Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В чем постоянно путаются бухгалтеры, когда платят НДФЛ и взносы

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Оформляем регистры персонального учета

9 июня 2008 8 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Выбор регистров учета определяет нормативная база

По учету отработанного времени персонала и расчетов по оплате его труда в учреждениях используют формы регистров, утвержденных Инструкцией № 25н, а также приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н. Но ни в одном из указанных документов не названы регистры персонального учета, в которых должны фиксироваться основные данные о работнике.

Однако такие формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В этом нормативном акте сказано, что обязанность ведения унифицированных форм по учету труда и его оплаты распространяется на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ. Следовательно, эти регистры* бюджетные учреждения должны вести в общем порядке.

* Перечень документов по учету труда и его оплаты приведен в рубрике «».

Порядок заполнения указанных форм регламентируют положения постановления № 1.

Какие документы следует использовать

Итак, для персонального учета учреждения должны применять унифицированные формы: Личная карточка работника № Т-2 и Личная карточка государственного (муниципального) служащего № Т-2ГС (МС).

Правильное документальное оформление правоотношений необходимо

И для работника, и для учреждения важно, чтобы трудовые отношения были правильно и полностью документально оформлены. Это позволит в дальнейшем избежать возможных споров не только по трудовым, но и, например, налоговым вопросам. Также это поможет исключить трудности, связанные с оформлением пенсий. При этом все документы должны быть составлены и заполнены в соответствии с действующим законодательством.

Заполняем личную карточку работника

Как правило, личную карточку работника оформляют на основании данных документов, предъявляемых человеком при трудоустройстве (ст. 65 Трудового кодекса РФ).

Какие документы понадобятся. В частности, чтобы заполнить карточку, потребуются данные:
– трудовой книжки;
– паспорта (иного документа, удостоверяющего личность);
– военного билета, других документов воинского учета;
– документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
– страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
– свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
– других документов, предусмотренных законодательством или предоставленных работником по просьбе работодателя или в инициативном порядке (например, о знании работником иностранного языка).

О чем следует помнить. Далее рассмотрим некоторые нюансы заполнения личной карточки.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в учреждении) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

В графе «Вид работы» указывают «основная» или «по совместительству».

Данные о составе семьи вписывают с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

При заполнении личной карточки используются различные классификаторы*.

* Перечень классификаторов, обозначения которых учреждения должны использовать при заполнении форм персонифицированного учета, приведен в рубрике «».

После заполнения разделов «Общие сведения», «Сведения о воинском учете» и «Дополнительные сведения» (в этом разделе, как правило, указываются адрес фактического проживания работника и его контактные телефоны) работник подписывает личную карточку. Затем кадровый работник ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им верно и на основании представленных документов.

Заполняем личную карточку государственного (муниципального) служащего

Форму «Личная карточка государственного (муниципального) служащего» № Т-2ГС (МС) ведут и заполняют по тем же правилам, которые действуют для формы № Т-2. Но обязанность заполнения этой формы лежит только на ведомствах и министерствах (и их подразделениях), в которых замещают определенные должности государственные (муниципальные) служащие. К примеру, утверждено . Данный акт предполагает использование именно формы № Т-2ГС (МС).

«Вспомогательные» формы

Определенные данные в рассматриваемые карточки вносят на основании сведений, содержащихся в приказах, оформленных по учреждению.

Так, информацию о приеме человека на работу вписывают из соответствующего приказа (ф. № Т-1, № Т-1а).

Помните, что все приказы, на основании которых ведут персональный учет, должны быть подписаны руководителем учреждения или уполномоченным на это лицом. Работника под расписку знакомят с соответствующими приказами о приеме на работу, переводе, поощрении и др. При этом работник имеет право потребовать выдать ему заверенную копию такого документа. И ответственный работник кадровой службы должен предоставить человеку копию приказа.

Оформляйте документы правильно

Все унифицированные формы можно заполнять от руки или автоматизированно. При этом хранить в кадровой службе нужно именно бумажные документы, подписанные и заверенные согласно законодательству.

Нельзя забывать о том, что кадровая первичная документация, составленная на основе трудовых договоров – это основа для начисления выплат работнику, а следовательно, и для расчета налогов.

И если какой-либо приказ или карточка будут оформлены неверно, у проверяющих появится дополнительный повод для выставления претензий учреждению.

Учетный документ образовательных учреждений

Особый интерес для научных и образовательных учреждений представляет унифицированная форма № Т-4 – Учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Заполняют этот регистр на основании диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и других, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Обратите внимание: форма № Т-4 оформляется дополнительно к форме № Т-2. Но не заменяет ее.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

ФД 5 декабря 2016 16:00 Как провести PEST-анализ
Зарплата 2 декабря 2016 18:00 НДФЛ с больничного листа в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка