Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Не запутайтесь в многочисленной отчетности за март

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№4

Работник заболел во время отпуска

1 августа 2010 212 просмотров

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

Права работника

Что положено заболевшему отпускнику

Работник заболел во время отпуска. Если сотрудник заболел во время оплачиваемого отпуска, его отпуск может быть перенесен или продлен в соответствии с частью 1 статьи 124 Трудового кодекса. При этом неиспользованные дни работник может догулять после выздоровления или в любое другое удобное для него время.

За период болезни отпускник имеет право на получение пособия по временной нетрудоспособности. Для этого он должен предоставить работодателю больничный лист, на основании которого осуществляется назначение и выплата данного пособия. Об этом говорится в пункте 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

Если заболели дети работника

К сожалению, сотрудник не может продлить отпуск, если в этот период у него заболел ребенок или кто-либо из членов семьи. Об этом говорится в пункте 41 Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514.

Кроме того, он не имеет права на получение пособия по временной нетрудоспособности за эти дни. Больничный лист будет оплачен с первого дня запланированного выхода сотрудника из отпуска на работу. При этом дни от начала болезни ребенка (члена семьи) не будут учитываться. Такие правила установлены в пункте 42 упомянутого выше Порядка.

Как оформить перенос или продление отпуска

Что делать сотруднику, если он заболел во время отпуска? Прежде всего, не делать из этого тайну. Ведь работник имеет право продлить отпуск на дни болезни, а также при желании перенести его на другое время. Поэтому сотруднику необходимо любыми доступными способами сообщить о своем положении на работу. Он может позвонить, отправить письмо по электронной почте, попросить коллегу передать информацию. Об обязанности информировать работодателя говорится в том числе и в части 2 пункта 19 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169.

Дальнейшие действия работника и работодателя зависят от того, собирается отпускник продлевать отдых или прервет его.

Сотрудник продлевает отпуск

Работник заболел во время отпуска. Если работник решит продлить отпуск, ему необходимо сообщить о своем решении непосредственному руководителю.

Например, у сотрудника отпуск с 1 по 7 июля 2010 года. С 5 по 7 июля сотрудник болел, о чем сообщил начальнику. В первый же день после выхода на работу — 12 июля — сотрудник должен написать заявление, в котором будет примерно такой текст: «В связи с болезнью во время ежегодного отпуска прошу продлить отпуск на три календарных дня. Листок нетрудоспособности на период болезни с 5 по 7 июля прилагаю». Затем работодатель издает приказ. Продолжительность отпуска не меняется (7 календарных дней). А вот дата окончания будет изменена — 10 июля.

Приказ вместе с заявлением надо приложить к первому приказу на отпуск. В табель учета рабочего времени следует внести изменения: с 1 по 4 июля в нем будет стоять код ОТ, с 5 по 7 июля — Б, а с 8 по 10 июля — опять ОТ.

Так как отпуск был оплачен ранее, записку-расчет по форме № Т-60 в данном случае не составляют.

Сотрудник переносит отпуск

Если сотрудник выходит на работу сразу после болезни, не продлевая отпуска, необходимо оформить ряд документов. При возвращении на рабочее место работник предъявляет листок нетрудоспособности. Кроме того, он пишет заявление в произвольной форме о переносе отпуска. После того как руководитель поставит на заявлении свою резолюцию, составляется приказ.

Рассмотрим порядок оформления документов на примере.

Пример 

Старшему агротехнику ООО «Фруктовый рай» В.Г. Яблочкину был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 15 июля 2010 года на 28 календарных дней. Следуя с группой альпинистов через перевал Горелый на Южном Урале, В.Г. Яблочкин получил травму ноги и был доставлен в ближайший стационар. Там ему был выдан больничный лист с 4 августа 2010 года. Продолжительность болезни — 20 календарных дней. По возвращении на работу сотрудник представил листок временной нетрудоспособности. Как В.Г. Яблочкину написать заявление о переносе отпуска, а отделу кадров составить приказ?

Решение

Работник написал заявление о переносе неиспользованной части отпуска, как показано ниже.

Образец заявления

Затем руководителем ООО «Фруктовый рай» был издан приказ, составленный в произвольной форме, образец которого представлен ниже.

Образец приказа

Работник продлил отпуск без предупреждения

В некоторых случаях работники, заболев во время отпуска, продлевают его по собственной инициативе, не предупредив об этом руководство. Данный поступок можно расценить как нарушение трудовой дисциплины. Даже если сотрудник принесет в день выхода на работу больничный лист, ему будет засчитан прогул.

Какие документы необходимо оформить в этом случае?

Что указывать в табеле

Прежде всего, в табеле учета рабочего времени в день невыхода сотрудника на работу необходимо проставить буквенный код НН или цифровой 30 «Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)». Когда он появится на рабочем месте, в табеле ставят код ПР (24) «Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)».

Конечно, нельзя инкриминировать сотруднику прогул во всех без исключения случаях, если он не сообщил на работу о том, что не выйдет вовремя из отпуска по причине болезни. В некоторых обстоятельствах это сделать невозможно. Например, из-за природной стихии в регионе, где находился в отпуске работник и где заболел, отсутствовала связь. Если у него имеются разумные объяснения, почему он не смог проинформировать руководство о невозможности выйти из отпуска своевременно, при предъявлении им больничного в табеле проставляют код Б (19) «Временная нетрудоспособность».

Итак, предположим, что сотрудник продлил отпуск по собственной инициативе, не предупредив руководство. Что нужно сделать после того, как в табеле будет проставлена отметка о его отсутствии при невыясненных обстоятельствах?

Оформляем акт

В первую очередь непосредственный руководитель пропавшего отпускника должен зафиксировать факт отсутствия на рабочем месте.

Акт оформляется в конце рабочего дня или смены в присутствии нескольких свидетелей. Если организация небольшая, документ может оформить бухгалтер или директор. Унифицированной формы данного документа нет, его составляют произвольно, например так, как показано ниже. Делать это необходимо каждый день до тех пор, пока пропавший отпускник не объявится на работе.

Образец акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте

По возвращении работник должен дать письменное объяснение своему отсутствию, ознакомиться с документами и подписать их. Если он откажется это сделать, данный факт также фиксируется в соответствующем акте. В случае если причина отсутствия работника окажется неуважительной, его можно будет уволить за грубое нарушение трудовой дисциплины (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Назначение и выплата пособия

Напомним, что пособие по временной нетрудоспособности вследствие болезни или полученной травмы выплачивается из двух источников (п. 1 и 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»):

  • за счет средств работодателя — за первые два дня временной нетрудоспособности;
  • за счет средств ФСС России — начиная с третьего дня временной нетрудоспособности.

НДФЛ. Сумма пособия по временной нетрудоспособности является доходом работника и учитывается при определении налоговой базы по НДФЛ (п. 1 ст. 210 и п. 1 ст. 217 НК РФ). Исчисление НДФЛ производится по ставке 13 или 30% в зависимости от того, имеет работник статус налогового резидента РФ или нет (п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ).

Страховые взносы и взносы на случай травматизма. Пособие не облагается страховыми взносами согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Не исчисляются с суммы пособия и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Это следует из пункта 2 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765.

О том же говорится и в письме ФСС России от 15.02.2005 № 0218/07-1243. Это касается и двух дней, которые оплачивает работодатель.

Налог на прибыль. Расходы работодателя на оплату первых двух дней временной нетрудоспособности можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Перерасчет отпускных

Поскольку отпуск оплачивают заранее, у работника возникает переплата отпускных, если он заболевает в этот период. Лишнюю сумму отпускных можно зачесть в счет заработной платы или пособия по временной нетрудоспособности. Нужно ли пересчитывать отпускные, если работник занемог во время отпуска, и как это сделать?

Все зависит от того, продлевает он отпуск или переносит и в каком месяце происходят данные события.

Сотрудник продлевает отпуск: перерасчет не понадобится

Если работник заболел во время отпуска и решил догулять его сразу после болезни, никаких изменений в бухгалтерский учет вносить не придется. Дни отпуска сотруднику оплачены, а за время недуга он получит пособие по временной нетрудоспособности.

Сотрудник переносит отпуск

Если работник приступил к исполнению трудовых обязанностей сразу после болезни, бухгалтеру необходимо произвести корректировку в бухгалтерском учете — излишне выплаченные отпускные сторнировать. Основанием для этого служит листок временной нетрудоспособности, который представит работник, и бухгалтерская справка. Когда сотрудник решит отгулять неиспользованные дни отпуска, заново нужно будет исчислить средний заработок — ведь он может измениться.

При расчете среднего заработка необходимо руководствоваться статьей 139 Трудового кодекса, а также Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Для бухгалтерского учета важно, когда произошло начисление отпускных и когда сотрудник вышел из отпуска. Рассмотрим обе ситуации.

Порядок перерасчета. Начисление отпускных и выход на работу после заболевания в одном месяце

Если отпуск начался в одном месяце, продолжился в следующем и работник заболел в первом месяце отпуска, вносить изменения в бухучете в месяце начисления отпускных не нужно. В момент ухода работника на отдых отпускные были начислены правильно, их сумма подтверждена запиской-расчетом (форма № Т-60).

Если начисление отпускных и выход из отпуска произошли в течение одного месяца, лишние отпускные необходимо сторнировать в этом же месяце. Вместо них бухгалтер начислит пособие по временной нетрудоспособности.

НДФЛ удерживают в момент выплаты работнику отпускных (п. 1 ст. 223 и п. 4 ст. 226 НК РФ). Если сотрудник вышел из отпуска после болезни, сумма налога изменится. Рассмотрим данную ситуацию на примере.

Пример 

Отпуск дворника И.П. Чистякова продолжительностью 14 календарных дней начинается 5 июля, а заканчивается 18 июля 2010 года. В это время он заболел. Ему был выдан больничный с 12 июля на 7 дней, после чего он вышел на работу. Предположим, что заработная плата сотрудника за месяц составляет 20 000 руб., средний дневной заработок — 680,27 руб. Сумма отпускных равна 9523,78 руб. (680,27 руб. x 14 календ. дн.). Работник использовал только 7 календарных дней отпуска. Допустим, что сумма пособия составила 4602,71 руб. Как определить НДФЛ за июль?

Решение

Вначале нужно пересчитать отпускные и НДФЛ. Изначально сумма налога с отпускных составляла 1238 руб. (9523,78 руб. x 13%).

Так как отпуск был прерван, И.П. Чистякову пересчитали сумму отпускных исходя из фактически использованных дней. Продолжительность отпуска составила 7 календарных дней (с 5 по 11 июля 2010 года). Сумма отпускных за это время равна 4761,89 руб. (680,27 руб. x 7 календ. дн.).

В июле 2010 года 22 рабочих дня. Заработная плата за 12 рабочих дней составила 10 909,09 руб. (20 000 руб. x 22 раб. дн. x 12 отработ. дн.). Общая сумма вознаграждений за июль 2010 года — 20 273,69 руб. (4761,89 руб. + 10 909,09 руб. + 4602,71 руб.).

НДФЛ с доходов за июль равен 2636 руб. (20 273,69 руб.x13%). При выплате отпускных с сотрудника был удержан НДФЛ в сумме 1238 руб. Таким образом, общая сумма НДФЛ, которую нужно удержать дополнительно с сотрудника за июль, составит 1398 руб. (2636 руб. - 1238 руб.). На руки работник получит 9351,91 руб. [(20 273,69 руб. - 2636 руб.) - (9523,78 руб. - 1238 руб.)].

Страховые взносы бухгалтер рассчитывает в конце месяца. Это установлено:

  • в пункте 3 статьи 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования (в отношении страховых взносов)»;
  • пункте 4 статьи 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в отношении взносов на случай травматизма).

Все корректировки нужно произвести в конце месяца, сдавать уточненные расчеты не придется. То же самое относится и к налогу на прибыль.

Порядок перерасчета. Начисление отпускных в одном месяце, нетрудоспособность и выход на работу после ее окончания — в следующем месяце

Рассмотрим на примере, как произвести корректировку в бухгалтерском и налоговом учете, если работник ушел в отпуск в июле и, находясь в отпуске, заболел в августе.

Напомним, что правила бухгалтерского учета не требуют распределять затраты на оплату отпусков, которые приходятся на разные месяцы (кварталы, годы). Об этом говорится в письме Минфина России от 24.12.2004 № 03-03-01-04/1/190. То есть в ситуации, когда отпуск работника начинается в июле и продолжается в августе, бухгалтер может сразу отнести всю сумму отпускных на расходы в июле.

Если работодатель применяет метод начисления, лучше отнести сумму отпускных, которые приходятся на следующий месяц, на счет 97 «Расходы будущих периодов» и затем списать на затраты. В этом случае не придется определять сумму вычитаемой временной разницы и отложенного налогового актива, поскольку в налоговом учете расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Для организаций, которые рассчитывают доходы и расходы по кассовому методу, наоборот, проще указать в бухгалтерском учете всю сумму отпускных в составе расходов сразу.

Пример 

Воспользуемся данными примера 1. Отпуск агротехника В.Г. Яблочкина начался 15 июля 2010 года. Предположим, что заработная плата за месяц составляет 20 000 руб., средний заработок для расчета отпускных — 680,27 руб. Работнику был предоставлен отпуск на 28 календарных дней, соответственно сумма отпускных равна 19 047,56 руб. (680,27 руб. x 28 календ. дн.). Больничный был ему выдан с 4 по 23 августа 2010 года. Таким образом, он отгулял 20 календарных дней. Допустим, что сумма пособия составила 13 150,6 руб.

ООО «Фруктовый рай» учитывает доходы и расходы по методу начисления. Тарифная ставка по взносам на случай травматизма составляет 0,2%. Как сделать перерасчет отпускных и составить проводки?

Решение

Сначала бухгалтеру необходимо определить количество дней отпуска, сумму отпускных и заработка отдельно за каждый месяц. В июле и августе 2010 года по 22 рабочих дня. В июле В.Г. Яблочкин отработал 10 дней (с 1 по 14 июля), в августе — 6 дней (с 24 по 31 августа). За фактически отработанные в июле дни В.Г. Яблочкину полагается заработная плата в размере 9090,91 руб. (20 000 руб. x 22 раб. дн. x 10 отработ. дн.). Нужно посчитать сумму отпускных отдельно за июль и август. За июль она составляет 11 564,59 руб. (680,27 руб. x 17 календ. дн.). Сумма отпускных за август равна 7482,97 руб. (680,27 руб. x 11 календ. дн.). Итого общая сумма отпускных — 19 047,56 руб. (11 564,59 руб. + 7482,97 руб.). НДФЛ с общей суммы отпускных составляет 2476 руб. (19 047,56 руб. x 13%). Сумма НДФЛ, начисленная за июль, — 3658 руб. [(9090,91 руб. + 11 564,59 руб. + 7482,97 руб.) x 13%].

В бухучете ООО «Фруктовый рай» сделаны следующие записи.

В июле

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
—     20 655,5 руб. (9090,91 руб. + 11 564,59 руб.) — начислены зарплата и отпускные за июль;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по страховым взносам»
—     5370,43 руб. (20 655,5 руб. x 26%) — начислены страховые взносы за июль;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев»
—     41,31 руб. (20 655,5 руб. x 0,2%) — начислены взносы на случай травматизма за июль;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
—     3658 руб. — удержан НДФЛ с заработной платы сотрудника за июль и общей суммы отпускных;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70
—     7482,97 руб. — учтены в составе расходов будущих периодов отпускные за август;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по страховым взносам»
—     1945,57 руб. (7482,97 руб. x 26%) — начислены страховые взносы за август;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев»
—     14,97 руб. (7482,97 руб. x 0,2%) — начислены взносы на случай травматизма за август;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
—     24 480,47 руб. (9090,91 руб. + 19 047,56 руб. - 3658 руб.) — сотруднику выплачены из кассы зарплата за июль и отпускные.

В августе

В связи с болезнью отпуск В.Г. Яблочкина прервался. Больничный был выдан 4 августа 2010 года, поэтому в августе нужно скорректировать сумму НДФЛ, страховых взносов, взносов на случай травматизма, а также пересчитать налог на прибыль, подлежащий уплате в бюджет. Сотрудник не догулял 8 календарных дней. Сумма излишне выплаченных отпускных за август 2010 года составила 5442,16 руб. (680,27 руб. x 8 дн.). Суммы излишне начисленных налогов и взносов составляют:

  • НДФЛ — 707 руб. (5442,16 руб. x 13%);
  • страховых взносов — 1414,96 руб. (5442,16 руб. x 26%);
  • взносов на случай травматизма — 10,88 руб. (5442,16 руб. x 0,2%).

Теперь сторнируем суммы:

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 70
—     5442,16 руб. — сторнированы излишне начисленные отпускные за август;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по страховым взносам»
—     1414,96 руб. — сторнированы излишне начисленные страховые взносы с отпускных за август;

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев»
—     10,88 руб. — сторнированы излишне начисленные взносы на случай травматизма с суммы отпускных за август;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
—     707 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ с суммы отпускных за август.

В конце августа В.Г. Яблочкину начисляют заработную плату, пособие по временной нетрудоспособности, исчисляют налоги, а также списывают на затраты расходы будущих периодов. Заработная плата работника за август равна 5454,55 руб. (20 000 руб. x 22 раб. дн. x 6 отработ. дн.).

Бухгалтер сделает следующие проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
—     5454,55 руб. — начислена зарплата за август;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
—     1315,06 руб. (13 150,6 руб. x 20 дн. болезни x 2 календ. дн.) — начислено пособие по временной нетрудоспособности за первые два дня болезни, выплачиваемое за счет средств работодателя;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты по социальному страхованию» КРЕДИТ 70
—     11 835,54 руб. (13 150,6 руб. - 1315,06 руб.) — начислено пособие по временной нетрудоспособности, подлежащее выплате за счет средств ФСС России;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
—     1710 руб. (13 150,6 руб. x 13%) — удержан НДФЛ со всей суммы пособия;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по страховым взносам»
—     1418,18 руб. (5454,55 руб.x 26%) — начислены страховые взносы с зарплаты за август;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев»
—     10,91 руб. (5454,55 руб. x 0,2%) — начислены взносы на случай травматизма с зарплаты за август;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
—     709 руб. (5454,55 руб. x 13%) — удержан НДФЛ с заработной платы сотрудника за август;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97
—     2040,81 руб. (7482,97 руб. - 5442,16 руб.) — списана на расходы часть отпускных за август;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97
—     530,61 руб. (1945,57 руб. - 1414,96 руб.) — списана на расходы часть страховых взносов с суммы отпускных за август;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97
—     4,09 руб. (14,97 руб. - 10,88 руб.) — списана на расходы часть взносов на страхование от несчастных случаев с суммы отпускных за август;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
—     11 450,99 руб. [(5454,55 руб. - 709 руб.) + (13 150,6 руб. - 1710 руб.) - (5442,16 руб. - 707 руб.)] — выданы работнику заработная плата и пособие по временной нетрудоспособности с зачетом ранее выплаченных отпускных.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Вы платите НДФЛ досрочно?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка