Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Отправляем пояснения по НДС не разом, а частями

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Сроки хранения управленческих документов

1 декабря 2011 23 просмотра

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

Обязанность по хранению документов

На организацию разными нормативными актами возложена обязанность хранить документы, которые образуются в процессе ее деятельности. Об этом свидетельствуют, в частности:

В отношении применения последнего документа произошло серьезное судебное разбирательство.

О чем спорили представители фирмы и чиновники

Суть судебного спора. Организация посчитала, что положения Перечня управленческих документов не распространяются на коммерческие предприятия. Один из главных аргументов в поддержку данного утверждения — нормативный акт не был официально опубликован в полном виде.

Документ состоит из двух частей — самого приказа и приложения, в котором содержится Перечень управленческих документов с указанием сроков их хранения. В сентябре 2010 года был опубликован лишь приказ, а длинное приложение чиновники публиковать не стали.

Что считать официальным опубликованием нормативного акта. Существуют определенные правила, которые связаны со вступлением в силу нормативного документа. Они установлены в пункте 9 Указа Президента РФ от 23.05.96 № 763. В нем сказано, что нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат официальному опубликованию:

  • в «Российской газете»;
  • а также в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти издательства «Юридическая литература» Администрации Президента РФ. Официальным также является указанный Бюллетень, распространяемый в машиночитаемом виде научно-техническим центром правовой информации «Система».

Вердикт судей. В итоге служители Фемиды признали, что Перечень управленческих документов не был официально опубликован. Следовательно, он не вступил в силу и поэтому не влечет правовых последствий для организаций (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Дата вступления в силу Перечня управленческих документов

Перечень управленческих документов был опубликован в полном объеме в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти 19 сентября 2011 года. Через 10 дней он вступил в силу (а именно 30 сентября 2011 года). Именно с этой даты и начинают действовать положения данного документа.

Что изменилось в перечне управленческих документов

До принятия Перечня управленческих документов действовал Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, где указывались сроки хранения управленческих документов, утвержденных руководителем Росархива 6 октября 2000 года.

По сравнению с ним в Перечне управленческих документов в большинстве случаев увеличены сроки хранения управленческих документов. Кроме того, добавилась новая статья, касающаяся документов (заявлений работника о согласии на обработку персональных данных, сведений, уведомлений) о субъекте персональных данных (ст. 666 Перечня управленческих документов). Организация обязана хранить их не менее 75 лет.

На практике возник вопрос, как поступить с документами, у которых в 2011 году по старым правилам истекает срок хранения, а согласно Перечню управленческих документов их нужно хранить гораздо дольше.

По мнению редакции, новые порядок и сроки хранения документов применяются как для вновь передаваемых на хранение документов, так и в отношении уже хранящихся.

Пример 

В ООО «Ростовский веник» с 2007 года хранятся положения об оплате труда и премировании работников. Когда истекает срок хранения документов?

Решение. По старым правилам срок хранения документов истек бы через пять лет, в 2011 году. Однако теперь Перечень управленческих документов обязывает компании хранить подобные бумаги постоянно (ст. 411 Перечня управленческих документов).

Сколько хранить кадровые документы и документы по расчетам с персоналом

Перечень управленческих документов обязаны применять все организации независимо от формы собственности. Об этом сказано в пункте 1 статьи 17 и пункте 1 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, а также в приказе № 558.

Как найти нужную информацию

Перечень управленческих документов приведен в приложении к приказу № 558 . Оно состоит из двух частей:

  • часть I «Общие положения»;
  • часть II — Перечень управленческих документов (12 разделов). Информацию о хранении кадровых документов, документов, связанных с трудовой деятельностью, вы найдете в разделах 1 , 4 , 7 , 8 .

Порядок исчисления сроков хранения

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (п. 1.4 части I «Общие положения» приложения к приказу № 558).

Пример 

Сотрудник уволился 31 января 2011 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Решение. Личные карточки хранятся 75 лет (ст. 658 раздела II Перечня управленческих документов). Отсчет срока следует начать с 1 января 2012 года. Соответственно карточка должна храниться до 31 декабря 2086 года.

К сведению

В процессе деятельности организации оформляются различные документы. Информация о сроках их хранения содержится не только в нормативных актах, перечисленных в статье.

В настоящее время действуют также:

— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182);

— Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.88).

Обозначения для сроков хранения

Часть сроков определена в Перечне управленческих документов числовыми показателями, например 5 или 75 лет. Для некоторых документов время хранения точно не прописано. Срок указан словами, буквенными обозначениями. Разберемся, как слова перевести в годы.

«Постоянно» означает, что продолжительность хранения не может быть менее 10 лет. Это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Такие правила установлены в Перечне управленческих документов (в сносках после таблицы).

Минимальные сроки хранения

Перечень управленческих документов не является единственным нормативным актом, который регулирует сроки хранения документов.

Так, например, налоговым законодательством установлен минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Он составляет не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета не менее пяти лет.

Полезная таблица

Для вашего удобства редакция подготовила аналитическую таблицу (с. 113). В ней приведена информация о сроках хранения документов, связанных с персоналом организации.

Таблица подготовлена на базе Перечня управленческих документов. В ней также учтены минимальные сроки хранения документов, установленные Налоговым кодексом и Законом № 129-ФЗ .

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

При нарушении сроков хранения компании грозит штраф.

Нормы Налогового кодекса

Если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, они вправе наложить на организацию штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

  • 10 000 руб. — если нарушения совершены в течение одного налогового периода;
  • 30 000 руб. — если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода.

Нормы КоАП РФ

В Кодексе об административных правонарушениях предусмотрено несколько статей, в которых говорится о штрафах за нарушение сроков хранения документов. Размер штрафа зависит от вида нарушения.

Так, нарушение акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью сроков хранения документов наказывается штрафом:

  • от 2500 до 5000 руб. — для должностных лиц;
  • от 200 000 до 300 000 руб. — для юридических лиц.

Об этом говорится в статье 13.25 КоАП РФ.

Если нарушение сроков хранения документов привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10%, санкции будут возложены на должностных лиц. Им придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание: никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же административное правонарушение (ч. 5 ст. 4.1 КоАП РФ).

Чтобы не давать повода проверяющим для начисления штрафа, документы нужно правильно сохранить. В следующих номерах вы прочитаете о том, как передать документы в архив.

Таблица. Сроки хранения документов

Наименование документа Срок хранения (количество лет) Ссылка на пункт Перечня управленческих документов (если не указаны другие документы)
1 2 3

1. Трудовые отношения

1.1. Прием на работу

Заявление работника

75

656

Трудовой договор

75

657

Приказ

75

656

Личная карточка

75

658

Трудовая книжка

До востребования

664

Журнал учета бланков трудовых книжек

5

695

Заявления работника о согласии на обработку персональных данных

75

666

1.2. Отпуска

График отпусков

1

693

Заявление на отпуск

75

656

Заявление о переносе отпуска

75

656

Уведомление об отсутствии возможности выплатить отпускные и о переносе отпуска

75

656

Приказ об отпуске

75

656

Записка-расчет

5

665

1.3. Командировка

Служебная записка: — командировка по России — командировка за пределы России

5 10

669

План командировок: — командировка по России — командировка за пределы России

5 10

669

Приказ о направлении работника в командировку

75

656

Служебное задание: — командировка по России — командировка за пределы России

5 10

669

Командировочное удостоверение: — командировка не в районы Крайнего Севера; — командировка в районы Крайнего Севера

5 75

668

Отчет о выполнении служебного задания: — командировка по России — командировка за пределы России

5 10

669

Авансовый отчет

5

362

Журнал учета работников, прибывших к месту командировки

5

695

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

5

695

1.4. Неполное рабочее время

Приказ о введении режима неполного рабочего времени

75

656

Уведомление профсоюзной организации

5

665

Уведомление службы занятости

5

665

Уведомление работника

75

656

Дополнительное соглашение к трудовому договору

75

657

Приказ об отмене режима неполного рабочего времени

75

656

1.5. Сверхурочная работа

Служебная записка

75

656

Обращение к работнику

75

656

Приказ

75

656

Справка о сумме заработка для расчета

5

597

1.6. Организация труда и служебной деятельности

Переписка по вопросам трудоустройства, например письменное приглашение на работу

5

564

Предложения органов власти о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот

Постоянно

566

Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда:

— по месту разработки и утверждения — в других организациях

Постоянно До замены новыми

571

Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий

5

573

Коллективные договоры Коллективные договоры, присланные для сведения

Постоянно До минования надобности

576

Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения

Постоянно

577

1.7. Увольнение

По собственному желанию работника

Заявление работника

75

656

Приказ

75

656

По соглашению сторон трудового договора

Предложение работодателя

75

656

Ответ работника

75

656

Протокол согласования интересов сторон

75

656

Соглашение сторон

75

657

Приказ

75

656

По сокращению штата

Протокол собрания учредителей

Постоянно

52

Приказ о сокращении

75

656

Уведомление службы занятости

5

650

Уведомление профсоюзного комитета

5

650

Протокол заседания комиссии по сокращению

5

650

Уведомление работника

75

656

Акт об отказе работника получить уведомление о сокращении

75

656

Приказ об изменении штатного расписания

Постоянно

71

Приказ об увольнении по сокращению

75

656

2. Нормирование и оплата труда

Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников: — по месту разработки и утверждения — в других организациях

Постоянно До замены новыми

598

Положение об оплате труда и премировании работников

Постоянно

411

Табель учета рабочего времени: — нормальные условия труда — тяжелые, вредные и опасные условия труда

5 75

586

Расчетно-платежная ведомость

5

412

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5

600

3. Учет страховых взносов

Карточка индивидуального учета

6

Пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ

Платежные поручения на перечисление страховых взносов

Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов

Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС РФ и РСВ-1 ПФР)

4. НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

5

394

Справка по форме 2-НДФЛ

5

396

4.1. Налоговые вычеты

Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)

5

362

Заявление об отказе от вычета

5

362

Заявление о последовательности применения вычетов

5

362

4.2. Недоимка по НДФЛ

Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ

5

382

Пояснительная записка налогового агента в ИФНС

5

382

Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ

5

382

5. Пособия

Листок нетрудоспособности

5

896

Журналы регистрации листков нетрудоспособности

5

897

Заявление о выплате пособия

5

415

6. Документы для ФСС России

Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму

5

635

План мероприятий по предупреждению производственного травматизма

5

635

План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний

5

635

Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму

5

635

7. Документы для ПФР

7.1. Персонифицированный учет

Индивидуальные сведения

75

905

7.2. Софинансирование пенсии

Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов

5

362

Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)

5

382

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка