Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Ошибки в расчетах НДФЛ

1 декабря 2011 154 просмотра

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

Статья подготовлена при участии В.М. Акимовой, государственного советника налоговой службы III ранга

Каждый бухгалтер знает, как бывает неприятно выявить существенную ошибку после сдачи баланса: его придется пересматривать, объяснять причины замены, представлять пересмотренную отчетность повторно всем адресатам (п. 7 и 8 ПБУ 22/2010). Ошибки в расчетах НДФЛ организация вправе не признавать существенными. Но от этого они не перестают быть ошибками. Лишних осложнений можно избежать, если проверить расчеты по НДФЛ чуть загодя.

Не ошибка, но пересчет потребуется

Пока верстался № 12 журнала «Зарплата» Государственная дума РФ приняла поправки в Налоговый кодекс, касающиеся размеров «детских» вычетов. Часть из них вводится с 1 января 2011 года. Планируется увеличить размер вычета на третьего и каждого последующего ребенка с 1000 до 3000 руб. Если данный законопроект подпишет Президент РФ, бухгалтеру придется пересчитать сумму НДФЛ с доходов работников, заявлявших вычет на трех и более детей. Как это сделать правильно, вы узнаете из нашего журнала в 2012 году.

Где прячутся ошибки

В отношении НДФЛ работодатель выступает в роли налогового агента. В его обязанности, в частности, входит (п. 3 ст. 24 НК РФ):

  • учет доходов, начисленных и выплаченных каждому налогоплательщику;
  • правильное и своевременное исчисление, удержание и перечисление НДФЛ;
  • учет НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ.

Ошибки в расчетах НДФЛ могут быть допущены в ходе исполнения любой из функций налогового агента. Рассмотрим самые распространенные ошибки, связанные с расчетом НДФЛ.

Доход или не доход

В ходе внутреннего аудита правильности исчисления НДФЛ в 2011 году в первую очередь следует выяснить, верно ли определен объект налогообложения НДФЛ, соответствует ли совокупность выплат, с которых удержан налог, положениям статьи 209 НК РФ.

Объект обложения НДФЛ — доход физического лица

Итак, НДФЛ облагаются доходы физического лица. Доходом признается его экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить (ст. 41 НК РФ). В некоторых случаях бывает затруднительно классифицировать выплату. Из-за этого возможны ошибки при решении следующих вопросов: считать ли ее доходом физического лица, является ли источник выплаты налоговым агентом, следует ли применять нормы главы 23 Налогового кодекса.

Признаки отсутствия дохода работника

Если выплата не признается доходом работника, у работодателя нет повода применять главу 23 Налогового кодекса, исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ.

Расходы работодателя в адрес работников нельзя признать доходом при наличии хотя бы одного из следующих обстоятельств:

— расходы, связанные с содержанием работников, вызваны производственной необходимостью работодателя.

К таким расходам относится, например, доставка работников к месту осуществления трудовой деятельности при отсутствии маршрутов общественного транспорта. Затраты по доставке работников, связанные с организацией производства, не являются вознаграждением за работу по трудовому договору. Этой точки зрения придерживаются и чиновники Минфина России (письмо от 11.05.2006 № 03-03-04/1/ 435). Аналогичный подход правомерен в отношении оплаты проезда сотрудников, работа которых носит разъездной характер в силу должностных обязанностей, как, например, у курьеров;

— расходы осуществлены в интересах работников, но не могут быть персонифицированы.

Примером могут служить пресловутые расходы на проведение корпоративной вечеринки, когда стоимость выпитого, съеденного, прослушанного невозможно однозначно распределить между участниками мероприятия. Однако есть вероятность, что налоговики привлекут организацию к ответственности за отсутствие персонифицированного учета дохода, полученного в натуральной форме, что привело к неотражению данной выплаты в регистре налогового учета по НДФЛ. В данном случае виновное должностное лицо можно привлечь к ответственности в административном порядке, организацию — по статье 120 НК РФ;

— расходы работодателя произведены непосредственно в адрес работника, но в целях возмещения его (работника) предшествующих затрат.

Обязанность компенсировать затраты работника может возникнуть по разным причинам. Например, затраты работника были изначально согласованы с работодателем или осуществлены по его непосредственному указанию, в его интересах. Предположим, работнику выданы подотчетные суммы. Он их потратил с перерасходом. На всю сумму покупки имеются оправдательные документы. Они приложены к авансовому отчету. Руководитель одобрил все расходы работника и утвердил авансовый отчет. Работнику выплачено возмещение перерасхода. Дохода нет.

Также компенсировать работнику понесенные затраты работодателя может обязать суд. Рассмотрим пример.

Пример 

Работодатель, проигравший в суде трудовой спор, в соответствии с частью 1 статьи 98 ГПК РФ обязан компенсировать работнику его судебные издержки. Он исполнил решение суда: выплатил сумму возмещения, удержав из нее налог на доходы физических лиц, перечислил налог в бюджетную систему РФ. В чем ошибка работодателя, есть ли она тут вообще?

Решение. Возмещение судебных расходов компенсирует работнику ранее произведенные им затраты. Потратив 1000 руб., он получает эти деньги обратно. Экономическая выгода отсутствует, дохода нет — нет объекта обложения НДФЛ. Работодатель не должен выполнять обязанности налогового агента в отношении данной выплаты.

Заметим, что по этому поводу есть противоположное мнение специалистов Минфина России (письмо от 20.06.2011 № 03-04-06/8-145). В нем указано, что сумма возмещения должна облагаться НДФЛ, поскольку не включена в перечень необлагаемых доходов в статье 217 Налогового кодекса. В этой мотивировке упущено то обстоятельство, что возмещение расходов не образует дохода.

Дохода нет, а НДФЛ удержан

До окончания календарного года проанализируйте «подозрительные» выплаты. Если хотя бы одно из указанных выше обстоятельств имело место и с выплаты неправомерно был удержан налог на доходы физических лиц, об этом нужно уведомить1Образец уведомления вы можете найти на с. 67 журнала «Зарплата» № 4, 2011. налогоплательщика и оформить ему возврат НДФЛ.

Порядок возврата зависит от того, сохранились ли между работодателем и работником трудовые отношения на момент выявления ошибки, имеется ли возможность у работодателя вернуть НДФЛ или это сделает ИФНС по месту жительства работника. Порядок возврата для каждого из этих случаев подробно описан в № 4 и 5 журнала «Зарплата» за 2011 год.

Доход налицо. Как считать налог на доходы физического лица налоговому агенту

По итогам каждого месяца налоговый агент рассчитывает сумму НДФЛ нарастающим итогом с начала года с зачетом суммы налога, удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода. Такой порядок установлен пунктом 3 статьи 226 Налогового кодекса.

Сумма НДФЛ рассчитывается как процентная доля налоговой базы (п. 1 ст. 225 НК РФ):

Налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки (п. 2 ст. 210 НК РФ).

Согласно норме пункта 3 статьи 210 Налогового кодекса для доходов, в отношении которых предусмотрена налоговая ставка 13%, облагаемая налоговая база определяется как сумма доходов, подлежащих обложению НДФЛ, уменьшенная на сумму налоговых вычетов:

Налоговый агент определяет облагаемую базу по налогу на доходы физических лиц, применяя только часть2Остальные вычеты (неиспользованную часть стандартных налоговых вычетов) физическое лицо может применить, подав по окончании налогового периода декларацию по форме 3-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своей регистрации (п. 4 ст. 218, п. 2 ст. 219 и ст. 221 НК РФ). положенных ему налоговых вычетов:

Ошибки в предоставлении вычетов

Право на получение налоговых вычетов имеют только те налогоплательщики, у которых в течение налогового периода были доходы, облагаемые по ставке 13% (п. 3 ст. 210 НК РФ).

Анализ правильности применения налоговых вычетов удобнее начать с разделения налогоплательщиков на две группы:

  • имеющие право на вычеты;
  • не имеющие право на вычеты.

Как проверить вычеты у тех, кто прав на вычеты не имеет

Закономерен вопрос: что проверять, раз вычеты не положены? Не сомневайтесь, и в этом случае есть повод подстраховаться.

Техническая ошибка. Вычеты могли быть предоставлены случайно в связи с технической ошибкой, программным сбоем. Например, в специальном поле расчетной программы по инерции проставлена галочка, свидетельствующая о наличии права на вычеты. Они автоматически предоставлялись, занижая облагаемую базу по НДФЛ и соответственно сумму налога.

Смена статуса налогового резидента РФ. Будучи налоговым резидентом Российской Федерации работник на вполне законных основаниях мог использовать налоговые вычеты. Но к моменту проведения проверки ситуация могла измениться. Если статус налогового резидента к этому моменту уже утрачен, потеряно и право на налоговые вычеты.

В случае выявления излишне предоставленных вычетов при наличии возможности налог следует пересчитать, удержать недостающую сумму и перечислить ее в бюджет.

Проверяем вычеты у тех, кто имеет на них право

Основная масса проблем, связанная с применением налоговых вычетов, обнаруживается в группе налогоплательщиков, имеющих законное право на их получение.

Главная ошибка — отсутствие документов

Основанием для применения любого из вычетов являются:

  • указанное в Налоговом кодексе право налогоплательщика, подтвержденное соответствующими документами;
  • письменное заявление налогоплательщика о его желании воспользоваться своим правом на вычет при получении доходов у данного налогового агента.

Вычет по заявлению

Для предоставления стандартных налоговых вычетов на самого налогоплательщика и на детей обязательно требуется его письменное заявление. Можно ли предоставить вычеты без него, ведь этот документ не подтверждает право налогоплательщика?

Зачем заявление? Действительно, право на вычеты подтверждается иными документами. Заявление выполняет другую роль. Написав заявление, налогоплательщик берет на себя ответственность за соблюдение нормы пункта 3 статьи 218 Налогового кодекса: стандартные налоговые вычеты можно получить лишь у одного налогового агента.

Конечно, ничто не мешает налогоплательщику написать десяток таких заявлений, подав их в разные организации. Но для налогового агента важно, что в этом случае ответственность за нарушение требований налогового законодательства лежит на физическом лице. Налоговый агент не будет признан виновным в предоставлении излишних вычетов, если у него есть собственноручное заявление работника с просьбой об этом.

Проверьте с особым вниманием расчеты по удержанию НДФЛ из доходов внешних совместителей.

Если заявления в личном деле не обнаружено, а вычеты предоставлены, попросите работника написать его. В случае отказа придется пересчитывать НДФЛ и удерживать дополнительную сумму налога.

Заявление для личного вычета . Напомним, что в отношении вычета на самого налогоплательщика достаточно одного заявления, написанного в момент поступления на работу. Если работник имеет право на повышенный личный вычет в соответствии с подпунктами 1 и 2 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса, одного заявления будет недостаточно. Право на вычет в сумме 500 или 3000 руб. в месяц должно быть подтверждено соответствующими документами.

Заявление для «детских» вычетов . В отношении детей заявление следует обновлять при наступлении в семье событий, влияющих на размер вычета, например, ребенок поступил в высшее учебное заведение или окончанил его, признан инвалидом и т. д.

Ответственный налогоплательщик не только мечта, но и дело рук налогового агента. Вменить обязанность обновлять в необходимых случаях заявление на стандартные налоговые вычеты нужно самому работнику. Это не сложно. Поясните ему, что как налогоплательщик он несет ответственность за сокрытие значимых фактов и попросите его в каждом заявлении дописывать следующую фразу: «В случае изменения обстоятельств, влияющих на размер предоставляемых мне стандартных налоговых вычетов, обязуюсь сообщить о них в бухгалтерию»

2-НДФЛ о доходах с начала года

Право на получение стандартных налоговых вычетов увязано с величиной дохода, начисленного налогоплательщику с начала года. Так, вычет в размере 400 руб. в месяц на самого работника предоставляется до месяца, в котором его доход, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысил 40 000 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 218 НК РФ). «Детские» вычеты предоставляются до месяца, в котором доход превысил 280 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Новый сотрудник. Сотрудник, который устроился на работу не с начала года, должен сообщить, какая сумма доходов ему уже начислена с начала года у другого работодателя. Для этого он должен представить справку по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст.218 НК РФ). В отсутствие этого документа у налогового агента нет оснований предоставлять стандартные налоговые вычеты, установленные подпунктами 3 и 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ. Исключение составляет случай, когда сотрудник впервые устраивается на работу, о чем и указывает в заявлении (постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.08.2008 по делу № А56-13732/2007).

Что делать, если справки нет, а вычеты применены? Решение зависит от обстоятельств.

Например, работник устроился к вам 13 января 2011 года. В этом случае можно предположить, что за 12 январских дней он не успел заработать 40 000 руб. и соответственно 280 000 руб. То есть ошибка в предоставлении вычетов перестанет быть таковой, если работник принесет справку по форме 2-НДФЛ. Озадачьте его этой проблемой. Возможно, вам не придется пересчитывать налог.

Другой случай. Новый сотрудник приступил к выполнению должностных обязанностей 11 апреля 2011 года. Справку по форме 2-НДФЛ не принес, а вычеты при расчете налога были применены и в отношении самого работника, и в связи с наличием у него детей.

Однозначно гарантировать, что ошибки в предоставлении вычетов нет, нельзя. Но возможно, что «детские» вычеты предоставлены обоснованно. Пусть представит справку. Тогда пересчет коснется только «личного» вычета, сумма доначисления НДФЛ будет минимальна. Кстати, есть вероятность, что прежний налоговый агент вообще не предоставлял работнику налоговые вычеты. Но об этом узнать можно лишь из формы 2-НДФЛ.

Если получить справку нет возможности, например, в связи с ликвидацией работодателя или увольнением самого работника в период до начала проверки, налог придется пересчитать.

Документы для «детских» вычетов

Норма подпункта 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса описывает несколько ситуаций, при которых налогоплательщик вправе претендовать на применение «детских» вычетов. Для каждой требуется свой пакет документов, подтверждающих право на вычет. В статье 218 НК РФ эти документы не указаны. Их перечень можно определить на основании писем Минфина России от 25.11.2008 № 03-04-05-01/443 , от 17.12.2008 № 03-04-06-01/374 , от 26.12.2008 № 03-04 -06-01/389 , от 06.04.2009 № 03-04-05-01/169 и т. д.

Одинарный вычет. Для применения вычета на ребенка, помимо заявления и справки по форме 2-НДФЛ, у вас должны храниться предоставленные работником:

  • копия свидетельства о рождении ребенка или документа об усыновлении (удочерении) ребенка;
  • копия справки об инвалидности ребенка (если есть);
  • справка из образовательного учреждения о том, что ребенок обучается на дневном отделении (для детей от 18 до 24 лет);
  • свидетельство о заключении брака ребенком, если он вступил в брак и сменил фамилию (для детей до 24 лет).

Двойной вычет. Для применения двойного вычета единственному родителю должны быть представлены дополнительные документы, подтверждающие отсутствие второго родителя (в том числе приемного):

  • копия свидетельства о смерти второго родителя или выписки из решения суда о признании второго родителя безвестно отсутствующим;
  • копия справки о рождении ребенка по форме № 25 . Эта форма утверждена постановлением Правительства РФ от 31.10.98 № 1274 ;
  • копия паспорта с отсутствием отметок о вступлении родителя в новый брак.

Размеры «детских» вычетов

Согласно действующему законодательству размер стандартного налогового вычета на ребенка составляет 1000 руб. в месяц, удвоенного — 2000 руб., двойного удвоенного — 4000 руб. в месяц.

Отказ от вычета. При наличии договоренности между родителями о том, что двойной вычет получает один из них, в бухгалтерии должны быть следующие дополнительные документы:

  • копия заявления об отказе второго родителя (приемного родителя) от налогового вычета на ребенка в пользу вашего работника;
  • справки по форме 2-НДФЛ отказавшегося от вычета родителя. Их должно быть несколько — по числу месяцев предоставления удвоенного вычета. То есть эта справка должна обновляться ежемесячно для контроля величины дохода второго родителя.

Документы для имущественного вычета

Для предоставления работнику имущественного вычета по месту работы в бухгалтерию, помимо заявления работника, должно поступить уведомление, выданное налоговым органом. При проверке на этот документ надо обратить особое внимание. Форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 25.12.2009 № ММ-7-3/ 714@ . В нем нужно проверить следующие данные:

  • наименование организации-работодателя, его ИНН и КПП;
  • год предоставления вычета. В нашем случае — 2011. Он должен быть отчетливо написан в уведомлении;
  • печать налоговой инспекции.

Без уведомления или в случае неправильного его оформления имущественный налоговый вычет предоставлять нельзя.

Социальный вычет у налогового агента

Как правило, социальные налоговые вычеты налогоплательщик получает в момент представления в налоговый орган по месту жительства налоговой декларацией за истекший год по форме 3-НДФЛ . Но один социальный вычет он вправе получить, не дожидаясь окончания налогового периода у налогового агента. Это социальный налоговый вычет, связанный с негосударственным пенсионным обеспечением или добровольным пенсионным страхованием (подп. 4 п. 1 и п. 2 ст. 219 НК РФ).

Данный вычет предоставляется тем работникам, из дохода которых работодатель производил удержания взносов по договору негосударственного пенсионного обеспечения или добровольного пенсионного страхования и перечислял их по назначению.

Для предоставления данного вычета в бухгалтерии должно быть минимум три документа:

  • заявление с просьбой удерживать и перечислять взносы с указанием реквизитов получателя;
  • копия договора негосударственного пенсионного обеспечения или добровольного пенсионного страхования. Из договора понятно, в чью пользу он заключен. Право на вычет возникнет в том случае, если выгодоприобретателем будет сам работник, его супруг (вдова, вдовец), родители, дети-инвалиды (в том числе усыновленные, находящиеся под опекой (попечительством)). Это соответствует норме подпункта 4 пункта 1 статьи 219 НК РФ;
  • заявление налогоплательщика о предоставлении социального налогового вычета в связи с удержанием из его доходов взносов по договору негосударственного пенсионного обеспечения или добровольного пенсионного страхования.

Профессиональный налоговый вычет для исполнителей по гражданско-правовым договорам (ГПД)

Налогоплательщики, получающие доходы от выполнения работ (оказания услуг) по договорам гражданско-правового характера, имеют право получить профессиональный налоговый вычет. Его размер определяется суммой фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением работ (оказанием услуг) по гражданско-правовому договору (п. 2 ст. 221 НК РФ).

На что нужно обратить внимание при анализе правильности предоставления данного вычета?

Предприниматель. Проверьте, не является ли физическое лицо индивидуальным предпринимателем. Эта категория налогоплательщиков самостоятельно производит расчеты по НДФЛ с бюджетом (подп. 1 п. 1 ст. 227 НК РФ). Налоговый агент в эти расчеты не вмешивается, соответственно вычеты не предоставляет. При этом у работодателя должна храниться копия свидетельства о регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.

Не предприниматель. Если исполнитель не является индивидуальным предпринимателем, вторым шагом будет проверка наличной подборки документов:

— договор. При анализе договора особого внимания требует раздел расчетов.

Вознаграждение может быть указано одной цифрой, а может складываться из двух составляющих: платы за исполнение заказа и суммы возмещения расходов исполнителя.

В первом случае профессиональный вычет уменьшает сумму вознаграждения.

Во втором — представители Минфина России предлагают считать обе суммы доходом работника. А налоговую базу для исчисления НДФЛ определять как разницу между общей суммой выплат по договору (плата за работу или услугу и возмещение расходов) и суммой фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, понесенных исполнителем при выполнении работ (услуг) по договору (профессиональный вычет). Об этом говорится в письме Минфина России от 05.09.2011 № 03-04-05/8-633 .

Представители ФНС России высказали иную точку зрения. Они считают, что с суммы возмещения расходов НДФЛ удерживать не нужно, поскольку у физического лица не возникает экономическая выгода. Расходы понесены в интересах заказчика, и выплата направлена на возмещение исполнителю расходов, связанных с исполнением договора (письмо ФНС России от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926). В данном случае НДФЛ облагается только сумма оплаты за исполнение работы, оказание услуг без предоставления профессионального налогового вычета;

  • акты выполненных работ. Эти документы являются основанием для завершения расчетов (осуществления промежуточных, этапных и окончательных платежей в пользу исполнителя). Дата их подписания корреспондирует с датой получения дохода. Можно ли предоставить вычет без акта? Нет, поскольку без акта исполнителю не может быть начислен доход, следовательно, нет оснований для предоставления вычета;
  • заявление о предоставлении профессионального вычета;
  • оправдательные документы, подтверждающие факт осуществления расходов и их взаимосвязь с предметом договора.

Профессиональный налоговый вычет для авторов

При исчислении НДФЛ с сумм вознаграждения за создание, исполнение или иное использование произведений науки, литературы и искусства и т. д. также применяется профессиональный налоговый вычет. Порядок предоставления зависит от наличия или отсутствия документов, подтверждающих фактически произведенные автором расходы по созданию произведения.

В отсутствие документов размер вычета рассчитывается как доля общей суммы вознаграждения. Величина доли определена в пункте 3 статьи 221 НК РФ. Если документы имеются, размер вычета определяется как сумма затрат автора на создание произведения.

Проверке подлежит наличие подтверждающих документов, а также отсутствие дублирования. То есть если сумма вычета определена расчетным путем, сумма затрат автора не может уменьшить вознаграждения в целях расчета НДФЛ. И наоборот. Если такое задвоение выявлено, следует произвести пересчет налога.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка