Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Нашли в 6-НДФЛ ошибки по зарплате

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Две командировки в один день

1 ноября 2012 230 просмотров

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

Cлужебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Порядок направления работников в служебные командировки на территории РФ и иностранных государств установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

КАК ПЕРЕСЕКАЮТСЯ ДВЕ КОМАНДИРОВКИ

Две командировки в один день. Согласно пункту 4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления поезда или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие.

При расположении станции (пристани, аэропорта) за чертой населенного пункта учитывается время, которое занимает у сотрудника путь до места убытия транспортного средства.

День приезда сотрудника в место постоянной работы определяется аналогично.

Работник вернулся из служебной командировки поездом 9 октября 2012 года в 10.20. Железнодорожный вокзал находится в черте города. 10 октября 2012 года в 00.50 он улетает в другую командировку. Регистрация на рейс заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Дорога в аэропорт, расположенный в удалении от города, занимает у сотрудника один час. Необходимо определить дату отъезда сотрудника во вторую командировку.

РЕШЕНИЕ.

Работник должен пройти регистрацию 10 октября 2012 года до 00.10. Значит, он должен выехать из города в аэропорт 9 октября 2012 года не позже 23.10. Таким образом, датой отъезда во вторую командировку будет считаться 9 октября 2012 года — день, когда сотрудник вернулся из предыдущей командировки.

Таким образом, вероятны совпадения последнего дня одной командировки и первого дня другой. Причем нормы трудового законодательства позволяют работодателям направлять сотрудников в следующую командировку в день возвращения из предыдущей1.Варианты оформления этого случая представлены на схеме ниже.

Две командировки

Две командировки в один день. Для каждой из служебных командировок организация оформит свой пакет документов, который будет включать:

— служебное задание (по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);

— приказ о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);

— командировочное удостоверение (по форме № Т-10).

Командировочное удостоверение не выписывается только при направлении сотрудника за границу (кроме случаев командирования в страны СНГ).

Заполняем табель учета рабочего времени

На основании приказов о направлении в командировку делаются отметки в табеле учета рабочего времени2.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день приезда из одной командировки и выезда в другую решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения). Как правило, специальная норма устанавливается в локальном нормативном акте либо в приказе руководителя.

Если по согласованию с руководителем сотрудник выходит на работу, такой день считается рабочим. За этот день сотрудник получает заработную плату. В табеле день выхода на работу обозначается кодом Я или 01.

Если сотрудник на работу в этот день не выходит, указанный день относится к периоду командировки. В табеле будет проставлен код К или 063. Напомним, что за дни командировки, которые являются по основному графику сотрудника рабочими, ему начисляется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

С.В. Дальнопутов и Н.И. Перелетова трудятся в ООО «Уют» в Москве. В положении о направлении работников ООО «Уют» в слу- жебные командировки указано, что сотрудник обязан выйти на работу:

— в день отъезда в командировку, если транспортное средство отправляется из Москвы после 18.00;

— в день приезда из командировки, если транспортное средство прибывает в Москву до 09.00.

С.В. Дальнопутов вернулся из командировки 25 октября 2012 года в 06.30 и в 20.45 уехал в другую командировку. В этот же день Н.И. Перелетова вернулась из командировки в 11.20 и в 17.40 убыла в другую командировку. Как это отразить в табеле учета рабочего времени за 25 октября 2012 года?

РЕШЕНИЕ.

В отношении С.В. Дальнопутова табельщик проставит код Я, а Н.И. Перелетовой — код К.

Суточные по двум командировкам

Суточные относятся к дополнительным расходам, связанным с проживанием сотрудника вне постоянного места жительства. Работодатель обязан выплачивать их работнику на основании статьи 168 ТК РФ.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, составленным в соответствии с Положением.

Так, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).

Продолжительность нахождения сотрудника в командировке исчисляется в календарных днях. При этом за день отъезда и день приезда суточные выплачиваются в полном размере, даже если сотрудник уехал поздно вечером, а вернулся ночью или рано утром.

Однако ни Трудовой кодекс, ни Положение не рассматривают ситуацию, когда работник в один и тот же день возвращается из командировки и убывает в следующую.

Документальное подтверждение суточных

По мнению Минфина России, при налогообложении прибыли размер расходов в виде суточных можно подтвердить командировочным удостоверением. При этом представление чеков и квитанций, на основании которых работник израсходовал полученные суточные, не требуется (письмо от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741).

Возникает вопрос: в каком размере следует начислить суточные за этот день? Возможны два варианта. Рассмотрим их.

Выплата суточных в двойном размере. Организация может исходить из того, что суточные положены за каждый день каждой командировки. То есть нужно оплачивать последний день первой командировки и первый день второй командировки независимо от того, что они приходятся на одно и то же число. В данном случае суточные за этот день выплачиваются в двойном размере.

А как быть, если работник вернулся из командировки по России и сразу уехал в загранкомандировку? Согласно пункту 18 Положения при следовании сотрудника с территории РФ дата пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ — в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

В данной ситуации установлены разные нормы для командировок. Поэтому суточные за день пересечения границ выплачиваются с учетом обеих норм.

Д.Ю. Чехов работает в ООО «Хрусталь». В положении о на-
правлении работников ООО «Хрусталь» в служебные командировки
указано, что возмещение расходов на выплату суточных осуществля-
ется в следующих размерах:

— 700 руб. — за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ;

— 2500 руб. — за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Утром 29 октября 2012 года Д.Ю. Чехов вернулся из командировки по территории России, а вечером убыл в загранкомандировку. Необходимо определить размер суточных, причитающихся за этот день.

РЕШЕНИЕ.

 Если на основании локального нормативного акта порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, предусматривает оплату суточных в двойном размере при двух командировках в один день, Д.Ю. Чехов получит за 29 октября 2012 года суточные в сумме 3200 руб. (700 руб. + 2500 руб.).

Налоговые риски удвоения суточных. У компании, которая установит двойные суточные за один день, могут возникнуть налоговые риски.

На основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на командировки, в частности суточные, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Если фирма выплатит сотруднику суточные в двойном размере, а затем учтет их при исчислении налога на прибыль, то спора с налоговыми инспекторами не избежать.

Двойные суточные и страховые взносы. В отношении страховых взносов при выборе данного варианта выплаты суточных переживать не стоит.

При оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за границей суточные не облагаются страховыми взносами. Об этом сказано в части 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» и пункте 2 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». При этом никакие лимиты не установлены.

НДФЛ не облагаются суточные…

Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ в доход, облагаемый НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

То есть суточные не облагаются страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Данный вывод подтверждает ФСС РФ в письме от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Значит, если внутренние нормы компании предусматривают выплату суточных в двойном размере за последний день первой командировки и первый день второй командировки, страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных.

Выплата суточных в одинарном размере. При определении размера суточных можно отталкиваться от количества календарных дней нахождения работника в командировке, а не от числа командировок, приходящихся на конкретную дату.

Тогда суточные за последний день первой деловой поездки и первый день второй командировки будут начислены в одинарном размере.

А как при таком варианте поступить, если работник вернулся из командировки по России и в этот же день убыл в заграничную командировку?

Для ответа на данный вопрос еще раз обратимся к пункту 18 Положения. Так, при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. Так как нормы для российских и зарубежных деловых поездок установлены разные, организация не вправе начислить командированному сотруднику суточные по норме, утвержденной для командировок внутри страны. То есть за день пересечения командировок работник должен получить суточные в большем размере по норме, действующей для иностранных поездок.

В целях налогообложения прибыли одну часть суточных можно отнести к первой командировке, а другую часть — ко второй.

Либо можно считать, что за первый день второй командировки суточные не выплачиваются, так как они уже начислены в полном объеме за последний день первой командировки (если обе командировки по РФ).

Заметим, что при таком способе начисления суточных налог на доходы физических лиц уплачивается, только если их размер превышает (п. 3 ст. 217 НК РФ):

— 700 руб. — за день командировки на территории РФ;

— 2500 руб. — за день командировки на территории иностранного государства.

Порядок распределения размера суточных для учета их в составе расходов следует прописать в коллективном договоре (локальном нормативном акте).

Командировочный аванс: как выдать и отчитаться?

На основании пункта 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П, не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет.

Выдавать деньги под отчет на следующую командировку можно только при условии, что работник полностью погасил задолженность по предыдущим подотчетным авансам4.

Если работник приезжает из одной командировки и в этот же день направляется в другую, он может не успеть отчитаться по первому авансу. Кроме того, по договоренности с работодателем сотрудник в этот день вообще может не выйти на работу. Значит, он не получит аванс на вторую командировку. Как можно решить эту проблему?

Давайте рассуждать. Законодательством не установлено, за сколько дней до начала деловой поездки работнику нужно выдать аванс на командировочные расходы. Главное, чтобы были изданы приказы о направлении в командировку и написано заявление работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс.

Следовательно, организация вправе выдать под отчет денежные средства сразу на две командировки.

Авансовый отчет работник представит в течение трех дней после возвращения из второй служебной поездки.

Объединяем две командировки в одну

Две командировки в один день. Если работодатель заранее планирует направить сотрудника в две командировки, которые могут пересечься, он вправе оформить одну командировку в несколько населенных пунктов. Это самый безопасный с точки зрения налоговых рисков вариант.

Оформляя поездку по служебным заданиям таким образом, не придется решать вопросы, связанные с двойными суточными и их учетом. Кадровые документы также оформляются в общем порядке. Однако есть нюансы, на которые следует обратить внимание. Рассмотрим их.

Документальное сопровождение. Прежде всего составляется и утверждается одно служебное задание. В нем перечисляется несколько мест назначения (страна, город, организация) и приводятся цели, для реализации которых сотрудник командируется в каждое из них.

На основании этого документа издается приказ о направлении работника в командировку. В нем также через запятую указываются места назначения, цели и длительность командировки.

Напомним, что срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения). В настоящее время продолжительность командировки законодательно никак не ограничена.

Если работнику предстоит поездка в компании, расположенные на территории России или стран Содружества независимых государств, оформляется командировочное удостоверение в одном экземпляре. Отметки о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые командирован сотрудник, затем заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью фирмы (п. 7 Положения).

Если работник отправляется в зарубежную командировку, достаточно оформить только служебное задание и издать приказ.

Для документального подтверждения командировочных расходов работник должен приложить к авансовому отчету копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении государственной границы РФ.

Суточные при посещении нескольких стран. Работнику, который направлен в командировку на территорию двух или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте в размере, установленном для государства следования работника (п. 18 Положения).

Обратите внимание: при пересечении границ стран Шенгенского соглашения отметки об этом не делаются. В подобном случае нужно руководствоваться приказом5, распечаткой электронного билета, посадочными талонами и счетами за проживание в гостиницах.

Учет расходов. Если сотрудник направлен со служебными заданиями сразу в несколько мест, при исчислении налога на прибыль в расходах учитываются также затраты по проезду из одного населенного пункта в другой, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и п. 12 Положения).

Иногда для переезда из одного населенного пункта в другой работники, находящиеся в командировке, арендуют автомобиль. В такой ситуации расходы на его аренду можно учесть в целях налогообложения прибыли, если они обоснованны и документально подтверждены (письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 и постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.09.2010 № А32-49229/2009).

Обратите внимание: оправдательные документы, составленные на иностранных языках, обязательно должны иметь построчный перевод на отдельном листе на русский язык (письмо УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949).

Запись в табеле. При направлении сотрудника в служебную командировку в несколько мест табель учета рабочего времени оформляется в общем порядке. То есть за все дни командировки проставляется код К или 06.

1В рамках данной статьи не рассматриваются служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. — Примеч. ред.
2Унифицированные формы служебного задания, приказа о направлении работника в командировку, командировочного удостоверения и табеля учета рабочего времени утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
3Об оформлении табеля учета рабочего времени читайте в статье «Табель учета рабочего времени» (электронный журнал «Зарплата», 2010, № 11). — Примеч. ред.
4Подробнее о выдаче аванса читайте в статье «Деньги на командировки» (электронный журнал «Зарплата», 2012, № 7). — Примеч. ред.
5В приказе нужно указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране с учетом дат в проездных документах.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка