Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Стало известно, когда налоговики взыщут долги по взносам

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Инвентаризация расчетов с работниками

1 декабря 2012 261 просмотр

Сайт журнала «Зарплата»
Электронный журнал «Зарплата»

Согласно пункту27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от29.07.98 № 34н (далее — Положение по ведению бухучета), перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

Инвентаризация расчетов с персоналом — это проверка обоснованности сумм задолженности, которая числится на счетах бухгалтерского учета организации (п.3.44 Методических указаний по проведению инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от13.06.95 № 49, далее — Методические указания).

Инвентаризация — не аудит

Инвентаризация расчетов с работниками. Инвентаризация расчетов с персоналом не должна превращаться в аудиторскую поверку. В частности, инвентаризационная комиссия не обязана проверять правильность расчета заработной платы, отпускных, пособий и т. п., а также НДФЛ, который был удержан из выплат персоналу.

В отличие от аудиторской проверки инвентаризационная комиссия должна только подтвердить:

  • либо наличие кредиторской задолженности перед работниками;
  • либо наличие дебиторской задолженности работников перед организацией.

Для этого необходимо проверить документы, на основании которых задолженность возникла и, возможно, была частично погашена.

Правила проведения инвентаризации

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств установлен Методическими указаниями. Инвентаризация расчетов с работниками состоит из нескольких этапов (см. схему ниже).

 Этапы создания сметы

Рассмотрим эти этапы более подробно.

Особенности инвентаризации расчетов с персоналом

Инвентаризация расчетов с работниками. При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по счетам синтетического учета (табл. 1 на с. 70).

Расчеты по оплате труда

Согласно пункту3.46 Методических указаний по задолженности работникам организации, которая отражается на счете 70, выявляются:

  • суммы по оплате труда, которые не выплачены работникам и подлежат депонированию;
  • суммы и причины возникновения переплат работникам.

Название счета Перечень учитываемых обязательств
Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Обобщается информация о расчетах с работниками по заработной плате, пособиям и т. п., а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации
Счет 76 субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» Обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок (из-за неявки получателей)
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Обобщается информация обо всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы

  Расчеты с физическими лицами, которые не являются работниками организации, по договорам гражданско-правового характера отражаются на специальном субсчете к счету 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»

Инвентаризационная комиссия сопоставляет сведения о суммах, начисленных работникам в 2012 году, с теми суммами, которые были выплачены. Чтобы установить, какая сумма была начислена, проверяют ведомости (расчетные, платежные или расчетно-платежные). Выплата зарплаты может подтверждаться расходными кассовыми ордерами или платежными поручениями, если зарплата перечисляется по безналичному расчету.

В результате инвентаризационная комиссия выявляет, какие суммы начислений не были выплачены работникам и должны отражаться на счете 70 как кредиторская задолженность, а какие из них должны быть депонированы.

Расчеты по депонентам

Депоненты могут возникать в учете организации только в том случае, если она выплачивает заработную плату через кассу.

На выдачу зарплаты из кассы дается пять рабочих дней (п.4.6 Положения опорядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от12.10.2011 № 373-П).

Если работник не получил зарплату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму. Подробно о порядке депонирования зарплаты читайте в электронном журнале «Зарплата», 2009, № 8.

В бухучете депонированная зарплата отражается по дебету 70 кредиту 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

При выдаче депонированной зарплаты оформляется расходный кассовый ордер. Сведения о выданных депонентах вносятся в Книгу учета депонированной зарплаты или в карточку депонента.

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76 субсчету «Расчеты по депонированным суммам» суммам оплаты труда, не выплаченным в срок из-за неявки работников (по книге учета депонированной зарплаты или карточкам депонентов).

Кроме того, проверяется наличие депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Расчеты по подотчетным суммам

Инвентаризационная комиссия проверяет авансовые отчеты работников и наличие в них документов, подтверждающих расходы. На основании расходных кассовых ордеров определяют суммы, которые были выданы работникам под отчет, а на основании приходных кассовых ордеров — остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу организации.

Если организация выдает под отчет денежные средства, перечисляя их на карточные счета работников, проверяются платежные поручения и банковские выписки, в  которых фигурируют эти суммы.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок (указан руководителем на заявлении работника) (п.4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от12.10.2011 № 373-П).

Кроме того, целесообразно проверить, не числится ли дебиторская (кредиторская) задолженность за уволенными работниками.

Расчеты по прочим операциям

При инвентаризации расчетов по прочим операциям проверяются расчеты организации с работниками:

1) по предоставленным работникам займам и процентам, начисленным на сумму выданных займов. На основании договора займа и расходного кассового ордера на выдачу займа определяется сумма задолженности работника по основной сумме долга. А на основании бухгалтерских справок по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходных кассовых ордеров устанавливается величина задолженности работника по процентам;

2) возмещению материального ущерба в результате брака, недостач и хищений материальных ценностей. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба на дату проведения инвентаризации определяется в соответствии с документами, которые служат основанием для взыскания. Это может быть приказ руководителя или решение суда. На основании приходных кассовых ордеров комиссия устанавливает, какая сумма задолженности уже погашена работником;

3) выплате работникам компенсации за задержку выплаты заработной платы. Чтобы определить, вовремя ли организация выплачивала своим работникам заработную плату, отпускные и т. п., необходимо сопоставить:

  • даты фактической выплаты зарплаты с днями, установленными для ее выплаты;
  • дату выплаты отпускных с датой, на которую приходится начало отпуска работника;
  • дату увольнения работника с датой выплаты ему сумм, связанных с увольнением.

Если сроки были нарушены, работодатель должен начислить работникам компенсацию. Это начисление отражается в расчетных листах.

В ходе инвентаризации, по нашему мнению, необходимо также проверить, начислялась ли подобная компенсация. Если компенсация за задержку выплаты заработной платы не начислялась, ее нужно рассчитать и отразить в инвентаризационной ведомости суммы задолженности;

4) другим суммам, отраженным на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Сведения о задолженности работников, полученные в ходе инвентаризации, комиссия сверяет с дебиторской задолженностью, которая числится на счете 73.

Документальное оформление результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации расчетов с персоналом оформляются следующим образом.

Справка

Сначала итоги проверки дебиторской и кредиторской задолженности в расчетах с работниками заносят в справку, которая является приложением к унифицированной форме № ИНВ-17 (утверждена постановлением Госкомстата России от18.08.98 № 88).

Акт

Затем на основании указанной справки заполняется акт инвентаризации расчетов (форма № ИНВ-17). Он составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

Сопоставление результатов инвентаризации с данными бухучета

После того как составлены инвентаризационные ведомости, комиссия сопоставляет данные, полученные в ходе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета. В результате такого сопоставления выявляются расхождения.

После инвентаризации

Посмотрим, что должен сделать бухгалтер после проведения инвентаризации и выявления расхождений с данными бухгалтерского учета.

Взыскать с работников подотчетные суммы

Работодатель имеет право удержать из заработной платы работника невозвращенную подотчетную сумму. Но сделать это можно не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, и только при условии, что работник не оспаривает основания и размер задолженности (ч. 4.2 ст.137 ТК РФ).

Если работодатель пропустил месячный срок, он может предложить работнику вернуть долг добровольно или взыскание придется проводить в судебном порядке. Либо по истечении срока исковой давности придется признать эту задолженность как безнадежную. Безнадежной можно признать и задолженность за уволенным работником.

Списание дебиторской задолженности

 По истечении срока исковой давности организация может списать безнадежную задолженность в расходы в сумме, отраженной в бухгалтерском учете (п.14.3 ПБУ 10/99).

Срок исковой давности по подотчетным суммам, не возвращенным сотрудником, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги (п.2 ст.200 ГК РФ).

Задолженность с истекшим сроком исковой давности списывается одним из следующих способов:

  • за счет резерва по сомнительным долгам, если организация создавала такой резерв. В бухучете делается проводка по дебету 63 кредиту 71;
  • на финансовые результаты деятельности организации, если резерв сомнительных долгов в бухучете не формируется. При этом необходимо сделать запись по дебету 91 субсчет «Прочие расходы» кредиту 71.

Учет задолженности. Для списания задолженности, по которой истек срок исковой давности, руководитель издает соответствующий приказ (п.78 Положения по ведению бухучета). На его основании задолженность в бухучете будет включена в состав прочих расходов, а в налоговом учете — в состав внереализационных расходов.

НДФЛ по невозвращенным суммам. На дату принятия решения о списании задолженности уволенного работника у него возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Он подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.

При невозможности удержать налог организация обязана представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2». Сделать это необходимо не позднее 31 января следующего года (п.5 ст.226 НК РФ).

Списать кредиторскую задолженность

В бухучете организации может быть остаток депонированной зарплаты. Обратиться за ней работник вправе в течение трех лет (письмо Минфина России от22.03.2010 № 03-03-06/1/161).

Если по прошествии трех лет зарплата не была востребована, организация может списать эти суммы кредиторской задолженности на основании соответствующего приказа руководителя. В бухучете они будут включены в состав прочих доходов (п.7 и 10.4 ПБУ 9/99), а в налоговом учете — в состав внереализационных доходов (п.18 ст.250 НК РФ).

Зафиксировать задолженность, не отраженную в бухучете

  Обязанность выплачивать компенсацию возникает у работодателя независимо от наличия его вины (ст. 236 ТК РФ)

Если в ходе инвентаризации комиссия выявит, что бухгалтерия не начисляла компенсацию за задержку выплаты зарплаты и других выплат, то комиссии придется сделать подробный расчет и зафиксировать задолженность перед работниками в инвентаризационной ведомости.

Размер компенсации. При нарушении установленного срока выплаты зарплаты работодатель обязан выплатить работникам денежную компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки (ст.236 ТК РФ).

Подробнее о том, как рассчитать размер компенсации, читайте в электронном журнале «Зарплата», 2009, № 6.

Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ сведения о суммах денежной компенсации за нарушение срока выплаты зарплаты работодатель должен включить в расчетный листок.

Бухучет. Суммы компенсации за задержку зарплаты отражаются на отдельном субсчете счета 73.

Рассмотрим порядок проведения инвентаризации расчетов с персоналом и порядок документального отражения ее результатов на примере.

В декабре 2012 года в ООО «Авокадо» принято решение провести инвентаризацию расчетов с персоналом.. Зарплата в организации выплачивается за первую половину месяца — 20-го числа текущего месяца, за вторую половину месяца — 10-го числа следующего месяца.

В каком порядке это нужно сделать и какие документы оформить?

Решение

Этап I, подготовительный

В конце декабря руководитель организации издал приказ от 25.12.2012 № 150 о проведении инвентаризации расчетов с персоналом по состоянию на 31 декабря 2012 года. Форма приказа № ИНВ-22 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

В строке «Инвентаризации подлежит» он указал «обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда и прочим операциям», а в строке «Причина инвентаризации» - «составление бухгалтерской отчетности за 2012 год».

Инвентаризационная комиссия проверила расчеты с персоналом по счетам 70, 71, 73 и 76 субсчету «Расчеты по депонированным суммам».

В ходе проверки выяснилось следующее:

- на счете 70 числится кредиторская задолженность по зарплате за декабрь 2012 года в размере 195 000 руб., а также дебиторская задолженность в сумме 28 000 руб.;

- на счете 71 числится дебиторская задолженность в размере 32 215 руб. по суммам, выданным под отчет, а также кредиторская задолженность в размере 382 руб.

Этап II, сопоставление результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета

В ходе инвентаризации было установлено следующее.

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Дебиторская задолженность (28 000 руб.) на счете 70 возникла в результате того, что Л.Л. Леонидову был предоставлен отпуск с 17 декабря 2012 года продолжительностью 20 календарных дней. 12 декабря ему выплачены отпускные и зарплата за первую половину месяца. В связи с производственной необходимостью 24 декабря он был отозван из отпуска. После пересчета отпускных у него возникла задолженность.

Кредиторская задолженность складывается из задолженности по оплате труда за первую половину месяца в размере 100 000 руб. и за вторую половину месяца - 95 000 руб. Так как зарплата за первую половину месяца не была выплачена, необходимо начислить компенсацию за задержку ее выплаты и отразить ее на отдельном субсчете счета 73 (табл. 2). Период просрочки составил 11 календарных дней (с 21 по 31 декабря), ставка рефинансирования - 8,25% (Указание Банка России от 13.09.2012 № 2873-У).

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Инвентаризационная комиссия установила, что согласно договору займа от 06.04.2012 главному бухгалтеру П.П. Петрову был выдан заем в размере 100 000 руб. сроком на один год.

Срок возврата займа еще не наступил. Поскольку заем является беспроцентным, задолженность по выплате процентов не формируется.

В бухучете сумма выданного займа была отражена на счете 58 «Финансовые вложения», что является ошибкой. Задолженность по займу, выданному своему работнику, организация должна учитывать на счете 73 субсчете 1 «Расчеты по предоставленным займам». При этом не имеет значения, выдала организация процентный или беспроцентный заем (Инструкция по применению Плана счетов, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухучете числится дебиторская задолженность Л.Л. Леонидова по подотчетной сумме в размере 2000 руб.

В ходе инвентаризации было установлено, что 13 ноября 2012 года он получил из кассы деньги под отчет на пять дней, но так и не представил авансовый отчет.

Л.Л. Леонидов разъяснил, что деньги, полученные под отчет, он израсходовал на оплату парковок и стоянок автомобиля, который использовал для выполнения служебных заданий. Однако документов, подтверждающих эти расходы, работник не представил. Удержать из зарплаты Л.Л. Леонидова за декабрь задолженность по подотчетным суммам работодатель не может. Следовательно, задолженность сотрудника правомерно указана на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Также было установлено, что за уволенным работником М.М. Мишиным с 15 ноября 2009 года числится задолженность по подотчетной сумме в размере 215 руб. Срок, на который были выданы подотчетные суммы, закончился 25 ноября 2009 года. Следовательно, срок исковой давности по дебиторской задолженности уволенного работника истек 25 ноября 2012 года.

На дату принятия решения о списании задолженности у М.М. Мишина возникает доход в виде невозвращенных денежных средств, выданных под отчет. Он подлежит обложению НДФЛ.

Поскольку сотрудник был уволен, удержать с него налог организация не имеет возможности. Поэтому в соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса не позднее 31 января 2013 года она должна представить в налоговые органы справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».

Счет 76 « Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам». В нашем примере инвентаризационная комиссия установила, что на этом субсчете числится депонированная зарплата в размере 117 руб., не выплаченная уволенному работнику А.А. Абрамову.

Задолженность по депонированной зарплате возникла 10 октября 2009 года. Следовательно, по состоянию на 31 декабря 2012 года срок исковой давности по этой задолженности истек и она подлежит списанию на основании приказа руководителя организации.

В итоге по результатам инвентаризации комиссия составила справку (образец справки и акта по форме № ИНВ-17 см. соответственно на с. 84 и 85).

Этап III, заключительный. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

По результатам инвентаризации 31 декабря 2012 года в бухучете были сделаны следующие записи:

Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 58

- 100 000 руб. - отражена сумма займа, выданная сотруднику, на основании бухгалтерской справки № 1, составленной по результатам инвентаризации;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73 субсчет 3 «Расчеты по компенсации за задержку выплат»

- 302,52 руб. - отражена сумма компенсации за задержку выплаты зарплаты за первую половину декабря 2012 года за период с 21 по 31 декабря на основании бухгалтерской справки № 2, составленной по результатам инвентаризации;

Дебет 76 субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» Кредит 91 субсчет 1 «Прочие доходы»

- 117 руб. - списана депонированная зарплата, по которой истек срок исковой давности, на основании приказа руководителя № 1;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 71

- 215 руб. - списана задолженность по подотчетной сумме, по которой истек срок исковой давности, на основании приказа руководителя № 2.

ФИО работника Сумма зарплаты за первую половину декабря 2012 года, руб. коп. Сумма компенсации, руб. коп.
Иванов Иван Иванович 29 000,00 87,73 (29 000,00 ? 8,25% : 300 ?  11 календ. дн.)
Петров Петр Петрович 25 000,00 75,63 (25 000,00 ? 8,25% : 300 ?  11 календ. дн.)
Сидоров Сидор Сидорович 23 000,00 69,58 (23 000,00 ? 8,25% : 300 ?  11 календ. дн.)
Николаев Николай Николаевич 23 000,00 69,58 (23 000,00 ? 8,25% : 300 ?  11 календ. дн.)
ИТОГО 100 000,00 302,52 руб.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка