Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Учитываем расходы на загранкомандировку

1 февраля 2010 50 просмотров

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

Итак, работник вернулся из загранкомандировки. Рассмотрим, каковы обязанности работника по отношению к работодателю и действия работодателя по оформлению отчетных документов и учету командировочных расходов.

Работник представляет документы

По возвращении из командировки сотрудник должен:

  • заполнить графу 12 «Краткий отчет о выполнении задания» формы № Т-10а «Служебное задание», утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1;
  • заполнить и сдать авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Учитываем расходы на загранкомандировку. Отчет о выполненном задании и авансовый отчет работник обязан представить в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках)).

Выполнение служебного задания оценивает руководитель, который направлял работника в загранкомандировку. Бухгалтера этот вопрос не касается. Поэтому подробнее остановимся на авансовом отчете.

Авансовый отчет работника

Если аванс выдан в валюте, то в авансовом отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны отчета и графы 6 и 8 оборотной стороны. Об этом говорится в Указаниях по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма № АО-1), утвержденных постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

Оправдательные документы — приложение к авансовому отчету. К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке:

  • командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;
  • проездные билеты (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
  • счета за проживание;
  • ксерокопию загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и другие документы, связанные с командировкой (письмо ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890).

Перевод на русский язык. Все первичные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Это следует из пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В письме Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66 указано, что действующее законодательство РФ не устанавливает порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский. Это может сделать как сотрудник компании, так и специализированное агентство. При этом затраты на перевод иностранных документов можно учесть в расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Утверждение авансового отчета. Проверенный отчет с принятыми приложениями, которые полностью отвечают требованиям оформления, бухгалтер передает руководителю организации. Тот оценивает оправданность произведенных расходов, соответствие их заданию работника и утверждает. Руководитель может утвердить не все расходы, если сочтет, что они произведены не в интересах работодателя или не предусмотрены Положением о командировках. Например, работник среднего звена воспользовался VIP-услугами, которые согласно внутреннему нормативному акту оплачиваются только представителям администрации. В таком случае руководитель ставит на авансовом отчете соответствующую визу, например: «Для расходов на проезд применить нормы пункта 6.3 Положения о командировках, перерасход — за счет Н.К. Курочкина». При наличии таких указаний бухгалтерия относит на расходы лишь затраты, утвержденные руководителем.

Остаток или перерасход

Учитываем расходы на загранкомандировку. Иногда сумма командировочных расходов совпадает с суммой выданного аванса, но, как правило, она или больше, или меньше аванса.

Остаток подотчетных сумм. Причины возникновения неиспользованного остатка подотчетных сумм могут быть следующими:

  • работник не полностью израсходовал выданный ему перед поездкой денежный аванс на командировочные расходы;
  • работник не может подтвердить свои затраты первичными документами;
  • часть расходов, подтвержденных оправдательными документами, не утверждена руководителем.

В этом случае после утверждения авансового отчета руководителем неизрасходованную (неподтвержденную, неутвержденную) сумму работник обязан сдать в кассу организации.

В какой валюте должен быть сдан остаток? Этот вопрос имеет два ответа: либо в той валюте, в которой аванс был выдан, либо в рублях, по правилам, установленным Положением о командировках, или по решению руководителя. Очевидно, если расходы были произведены, но оправдательные документы отсутствуют или не соответствуют установленным требованиям, или расходы не утверждены руководителем, остаток вносится в рублях. Если валюта осталась фактически, работник сдает ее.

На лицевой стороне авансового отчета отражаются сведения о внесении остатка в кассу (реквизиты приходного ордера и сумма).

Перерасход валютного аванса. В ходе рассмотрения авансового отчета может выясниться, что работник потратил больше, чем предполагалось. Сумма перерасхода должна быть подтверждена первичными документами и утверждена руководителем организации. Подтвержденная и утвержденная сумма перерасхода возмещается работнику. Порядок возмещения работнику расходов, связанных со служебной командировкой, определен в статье 168 Трудового кодекса. Утвержденный перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Реквизиты расходного кассового ордера фиксируются на лицевой стороне авансового отчета.

Бухучет командировочных расходов

Командировочные расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности после утверждения авансового отчета руководителем (п. 5, 7, 9, 16 и 18 ПБУ 10/99) в рублях по курсу, установленному на дату выдачи валюты под отчет (п. 5, 6 и 7 ПБУ 3/2006). Бухгалтер сделает следующую проводку:

Дебет 20 (26, 44...) Кредит 71

  1. учтены в составе командировочных расходов затраты работника на загранкомандировку.

Разумеется, признать в бухгалтерском учете расходы командированного сотрудника организация вправе только при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В случае загранкомандировки особенности бухгалтерского учета касаются возмещения перерасхода и возврата остатка валюты.

Пересчет валюты в рубли в бухгалтерском учете

По общему правилу в бухгалтерском учете валютный аванс работника, командированного за границу, учитывается в рублях по официальному курсу, установленному на дату выдачи денег из кассы (п. 4, 5 и 6 ПБУ 3/2006). Дальнейший пересчет в рубли задолженности подотчетного лица не производится (п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006). Исключение составляют два случая:

  • аванс израсходован не полностью;
  • выявлен перерасход аванса.

Перерасход валюты по авансовому отчету

Сумма утвержденного валютного перерасхода согласно авансовому отчету включается в состав расходов по обычным видам деятельности по курсу на дату утверждения авансового отчета. Ее необходимо принять на учет и возместить работнику. Рассмотрим эти операции на примере.

Пример 

Специалист ЗАО «Август» был направлен в командировку в г. Кито (Эквадор) для подготовки к регистрации в стране двух фунги-цидных препаратов для защиты посевов бананов и цветочных культур. Срок командировки — с 14 по 18 декабря 2009 года. 9 декабря на командировочные расходы из обслуживающего банка было получено 1100 долл. США, а 11 декабря валюта выдана работнику.

По возвращении сотрудник представил авансовый отчет, согласно которому сумма документально подтвержденных расходов составила 1300 долл. США. Руководитель компании утвердил авансовый отчет в полной сумме 22 декабря 2009 года. Перерасход в сумме 200 долл. США был возмещен работнику 24 декабря.

Курс доллара США, установленный Банком России на дату:

  • получения денег из банка — 30,1839 руб./долл. США;
  • выдачи наличной валюты под отчет — 30,6268 руб./долл. США;
  • утверждения авансового отчета — 30,5529 руб./долл. США;
  • возмещения перерасхода — 30,5007 руб./долл. США.

Как отразить в учете возмещение сотруднику перерасхода по авансовому отчету?

Решение.

В бухгалтерском учете бухгалтер сделал следующие проводки:

9 декабря
Дебет 50 субсчет «Валютная касса. Доллары США» Кредит 52 субсчет «Доллары США»
— 33 202,29 руб. (1100 долл. США х 30,1839 руб./долл. США) — получена из банка валюта в кассу;

11 декабря
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Валютная касса. Доллары США»
— 33 689,48 руб. (1100 долл. США х 30,6268 руб./долл. США) — выдана из кассы валюта работнику на командировочные расходы.

Поскольку курс валюты на дату получения из банка и выдачи аванса из кассы различается, то в учете возникает курсовая разница:

Дебет 50 субсчет «Валютная касса. Доллары США» Кредит 91-1
— 487,19 руб. [1100 руб. х (30,6268 руб./долл. США - 30,1839 руб./долл. США)] — начислена положительная курсовая разница.

В результате для целей бухгалтерского учета сумма расходов составила 39 800,06 руб. (1100 долл. США х 30,6268 руб./долл. США + 200 долл. СШАх х 30,5529 руб./долл.США);

22 декабря
Дебет 20 Кредит 71
— 39 800,06 руб. — отражены расходы на командировку. 24 декабря

Дебет 71 Кредит 50 «Касса в рублях»
— 6100,14 руб. (200 долл. х 30,5007 руб./долл. США) — работнику выдана в рублях сумма перерасхода по авансовому отчету.

Поскольку курс доллара США в период между датой утверждения авансового отчета и датой возмещения перерасхода по авансовому отчету снизился, в учете возникла отрицательная курсовая разница:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
— 10,44 руб. [200 долл. США х (30,5007 руб./долл. США - 30,5529 руб./долл. США)] — отражена отрицательная курсовая разница по возмещению командировочных расходов.

В налоговом учете общая сумма командировочных расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль, определена по официальному курсу на дату утверждения авансового отчета — 22 декабря 2009 года (п. 10 ст. 272 и п. 7 ст. 272 НК РФ). Подробнее о налоговом учете расходов на загранкомандировку мы расскажем далее.

Напомним, что в бухгалтерском учете на расходы данная сумма отнесена в рублях по курсу на дату выдачи аванса. Таким образом, для целей налогового учета сформирован расход в сумме 39 718,77 руб. (1300 долл. США х х 30,5529 руб./долл. США).

Перерасход наряду с суммой аванса учтен в составе прочих расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Вернемся к бухгалтерскому учету.

В бухгалтерском учете организация признала расходы в сумме 39 800,06 руб., а в налоговом — 39 718,77 руб. В результате в бухгалтерском учете возникла постоянная разница и необходимость отразить постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68
— 16,26 руб. [(39 800,06 руб. - 39 718,77 руб.) х 20%] — отражено постоянное налоговое обязательство.

Напомним, что перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Приходуем неизрасходованную валюту в кассу

Остаток подотчетных сумм сотрудник должен сдать в кассу организации в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного письмом Банка России от 22.09.93 № 40). Неизрасходованную валюту следует оприходовать в кассу с пересчетом в рубли по курсу на день возврата работником денег (п. 20 ПБУ 3/2006 и п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н):

Дебет 50 Кредит 71
— возвращен в кассу остаток неизрасходованных денежных средств, выданных на командировочные расходы.

Положительная курсовая разница, возникшая из-за разницы курсов валюты на дату возврата остатка валюты и на дату выдачи валютного аванса, включается в состав прочих доходов организации, отрицательная — в состав прочих расходов (п. 11 и 13 ПБУ 3/2006).

Отметим, что при возврате остатка в рублях, сумму следует определять с применением текущего курса на день возврата.

Налогообложение расходов на загранкомандировку

Порядок налогообложения расходов по загранкомандировке зависит от их структуры. В пунктах 20—23 Положения о командировках приведен список затрат, которые организация может признать в качестве командировочных расходов:

  • проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения, включая расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов, связанных с созданием повышенного комфорта или удовлетворением личных потребностей сотрудника);
  • суточные (включая суточные за время болезни);
  • оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Этот перечень не является исчерпывающим. Организация может отнести к командировочным и другие затраты. Например, страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров от несчастных случаев, сумма которых учитывается в стоимости проездного билета, стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов.

Организации также имеют право самостоятельно устанавливать размеры командировочных расходов (абз. 2 ст. 168 ТК РФ и абз. 2 п. 11 Положения о командировках). Однако по отдельным статьям командировочных расходов размеры установлены законодательно. Эти нормы следует учитывать при их налогообложении.

Сведения о том, какими налогами и взносами облагаются командировочные расходы, приведены в таблице на с. 89.

Таблица 
Статья расходов Налог на прибыль НДФЛ Страховые взносы Взносы на травматизм*
1 2 3 4 5
Суточные Учитываются в расходах в размере, установленном локальным нормативным актом (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) Не облагаются, если не превышают 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) Не начисляются (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ) Не начисляются (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765, далее — Перечень, и письмо ФСС России от 18.03.2009 № 02-18/07-2165)
Оплата жилья (включая услуги по бронированию) Учитывается в сумме фактических затрат при условии их документального подтверждения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и письмо Минфина России от 16.02.2009 № 03-0305/23) Не облагается в размере, установленном в локальном нормативном акте (если документально подтверждены). Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки (если документально не подтверждены) (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) Не начисляются (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ) Не начисляются, если расходы подтверждены документально (п. 10 Перечня)
Дополнительные услуги, оказываемые гостиницами, связанные со стандартным набором обстановки номера (холодильник, телевизор и т. д.)** Учитываются в расходах, если стоимость таких услуг не выделена в счете гостиницы отдельной строкой (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) Не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ) Не начисляются (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ) Не начисляются, если расходы подтверждены документально (п. 10 Перечня)
Оплата проезда (включая проезд в вагонах повышенной комфортности) Учитывается в расходах в сумме фактических затрат при условии их документального подтверждения, (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 24.07.2008 № 03-03-06/ 2/93). В расходах учитывается также стоимостьстрахового взноса на обязательное личное страхование от несчастных случаев пассажиров (п. 12 Положения о командировках) Не облагается, если расходы подтверждены документально (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ и письмо Минфина России от 07.05.2008 № 03-04-0601/125) Не начисляются (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ) Не начисляются, если расходы подтверждены документально (п. 10 Перечня)
Дополнительные услуги (сервисные сборы, пользование постельными принадлежностями) Учитываются в прочих расходах в полной сумме (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и письмо Минфина России от 21.11.2007 № 03-03-06/ 1/823) Не облагаются (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ и письмо Минфина России от 07.05.2008 № 03-04-0601/125) Не начисляются (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ) Не начисляются, если расходы подтверждены документально (п. 10 Перечня, утвержденного постановлением № 765)
Плата за пользование VIPзалом аэропорта Учитывается в составе прочих расходов, если разрешена коллективным договором или иным локальным нормативным актоморганизации (письмо Минфина России от 07.06.2007 № 03-03-06/ 1/365) Облагается (п. 3 ст. 217 НК РФ и письмо Минфина России от 06.09.2007 № 03-05-0601/99) Начисляются (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ) Не начисляются (п. 10 Перечня)
Оплата такси Учитывается в составе прочих расходов при условии документального подтверждения и экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и письмо Минфина России от 06.08.2009 № 16-15/ 080978) Не облагается (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ) Начисляются (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ) Не начисляются (п. 10 Перечня)
Расходы на медицинскую страховку Учитываются в составе прочих расходов, если наличие страхового полиса является однимиз условий въезда в страну (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) Не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ) Начисляются (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ) Не начисляются (п. 10 Перечня)
Обязательные консульские и аэродромные сборы Учитываются в размере фактических расходов (п. 23 Положения о командировках и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) Не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ) Не начисляются (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ) Не начисляются (п. 10 Перечня)
Сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта Учитываются в размере фактических расходов (п. 23 Положения о командировках и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) Не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ) Начисляются (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ) Не начисляются (п. 10 Перечня)

* Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ не применяется в отношении взносов на травматизм. Они рассчитываются и уплачиваются в соответствии с Федеральным законом от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

**За исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Особенности налогового учета валютных расходов

Для признания в налоговом учете важно, чтобы затраты на загранкомандировку были экономически обоснованны и подтверждены первичными документами в соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса.

При налогообложении прибыли командировочные расходы признаются в составе прочих расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

В налоговом учете при использовании метода начисления командировочные расходы в валюте принимаются к учету в рублях по официальному курсу на дату утверждения авансового отчета (п. 10 ст. 272 и подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Напомним, что датой принятия к бухгалтерскому учету расходов на командировку считается день выдачи валютного аванса, а в случае перерасхода — день утверждения авансового отчета.

Если организация применяет кассовый метод, то затраты признаются расходами после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Каких-либо особенностей для признания командировочных расходов при применении кассового метода Налоговый кодекс не устанавливает. По мнению автора, при применении кассового метода командировочные расходы следует признавать в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден авансовый отчет. Если некоторые расходы не были утверждены руководителем, они не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

Налоговый учет суточных

С 1 января 2009 года суммы суточных не нормируются и учитываются при налогообложении прибыли в размере, установленном коллективным договором (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и письмо Минфина России от 18.08.2009 № 03-03-06/1/533) или локальным нормативным актом организации.

Вне зависимости от того, какой метод применяет организация, суточные признаются в составе расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 и п. 3 ст. 273 НК РФ).

Налоговый учет расходов на проезд

Компания обязана возместить работнику расходы на проезд в место командировки, в состав которых входят (п. 12 Положения о командировках):

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования;
  • взносы на обязательное государственное страхование пассажиров на транспорте;
  • оплата услуг по оформлению проездных документов;
  • расходы на оплату в поездах постельных принадлежностей.

В письме Минфина России от 24.07.2008 № 03-03-06/2/93 указано, что стоимость дополнительных сервисных услуг (питание, предметы первой необходимости и гигиены, печатная продукция и услуги по обеспечению личной безопасности) формирует стоимость услуги по проезду на железной дороге. Поэтому при исчислении налога на прибыль учитывается полная стоимость железнодорожного билета, включая стоимость сервисных услуг.

Затраты на приобретение электронного билета также уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, даже если командированный работник не представил маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности, кассовый чек или другой БСО, подтверждающий оплату. В этом случае косвенным подтверждением расходов могут быть:

  • распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в место командировки (в частности, фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета);
  • документы, свидетельствующие о направлении сотрудника в командировку (например, приказ руководителя);
  • документы о проживании за границей (ваучер, счет гостиницы и др.).

Об этом говорится в информационном письме Минфина России от 26.08.2008, письмах Минфина России от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649 и от 11.10.2007 № 03-03-06/1/717.

Напомним, что при оформлении электронного билета уплачивается НДС по ставке 18% (ст. 164 НК РФ).

Если электронный авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык — ФИО пассажира, направление, номер рейса, дата вылета и стоимость билета. Об этом говорится в письмах Минфина России от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725 и от 14.09.2009 № 03-03-05/170.

Налоговый учет расходов на жилье

При расчете налога на прибыль можно учесть только документально подтвержденные расходы на проживание (п. 1 ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При налогообложении прибыли можно также учесть стоимость дополнительных услуг, оказываемых в гостинице (за исключением расходов, связанных с созданием повышенного комфорта (обслуживание в барах и ресторанах, дополнительное обслуживание в номере, пользование рекреационно-оздоровительными объектами)), но только если их стоимость не выделена в счете отдельной строкой. Это следует из подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

К дополнительным услугам гостиниц относится и бронирование номера в отеле. Поэтому, если такие расходы документально подтверждены, их можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (письмо Минфина России от 16.02.2009 № 03-03-05/ 23). Документами, подтверждающими бронирование и оплату проживания в зарубежной командировке, могут быть:

  • счет гостиницы;
  • кассовые чеки и чеки, выдаваемые при совершении операций с использованием пластиковых карт.

Обратите внимание: даже если дополнительные расходы, связанные с созданием повышенного комфорта, в счете гостиницы указаны отдельно, их все равно нельзя учесть при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Налоговый учет расходов на телефонные переговоры и оплату услуг Интернета

Если работник представит счет гостиницы за телефонные переговоры или доступ в Интернет, расшифровку с указанием номеров вызываемых абонентов (для телефонных переговоров) и заявление на возмещение расходов на телефонные переговоры (за его доступ в Интернет), подтверждающие их производственный характер, то такие расходы можно учесть при налогообложении прибыли на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Налоговый учет расходов на такси на территории РФ и в месте командировки

Законодательство не содержит ограничений на оплату проезда к месту командировки и обратно на такси. Поэтому при исчислении налога на прибыль организация сможет учесть данные расходы, но при условии, что они будут обоснованны (например, раннее или позднее время отъезда или прибытия в место командировки) и документально подтверждены. Об этом говорится в письмах Минфина России от 27.08.2009 № 03-03-06/2/162 и от 31.07.2009 № 03-03-06/1/505.

Кроме того, и финансисты, и налоговики рекомендуют установить в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации порядок и размеры возмещения расходов на проезд командированного работника на такси (письма Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06/2/82 и УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 № 28-11/121388).

Стоимость проезда на такси по территории иностранных государств также можно учесть при налогообложении прибыли, если работник представит соответствующие квитанции (чеки такси). В них должны быть указаны маршрут поездки (пункты отправления и назначения), дата поездки и ее стоимость, а также время оказания услуги. Эти документы должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык.

Налоговый учет расходов на медицинское страхование

Согласно подпункту «г» пункта 23 Положения о командировках работодатель обязан возместить работнику затраты на оформление медицинской страховки при направлении его в загранкомандировку. Если сотрудник командирован в страну, куда въезд без страховки не разрешен, то расходы на ее оформление являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому их можно учесть при исчислении прибыли на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. Подтвердить данные расходы можно страховым полисом и справкой о том, что страховка является обязательным условием выдачи въездной визы.

Перечень расходов на командировки, учитываемых в расходах для целей налогообложения прибыли, приведенный в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, является открытым. Поэтому компания вправе учесть в расходах иные затраты работника в командировке, например плату за пользование камерой хранения, дополнительные услуги сферы бытового обслуживания гостиницы, но при условии, что они будут обоснованны и документально подтверждены. Например, в камеру хранения командированный работник может сдать багаж, если по вине организации-перевозчика задерживается отправление поезда.

Страховые взносы

Перечень командировочных расходов, на которые не начисляются страховые взносы, приведен в пункте 2 статьи 9 Закона № 212-ФЗ. К ним относятся:

  • суточные;
  • расходы на проезд до места назначения и обратно (включая проезд в вагонах повышенной комфортности, поскольку стоимость сервисных услуг включена в стоимость проезда);
  • в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
  • на провоз багажа;
  • по найму жилого помещения;
  • на оплату услуг связи;
  • на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
  • сборы за услуги аэропортов;
  • комиссионные сборы;
  • сборы за выдачу (получение) виз;
  • за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта.

Перечень является закрытым, поэтому на расходы, которые в нем не поименованы, следует начислять страховые взносы. При этом все затраты должны быть документально подтверждены. В противном случае сумма неподтвержденных командировочных расходов будет включаться в базу для начисления страховых взносов (п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Особенности начисления НДФЛ

Суточные. Напомним, что для целей исчисления НДФЛ (в отличие от налога на прибыль) нормирование суточных сохранено. Независимо от того, какая величина суточных установлена локальным нормативным актом компании, не облагаются НДФЛ суточные в размере не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Сумма суточных, выплаченных сотруднику сверх установленных норм, является объектом обложения НДФЛ. Датой получения дохода будет дата выплаты суточных на загранкомандировку (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). А при расчете налогооблагаемой суммы нужно применять курс валюты, действующий на дату выплаты суточных. Об этом говорится в письме Минфина России от 01.02.2008 № 03-04-06-01/27.

Расходы на проезд и проживание. Если данные расходы документально подтверждены, то суммы такой оплаты не облагаются НДФЛ в полном объеме.

При отсутствии оправдательных документов освобождаются от налогообложения суммы оплаты за жилье, но не более чем 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, финансисты разрешают не облагать НДФЛ стоимость сервисных услуг, включенную в цену проезда в вагонах повышенной комфортности. Об этом говорится, например, в письмах Минфина России от 07.05.2008 № 03-04-06-01/125 и от 16.10.2007 № 03-04-07-02/51.

Расходы на оформление загранпаспорта и консульские сборы. Расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз не облагаются НДФЛ на основании абзаца 10 пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса.

Командированный стал нерезидентом. Обратите внимание: если работник находится в зарубежной командировке более 183 дней в году, то его налоговый статус изменится — в соответствии со статьей 207 Налогового кодекса сотрудника признают нерезидентом. А это отразится на порядке расчета и исчисления налогов с полученных им доходов (письмо Минфина России от 12.01.2007 № 03-04-06-01/1).

Напомним, что, если работник пребывает на территории РФ более 183 дней в году и является налоговым резидентом, ставка НДФЛ для него будет равна 13%, а для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, — 30% (п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ и письмо Минфина России от 12.05.2009 № 03-04-05-01/278).

При этом в количество дней фактического пребывания в России включаются дни приезда на территорию РФ и отъезда за ее пределы. Это следует из писем Минфина России от 27.01.2009 № 03-04-07-01/8 и от 14.07.2009 № 03-04-06-01/170.

Взносы на травматизм

В соответствии с пунктом 10 Перечня взносы на травматизм не начисляются на суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей. Поэтому, если расходы связаны со служебной загранкомандировкой, взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве на них не начисляются.

При этом документально подтверждать необходимо только затраты, связанные с наймом жилого помещения. Если такие расходы не подтверждены первичными документами, взносы на травматизм с компенсации затрат на проживание нужно начислить в любом случае, даже при наличии норм, установленных коллективным договором. Это следует из пункта 10 Перечня.

Если сотрудник заболел в командировке

Если во время нахождения в зарубежной командировке работник заболел, то организация обязана (п. 25 Положения о командировках):

  • выплатить ему суточные за время болезни и возместить расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении). При этом суточные выплачиваются в течение всего времени, пока работник не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (абз. 1 п. 25 Положения о командировках);
  • выплатить пособие по временной нетрудоспособности (п. 25 Положения о командировках). Оно выплачивается на общих основаниях в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Обратите внимание: средний заработок, определенный в соответствии с нормами статей 168 и 139 Трудового кодекса, за дни болезни в командировке не сохраняется.

Нетрудоспособность необходимо удостоверить в установленном порядке (п. 25 Положения о командировках). Если работник заболел в загранкомандировке, то подтверждающие его временную нетрудоспособность документы, выданные за границей, могут быть заменены на листки нетрудоспособности установленного в РФ образца. Для замены потребуется:

  • легализованный (заверенный) перевод больничных документов, полученных за границей. Это можно сделать как за границей, так и в России. В первом случае документы сначала нужно заверить в министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого он выдан, а затем — в российском консульстве в данном государстве. Во втором случае иностранные документы сначала заверяются в посольстве или консульстве того государства, на территории которого они были выданы, а затем легализуются в Департаменте консульской службы МИД России;
  • соответствующее решение врачебной комиссии медицинской организации.

Такой порядок установлен пунктом 8 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514.

Пример 

Специалист по применению математических методов в экспертной оценке антиквариата и произведений искусства ЗАО «Акрополь» С.Ю. Войцеховский был направлен в командировку с 18 по 28 января 2010 года в г. Милан (Италия). Во время командировки работник с 21 по 23 января болел (лечился амбулаторно) и вернулся из командировки на три дня позже (31 января).

В соответствии с коллективным договором размер суточных при командировке в Италию — 78 евро в день. На какие выплаты вправе претендовать работник?

Решение.

Дни болезни в срок командировки не включаются. Работнику будут начислены следующие выплаты:

  • суточные за период с 18 по 31 января — 1092 евро (78 евро. х 14 дн.);
  • пособие по временной нетрудоспособности за период с 21 по 23 января;
  • компенсация расходов на жилье за период с 18 по 31 января.

Кроме того, за сотрудником сохраняется средний заработок за рабочие дни в периоды с 18 по 20 января и с 24 по 31 января.

Обратите внимание: если бы работник во время загранкомандировки (с 21 по 23 января) находился на лечении в стационаре, то за эти дни расходы по найму жилья не были бы компенсированы.

Если сотрудник задержался за рубежом

Работник задержался по уважительным причинам

Причины, по которым сотрудник не может вовремя вернуться из служебной поездки, различны. Например, он может заболеть или задержаться в дороге из-за опоздания транспорта, что подтверждается справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т. п.). Срок командировки продлевается. За время задержки нужно:

  • выплатить суточные в полном размере (п. 11, 17 и 19 Положения о командировках);
  • возместить документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения в размере, определенном коллективным договором (п. 14 и 21 Положения о командировках);
  • выплатить средний заработок за рабочие дни по его рабочему графику (п. 9 Положения о командировках).

Если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, эти расходы будут учитываться при налогообложении прибыли на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 26.03.2009 № 03-03-06/1/191). В бухгалтерском учете их отражают как расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Отдых после командировки

Если сотрудник вовремя не вернулся из командировки без уважительной причины, расходы по найму жилого помещения не компенсируются, средний заработок и суточные ему не выплачиваются (п. 4 и 11 Положения о командировках).

Случается, что работник после выполнения служебного задания остается в месте командировки еще на несколько дней, например он был командирован на теплое средиземноморское побережье и заранее оформил ежегодный оплачиваемый отпуск с момента окончания командировки. Можно ли в случае, если дата выбытия в командировочном удостоверении не совпадает с датой отправления, указанной в обратном билете, учесть в расходах затраты на оплату проезда из места командировки? Законодательство не содержит ответа на этот вопрос.

По мнению финансистов, учесть такие расходы можно, если руководитель компании издаст приказ о продлении срока командировки. При наличии такого приказа суммы компенсации расходов на проезд к месту работы не будут облагаться НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса.

В противном случае оплата его проезда к месту постоянной работы не является компенсацией расходов, связанных со служебной командировкой. Стоимость обратного билета, на котором указана дата приезда позднее окончания срока командировки, является доходом сотрудника, полученным в натуральной форме. Следовательно, стоимость такого билета облагается НДФЛ в соответствии со статьей 211 Налогового кодекса. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала. Об этом говорится в письме Минфина России от 22.09.2009 № 03-04-06-01/244.

Если загранкомандировка не состоялась

Запланированная командировка работника может быть отменена или перенесена на более поздний срок.

В бухгалтерском учете затраты на несостоявшуюся командировку включаются в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

Однако вопрос о налогообложении расходов, понесенных в связи с организацией командировки, в налоговом законодательстве не решен.

Налог на прибыль. В своих разъяснениях Минфин России указывает, что признать расходы обоснованными можно только в том случае, если они связаны с состоявшейся командировкой сотрудника, носящей производственный характер. На этом основании специалисты финансового ведомства не разрешают учитывать при расчете налога на прибыль, например, затраты на оформление и выдачу виз, если командировка не состоялась (письмо Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

В то же время специалисты УФНС России по г. Москве в письме от 23.12.2005 № 20-12/95309б разрешают при исчислении налога на прибыль учесть расходы на несостоявшиеся командировки, но при наличии первичных документов, подтверждающих расходы. Поэтому, если, работодатель решит учитывать такие затраты при налогообложении прибыли, он должен быть готов защищать свою точку зрения в суде.

Тем не менее штраф за возврат билета финансисты разрешают учитывать в расходах (письмо Минфина России от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616). По их мнению, сумму штрафа можно считать неустойкой за нарушение договора перевозки. А такие штрафы включаются в состав внереализационных расходов на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса. Подтверждает указанные расходы билет, который выписывают на сумму штрафа.

НДФЛ. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134, отмена командировки не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам, поэтому затраты на оформление и выдачу виз не подлежат обложению НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса. Это касается расходов на оформление загранпаспорта и консульские сборы.

Сроки хранения документов о загранкомандировках

Для большинства документов, связанных с командировками сотрудников, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, установлен пятилетний срок хранения. Переписку с иностранными партнерами об оформлении командировок нужно хранить в течение 10 лет. Это установлено статьей 352 указанного Перечня.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка