Журнал, справочная система и сервисы
№4
Февраль

В свежем «Главбухе»

Две новые причины перепроверить записи о компании в ЕГРЮЛ

Подписка
Сегодня «Главбух» за 9682 рубля!
№4

График отпусков

1 ноября 2011 32 просмотра

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

Согласно части 1 статьи 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График нужно составить за две недели до наступления календарного года, то есть на 2012 год график должен быть подписан до 17 декабря 2011 года.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТКРФ). Поэтому в него должны быть включены все сотрудники, работающие по трудовому договору.

Виды отпусков, учитываемых в графике

Составляя график, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска, гарантированного статьей 115 Трудового кодекса, работодатель должен предусмотреть:

—дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска , например за работу во вредных условиях труда (ст. 116 ТКРФ). Исключение составляют дополнительные отпуска без сохранения заработной платы. Они в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагаются такие отпуска, перечислены в статье 263 ТКРФ;

—отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года, в том числе и перенесенные на следующий год. Согласно части 3 статьи 124 ТКРФ перенесенный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен. Трудовой кодекс не содержит прямых указаний о включении остатков прошлогодних неиспользованных отпусков в график на новый календарный год. Но в письме от 08.06.2007 №1921-6 представители Роструда заметили, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем.

Заметим, что результаты договоренности сторон о датах, на которые перенесены неиспользованные отпуска, также могут найти отражение в графике. А график отпусков, составленный без учета данных о сроках предоставления перенесенных ранее отпусков, явно будет неполным и, следовательно, бесполезным в работе;

—отпуска, предоставляемые внешним совместителям. Ежегодный отпуск совместителю должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТКРФ). Основанием для составления графика является информация от совместителя о дате начала отпуска на основной работе.

Далее мы кратко напомним об общих правилах предоставления отпуска и составления графика отпусков, а также подробно рассмотрим, как внести в него изменения.

Общие правила предоставления отпуска

При составлении графика отпусков следует учитывать положения норм трудового права, касающиеся продолжительности и порядка их предоставления.

Продолжительность отпуска

Трудовым кодексом предусмотрены два вида ежегодных оплачиваемых отпусков — основной и дополнительный. Их продолжительность исчисляется, как правило, в календарных днях (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). Общая продолжительность ежегодного отпуска складывается из продолжительности основного и дополнительных отпусков (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).

Основной отпуск. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней предоставляется работникам за каждый отработанный ими год (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Но некоторые работники имеют право на удлиненные основные отпуска , например сотрудники образовательных учреждений и организаций здравоохранения (постановления Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 и Минтруда России от 08.08.96 № 50).

Дополнительный отпуск предоставляется:

  • работающим во вредных условиях труда — не менее семи календарных дней (п. 1 постановления Правительства РФ от 20.11.2008 № 870) ;
  • врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей), проработавшим в этих должностях не менее трех лет, — три дня (п. 1 постановления Правительства РФ от 30.12.98 № 1588);
  • работающим в районах с тяжелыми климатическими условиями (ст. 321ТК РФ и ст. 14 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях») — 8, 16 или 24 календарных дня в зависимости от территории проживания;
  • работникам с ненормированным рабочим днем — не менее трех календарных дней (ч. 1 ст. 119 ТК РФ);
  • работникам иных категорий в соответствии с трудовым законодательством РФ.

Право на отпуск

При определении даты начала оплачиваемого отпуска, которую нужно зафиксировать в графике, следует учитывать, что право на первый основной оплачиваемый отпуск работник получит после того, как отработает в организации шесть месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Но некоторым сотрудникам (по их просьбе) нужно предоставить отпуск в любое удобное для них время, например работникам моложе 18 лет и чернобыльцам (ч. 3 ст. 122 ТК РФ и п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»).

Не нужно ждать шесть месяцев для получения права на отпуск и совместителю. Организация обязана предоставить такому сотруднику отпуск авансом (ч. 1 ст. 286 ТК РФ) продолжительностью, равной продолжительности отпуска, предоставленного по основному месту работы.

Отпускной стаж

Периоды, входящие и не входящие в отпускной стаж, перечислены в статье 121 ТК РФ.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается (ч. 1 ст. 121 ТК РФ):

  • время фактической работы;
  • время, когда за работником сохранялось место работы (должность);
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
  • время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

  • время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

В стаж, дающий право на дополнительные отпуска за работу во вредных условиях труда, включается только фактически отработанное в таких условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

Составляем график

Форма документа. Унифицированная форма № Т-7 и порядок ее заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Дополнительные реквизиты. При необходимости в график можно внести дополнительные реквизиты, например столбец, в котором будет отражена дата уведомления работника о предстоящем отпуске. Это разрешено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20 . Главное, чтобы вносимые в график изменения были оформлены приказом руководителя организации.

Подготовка к планированию. Перед тем как заполнить график, нужно провести подготовительную работу — определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году, есть ли у него право выбора времени отпуска, узнать их пожелания в отношении даты ухода в отпуск и т. д.

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7. Дело в том, что согласно статье 124 ТК РФ ежегодный отпуск может быть продлен или перенесен на другое время. А это потребует внесения изменений и уточнений. Для этого предназначены графы 7, 8 и 9, которые заполняются от руки.

В графе 10 «Примечания» делаются отметки, если:

Этой графой можно также воспользоваться, если в документе нет специальной графы для внесения каких-либо других сведений, например об отзыве работника из отпуска.

Порядок записей. График может составляться как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. В последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Утверждение графика. После составления документ подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать и с ней (ч. 1 ст. 123 ТК РФ) в порядке, предусмотренном статьей 372 ТК РФ.

Ознакомление. С графиком нужно ознакомить работников. Как это сделать, решает работодатель. Можно, например, в форму № Т-7 внести дополнительную графу «Ознакомлен», где работники распишутся, либо составить уведомление о начале отпуска1.

Как учесть в графике неиспользованные отпуска

Неиспользованные дни отпуска. Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоединяют к дням ежегодного оплачиваемого отпуска, который запланирован в наступающем календарном году.

Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2011 году он использовал только 18 дней. Следовательно, в графике отпусков на 2012 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 дн. + 10 дн.). При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Последовательность предоставления неиспользованных отпусков за отработанные годы. Трудовое законодательство не обязывает работников использовать неотгулянные отпуска за прошлые рабочие периоды в хронологической последовательности. Об этом говорится в письме Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 .Тем не менее во избежание путаницы удобнее предоставлять отпуска именно в хронологическом порядке и фиксировать этот факт в графе 10 (например, «28 дн. за ___ год»).

Чтобы запланировать такой отпуск на следующий календарный год, в графике по каждому сотруднику можно предусмотреть по два отпуска за разные рабочие периоды (тогда фамилии таких работников в графике будут указаны дважды).

Как внести изменения в график

График отпусков составляется на календарный год. Однако нередко возникает необходимость внести изменения в уже утвержденный документ. Рассмотрим, как это делается в различных ситуациях.

Перенос отпуска

Перенести отпуск работник может как в текущем году, так и на следующий год. В последнем случае это делается только по производственной необходимости (если предоставление отпуска работнику неблагоприятно отразится на работе организации). Напомним, что перенесенный отпуск сотрудник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

При перенесении даты отпуска новый график утверждать не нужно. Для отражения этого факта предназначены графы 8, 9 и 10 формы № Т-7.

В графе 8 следует указать дату и номер приказа руководителя об изменении даты начала отпуска. Если же отпуск перенесен по инициативе работника, основанием для переноса служит его заявление, подписанное руководителем организации.

В графе 9 ставится дата предполагаемого отпуска, а в графе 10 — основание его переноса (семейные обстоятельства, болезнь, производственная необходимость и т. д.).

Отпуск авансом

Согласно части 4 статьи 122 ТК РФ работник вправе взять отпуск за второй и последующие годы работы в любое время в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. Как отразить в графике тот факт, что часть будущего отпуска работник использовал авансом?

Для этого при определении продолжительности отпуска на очередной календарный год из количества дней отпуска следует вычесть количество дней, использованных в прошлом году в счет предстоящего отпуска.

Например, работнику полагается отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2011 году он, помимо ежегодного отпуска за 2010 год, использовал 10 дней в счет предстоящего отпуска. Следовательно, при планировании отпусков на 2012 год из 28 дней нужно вычесть 10 дней. Тогда в графике отпусков у работника будет запланировано 18 дней. При этом в графе 10 можно сделать соответствующую пометку, например «10 дн. использовано в 2011 году».

Работник продлевает отпуск

Работодатель обязан продлить работнику ежегодный отпуск, если сотрудник во время отпуска (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):

При продлении отпуска на количество дней нетрудоспособности или выполнения государственных обязанностей он не прерывается.

Единого мнения о том, нужно ли вносить изменения в график в случае продления отпуска, нет. Рассмотрим, как это делают в организациях, в которых такие изменения принято вносить.

ПРИМЕР

Работник взял отпуск с 1 по 14 ноября 2011 года (14 календарных дней). С 5 по 10 ноября (6 календарных дней) он находился на больничном, что подтверждено листком нетрудоспособности.

Отпуск в этом случае нужно продлить на количество дней, приходящихся на период болезни. Для этого от 15 ноября (даты выхода на работу) отсчитаем 6 дней. Последним днем отпуска будет не 14-е, а 20 ноября. Обратите внимание: продолжительность отпуска не меняется (14 календарных дней). Как отразить этот факт в графике?

РЕШЕНИЕ.

Существует несколько способов. Можно указать:

—единый период (с учетом количества дней отпуска, неиспользованных из-за болезни). Тогда в графе 7 «Фактическая дата отпуска» записывают «01—20.11.2011»;

—два периода с исключением времени болезни — 01—04.11.2011, 11—20.11.2011;

—два периода без исключения времени болезни — 01—14.11.2011, 15—20.11.2011.

При этом издавать приказ о продлении отпуска не нужно — трудовым законодательством это не предусмотрено.

Во всех случаях в графе 10 делается запись: «Отпуск продлен на 6 дней в связи с болезнью работника. Листок нетрудоспособности от __ №__».

Некоторые организации никакие изменения в график не вносят. Факт продления отпуска в связи с болезнью отражается только в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13 , утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.04.2001 № 1). Для этого в нем указываются даты временной нетрудоспособности (код Б или 19) и дни, на которые продлевается отпуск (код ОТ или 09).

Разделение отпуска на части

По соглашению с работодателем работник может разделить ежегодный отпуск на части. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это предусмотрено частью 1 статьи 125 ТК РФ.

Никакие дополнительные документы при этом оформлять не нужно. Достаточно отразить дату предоставления каждой части отпуска в графике отпусков.

ПРИМЕР

По договоренности с работодателем бухгалтер расчетной части Н.Г. Миловидова решила разделить ежегодный отпуск на несколько частей:

—с 13 по 19 февраля включительно (7 дней);

—1 по 14 июня включительно (14 дней);

—29 по 31 августа включительно (4 дня);

—8 по 10 октября включительно (3 дня).

Итого 28 календарных дней.

Как отразить в графике последовательность предоставления отпуска работнице?

Решение см. ниже.

Отзыв из отпуска

Согласно части 2 статьи 125 ТК РФ работодатель может отозвать работника из отпуска. Но только в том случае, если сотрудник не возражает. Нельзя отзывать из отпуска сотрудников в возрасте до 18 лет, работающих во вредных условиях труда, и беременных женщин (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Отзыв оформляется приказом работодателя, в котором следует указать время предоставления работнику неиспользованной части отпуска. А она должна быть предоставлена в любое удобное для работника время в рамках текущего года либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год. После определения конкретной даты в график отпусков нужно внести изменения.

В графике нет специальной графы для отражения факта отзыва работника из отпуска, поэтому можно воспользоваться графой 10 . В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и поставить дату отзыва. Реквизиты приказа руководителя об отзыве нужно вписать в графу 8 , а дату использования оставшейся части отпуска — в графу 9 .

Отражение в графике замены отпуска денежной компенсацией

Заменить отпуск денежной компенсацией работодатель может только в двух случаях:

  • при увольнении работника (ч. 1 ст. 127 ТК РФ). Компенсация выплачивается за все неиспользованные оплачиваемые отпуска;
  • при замене денежной компенсацией части ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ч. 1 и 2 ст. 126 ТК РФ). Это возможно, только если работник имеет право на дополнительный или удлиненный отпуск.

Чтобы отразить факт замены в графике, в графе 10 нужно сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (с указанием количества дней) заменена денежной компенсацией. Также в этой графе следует указать реквизиты приказа о замене отпуска компенсацией.

ПРИМЕР 3.

Работник имеет право на дополнительный отпуск продолжительностью 10 календарных дней за ненормированный рабочий день. Соответственно общая продолжительность ежегодного отпуска составит 38 календарных дней (28 дн. + 10 дн.). По договоренности с работодателем сотрудник написал заявление на замену пяти календарных дней отпуска денежной компенсацией. Работодатель согласился и издал соответствующий приказ. Какие записи следует сделать в графике отпусков?

РЕШЕНИЕ.

В этом случае в графике отпусков в графе 5 нужно указать 33 дня, а в графе 10 сделать отметку «5 дн. заменены денежной компенсацией, приказ от ___ №___».

Напомним, что беременным женщинам, сотрудникам в возрасте до 18 лет и сотрудникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, заменять отпуск денежной компенсацией нельзя (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

К вам пришли новые работники: как учесть в графике их право на отпуск

В большинстве случаев необходимость внести фамилию нового сотрудника в действующий график отпусков возникает, если он устроился на работу:

—до 1 июля текущего года. Дело в том, что вновь принятый работник имеет право на отпуск только спустя шесть месяцев с начала работы (это не относится к лицам, которым отпуск предоставляется в любое удобное для них время);

—в конце года после утверждения графика на следующий календарный год.

Однозначного ответа на вопрос, как внести в график — либо действующий, либо утвержденный на следующий год — нового сотрудника, нет. В большинстве компаний для этой цели издается дополнительный график (также по форме №Т-7). Основанием для его издания будет являться приказ работодателя.

Дополнительный график — это приложение к основному, поэтому утверждать его нужно в том же порядке, что и основной документ (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Данный порядок действует и в случае внесения изменений в сам график отпусков.

1Подробнее обо всех этапах разработки и оформления графика читайте в статье «Составляем график отпусков» // Зарплата, 2009, №11.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Вы уже перешли на онлайн-кассы?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка