Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Не сообщаем в службу занятости об увольнении сотрудников

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Как составить график отпусков

1 декабря 2010 65 просмотров

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

Согласно части 1 статьи 123 Трудового кодекса график отпусков составляется на очередной календарный год (с 1 января по 31 декабря). На 2011 год его нужно составить до 17 декабря 2010 года.

Порядок составления графика отпусков

Технология составления графика отпусков

Как составить график отпусков. Если работников в компании много, то график отпусков целесообразно составлять по каждому структурному подразделению. Этим занимаются руководители подразделений. Затем проект документа корректируют с учетом льгот и дополнительных гарантий по использованию права на отпуск, предоставляемых отдельным категориям работников действующим законодательством.

В организациях с малой численностью проект графика отпусков составляется, как правило, на основе письменного опроса работников. Далее документ утверждает работодатель с учетом производственной необходимости и экономической ситуации.

За две недели до начала календарного года работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков.

Что нужно учесть при составлении графика

При составлении документа нужно учесть:

  • положения действующего законодательства РФ об отпусках;
  • специфику деятельности организации (наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
  • пожелания сотрудников.

Право на отпуск

Ежегодные отпуска предоставляются всем сотрудникам, которые работают в организации по трудовому договору, в том числе:

  • сотрудникам, работающим неполное рабочее время (ч. 3 ст. 93 ТК РФ);
  • совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ);
  • работникам, с которыми заключен срочный трудовой договор (ст. 291 ТК РФ);
  • сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ);
  • надомникам (ч. 4 ст. 310 ТК РФ).

Рабочий год

При назначении отпуска учитывается не календарный — с 1 января по 31 декабря, а рабочий год, то есть 12 месяцев со дня поступления сотрудника на работу к данному работодателю. Это предусмотрено пунктом 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169. Следовательно, рабочий год определяется для каждого работника индивидуально. Если сотрудник поступил на работу, например, 20 октября 2009 года, то первым рабочим годом, за который предоставляется отпуск, для него будет период с 20 октября 2009 года по 19 октября 2010 года.

Отпуск за первый рабочий год. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Например, если он приступил к работе 23 апреля 2008 года, то право на отпуск за первый год работы возникнет у него 23 октября этого же года.

Однако некоторым работникам работодатель обязан предоставить отпуск авансом, а именно:

  • сотрудникам моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122 и ст. 267 ТК РФ);
  • женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
  • женам военнослужащих (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих») и др.

Отпуск за второй и последующие годы работы. Такой отпуск может предоставляться в любое время в соответствии с очередностью, установленной графиком (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

Мастер по ремонту обуви Е.Б. Шнурков принят на работу 8 августа 2010 года. В 2010 году в отпуске он не был. Поэтому в графике отпусков на 2011 год для работника было запланировано три отпускных периода:

  • с 1 апреля — 28 календарных дней за 2010 год;
  • 6 июня — 14 календарных дней за 2011 год;
  • 3 октября — 14 календарных дней за 2011 год.

Правильно ли составлен график отпусков?

Решение

Первый рабочий год сотрудника — с 8 августа 2010 года по 7 августа 2011 года.

Первый отпуск на 28 календарных дней запланирован правомерно, по истечении шести месяцев с момента поступления на работу.

Второй отпуск на 14 календарных дней (с 6 июня 2010 года) запланирован некорректно, поскольку до наступления второго рабочего года права на отпуск у работника еще не возникнет.

Отпуск с 3 октября на 14 календарных дней запланирован правомерно.

Таким образом, график отпусков необходимо исправить и перенести на более поздний срок дату начала второго отпуска за второй рабочий год.

В отпуск — вне очереди

При составлении графика нужно учесть, что:

  • некоторые работники имеют льготы на получение отпуска в определенное время (удобное для них или вне очереди). Например, по желанию сотрудницы работодатель обязан предоставить ей ежегодный отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122 и ст. 260 ТК РФ);
  • совместителям (и внутренним, и внешним) ежегодные оплачиваемые отпуска нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 287 ТК РФ). Если на работе по совместительству продолжительность отпуска меньше, чем на основном месте работы, работодатель по просьбе сотрудника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ч. 2 ст. 286 ТК РФ). Для определения дат отпусков внешних совместителей нужно попросить работника представить справку с основного места работы или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты его запланированного отпуска.

Кроме того, отпуск в удобное время могут взять работники следующих категорий:

  • в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.19 № 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов») и др.

Периоды, исключаемые из отпускного стажа

Из времени, которое сотрудник отработал в каждом рабочем году, нужно исключить (ч. 2 ст. 121 ТК РФ) периоды:

  • отсутствия на работе без уважительных причин, например в случаях, предусмотренных статьей 76 Трудового кодекса (появление на работе в состоянии алкогольного опьянения или в случае если работник не прошел обязательный медосмотр и т. п.);
  • отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
  • предоставляемых по его просьбе отпусков без сохранения заработной платы, превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года (ч. 1 ст. 121 ТК РФ).

Фармацевт Т.Н. Химичева поступила на работу 17 июня 2010 года. Соответственно право на ежегодный отпуск у нее появится 17 декабря 2010 года. В августе и октябре сотруднице на основании ее заявления были предоставлены два отпуска без сохранения заработной платы общей продолжительностью 24 календарных дня. С какого числа она будет иметь право на ежегодный оплачиваемый отпуск?

Решение

Из 24 дней в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, включаются только 14, а оставшиеся 10 дней из отпускного стажа исключаются. Следовательно, право на ежегодный отпуск у работницы появится не с 17 декабря, а через 10 дней — с 27 декабря 2010 года.

Продолжительность отпуска

Если в течение рабочего года отпускной стаж не прерывается, работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). В противном случае полагается меньше отпускных дней, но незаработанные дни отпуска могут быть предоставлены авансом.

Работник вправе использовать 28 дней отпуска единовременно или по частям. При этом одна из частей не может быть менее 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Дополнительные документы оформлять не нужно — достаточно отразить дату предоставления каждой части отпуска в графике.

Если работнику положен дополнительный отпуск, он предоставляется одновременно с ежегодным отпуском (п. 14 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169). При расчете общей продолжительности отпуска основной и дополнительный отпуска суммируются (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).

Право на дополнительный отпуск имеют:

  • работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями (ст. 117 ТК РФ). При этом в стаж, дающий право на дополнительный отпуск, включается только время, фактически отработанное в таких условиях (ч. 3 ст. 121 ТК РФ). Отпуск в полном размере сотруднику положен, только если он фактически отработал во вредных условиях не менее 11 месяцев. В противном случае отпуск ему предоставляется пропорционально проработанному времени (п. 9 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.75 № 273/П-20);
  • лица, работающие в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и районах с тяжелыми климатическими условиями (ст. 321, ч. 5 ст. 302 ТК РФ и ст. 14 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»). Но если работник выезжает в командировки в такие районы, то дополнительный отпуск ему не положен (ч. 1 ст. 287 ТК РФ);
  • лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС (ст. 14, 18, 19 и 20 Закона РФ от 15.05.91 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
  • работники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
  • профессиональные спортсмены и спортивные тренеры (ст. 348.10 ТК РФ) и др.

Кроме того, дополнительный отпуск (сверх установленных в законодательстве) организация может предоставить в соответствии с трудовым или коллективным договором (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

Право на удлиненный отпуск (более 28 календарных дней) имеют работники, перечисленные в статьях 115 и 334 Трудового кодекса. Например, сотрудники моложе 18 лет и инвалиды (ст. 267 ТК РФ, ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).

Неиспользованные отпуска

Если работник не был в отпуске в истекшем году, в графике на очередной календарный год для него следует запланировать два отпуска. Если же у него остались неиспользованные дни отпуска за предыдущий год, то их следует прибавить к ежегодному оплачиваемому отпуску в следующем календарном году. При этом отпуск за текущий рабочий год может быть предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы.

Продление отпуска

При составлении графика отпусков следует учесть, что отпуск продлевается на число нерабочих праздничных дней, пришедшихся на период его предоставления (ч. 1 ст. 120 ТК РФ).

Работнице с 27 октября 2010 года предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Во время отпуска сотрудница заболела (в бухгалтерию был представлен больничный лист на пять дней). Какого числа она должна выйти на работу?

Решение

Поскольку на период отпуска попадает праздничный день (4 ноября), он в число календарных дней отпуска не включается. Поэтому сотрудница должна была бы выйти на работу 11 ноября 2010 года. Но на основании больничного листа отпуск ей был продлен на пять дней. Таким образом, приступить к работе сотрудница должна 16 ноября 2010 года.

Перенос отпуска

Работодатель обязан по желанию работника перенести ежегодный отпуск на другой срок, если последнему были несвоевременно выплачены отпускные или он не был вовремя предупрежден о начале отпуска. Начало отпуска и срок, на который его можно перенести, работодатель определяет с учетом пожеланий сотрудника (ч. 1 ст. 124 ТК РФ) и производственных интересов.

Пожелания работников

В большинстве организаций составлению графика отпусков предшествует сбор информации о пожеланиях работников о времени отпуска. Предполагаемую дату начала отпуска либо пожелания относительно разделения его на части или переноса работники могут указать в заявлении, составляемом в произвольной форме. Это удобно, когда в организации численность работников невелика (до 20 человек).

В компаниях с большой численностью удобнее составлять ведомость планирования отпусков по каждому подразделению.

Учитываем особенности производственного процесса

При составлении графика работодатель должен не только учитывать пожелания сотрудников по поводу планирования отпуска, но и обеспечить непрерывную работу организации. Поэтому отпуска следует равномерно распределять в течение всего года. Можно, например, установить очередность отпусков среди работников, занимающих одинаковую должность или имеющих одинаковую профессию, чтобы отсутствие на месте одного специалиста не отразилось негативно на работе структурного подразделения или организации в целом. Работодатель может применить и иное основание распределения времени начала отпусков.

Порядок заполнения графика

Как составить график отпусков. График отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

В него включаются все категории работников, в том числе совместители, и все виды отпусков, на которые имеют право работники организации. Не отражаются в графике только дополнительные отпуска без сохранения заработной платы. Категории лиц, которым положен такой отпуск, перечислены в статье 236 Трудового кодекса.

Если в течение календарного года в организацию принят новый работник, то его также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать, оформив дополнение к форме № Т-7.

Чтобы графиком было удобно пользоваться, некоторые организации заполняют его в хронологическом порядке, то есть вначале приводятся сведения об отпусках работников в начале января и т. д. Но кадровая служба может составить графики, например, по подразделениям.

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1–6 формы № Т-7. При этом:

  • наименования должностей работников нужно указывать в соответствии со штатным расписанием (графа 2);
  • если работникам не были присвоены табельные номера, графа 4 не заполняется;
  • вписывать в графу 6 день окончания отпуска необязательно. Но если отпуск разделяется на части, то рекомендуется указать дату начала и окончания отпуска. В этой графе в том числе указывается дата начала отпуска сотрудников, имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. А изменение даты фиксируется в графах 8 и 9.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки. В течение года в графе 7 отмечают дату фактического начала отпуска. Графы 8 и 9 заполняются, если отпуск переносится на другой период (с указанием его предполагаемой даты). В графе 8 нужно указать документ, на основании которого отпуск переносится (заявление работника, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, и т. п.). А в графе 9 нужно проставить его предполагаемую дату.

Графа 10 заполняется, если:

  • в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
  • работник был отозван из отпуска и его часть переносится на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
  • отпуск был продлен (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, его продления или переноса.

При необходимости в график можно внести дополнительные реквизиты, например столбец, в котором будет отражена дата уведомления работника о предстоящем отпуске (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20). Главное, чтобы вносимые изменения были оформлены соответствующим документом, например приказом руководителя организации.

После составления график подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации.

Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123 и ст. 372 ТК РФ). В противном случае в графике отпусков в строке «Мнение выборного профсоюзного органа» записи не делаются. Образец заполнения документа приведен в конце статьи.

Знакомим работников с графиком

С утвержденным графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

  • дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещен (дата, подпись)»;
  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Помимо этого, работодатель должен еще раз индивидуально известить работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для этого можно вести журнал извещения работников о времени начала отпуска. Он составляется, как правило, на один месяц. Образец документа приведен ниже.

Как внести изменения в график

В организации новый работник

Если сотрудник принят на работу в начале календарного года, то сведения о его отпусках рекомендуется внести в график на текущий год, а если во втором полугодии — в график на следующий календарный год. Дело в том, что право на отпуск сотрудник получит только спустя шесть месяцев с начала работы (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Порядок внесения изменений в форму № Т-7 законодательством не установлен, поэтому, как правило, изменения вносятся путем оформления дополнения к графику (также по форме № Т-7). Дополнения должны быть заверены подписями руководителей организации и кадровой службы.

Отзыв из отпуска

Работодатель может вызвать сотрудника из отпуска только с согласия последнего (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Для внесения соответствующих изменений в график можно воспользоваться графой 10. В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве, а в графе 9 — дату использования оставшейся части отпуска (образец приведен в конце статьи).

Приказ руководителя о переносе или продлении отпуска не нужен, если работник (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):

  • заболел во время отпуска;
  • исполнял во время отпуска государственные обязанности (но освобождение от работы должно быть предусмотрено законом).

Замена отпуска денежной компенсацией

Часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ)1Подробнее читайте в статье «Компенсация за неиспользованный отпуск» // Зарплата, 2010, № 11. — Примеч. ред..

Чтобы отразить данный факт в графике, в графе 10 нужно сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (с указанием количества дней) заменена денежной компенсацией. Также следует отразить реквизиты приказа о замене отпуска компенсацией (образец в конце статьи).

Чем грозит отсутствие графика отпусков

Ответственность работодателя

График отпусков относится к тем документам, которые прежде всего проверяют сотрудники Рострудинспекции. Дело в том, что отсутствие графика нарушает права работников (не позволяет им четко планировать свой отдых). Если в компании графика нет, за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Если руководитель нарушает утвержденный график отпусков либо не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время, сотрудники вправе обратиться в инспекцию труда, комиссию по трудовым спорам или суд.

Проблемы работодателя

Если в компании нет информации о времени ухода сотрудников в отпуск, то работодатель столкнется и с другими негативными последствиями. Так, будет сложно заблаговременно оформить необходимые документы и подготовиться к выплате отпускных, которые должны быть выданы не менее чем за три дня до начала отпуска. Срок выдачи отпускных установлен частью 9 статьи 136 Трудового кодекса. Также можно не успеть найти замену уходящему в отпуск сотруднику, если в этом есть необходимость. Кроме того, руководителю будет трудно регулировать последовательность и равномерность отдыха сотрудников в течение календарного года без ущерба для производства, а также контролировать своевременность предоставления отпусков, чтобы не накапливать неиспользованные отпуска.

Составляем график отпусков

Итак, в каждой организации должен быть составлен график отпусков. Рассмотрим на примере, как заполнить форму № Т-7.

Необходимо составить график отпусков для сотрудников ЗАО «Хвойный лес» и заполнить все его графы с учетом сведений о плановом и фактическом использовании отпусков в течение 2011 года, если:

  • генеральный директор И.М. Сосновский не отгулял за 2010 год 14 календарных дней отпуска. Он планировал уйти в отпуск с 4 июля 2011 на 28 календарных дней и с 5 сентября 2011 года на 14 календарных дней. Фактически использовал только второй отпуск;
  • дизайнер П.З. Ольховский поступил на работу 15 ноября 2010 года. Во время запланированного отпуска с 17 мая 2011 года на 14 календарных дней он заболел, поэтому его отпуск был продлен на шесть дней;
  • продавец отдела розничной сети К.В. Ивушкин решил разбить ежегодный отпуск на части по 14 календарных дней с 15 марта 2011 года и с 1 сентября 2011 года, использовал обе части;
  • бухгалтер И.Л. Дубовская попросила отпуск с 15 июля 2011 года, но главный бухгалтер решил, что отпуск в период сдачи отчетности предоставлен быть не может, его начало было назначено на 1 июня 2011 года. Из запланированных 28 календарных дней И.Л. Дубовская смогла отгулять только 21 календарный день, так как была отозвана в связи с производственной необходимостью с 22 июня 2011 года. Дата начала оставшейся части отпуска перенесена на 12 сентября 2011 года;
  • водитель С.Э. Ракитин перед началом отпуска написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам на 22 августа 2011 года;
  • начальнику отдела кадров Е.Н. Шишкиной была выплачена компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (за 14 календарных дней).

Решение

Фрагмент заполненного графика отпусков работников ЗАО «Хвойный лес» приведен ниже.

Сколько хранить график отпусков

График отпусков должен храниться один год (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка