФЗ.

Как сообщить в налоговую инспекцию о смене фамилии у директора — учредителя организации

В этом случае количество документов увеличивается, поскольку изменения вносятся и в учредительные документы организации.

Перечень документов

Необходимы следующие документы:

  • первые три страницы заявления по форме № Р 13001, утвержденной постановлением № 439; первые три страницы заявления по форме № Р 14001, лист Б «Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица» и лист Д «Сведения об участниках юридического лица — физических лицах» данной формы; решение о внесении изменений в учредительные документы организации; изменения, вносимые в учредительные документы юридического лица; документ об уплате государственной пошлины за регистрацию вносимых изменений. Размер пошлины составляет 400 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).

Об этом говорится в пункте 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ.

Заполнение документов

Первые три страницы заявления по форме № Р 14001 и лист Б данной формы заполняются так же, как и в случае, когда директор не является учредителем. Образцы заполнения первых трех страниц заявления по форме № 13001 и листа Д формы № Р 14001 приведены в приложении к статье.

Подпись директора в заявлениях по формам № Р 13001 и Р 14001 нужно заверить у нотариуса, поэтому, перед тем как идти в налоговую инспекцию, необходимо обратиться в нотариальную контору.

Оформление решения об изменении учредительных документов организации зависит от числа ее участников. Если участник один, он оформляет единоличное решение (образец приведен на с. 101). Если участников несколько, они оформляют протокол собрания участников, в котором фиксируют решение об изменении учредительных документов.

Для того чтобы изменить учредительные документы, необязательно оформлять их в полном объеме в новой редакции. Достаточно указать новую редакцию конкретного пункта.

Согласно приказу Минфина России от 25.12.2008 № 145н и приложению 5 к приказу Минфина России от 24.11.2004 № 106н госпошлину за государственную регистрацию внесения изменений в учредительные документы в размере 400 руб. перечисляют по следующим реквизитам.

Поле платежного поручения
101 104 105 106 107 108 109 110
01 182 1 08 07010 01 1000 110 0 0 0 0 0 ГП

Отметим, что, как и в первом случае, представить документы в инспекцию можно лично, через представителя, направить по почте с уведомлением и описью вложения, которую заверяет работник почты. Получив документы, инспекторы выдадут расписку.

Срок регистрации изменений и выдачи свидетельства

В течение пяти дней с момента получения заявления налоговая инспекция должна внести изменения в учредительные документы компании (п. 2 ст. 19 Закона № 129-ФЗ). После этого фирма получает свидетельство о государственной регистрации изменений, а также зарегистрированную новую редакцию устава (изменений к уставу) и выписку, подтверждающую зарегистрированные изменения.

Какой фамилией подписывать отчетность до внесения изменений в реестр

Однозначного мнения по этому вопросу нет. Налоговые инспекторы предлагают подписывать отчетность прежней фамилией, поскольку именно она на момент сдачи отчетности указана в Едином государственном реестре юридических лиц.

Образец решения об изменении учредительных документов

Куда еще нужно сообщить об изменении фамилии

Об изменении персональных данных руководителя нужно уведомить также ряд других организаций помимо налоговой инспекции.

Обратите внимание: в территориальные органы внебюджетных фондов об изменении фамилии руководителя фирмы сообщать не нужно. Согласно пункту 19 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438, налоговая инспекция передает в фонды новые сведения из реестра в течение пяти рабочих дней с момента внесения изменений.

Уведомляем ПФР

Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» об изменении фамилии любого застрахованного работника нужно сообщить в территориальный орган Пенсионного фонда РФ по месту регистрации организации-страхователя.

Директору не обязательно самому обращаться в отделение Пенсионного фонда. Это следует из пунктов 23 и 24 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.03.97 № 318.

В них сказано, что застрахованное лицо вправе обратиться к страхователю с заявлением об обмене страхового свидетельства. Страхователь в двухнедельный срок передает заявление об обмене страхового свидетельства в территориальный орган вместе с описью документов.

Таким образом, в территориальный орган ПФР нужно представить:

  • заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п. Образец заявления по форме АДВ-2 приведен на с. 103; опись документов по форме АДВ-6, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п (см. на с. 104).

Сотрудник Пенсионного фонда отражает все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдает новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета. Об этом говорится в пункте 4 статьи 7 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Свидетельство, выданное на прежнюю фамилию, остается в Пенсионном фонде.

После получения нового свидетельства его следует выдать директору в течение недели (п. 11 Инструкции о порядке ведения индивидуального персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.03.97 № 318).

Подаем сведения в банк

Право первой подписи на документах организации имеет руководитель, поэтому, если генеральный директор изменил фамилию, нужно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Об этом говорится в пункте 7.14 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)». Форма банковской карточки приведена в приложении к указанной инструкции.

Организация должна представить в банк:

  • банковскую карточку, указав новую фамилию руководителя. Подлинность новой подписи нужно заверить либо у нотариуса, либо непосредственно в банке у уполномоченного сотрудника банка (п. 7.12 и 7.13 Инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И); документ, удостоверяющий личность директора, с новой фамилией (например, паспорт).

Сроки уведомления банка о смене персональных данных работников и руководителей, имеющих право первой подписи, законодательством не установлены. Такой срок, как правило, указывается в договоре банковского счета.

Извещаем партнеров

Директор как первое лицо компании подписывает все договоры фирмы. Поэтому об изменении фамилии руководителя рекомендуется сообщить всем партнерам, с которыми у фирмы существуют договорные отношения.

Дело в том, что в договорах нередко предусмотрен такой пункт: если у одной стороны меняются какие-либо реквизиты (в том числе фамилия руководителя), она обязана сообщить об этом другим сторонам договора. За нарушение данного пункта могут предусматриваться серьезные санкции.

Чтобы известить партнеров об изменении персональных данных руководителя, достаточно направить в их адрес информационное письмо. Его оформляют на фирменном бланке организации, подписывает письмо генеральный директор.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка