Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники советуют перепроверить данные работников

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Компенсация сотруднику за использование в работе личного имущества

20 ноября 2012 17 просмотров

Сайт журнала «Зарплата в учреждении»

Электронный журнал «Зарплата в учреждении»

НДФЛ с компенсации

Компенсация сотруднику за использование в работе личного имущества. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды компенсационных выплат в пределах утвержденных норм, установленных законодательством и связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком своих трудовых обязанностей.

Размер компенсации

Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ не устанавливает порядок выплаты компенсаций при использовании личного имущества работника, в этом вопросе учреждению следует руководствоваться статьей 188 Трудового кодекса РФ (письма Минфина России от 27 августа 2012 г. №03-04-05/6-1004, от 8 августа 2012 г. №03-04-06/9-228).

Так, НДФЛ не облагаются компенсации, включая возмещение расходов работника на использование им личного имущества в интересах работодателя, в размере, установленном соглашением сторон трудового договора.

В то же время ФНС России (письмо от 27 января 2010 г. №МН-17-3/15@) указывает, что размер компенсации необходимо документально подтвердить. Речь идет, в частности, о компенсации расходов на сотовую связь или доступ в интернет. Например, работник должен предоставлять работодателю детализацию услуг связи, полученную им от оператора сотовой связи.

Между тем арбитражные суды не столь категоричны. По их мнению, работодатель вправе самостоятельно разработать порядок определения размера компенсации. Достаточно иметь приказ об использовании работниками личных телефонов в работе, служебные записки, заявления и чеки, подтверждающие оплату услуг связи, и другие документы, перечень которых устанавливается учреждением самостоятельно. Об этом – в постановлениях ФАС Центрального округа от 24 июня 2011 г. №А35-8471/2009, ФАС Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. №А56-40623/2007.

Следует отметить, что компенсация за использование в служебных целях личного автомобиля работника, выплаченная сверх норм, закрепленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92 (в целях исчисления налога на прибыль), не облагается НДФЛ. В этом вопросе единодушны и Минфин России (письмо от 31 декабря 2010 г. №03-04-06/6-327), и судьи (постановление Президиума ВАС РФ от 30 января 2007 г. №10627/06).

Имущество в собственности

По мнению чиновников, чтобы выплачиваемые компенсации не облагались НДФЛ, у работодателя должны иметься документы, подтверждающие, что используемое работником имущество является его собственностью (письма Минфина России от 25 октября 2012 г. №03-04-06/9-305, от 17 июня 2009 г. №03-04-06-01/138). К примеру, автомобиль должен быть зарегистрирован на работника. Если же он работнику не принадлежит, а используется по доверенности, то компенсация за его использование должна облагаться налогом (письмо ФНС России от 25 октября 2012 г. №ЕД-4-3/18123@). Такая ситуация может возникнуть, если работник управляет автомобилем своих родителей или детей либо арендует его.

Минфин России в письме от 27 августа 2012 г. №03-04-05/6-1004 соглашается только с тем, что компенсация без удержания НДФЛ правомерна, если работник использует автомобиль, зарегистрированный на супругу (супруга), поскольку такое авто как правило является их совместной собственностью. Хотя и в этом случае автомобиль может не быть совместной собственностью, например, если он был приобретен до заключения брака или брачным договором установлен иной вариант владения имуществом. Тогда НДФЛ с компенсации, выплачиваемой работнику, учреждению (как налоговому агенту) придется удержать.

Конечно, легко определить собственность на имущество, подлежащее государственной регистрации (автомобили, гаражи).

А как установить право собственности на иное имущество (например, на телефоны, компьютеры, инструменты)?

Чиновники считают, что работнику следует представить работодателю первичные документы на приобретение имущества. Но, на взгляд автора, это требование чрезмерно.

Во-первых, как правило, физические лица приобретают имущество по договорам розничной купли-продажи и, кроме кассового чека, могут не иметь первичных документов. А в кассовом чеке (и даже в товарном) фамилия покупателя не указывается.

Во-вторых, работник может получить имущество в собственность в качестве подарка. Тогда вовсе никаких документов не оформляется.

В-третьих, физические лица не обязаны хранить первичные документы, связанные с приобретением имущества. Потому чеки и накладные у работника могут быть просто потеряны.

С такой позицией соглашаются и арбитражные судьи (например, ФАС Поволжского округа в постановлении от 19 августа 2008 г. №А06-6865/07, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 17 июля 2007 г. №А56-49256/2006).

Налоговики настаивают: учреждение должно иметь документальное подтверждение того, что работник использует имущество в служебных целях, а также сумм произведенных в этой связи расходов. Ведь работнику компенсируется не факт владения имуществом, а его использование в служебных целях.

Страховые взносы при выплате компенсации

Компенсация сотруднику за использование в работе личного имущества. Компенсации (в пределах установленных норм), связанные с выполнением физическим лицом своих трудовых обязанностей, страховыми взносами не облагаются (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…»). Как видно, это аналогично норме по налогу на доходы физлиц.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения работнику расходов за использование личного имущества в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между учреждением и работником (письмо ПФР от 29 сентября 2010 г. №30-21/10260).

А в письме ФСС России от 17 ноября 2011 г. №14-03-11/08-13985 подчеркивается, что такая компенсация не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование, так и на травматизм.

При этом Минздравсоцразвития России в письме от 6 августа 2010 г. №2538-19 обращает внимание, что сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не облагается страховыми взносами, если использование данного имущества связано с трудовой деятельностью специалиста (разъездной характер работы, служебные цели). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с использованием имущества для трудовой деятельности. То есть учреждение должно располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в работе.

Вместе с тем при расчете суммы компенсации работодателю рекомендовано учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации.

Налоговый учет выплат

Компенсация сотруднику за использование в работе личного имущества. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (в пределах норм) включаются в состав прочих (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Нормы выплат прописаны в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см – 1200 руб. в месяц, свыше – 1500 руб. в месяц).

Следует согласиться, что формулировка подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ не позволяет учитывать в целях налогообложения прибыли дополнительные расходы, связанные с использованием работниками автомобилей для служебных поездок, в том числе на оплату ГСМ, ремонта, страховки.

Такой точки зрения придерживаются и официальные органы. Так, еще в письмах МНС России от 2 июня 2004 г. №04-2-06/419@ и Минфина России от 16 мая 2005 г. №03-03-01-02/140 разъяснялось, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение всех затрат, возникающих в процессе эксплуатации авто (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). ВАС РФ в определении от 29 января 2009 г. №ВАС-495/09 поддержал такую позицию.

При этом, чтобы обосновать включение компенсации в расходы в целях налогообложения прибыли, недостаточно лишь ограничиться размером компенсации по постановлению Правительства РФ №92. Учреждению важно доказать целесообразность таких расходов. Для этого рекомендуется оформить положение (приказ) о выплате компенсации за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях, где указать, что право на выплату имеют, к примеру, работники, выезжающие в командировки на собственном транспорте, или сотрудники, должностные обязанности которых связаны с разъездным характером работы (с указанием должностей).

Кроме того, со всеми сотрудниками, использующими личный автотранспорт, на основании их заявления нужно оформить соглашение о компенсации (или дополнительное соглашение к трудовому договору).

В нем следует установить фиксированный размер или порядок определения суммы компенсации, приложив к нему свидетельство о регистрации автомобиля на сотрудника (или иное свидетельство о праве собственности на автомобиль). Аналогичные рекомендации привел Минфин России в письме от 28 июня 2012 г. №03-03-06/1/326.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка