Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Перемены в работе, которые готовят чиновники и законодатели

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Приобретение и выдача трудовых книжек

1 ноября 2012 48 просмотров

Сайт журнала «Зарплата в учреждении»

Электронный журнал «Зарплата в учреждении»

 Трудовые книжки могут быть выданы даже из архивов – приказ Управления Росреестра по г. Москве от 25 мая 2012г. №223.

Оформление трудовой книжки

Приобретение и выдача трудовых книжек. При заключении трудового договора с сотрудником, который устраивается на работу впервые, учреждение должно оформить ему трудовую книжку. Поступить так нужно и в случае, если трудовая книжка уже была оформлена, но она потеряна или повреждена (тогда новая оформляется по заявлению работника).

Приобретение бланков трудовых книжек

Чтобы оформить сотруднику трудовую книжку, работодатель должен иметь в наличии некоторое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003г. №225, далее – Правила).

Бланки приобретаются за плату на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем трудовых книжек (п. 3, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003г. №117н).

Отметим, что бюджетное учреждение имеет право заключить договор на приобретение трудовых книжек у единственного поставщика. Но только при соблюдении условий, указанных в пункте 14 части 2 статьи 55 Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Согласно пункту 2 статьи 525 Гражданского кодекса РФ, к отношениям по поставке товаров для государственных или муниципальных нужд применяются правила о договоре поставки, а также иные нормы, предусмотренные главой 30 «Купля-продажа» Гражданского кодекса РФ.

Бухгалтерский учет расходов

Приобретение и выдача трудовых книжек. В соответствии с разделом V Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011г. №180н, расходы на приобретение бланочной продукции (в том числе бланков строгой отчетности, первичных учетных документов) относятся на статью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Какие проводки сделать в учете?

Как следует из пункта 102 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010г. №174н, расходы на приобретение бланков трудовой книжки отражаются в бюджетном учете записью:

Содержание операции Дебет Кредит
Отражены расходы на приобретение бланков трудовых книжек 1401 20226
«Расходы на прочие работы, услуги»
302 26730
«Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам»

Поступившие бланки трудовых книжек учитываются в условной оценке (обычно – 1 руб. за бланк) на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

Аналитический учет посчету 03«Бланки строгой отчетности» ведется по каждому виду БСО и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества.

Израсходованные бланки строгой отчетности списываются на основании Акта о списании бланков строгой отчетности. Так прописано в пунктах 337 и 338 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010г. №157н.

При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее взимается плата в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил).

Правда, это не относится к следующим случаям:

1) неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил);

2) массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций – экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств (п. 34 Правил).

Учет бланков

Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности (БСО). Они выдаются лицу, ответственному за их ведение, по заявке. По окончании каждого месяца ответственный работник должен представлять в бухгалтерию отчет о наличии БСО и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением ПКО кассы организации (п. 42 Правил). Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладыши в них подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (ф. 0504816).

Учет бланков и вкладышей осуществляется, во-первых, в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет бухгалтерия. Ее форма утверждена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003г. №69 (далее – постановление №69). В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил). Отсутствие данного документа чревато судебными разбирательствами (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 9 марта 2010г. №А32-2578/2009).

Во-вторых, учет бланков и вкладышей ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению №69). Этот документ ведет кадровая служба (или другое подразделение учреждения), оформляющая прием и увольнение работников. В книге регистрируют трудовые книжки, принятые от работников при поступлении, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, возвращенные им при увольнении с работы.

Следует отметить, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 Правил).

Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).

Налогообложение

Согласно позиции Минфина России, выдача трудовых книжек работникам за плату является реализацией и облагается налогом на добавленную стоимость (письма от 27 ноября 2008г. №03-07-11/367, от 26 сентября 2007г. №07-05-06/242, от 13 июня 2007г. №03-07-11/159).

Хотя следует отметить, что в Налоговом кодексе РФ нет конкретного ответа на вопрос, возникает ли у работодателя обязанность начислить НДС при выдаче трудовой книжки новому работнику. При этом письма Минфина России носят информационно-разъяснительный характер.

На взгляд автора, трудовая книжка, заполненная на конкретного работника, не является товаром для реализации. Кроме того, выдавать сотрудникам трудовые книжки требует трудовое законодательство (здесь нет волеизъявления налогоплательщика), и поэтому такая операция не признается реализацией и НДС не облагается.

Важно запомнить

Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности, поэтому их выдача и учет ведутся в особом порядке.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка