Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте, что вы знаете об изменениях в работе

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Ошибочно выплатили два пособия

1 апреля 2010 14 просмотров

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

«Одна из сотрудниц нашей организации с октября 2008 года находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. В конце сентября 2009 года она сдала в бухгалтерию листок временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами, на основании которого мы начислили и выплатили ей соответствующее пособие за 140 календарных дней. При этом отпуск по уходу за первым ребенком не прерывался.

Ошибка выявлена в январе 2010 года после сдачи расчетной ведомости за 2009 год. Подскажите, пожалуйста, каким образом нам исправить ситуацию?»

Нормативная база

Действительно, одновременно выплачивать и пособие по беременности и родам, и пособие по уходу за ребенком до полутора лет нельзя. В соответствии с действующим законодательством о социальном страховании, если у женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, наступает беременность, она вправе выбрать, какой отпуск использовать — по уходу за ребенком или по беременности и родам и какое их двух пособий получать — по уходу за ребенком или по беременности и родам. Данная норма зафиксирована:

  • в пункте 3 статьи 10 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ в прежней и новой редакциях (далее — Закон № 255-ФЗ);
  • пункте 40 Положения о назначении и выплате государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.12.2006 № 865 (далее — Положение о детских пособиях). Этим документом необходимо руководствоваться, так как ошибка была допущена до 1 января 2010 года — в период его действия;
  • пункте 44 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н, вступившего в силу с 1 января 2010 года (далее — Порядок выплаты детских пособий).

Обычно женщины выбирают пособие по беременности и родам, поскольку его размер выше, чем размер пособия по уходу за ребенком.

Для предоставления отпуска по беременности и родам, в период которого назначается соответствующее пособие, работодателю понадобятся заявление сотрудницы (ст. 255 ТК РФ) и листок нетрудоспособности.

Заметим, что в соответствии с Положением о детских пособиях для назначения пособия по беременности и родам заявления работницы не требовалось. Достаточно было лишь предъявить листок нетрудоспособности (подп. «а» п. 12 Положения о детских пособиях).

С 2010 года, помимо больничного листа, необходимо еще и заявление сотрудницы о назначении пособия (п. 5 и 16 Порядка выплаты детских пособий). По нашему мнению, просьбу о выплате пособия достаточно указать в заявлении о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Можно ли ошибочно выплаченные суммы удержать с получателя

Случаи, при которых работодатель может удержать излишне выплаченные суммы государственных пособий, перечислены в части 4 статьи 15 Закона № 255-ФЗ и части 2 статьи 19 Федерального закона от 19.05.95 № 81-ФЗ (далее — Закон № 81-ФЗ).

Так, удержание производится:

  • по причине недобросовестности со стороны получателя. Например, если работник представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т. п.;
  • вследствие счетной ошибки.

Понятие «счетная ошибка» не раскрыто в законодательстве. На практике под ним подразумевают погрешности в арифметических действиях, ошибки при введении данных в бухгалтерскую программу или в результате сбоя в работе программного обеспечения. Подробнее о счетных и несчетных ошибках можно прочитать в статье «Работнику излишне выплачена зарплата» («Зарплата», 2009, № 8). Если ошибка возникла вследствие неверного применения законодательства, ее нельзя назвать счетной.

В рассматриваемом случае работнице одновременно выплатили два вида пособия. Признать эту ошибку счетной достаточно сложно. Скорее, речь идет о неверном применении законодательства о социальном страховании. Следовательно, удержать с получательницы излишне выплаченное пособие нельзя.

Исправление ошибки

Один из самых простых вариантов исправления ошибки — попросить сотрудницу вернуть излишне выплаченную сумму пособия. Правда, вероятность того, что она сделает это, мала, ведь в настоящее время женщина не имеет заработка и не обязана соглашаться возвращать деньги.

Для работодателя наиболее оптимальным вариантом является зачет излишне выплаченных сумм в счет будущей выплаты пособия по уходу за ребенком. Однако соглашаться с предложением работодателя сотрудница не обязана, поскольку ее вины в происшедшем нет, счетной ошибки тоже.

Рассмотрим, какие действия нужно предпринять работодателю, чтобы исправить допущенную ошибку ( на с. 116).

Прокомментируем блоки схемы.

Этап 1. Бухгалтерская справка

Бухгалтеру нужно составить бухгалтерскую справку, в которой описать суть выявленной ошибки.

Поскольку на данном этапе еще неизвестно, какое пособие выберет работница, в справке нужно указать, что исправительные проводки будут составлены после получения этой информации.

Этап 2. Уведомление

Далее работодателю необходимо уведомить сотрудницу (желательно письменно) о том, что если в период отпуска по уходу за ребенком у нее появится право на отпуск по беременности и родам, то она вправе выбрать, какой вид пособия получать — пособие по беременности и родам или ежемесячное пособие по уходу за ребенком. В уведомлении можно предложить зачесть излишне выданные суммы в счет последующей выплаты пособия по уходу за ребенком (образец на с. 119).

Очевидно, что выбор пособия подразумевает прежде всего выбор вида отпуска — по беременности и родам или по уходу за ребенком.

Этап 3. Заявление сотрудницы

Предположим, сотрудница выбирает отпуск по беременности и родам. Какие документы и как должны быть оформлены в этом случае?

Образец уведомления

Чтобы уйти в отпуск по беременности и родам и получать пособие по беременности и родам, сотруднице придется прервать отпуск по уходу за ребенком. Для этого нужно написать заявление. В нем же можно выразить просьбу о предоставлении отпуска по беременности и родам и назначении соответствующего пособия.

Ну а действия работодателя будут зависеть от согласия или несогласия сотрудницы на зачет излишне выплаченной суммы пособия.

Сначала рассмотрим ситуацию, если такое согласие получено (см. графы, выделенные желтым цветом, на схеме на с. 116).

Ситуация 1. Сотрудница согласна на зачет пособия

Шаг 1. Получение согласия сотрудницы

Если сотрудница не возражает против зачета излишне полученных сумм пособия по уходу за ребенком в счет последующих выплат данного пособия, это должно быть указано в заявлении.

Отметим, что работодателю необходимо иметь письменное подтверждение согласия сотрудницы на зачет (письмо ФСС России от 20.08.2007 № 02-13/07-7922). Образец заявления приведен на с. 121.

Шаг 2. Издание приказов работодателем

На основании заявления сотрудницы и листка нетрудоспособности работодатель оформляет два приказа:

  • первый — о прерывании отпуска по уходу за ребенком, прекращении выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком, предоставлении отпуска по беременности и родам;
  • второй — о внесении исправлений в документы по кадровому, бухгалтерскому и налоговому учету и порядке проведения зачета сумм излишне выплаченного пособия по уходу за ребенком.

Поскольку унифицированной формы таких приказов нет, они составляются в произвольной форме. Образцы документов приведены на с. 122—123.

Шаг 3. Внесение исправительной записи

На основании приказа руководителя бухгалтер вносит исправления в бухгалтерский учет. При этом снова оформляется бухгалтерская справка (вторая по счету в рассматриваемой ситуации).

Заявление сотрудницы

Исправительная проводка выглядит так:

Дебет 69-1 Кредит 70 — сторнирована излишне начисленная сумма пособия по уходу за ребенком.

После внесения такой записи в бухгалтерском учете за сотрудницей будет числиться дебиторская задолженность (по дебету счета 70), поскольку выплата пособия по уходу за ребенком сопровождалась проводкой:

Дебет 70 Кредит 50 (51) — выплачено ежемесячное пособие по уходу за ребенком.

Отметим, о зачете излишне выплаченного пособия по уходу за первым ребенком можно будет говорить, когда отпуск по беременности и родам у сотрудницы окончится и она уйдет в отпуск по уходу уже за вторым ребенком. Дебиторская задолженность работницы будет постепенно погашаться за счет ежемесячных начислений сумм пособия по уходу за ребенком.

Образец первого приказа работодателя

Шаг 4. Перечисление суммы недоимки и пеней

Сумма начисленных пособий уменьшала величину ЕСН в части взносов в ФСС России (п. 2 ст. 243 НК РФ в редакции, действующей до 1 января 2010 года). После внесения исправлений в бухгалтерский учет образуется недоимка по этому налогу, которую необходимо уплатить в бюджет (п. 1 ст. 45 НК РФ и ст. 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 213-ФЗ).

Кроме того, на сумму недоплаты нужно начислить пени за каждый календарный день просрочки исполнения обязанности по уплате налога (абз. 2 п. 3 ст. 58 НК РФ). Пени начисляются из расчета 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки (п. 3 и 4 ст. 75 НК РФ).

Поскольку последним днем уплаты ЕСН является 15-е число месяца (абз. 2 п. 3 ст. 243 НК РФ), начисление пеней начинается с 16-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором завышена сумма расходов на цели социального страхования. Так, если завышение суммы расходов произошло в сентябре 2009 года, на сумму недоплаты ЕСН пени начисляются с 16 октября 2009 года до дня погашения задолженности.

Образец второго приказа работодателя

Штраф по статье 122 НК РФ (за неуплату налога) организации не грозит, пока речь идет о несвоевременном внесении авансовых платежей (как ежемесячных, так и по итогам квартала) (абз. 3 п. 3 ст. 58 НК РФ). Но если налоговая инспекция обнаружит занижение облагаемой базы по ЕСН, штрафа не избежать. В этом случае его размер составит 20% от неуплаченной суммы налога (п. 1 ст. 122 НК РФ).

Шаг 5. Подача уточненных отчетов

После внесения исправлений в бухгалтерский учет и уплаты недоимки и пеней по ЕСН необходимо изменить показатели в двух отчетах.

«Уточненка» по форме-4 ФСС РФ. Поскольку компания сдала отчет за 12 месяцев 2009 года с ошибками, ей придется представить в свое территориальное отделение Фонда социального страхования уточненную расчетную ведомость по форме-4 ФСС РФ. Исправить придется строки таблицы 3 раздела I формы-4 ФСС РФ. При этом расчетную ведомость нужно заполнить полностью, а не только раздел, в котором меняются показатели.

Прямых указаний на необходимость представления уточненной формы-4 ФСС РФ не содержится в рекомендуемом порядке по ее заполнению, размещенном на сайте ФСС России www.fss.ru. Однако без уточненной расчетной ведомости специалисты региональных отделений ФСС России не узнают о том, что вы самостоятельно обнаружили и исправили ошибку.

Сдать уточнение нужно на бланке, который применялся для сдачи отчетности в период, когда была совершена ошибка. В нашем случае нужно использовать форму бланка, утвержденную постановлением ФСС России от 22.12.2004 № 111.

«Уточненка» по ЕСН за 2009 год. Поскольку организация уже сдала в налоговую инспекцию декларацию по ЕСН за 2009 год, ей также необходимо подать уточненный расчет.

На заметку

Возможность представления уточненной расчетной ведомости по форме-4 ФСС РФ существует. Специалисты фонда рассмотрели такие ситуации в подпункте «в» пункта 8 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС России от 07.04.2008 № 81, и в письме ФСС России от 28.02.2002 № 02-18/06-1377.

Шаг 6. Оформление отпуска по уходу за ребенком

Отпуск по беременности и родам у сотрудницы закончился. Она уходит в отпуск по уходу за ребенком.

Заявление. Отпуск по уходу за ребенком предоставляется сотруднице по ее заявлению (ст. 256 ТК РФ).

Для назначения пособия по уходу за ребенком в 2010 году работница представляет (п. 54 Порядка выплаты детских пособий):

  • заявление;
  • копию свидетельства о рождении ребенка, для ухода за которым предоставляется отпуск;
  • копию свидетельства о рождении предыдущего ребенка;
  • справку с места работы отца ребенка о том, что он не оформил отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие.

Приказ работодателя. На основании заявления сотрудницы и документов, подтверждающих право на получение пособия по уходу за ребенком, работодатель оформляет приказ о предоставлении сотруднице отпуска по уходу за ребенком и назначении ежемесячного пособия.

Шаг 7. Погашение дебиторской задолженности

На основании приказа руководителя о назначении пособия по уходу за вторым ребенком бухгалтер ежемесячно будет делать проводку по начислению пособия по уходу за ребенком:

Дебет 69-1 Кредит 70.

Согласно пункту 51 Порядка выплаты детских пособий пособие назначается и выплачивается в сроки, установленные для выплаты заработной платы. Однако в нашем случае выплата пособия не производится до тех пор, пока не будет погашена имеющаяся за сотрудницей дебиторская задолженность по ранее выплаченной ей сумме ежемесячного пособия по уходу за первым ребенком.

Основанием для проведения зачета является приказ работодателя, о котором мы говорили выше (шаг 2).

Ситуация 2. Сотрудница против проведения зачета

Как мы уже отмечали выше, в рассматриваемой ситуации нет вины сотрудницы и счетной ошибки бухгалтера, значит, удержать с доходов получательницы излишне выплаченные суммы нельзя.

Если сотрудница откажется от зачета пособия по уходу за ребенком в счет будущих выплат этого пособия, работодателю следует действовать в порядке и приведенном на схеме на с. 116 (см. графы, выделенные фисташковым цветом).

После оформления бухгалтерской справки об обнаружении ошибки, получения от сотрудницы заявления о прекращении отпуска по уходу за ребенком и предоставлении ей отпуска по беременности и родам с даты, указанной в листке временной нетрудоспособности, на основании приказов руководителя (о прекращении отпуска по уходу за ребенком и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком, предоставлении отпуска по беременности и родам, о внесении исправлений в документы по кадровому, бухгалтерскому и налоговому учету и взыскании сумм излишне выплаченного пособия по уходу за ребенком с виновных лиц) бухгалтер:

  • сторнирует излишне начисленные суммы пособия по уходу за ребенком (шаг 3);
  • перечисляет в бюджет образовавшуюся сумму недоимки по ЕСН в части взносов в ФСС России и пени (шаг 4);
  • вносит изменения в отчет по форме 4-ФСС РФ за 12 месяцев 2009 года и налоговую декларацию по ЕСН за 2009 год (шаг 5).

Продолжительность отпуска не увеличивается

Если сотрудница имеет двоих детей, продолжительность отпуска по уходу за ребенком не удваивается. Но вот пособие нужно платить на каждого ребенка до достижения ими возраста полутора лет.

Как и в ситуации 1, если по окончании отпуска по беременности и родам сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком, работодателю необходимо (шаг 6):

  • получить от сотрудницы заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, выплате ежемесячного пособия по уходу за ребенком и документы, подтверждающие право на данное пособие;
  • издать приказ о назначении сотруднице пособия по уходу за вторым и последующими детьми.

Взыскание причиненного ущерба (шаг 7). Согласно части 2 статьи 19 Закона № 81-ФЗ излишне выплаченная с взыскивается с виновных лиц в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В части 1 статьи 233 Трудового кодекса сказано, что материальная ответственность работника наступает за ущерб, причиненный им работодателю в результате виновного противоправного поведения, действий или бездействия. Подробнее о материальной ответственности работника вы можете прочитать в статье «Материальная ответственность работника» («Зарплата», 2008, № 1).

Списание сумм ущерба, причиненного виновным лицом (шаг 7). Возможно, что работодатель полностью или частично откажется от взыскания причиненного ущерба с виновного лица или сумма ущерба превысит предел материальной ответственности работника. В этом случае сумма ущерба, не взысканная с виновного лица, не будет учтена при налогообложении прибыли.

Подробнее о порядке удержания суммы ущерба с виновного лица читайте в статье «Работнику излишне выплачена зарплата» («Зарплата», 2009, № 8).

Другой вариант решения проблемы

Если работница не согласилась возвратить излишне выплаченную сумму пособия по уходу за ребенком или произвести зачет этой суммы в счет будущих выплат данного пособия, можно попросить ее написать заявление о выплате материальной помощи (например, в связи с рождением ребенка), тем самым переквалифицировать выплату. Это позволит виновному лицу избежать материальной ответственности.

Сумма материальной помощи в связи рождением ребенка, выплаченная в течение первого года жизни ребенка и не превышающая 50 000 руб. на каждого ребенка, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 8 ст. 217 НК РФ и подп. «в» п. 3 ч.1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Что касается налога на прибыль, то согласно пункту 23 статьи 270 НК РФ любая материальная помощь не уменьшает налогооблагаемую базу.

Еще немного о правах женщин, ставших матерями

Выбирать, какое из пособий получать — пособие по уходу за ребенком или пособие по беременности и родам, могут не только беременные женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком.

Так, женщины, имеющие право на пособие по беременности и родам, в период после родов со дня рождения ребенка могут получать либо указанное пособие, либо ежемесячное пособие по уходу за ребенком. Об этом сказано в части 4 статьи 13 Закона № 81-ФЗ и пункте 52 Порядка выплаты детских пособий.

Заняться таким переоформлением имеет смысл только в том случае, если размер пособия по уходу за ребенком окажется больше, чем размер пособия по беременности и родам, что в настоящее время маловероятно.

О своем выборе сотрудница должна сообщить работодателю посредством подачи заявления о замене послеродового отпуска на отпуск по уходу за ребенком с выплатой ежемесячного пособия. В этом случае ранее выплаченная сумма пособия по беременности и родам в части пособия за период после родов подлежит зачету в счет последующей выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком (п. 3 ст. 11.1 Закона № 255-ФЗ и п. 52 Порядка выплаты детских пособий).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

ФД 5 декабря 2016 16:00 Как провести PEST-анализ
Зарплата 2 декабря 2016 18:00 НДФЛ с больничного листа в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка