Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Местная администрация запрашивает сведения о зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Составляем график работы в программе 1С

1 ноября 2010 108 просмотров

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

При составлении графиков работы следует принимать во внимание множество факторов: время суток, состояние здоровья работника, его семейные обстоятельства, права на льготы и т. д. Поэтому прежде чем перейти к составлению графика работы с помощью программы 1С, напомним, какие нормы необходимо при этом учесть.

Норма рабочего времени по трудовому кодексу

Составляем график работы в программе 1С. Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности (ч. 1 ст. 91 ТК РФ).

Трудовое законодательство устанавливает четкие ограничения продолжительности рабочего времени для различных категорий работников.

Работник имеет право знать

Работник должен располагать информацией о режиме работы, времени начала и окончания рабочего дня (смены). Согласно части 3 статьи 68 Трудового кодекса при приеме на работу работодатель обязан под роспись ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его будущей трудовой деятельностью. К ним, в частности, относятся графики работы. Так, например, график сменности должен быть обнародован за месяц до начала применения, при вахтовом методе организации труда — за два месяца.

Еженедельная норма рабочего времени

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Для отдельных категорий работников нормальной является сокращенная продолжительность рабочего времени (табл. 1).

.

Категории работников

Продолжительность рабочего времени в неделю

Норма Трудового кодекса

До 16 лет

Не более 24 часов

Часть 1 статьи 92

От 16 до 18 лет

Не более 35 часов

Часть 1 статьи 92

Инвалиды I или II группы

Не более 35 часов

Часть 1 статьи 92

Занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

Не более 36 часов

Часть 1 статьи 92

Учащиеся образовательных учреждений, работающие в течение учебного года в свободное от учебы время

до 16 лет

Не более 12 часов

Часть 2 статьи 92

от 16 до 18 лет

Не более 17,5 часа

Часть 2 статьи 92

Женщины, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

Не более 36 часов

Статья 320

Студенты вузов и средних специальных учебных заведений заочной и очно-заочной (вечерней) форм обучения за 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта или сдачи государственных экзаменов (по желанию)

Рабочая неделя сокращается на 7 часов

Часть 4 статьи 173 и часть 4 статьи 174

Студенты вечерних (сменных) общеоб­разовательных учреждений в период учебного года

Рабочая неделя сокращается на рабочий день или на соответствующее количество рабочих часов

Часть 3 статьи 176

Педагоги

Не более 36 часов

Часть 1 статьи 333

Медицинские работники

Не более 39 часов

Часть 1 статьи 350

Еженедельный непрерывный отдых работника не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

Ежедневные нормы рабочего времени

Нормальная продолжительность ежедневной смены. При 40-часовой рабочей неделе ежедневная продолжительность рабочей смены, как правило, составляет восемь часов.

Сокращенная продолжительность рабочей смены. Для некоторых категорий работников трудовое законодательство ограничивает продолжительность ежедневной работы. Это установлено статьей 94 Трудового кодекса. Их перечень приведен в табл. 2 ниже.

Категория работников

Максимальная продолжительность рабочей смены

От 15 до 16 лет

5 часов

От 16 до 18 лет

7 часов

Инвалиды I или II группы

В соответствии с медицинским заключением

Занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

при 30-часовой рабочей неделе

8 часов

при 36-часовой рабочей неделе

6 часов

Учащиеся образовательных учреждений, работающие в течение учебного года в свободное от учебы

от 14 до 16 лет

2,5 часа

время

от 16 до 18 лет

4 часа

Сокращение рабочей смены на один час. В некоторых случаях продолжительность рабочей смены должна быть уменьшена на один час.

Например, когда рабочая смена непосредственно предшествует нерабочему праздничному дню (ч. 1 ст. 95 ТК РФ). Если праздник выпадает на понедельник, рабочий день в пятницу не сокращается.

Также рабочая смена сокращается на 1 час, когда приходится на ночное время с 22.00 до 6.00 (ч. 2 ст. 96 ТК РФ).

Продолжительность ночной рабочей смены не уменьшается для работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего дня, и для тех, кого приняли специально для ночной работы.

При составлении графика сменности придется учесть, что к работе в ночное время не допускаются (ч. 5 ст. 96 ТК РФ):

  • беременные женщины;
  • работники, не достигшие возраста 18 лет, за исключением лиц, участвующих в создании и (или) исполнении художественных произведений.

Для планирования ночных смен в некоторых случаях понадобится письменное согласие работника и справка о том, что ночная работа не запрещена по медицинским показаниям. Такое условие касается (ч. 5 ст. 96 ТК РФ):

  • женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
  • инвалидов;
  • работников, имеющих детей-инвалидов;
  • работников, осуществляющих уход за больными членами их семей;
  • работников, воспитывающих без супруга детей в возрасте до пяти лет, в том числе опекунов.

Перерывы для отдыха и питания. В течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается (ч. 1 ст. 108 ТК РФ).

Перерывы для кормления ребенка. Работницам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, не реже чем через каждые три часа предоставляются, помимо перерыва для отдыха и питания, дополнительные перерывы для кормления ребенка (детей) продолжительностью не менее 30 минут каждый (ч. 1 ст. 258 ТК РФ). При наличии двух и более детей время перерыва увеличивается до одного часа.

По заявлению женщины перерывы для кормления ребенка могут быть:

  • присоединены к перерыву для отдыха и питания;
  • перенесены на начало или конец рабочей смены с соответствующим ее сокращением.

Перерывы для кормления ребенка (детей) включаются в рабочее время (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

Норма рабочего времени для совместителей. Совместительство — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Частью 1 статьи 284 Трудового кодекса установлены ограничения продолжительности ежедневной смены при работе по совместительству. Она не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). Это следует учитывать при составлении графика работы по совместительству.

Превышение ежедневной нормы продолжительности рабочего времени. В графике нельзя планировать сверхурочную работу, то есть работу, выполняемую по инициативе работодателя, за пределами установленной работнику продолжительности рабочего времени. Ее продолжительность не может превышать четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 6 ст. 99 ТК РФ).

Норма рабочего времени при суммированном учете

Если на вашем производстве не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма продолжительности рабочего времени, следует ввести суммированный учет. При суммированном учете работодатель обязан обеспечить соблюдение нормы рабочего времени не в течение рабочего дня (смены), недели, а в течение учетного периода. Учетный период может составлять месяц, квартал, любой отрезок времени не больше года (ч. 1 ст. 104 ТК РФ).

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для определенной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для сотрудников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается (ч. 2 ст. 104 ТК РФ). Например, учетный период — квартал. С 1 октября по 31 декабря 2010 года женщины, трудящиеся на Крайнем Севере, должны в общей сложности отработать 466 часов.

Оформление графиков работы

Составляем график работы в программе 1С. Время исполнения трудовых обязанностей устанавливается для каждого работника до начала работы. В какой форме его следует ознакомить с расписанием? Очевидно, что ответ зависит от периодичности изменения режима работы.

Стабильные графики работы: достаточно одной записи

Составить график для тех, кто трудится пять рабочих дней в неделю (40 рабочих часов), не представляет никакой сложности. Он может быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка, например следующей записью: «На предприятии устанавливается пятидневная рабочая неделя с еженедельной продолжительностью работы 40 часов. Работа осуществляется с 9.00 до 18.00 ежедневно по рабочим дням с перерывом на обед с 13.00 до 14.00». Схожей записью, но уже в трудовом договоре, можно зафиксировать стабильный график для льготных категорий работников, например для инвалидов или несовершеннолетних, у которых работа также осуществляется по стабильному расписанию, но в сокращенном режиме. Напомним, что отклонение от установленного внутренним трудовым распорядком режима работы должно быть обязательно отражено в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Меняющиеся графики работы

При сменной работе, вахтовом методе организации труда и во всех случаях, когда применяется суммированный учет рабочего времени, режим работы и отдыха нельзя классифицировать как стабильный.

Повторы в расписании работы возможны, но они носят не систематический, а случайный характер. Угадать, на какой день или смену выпадет работа, невозможно.

Особый способ организации работ обязывает работодателя заранее составлять четкие графики работы. Так, при многосменном режиме точный график работы должен быть обнародован за месяц до начала работы (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). При вахтовом методе организации работ познакомить сотрудника с графиком нужно не позднее чем за два месяца до его введения (ч. 1 ст. 301 ТК РФ). При этом невозможно обойтись записью в правилах внутреннего распорядка или в трудовом договоре. Нужно составлять полноценный график в виде таблицы.

График в виде таблицы. Содержание

Рассмотрим содержание графика в виде таблицы.

Структура графика. Как правило, одна таблица охватывает один календарный месяц работы одного подразделения, участка, бригады и т. д. В вертикальных графах указываются числа календарного месяца, в строках — фамилии работников. При многосменке график удобно составлять, объединяя в одном блоке (на одном листе) тех работников, которые сменяют друг друга в течение одних суток от смены к смене, в следующем блоке (листе) — следующую группу сменщиков. На пересечении граф и строк проставляется количество часов, которые предстоит отработать сотруднику в этот день. Как вариант — интервал работы, то есть указывается время начала смены или время начала и окончания.

Итоги. Удобно, когда количество часов и интервал работы дополняют друг друга. График в этом случае может быть использован и для планирования рабочего времени, и для контроля соблюдения норм труда. Поскольку получаемая в итоге суммирования ежесменных часов работы величина («Итого» по горизонтали) образует плановое количество рабочих часов одного работника за месяц. Сумма итогов по всем месяцам учетного периода не должна превышать установленную норму рабочего времени.

Сумма по вертикали при смене работников в течение суток составляет 24 часа. Тут возможны только два исключения — в дни перевода стрелок часов на летнее и зимнее время1Подробнее об учете и оплате лишнего часа работы при переходе на зимнее время читайте в статье «Переход на зимнее время». — Примеч. ред..

Эта закономерность позволяет обнаруживать неточности, допускаемые подчас при ручном составлении графиков: иногда получается, что сумма работы всех сменщиков за сутки больше или меньше 24. Значит, график составлен неправильно. Исключить подобные неточности вы сможете, воспользовавшись программными средствами составления графиков работы, которые предлагает вам 1С.

Составляем графики работы в программе 1С

Методический материал подготовлен М. Еропкиным и О. Леоновой, специалистами отдела по автоматизации кадрового учета и заработной платы компании «Микротест».

Программные возможности автоматизировать учет и планирование рабочего времени сотрудников по различным рабочим графикам предоставляют конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» и «1С:Управление Производственным Предприятием 8»2На момент подписания номера также актуальны такие версии конфигураций, как «Зарплата и Управление Персоналом», редакция 25 (2.527) и «Управление производ­ственным предприятием», редакция 1.2 (1.2.33). — Примеч. ред.. Рассмотрим последовательность действий при автоматизированном составлении графиков работы в программах 1С.

Общий перечень процедур по составлению графиков работы в программе 1С

Планирование рабочего времени в программных продуктах 1С предполагает выполнение ряда последовательных действий.

1. Заполнить производственный календарь (выполняется ежегодно).

2. Ввести все шаблоны графиков работы, применяемых в компании (выполняется при начале работы в программе и по мере появления новых графиков).

3. Настроить введенные шаблоны графиков работы (выполняется при вводе нового графика).

4. Заполнить графики работы на наступающий год (выполняется ежегодно).

5. Назначить соответствующий график каждому сотруднику (выполняется регулярно).

Рассмотрим все необходимые действия более детально.

Заполняем производственный календарь

Для корректного учета рабочего времени сотрудников необходимо ежегодно заполнять производственный календарь. Сведения о государственных праздниках, выходных и предпраздничных днях вносятся вручную на основании постановлений Правительства РФ о переносе выходных дней в предстоящем году. После внесения этих сведений вы можете распечатать и проверить правильность заполнения по сводным данным о количестве рабочих и праздничных дней/ часов в месяце. Итак, что именно нужно сделать? Ниже приведена последовательность действий по заполнению производственного календаря на предстоящий год, а также вид рабочего окна (рис. 1).

Рис.1

Ввод шаблонов графиков, применяемых в компании

Программа позволяет вводить различные шаблоны рабочих графиков (рис. 2):

  • пятидневка, шестидневка;
  • графики неполного (сокращенного) рабочего времени;
  • сменные;
  • графики суммированного учета рабочего времени;
  • графики по календарным дням и др.

Количество графиков, которые можно зарегистрировать в программе, неограниченно. Ниже приведена последовательность действий по введению нового шаблона (рис. 3).

Рис.3

Настройка и заполнение графиков

Для настройки графика работы воспользуйтесь сервисом «Помощник заполнения графика» (рис. 4). Программа предлагает вам два варианта действий: настройку по имеющемуся шаблону и настройку вручную.

Настройка по шаблону. Помощник предложит вам заполнить график на основании одного из предопределенных шаблонов:

  • «Пятидневка 40 часов»: с понедельника по пятницу — 8 часов, в предпраздничные дни — 7 часов;
  • «Шестидневка 40 часов»: с понедельника по пятницу 7 часов, в субботу 5 часов, в предпраздничные дни соответственно 7 часов и 4 часа;
  • «Сутки через двое» и «Сутки через трое» — сменные графики со сменой 24 часа с указанной периодичностью начиная с даты отсчета. Для этих графиков можно предусмотреть вечерние и ночные часы — 2 часа и 10 часов за смену;
  • «Календарные дни» — каждый день 8 часов.

Обратите внимание: при создании графика по шаблону «Пятидневка 40 часов» или «Шестидневка 40 часов» учитываются праздничные дни, в остальных шаблонах праздничные дни не учитываются.

После заполнения по шаблону при необходимости можно откорректировать заполненный график вручную.

Настройка вручную. В случае если вам требуется ввести более сложные графики, чем предложенные в шаблонах, при запуске сервиса «Помощник заполнения графика» выберите способ заполнения графика «Настроить вручную» (рис. 5).

Рассмотрим возможности настроек параметров графика вручную (рис. 6).

1. В поле «Тип графика» укажите длительность рабочей недели в днях — «Пятидневка» или «Шестидневка».

Для отражения сменного режима работы выберите тип графика «Сменный».

В случае выбора типа графика «Календарные дни» данные о рабочем времени будут заполнены исходя из того, что рабочими являются все дни в году.

2. В поле «Часов в неделе» указывается длительность рабочей недели в часах. Этот параметр используется при пересчете месячной или дневной ставки работника в часовую, например для оплаты ночных часов.

3. При установке флажка «Суммированный учет рабочего времени» праздничные дни, отмеченные в производственном календаре, не учитываются.

Установка флажка также влияет на расчет некоторых начислений. Например, «Оплата по среднему заработку» при оплате командировок и в других случаях (кроме отпуска), предусмотренных трудовым законодательством, в этом случае будет использовать среднечасовой заработок, а не среднедневной.

4, 5. Флажки «Вести учет ночных часов» и «Вести учет вечерних часов» устанавливаются, когда в графике необходимо предусмотреть ночные и/или вечерние часы.

Количество ночных и вечерних часов в сутки определяется по расписанию графика.

По умолчанию система будет считать вечернее время с 20.00 до 22.00, ночное — с 22.00 до 8.00. При необходимости вы можете его изменить.

6. Флажок «Учитывать праздничные дни» устанавливается, когда необходимо учесть праздничные дни как нерабочие.

Для типов графиков «Пятидневка», «Шестидневка» и «Календарные дни» в предпраздничный день рабочее время уменьшается на час.

Для сменных графиков предпраздничные дни не сокращаются.

7. При установке флажка «Неполное рабочее время» вам необходимо выбрать также тип неполного времени: «Неполный рабочий день» или «Сокращенная рабочая неделя».

Если сотрудникам, работающим по данному графику, планируется назначать тарифную ставку исходя из графика полного рабочего времени, то необходимо выбрать способ расчета нормы времени «По другому графику» и график полного рабочего времени.

После того как вы укажете все необходимые данные, переходите к следующему этапу ввода информации, нажав кнопку «Далее».

В зависимости от выбранного в пункте 1 типа графика открывается определенная форма настройки расписания.

Если выбран тип графика «Сменный», выводится форма настройки сменности для описания цикличности сменной работы (рис. 7).

Для графиков «Пятидневка», «Шестидневка» или «Календарные дни» выводится форма для отражения часов по дням недели (рис. 8).

Если указана необходимость учета ночных и вечерних часов, то система предложит заполнить расширенную форму расписания (рис. 9).

После того как вы внесли необходимые параметры, нажмите кнопку «Заполнить». После автоматического заполнения графика при необходимости вы можете скорректировать его вручную (рис. 10).

Рис.10

Назначение графиков работы сотрудникам

Графики работы необходимо назначить сотрудникам в момент приема на работу или в момент кадровых перемещений при помощи соответствующих кадровых документов системы (рис. 11).

При расчете заработной платы программа автоматически рассчитывает рабочее время по назначенному графику (рис. 12).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка