Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как выдать деньги под отчет на хознужды или командировку

31 декабря 2015 136 просмотров

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»
Чтобы по всем правилам выдать деньги под отчет, нужно проанализировать нормы сразу нескольких нормативных документов. Мы сделали это за вас и выделили основное. В статье — готовые рекомендации.

По каким правилам выдают деньги под отчет

Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил. Различные аспекты расчетов с подотчетными лицами регулируют следующие нормативные акты:

  • Порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У;
  • Гражданский кодекс;
  • постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
  • Указание ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»;
  • План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н;
  • Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Какие признаки у денег, выданных под отчет

В зависимости от статуса выплаты определяется порядок ее налогообложения, включения в облагаемую базу для начисления страховых взносов. Поэтому представляется важным выделить существенные признаки именно подотчетных сумм, отличающие их от других выплат физическим лицам, например от зарплаты, займа, вознаграждения по договору подряда и т. п.

Подотчетные суммы — это денежные средства, выдаваемые штатным работникам под отчет на расходы, производимые в интересах работодателя.

Цель. Выдача подотчетных сумм производится для осуществления затрат в интересах работодателя. Цель каждый раз конкретная: купить почтовую марку, автомобиль, билет на поезд и т. п. Цель определяет размер аванса подотчетных сумм.

Получатель. Деньги под отчет можно выдать только штатному работнику предприятия, которому дано поручение потратить их в интересах работодателя, то есть физическому лицу, с которым у работодателя есть трудовые отношения, полномочному совершить от имени работодателя определенные действия.

Выдача денег любому другому физическому лицу, например исполнителю по агентскому договору, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется гражданским законодательством. Поскольку она совершается не в рамках трудовых отношений, о подотчетных суммах речь идти не может.

Право собственности. Когда деньги под отчет выдаются, их собственник не меняется — сотрудник, получивший подотчетный аванс распоряжается им от имени работодателя и в его интересах. Товары (услуги и работы), оплаченные из данной суммы, также принадлежат работодателю. Подотчетный аванс не увеличивает доход работника. Если работник использовал его не полностью и у него остались непотраченные деньги, остаток он возвращает собственнику — работодателю.

Срок. Руководитель предприятия определяет срок нахождения денежных средств в подотчете у работника. Если в течение установленного срока поручение не выполнено, работник возвращает остаток подотчетных сумм.

Отчет. О выполнении поручения, трате и остатке подотчетных сумм работник должен отчитаться. Если он не представит отчет в установленные сроки, работодатель вправе удержать из его зарплаты выданный аванс (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). На основании отчета определяется сумма дебиторской или кредиторской задолженности, которая должна быть погашена соответственно работником или работодателем.

Перерасход. В случае утверждения руководителем сумм перерасхода выданного аванса работник получает его возмещение.

Неиспользованный остаток подотчетных сумм. Если по истечении срока, отведенного на использование подотчетных сумм, у работника остаются непотраченные деньги, он возвращает неиспользованный остаток. Возврат подотчетных сумм производится ровно в том размере, что не был использован работником в интересах работодателя. Не использованный работником аванс не приносит его собственнику прибыли. За период нахождения неиспользованного остатка у подотчетного лица на его сумму проценты не начисляются.

В таблице ниже приведена сравнительная характеристика выплат физическим лицам, которые могут производиться на предприятии.

Деньги по отчет, зарплата, заем и вознаграждение по ГПД: различия

Характеристики выплат Виды выплат физическим лицам
Подотчетные суммы Зарплата Заем работнику Вознаграждение по гражданско-правовому договору
Цель Определяется в зависимости от
потребности работодателя
Оплата за труд Определяется в зависимости
от потребностей работника
Аванс на расходы, связанные с исполнением работ для заказчика
Окончательный расчет с исполнителем за выполненную работу
Получатель Штатные работники предприятия Работники предприятия Работники предприятия Исполнитель
Передача другому лицу Запрещена По усмотрению работника Как правило, не разрешается, но договором займа может быть предусмотрена По усмотрению исполнителя (например, субподрядчику)
Собственник денежных средств Работодатель Работник Работодатель Исполнитель
Срок Устанавливается работодателем Бессрочно Устанавливается работодателем Нет (если нет особых положений в договоре)
Отчет Обязателен по истечении срока Не представляется Не представляется Нет (если нет особых положений в договоре)
Возврат Неиспользованный остаток (утвержденный перерасход возмещается работнику) Только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством Сумма займа плюс проценты за пользование В случае нарушения условий договора

Какие документы оформить перед тем, как выдать деньги под отчет

Теперь рассмотрим нюансы оформления расчетов с подотчетными лицами.

Перед тем, как выдать деньги под отчет, нужно соблюсти ряд формальностей. Одна их часть связана с определением общих правил расчетов с подотчетными лицами на предприятии, другая — с оформлением конкретной хозяйственной операции.

До начала любых операций с подотчетными суммами работодателю следует установить:

  • список подотчетных лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы;
  • порядок определения срока, на который выдаются подотчетные суммы;
  • список лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Список подотчетников

Подотчетные суммы выдаются только штатным работникам предприятия. В принципе никто не запрещает работодателю выдавать их любому сотруднику. Однако нерационально посылать главбуха за канцелярским клеем в соседний магазин, а ведение переговоров и соответственно оплату представительских расходов поручать диспетчеру. Как правило, круг лиц, которым выдаются подотчетные суммы, ограничен. Основной критерий ограничения — должностные обязанности работника, в перечень которых входят в том числе обязанности приобретать товары, оплачивать работы, выдавать заработную плату работникам на удаленных объектах и т. п.

Список может быть составлен без персоналий, а исключительно с указанием штатных должностей. Тогда в случае увольнения одного из упомянутых в списке работников его не нужно обновлять. Новый сотрудник автоматически получит почетное звание «подотчетник». Вариант с указанием фамилий работников тоже допустим. Но в этом случае менять список придется чаще.

Отметим, что подотчетные суммы выдаются не только на хозяйственные, представительские или иные текущие нужды предприятия. Работодатель обязан выдать авансом подотчетные суммы работнику, который направлен в командировку. Это особый случай, как правило, не связанный с текущей деятельностью предприятия, если командировка не является «образом жизни» работника, как, например, у инженера по гарантии. Нецелесообразно строго ограничивать перечень работников, которые могут быть направлены в командировку, в списке «подотчетников». На случай командировки удобнее установить отдельную норму в приказе, которым утверждается список. Ниже представлен образец такого приказа.

Образец приказа об утверждении списка подотчетных лиц

Срок, на который деньги под отчет выдаются

Срок, на который выдаются подотчетные суммы, определяет момент представления работником авансового отчета. Для написания отчета работнику дается три рабочих дня после истечения срока, на который выдан аванс. Можно предложить следующие варианты установления руководителем срока использования подотчетных сумм:

  • срок устанавливается однократно для любых текущих операций, например календарный месяц или две недели, в соответствии с типичными случаями;
  • единый срок не устанавливается, но для каждого конкретного случая определяется период, в течение которого поручение должно быть исполнено, деньги потрачены.

Например, на покупку канцелярских товаров в крупном городе достаточно одного-двух дней, а для поиска и приобретения редкой запчасти к сложному оборудованию может не хватить и месяца.

Если выдача подотчетных сумм происходит редко, второй способ предпочтительнее. Если же бухгалтер постоянно принимает и просчитывает многочисленные авансовые отчеты, удобнее установить единый срок. В любом случае выбранный вариант следует закрепить нормативным актом, например, добавить еще один пункт в текст приказа о «подотчетниках»: «3. Установить, что срок, на который выдаются подотчетные суммы, не может превышать 21 календарного дня, за исключением случаев направления в командировку».

Список распорядителей подотчетными суммами

Разберемся с определениями. Кого мы в данном случае называем распорядителем? Это руководитель, который вправе:

  • дать поручение подотчетному лицу;
  • подписать распоряжение о выдаче денег под отчет.

Такими правами вкупе с правом подписывать расходные кассовые документы и утверждать авансовые отчеты изначально обладает руководитель организации, утвержденный его учредителями. Однако на крупных предприятиях с разветвленной структурой подразделений, каждое из которых наделяется отдельным бюджетом, может возникнуть потребность делегировать часть полномочий первого руководителя другим лицам. Это ускорит процесс исполнения поручения и оборота подотчетных сумм в организации, поскольку получение необходимых виз в этом случае происходит более оперативно. В списке распорядителей могут быть руководители отдельных подразделений, сотрудники которых совершают подотчетные операции регулярно.

Список этих лиц следует утвердить приказом по предприятию и довести до сведения бухгалтерии. Приказ может быть составлен как с указанием соответствующих персоналий, так и содержать лишь перечень штатных должностей руководителей подразделений. Утверждение списка распорядителей подотчетными суммами — это не обязанность работодателя, а способ ускорить их оборот.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 1 декабря 2016 15:00 Сдельная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка