Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Инвентаризация расчетов с персоналом

20 ноября 2011 73 просмотра

Сайт журнала «Зарплата в учреждении»

Электронный журнал «Зарплата в учреждении»

Порядок проведения инвентаризации

В бюджетных учреждениях инвентаризация расчетов с персоналом проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Однако инвентаризация расчетов с персоналом не имеет четкого алгоритма проведения. Поэтому каждое учреждение должно устанавливать собственные правила с учетом наличия филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений, порядка выдачи заработной платы (по наличному или безналичному расчету) и других особенностей, характерных для конкретного учреждения.

Инвентаризация расчетов с персоналом проводится в целом по всей организации. Алгоритм ее проведения может состоять из следующих пунктов.

Вначале приказом руководителя учреждения создается ревизионная комиссия. Он же устанавливает количество инвентаризаций в отчетном году, дату их проведения, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств.

Обратите внимание: порядок проведения инвентаризации устанавливается в учетной политике.

Комиссия проводит проверку сумм кредиторской задолженности по заработной плате, подлежащих зачислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникших переплат.

В бюджетном учете начисление заработной платы и принятие денежных обязательств по оплате труда происходит одновременно, поэтому важно проверить даты учета обязательств. На данном этапе осуществляется проверка:

  • уплаченных сумм;
  • сумм депонентов;
  • переплат работникам;
  • задолженностей с истекшим сроком исковой давности;
  • задолженностей и переплат перед бюджетом и внебюджетными фондами.

Проверка обоснованности выплат

После этого ревизионная комиссия проводит документальную проверку обоснованности расчетов. К первичным учетным документам для ведения учета расчетов с персоналом по оплате труда относятся:

  • Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421);
  • Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425);
  • Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501);
  • Расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401);
  • Платежная ведомость (ф. 0504403).

Проверяются также локальные нормативные акты:

  • Положение о внутреннем финансовом контроле в учреждении;
  • Положение о расчетах с подотчетными лицами или Положение о командировках;
  • Положение о документообороте.

Системы оплаты труда работников устанавливаются с учетом:

а) единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих;
б) единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;
в) государственных гарантий по оплате труда;
г) перечня видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных и казенных учреждениях, утверждаемого Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
д) перечня видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных и казенных учреждениях, утверждаемого Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
е) примерных положений об оплате труда работников учреждений по видам экономической деятельности, утверждаемых федеральными государственными органами и учреждениями – главными распорядителями средств федерального бюджета;
ж) рекомендаций Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;
з) мнения представительного органа работников.

Установленная система оплаты труда должна соответствовать нормам, указанным в постановлении Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583.

В случае выявленных отклонений, ошибок в документах, отсутствии документов эти данные фиксируются в акте.

Проверяют не только расчеты по зарплате

Далее комиссия проверяет особые случаи выплат и их документальное подтверждение:

  • болезнь сотрудника (листок нетрудоспособности);
  • получение вычета на ребенка (справка ЗАГС о рождении ребенка, свидетельство о рождении ребенка, заявление, справка с места работы второго родителя или копия его трудовой книжки, если он не работает);
  • отпуск работника (приказ об отпуске);
  • взыскание алиментов (исполнительные листы);
  • иные документы.

В рамках инвентаризации проверяется порядок начисления дополнительных выплат сотрудникам: премии, доплаты к должностным окладам, надбавки за квалификационный разряд или классный чин, доплаты за работу в ночное время и выходные дни, материальная помощь, вознаграждения по итогам работы за год, другие аналогичные расходы. Премии должны быть связаны с производственными достижениями, вознаграждения должны выплачиваться по итогам работы и иметь поощрительный характер, а не быть связаны с праздничными мероприятиями или относиться к профессиональным праздникам.

Документы, связанные с командированием работников, и выплаты по компенсации расходов, связанных с переездом, также подлежат ревизии. К таким выплатам относятся подъемные при переезде на новое место службы, например, в посольство или представительство РФ за рубежом, в районы Крайнего Севера и приравненные к ним, суточные при командировании, компенсации, связанные с санаторно-курортным лечением.

В то же время проверяются различные виды компенсаций: компенсации при сокращении штата или численности, компенсации стоимости форменной одежды, обуви, приобретение проездных документов, компенсации, связанные с наймом жилья, и иные пособия сотрудникам.

Оформление результатов

Все выявленные нарушения комиссия фиксирует в акте проверки.

На основании акта целесообразно разработать план корректировочных мероприятий.

Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, то есть обнаружены расхождения между показателями бухучета и данными инвентаризационных описей, их следует отразить в сличительных ведомостях. Такая задача обычно возлагается на работников бухгалтерии. Бухгалтер на основании инвентаризационных описей составляет сличительную ведомость в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается ответственному лицу (лицам).

В целом инвентаризация расчетов с персоналом должна коснуться всех видов выплат персоналу, всех видов начислений, а также отраслевых особенностей, особенностей расположения учреждения, организации работы, вопросов командирования сотрудников, наличия особых видов выплат.

Задачи инвентаризации – не наказать виновных, а исправить нарушения и предотвратить подобное в будущем.

Выводы из судебной практики

Исходя из судебной практики и большого количества судебных решений, государственным (муниципальным) учреждениям следует сделать один важный вывод: всегда лучше предотвратить нарушение, чем впоследствии ошибки в учете или документах будут выявлены проверяющими органами и дело дойдет до суда.

Кроме того, не всегда учреждения выигрывают споры в суде.

Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 8 сентября 2010 г. № А33-2398/2010 суд занял позицию налогового органа, а не работодателя, поскольку налогоплательщик не подтвердил обоснованность включения спорных затрат в состав расходов в целях исчисления НДФЛ.

При решении вопроса о возможности принятия расходов в целях исчисления налога на доходы физических лиц необходимо исходить из реальности этих расходов, произведенных для приобретения товаров (работ, услуг), а также их документального подтверждения.

В свою очередь документальное подтверждение отсутствовало. Однако при проведении своевременной инвентаризации данных рисков можно было бы избежать, например, при утрате документов подготовить дубликаты, запросить у работников учреждения документы, подтверждающие материальную выгоду.

Также инвентаризация может выявить случаи, когда налоги начислены, но не уплачены в бюджет. Подобная ситуация может сложиться, например, если у учреждения отсутствуют денежные средства из-за халатности бухгалтера или по другим причинам. Такой случай рассматривается в постановлении ФАС Центрального округа от 1 июля 2011 г. № А36-1374/2010, в котором налоговый орган в суде доказал факт нарушения законодательства о налогах и сборах, выразившийся в неперечислении в бюджет сумм удержанного НДФЛ.

Рекомендации по проведению инвентаризации

При проведении инвентаризации не следует включать в инвентаризационную комиссию заинтересованных лиц.

Инвентаризация может проводиться раз в год, однако целесообразно ее проводить чаще, например, два раза в год с целью минимизации ошибок.

Кроме того, до проведения инвентаризации рекомендуется составить план мероприятий по инвентаризации. Это необходимо для того, чтобы инвентаризация не была формальной и поверхностной, а была проведена всесторонняя оценка активов и пассивов, были проанализированы все документы, а также расчеты с персоналом.

В задачи инвентаризационной комиссии входит не только проверка бухгалтерского учета, но и проверка своевременности уплаты заработной платы, расчетов с бюджетными и внебюджетными фондами, а также кадровое делопроизводство.

Безусловно, при проведении инвентаризации комиссии облегчит работу наличие спецпрограмм по ведению бухгалтерского и кадрового учета, в том числе для анализа расчетов с бюджетом, расчета различных видов стажей на основании данных трудовой книжки, расчета дней компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника.

Важно запомнить

Не стоит относиться формально к инвентаризации расчетов с персоналом. Это может привести к доначислению налогов, спорам с персоналом, наличию дебиторской и кредиторской задолженности в учете и документационным ошибкам.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка