Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Тайм-менеджмент для главбуха

13 мая 2005 192 просмотра

Н Герасимова

Управление временем (в модной западной терминологии - тайм-менеджмент) - это сегодня одно из особо популярных направлений бизнес-тренингов и курсов. Однако годами не имеющему свободной минуты главному бухгалтеру сложно сходу поверить в то, что можно успевать делать и отдыхать больше без привлечения дополнительных трудовых ресурсов.

Между тем в теориях управления временем и вправду есть вполне действенные приемы, позволяющие сократить сверхурочные и одновременно добиваться лучшего результата. Именно такие советы мы привели в нашем материале. Возможно, некоторые из них покажутся вам слишком простыми и очевидными. Но почему бы тогда не попробовать применить их на практике? Ведь это срабатывает.


Документы - главная проблема

Как показывает практика, очень большое значение имеет грамотно организованный на предприятии документооборот. Без него избежать авралов в работе не получится. Основная сложность здесь в том, чтобы заставить другие подразделения вовремя представлять нужную документацию в бухгалтерию.

Комментирует Светлана Васильевна МЕЛЬНИЧЕНКО, главный бухгалтер ОАО "Красный Октябрь" (г. Москва):

- Пример нашего предприятия показал, что очень многое зависит от организации документооборота. Бухгалтерия - это подразделение, которое работает с документами, отражающими уже свершившийся факт хозяйственной деятельности. Поэтому быстрота и четкость обработки поступивших данных, а соответственно и соблюдение сроков представления отчетов зависит от работы всех подразделений организации, от их профессионализма и оперативности. Ошибки при оформлении первичных документов, их несвоевременное представление - вот самая главная проблема. И очень многое у нас решилось, когда директор подписал график документооборота между подразделениями компании.

При этом важно упорядочить документооборот и при поступлении документов в бухгалтерию, и в обратном направлении. Например, при подготовке отчетов для генерального директора. Это позволит главному бухгалтеру более рационально использовать свое время. График подготовки документов для представления их руководителю может выглядеть так:
- до 5-го числа каждого месяца - отчет об уплаченных в прошлом месяце налогах;
- до 5-го числа каждого месяца - отчет о предполагаемых налоговых платежах в текущем месяце;
- до 5-го числа каждого месяца - отчет о выданных в прошлом месяце подотчетных суммах;
- до 10-го числа каждого месяца - отчет о движении денежных средств в кассе фирмы за прошлый месяц;
- до 10-го числа каждого месяца - отчет о движении денежных средств на расчетном счете за прошлый месяц.

Однако постановка системы документооборота на предприятии - это только полдела. Не меньшее значение имеет четкое планирование поставленных перед вами задач, а также оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками.

Рациональное распределение обязанностей

Порой на практике главбух, специалист высокой квалификации, тратит свое время на выполнение чисто технической работы. В его обязанности помимо составления отчетности может входить оформление платежных документов, визиты в банк, налоговую инспекцию и т. п.

Между тем наиболее высокооплачиваемые сотрудники организации, к которым относятся главбухи, не должны выполнять работу, которая не требует особой квалификации. Нужно активно применять разделение труда, привлекая своих подчиненных или сотрудников других отделов. Так, ездить в налоговую инспекцию может и младший сотрудник бухгалтерии или просто курьер. То есть работники, чей труд стоит гораздо дешевле. Если нужно убедить в этом директора, покажите ему на цифрах, сколько стоит фирме оформление платежки, если этим занимается непосредственно главный бухгалтер.

Комментирует Елена Игоревна ЕЛОВСКИХ, главный бухгалтер ОАО "Кондитерское объединение "СладКо"" (г. Екатеринбург):

- Чтобы бухгалтерия работала слаженно, необходимо, на мой взгляд, в первую очередь четко и адекватно задачам распределить обязанности - каждый сотрудник должен знать, что именно он должен делать и в какие сроки. Особенно это актуально в период, когда идет подготовка и сдача отчетности. Мы составляем график закрытия финансовой отчетности, в котором поэтапно расписана процедура составления отчетности, а главное - кто и когда должен закрыть тот или иной участок. Причем в графике фигурируют не только работники бухгалтерии, но и сотрудники из других подразделений, которые должны представить первичные документы. Для таких сотрудников тоже установлены сроки, не позднее которых они должны передать в бухгалтерию документы, необходимые для составления отчетности.

Приведем другой пример. Выписывать документы для покупателей выгоднее непосредственно в самом отделе продаж. Во-первых, сведения сразу будут попадать в базу данных по продажам, во-вторых, специального бухгалтерского образования для этих действий не требуется. К тому же отдел продаж в любом случае ведет учет реализации.

Вывод отсюда можно сделать такой: обязанности сотрудников должны соответствовать их квалификации и быть четко определены. И закреплены в должностных инструкциях.

При этом недостаточно реализовать принцип рационального распределения обязанностей только в своей бухгалтерии. Нужно добиваться его претворения в жизнь в рамках всей фирмы - активно используя авторитет и влияние главного бухгалтера.

Кстати, общение с работниками других отделов предприятия съедает у бухгалтеров весьма много времени. Решить эту проблему можно двумя способами. Во-первых, назначением "дежурного" бухгалтера. Именно ему придется в течение дня отвечать на вопросы сотрудников. Во-вторых, можно установить приемные часы. Тогда все будут знать, что в бухгалтерию с вопросами можно обращаться, например, с 10 до 12 и с 15 до 17 часов.

Отметим, что решение проблемы нехватки времени и эффективного взаимодействия между бухгалтерией и другими подразделениями фирмы во многом, конечно, зависит от автоматизации учета.

Комментирует Ольга Викторовна АРЗАМАСЦЕВА, главный бухгалтер ОАО "Иж-Лада" (г. Ижевск):

- Облегчить и упростить труд бухгалтера невозможно без должной автоматизации учета. Причем не только бухгалтерской службы, но и всего предприятия в целом. Приведу простой пример из нашей практики. Отдел продаж должен сдавать в бухгалтерию товарный отчет не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. Для этого в течение месяца сотрудники отдела сами обрабатывают в бухгалтерской программе первичные документы. Поэтому бухгалтеру после сдачи отчета остается только сверить введенные документы. При таком подходе достигается значительная экономия рабочего времени бухгалтера.

Займемся планированием

Во-первых, каждый день необходимо четко планировать только 60 процентов своего времени. Оставшееся время распределяется примерно так: 20 процентов - на непредвиденные дела, 20 процентов - либо на планирование, либо на выполнение ранее отложенных дел.

Во-вторых, все планируемые дела необходимо делить по степени приоритетности на три основные категории:
- первая категория - это самые важные и самые срочные дела;
- вторая категория - не такие важные и не очень "горящие" дела. Их надо решать, конечно, как можно быстрее, но если никак не успеваете, можно с ними немного подождать;
- третья категория - "текучка". Всевозможные звонки, разговоры с сотрудниками, оформление различных документов. От таких дел, к сожалению, никуда не деться, и времени на них уходит очень много.

Когда вы определили, какое из тех дел, что вы себе запланировали на текущий день, является наиболее значимым, следуйте простому правилу: начните с задачи № 1 и работайте над ней до тех пор, пока она не будет решена. Перепроверьте затем установленные приоритеты еще раз и приступайте к задаче № 2, но не идите дальше до тех пор, пока не закончите и это дело. Потом переходите к задаче № 3 и т. д. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, это не трагедия. К концу дня будут по крайней мере завершены важнейшие дела.

Ваш план должен помещаться в табличку, где указывается порядковый номер, степень их важности (приоритетности), содержание дел и их выполнение.

Сначала нужно заполнить графу "Содержание", в которую должны попадать дела, на которые вы отвели 60 процентов своего времени. Потом следует определить приоритеты.

В графе "Выполнение" имеет смысл завести свою систему пометок. Например, выполненные дела можно помечать галочкой или плюсом, отложенные на неопределенное время - крестиком. А те дела, которые вы переносите на день-два, - стрелочкой. И поставьте дату, на которую вы это дело перенесли.

Ключ к успеху состоит в следующем: перепроверяйте относительную значимость предстоящих задач, определяйте приоритеты, составьте их список, отразите его в плане дня и придерживайтесь этого плана. Пусть это станет привычным делом каждого рабочего дня.

11 правил организации рабочего времени для бухгалтера

1. Оценивайте время, необходимое для выполнения каждого вида работы.

2. Всегда ставьте перед собой четкие цели, формулируйте результаты, к которым надо стремиться.

3. Оценивайте эффективность не по затраченному времени, а по реально достигнутым результатам.

4. Каждый день выделяйте приоритеты. При этом следуйте правилу "20/80" (из списка задач выберите 20%, представляющих 80% важности, и выполняйте их раньше остальных).

5. Всегда намечайте для себя сроки выполнения работы в течение дня (наличие конкретного срока заставляет работать быстрее).

6. Решившись сделать какую-то работу, стремитесь довести ее до конца.

7. В конце рабочего дня готовьте работу на завтра (это удобно, так как вы еще не "отключились" от рабочего ритма).

8. В пятницу вечером подводите итоги за неделю; выясняйте, что осталось сделать, и намечайте общий план работы на следующую неделю.

9. По возможности варьируйте работу, чтобы сохранять интерес к тому, что вы делаете.

10. Организуйте свое рабочее место, кабинет; найдите удобное место для каждой вещи.

11. Не теряйте зря времени на сожаления по поводу неудач или работы, которую вы не смогли или не сможете сделать.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка