Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Учет вкладышей в трудовые книжки

18 августа 2008 32 просмотра

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Правила учета и хранения

Вкладыши, как и сами трудовые книжки, в учреждении учитывают и хранят по Правилам*, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила). Важно помнить, что учету подлежат как сами вкладыши, так и их незаполненные бланки.

* О правилах учета бланков трудовых книжек рассказано в журнале «Учет в бюджетных учреждениях», июль (1), 2007.

Учет чистых бланков

Учет вкладышей в трудовые книжки. Бланки вкладышей хранятся как документы строгой отчетности (в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность). Их выдают лишь лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, только по его заявке. По окончании каждого месяца этот работник должен представить в бухгалтерию отчет в произвольной форме о наличии таких бланков. В отчете отражаются суммы, полученные за вновь выданные трудовые книжки и вкладыши в них. Поэтому нужно приложить приходный кассовый ордер, подтверждающий прием денег от работников.

Бланки и документы регистрируют отдельно

После внесения в бланк данных о работнике он признается оформленным документом.

Поэтому в соответствии с Правилами в учреждении должны вести две книги:
приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них, в которой отражают все операции по движению бланков, с указанием серии и номера каждого из них (ведет бухгалтерия);
книгу по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой отражают соответствующие документы, принятые от работников, с указанием серии и номера документа (ведет отдел кадров).

Формы этих регистров утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Книги должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной (мастичной) печатью, а количество листов должно быть заверено руководителем учреждения.

Обратите внимание: работодатель отвечает и за защиту персональных данных работников. Поэтому заполненные вкладыши в трудовые книжки должны храниться также не менее тщательно, чем незаполненные бланки этих документов (гл. 14 Трудового кодекса РФ). Несоблюдение требований по защите персональных данных может повлечь не только административную, но и уголовную ответственность – вплоть до ареста на шесть месяцев (ст. 137 Уголовного кодекса РФ).

Трудовая книжка заполнена? Потребуется вкладыш

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Именно в нее вносят сведенияо самом работнике, а также о выполняемой им работе и о кадровых изменениях, произошедших с ним. Но как поступить учреждению, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов? В этом случае в трудовую книжку вшивается вкладыш.

Но учтите, что он без трудовой книжки недействителен. При его выдаче в ней ставят штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша.

Затраты на бланк возместит работник?

Учет вкладышей в трудовые книжки. Каждый работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков вкладышей в трудовую книжку. Причем приобретать данные бланки он должен за свой счет. А вот при заполнении вкладыша данными о работнике к нему переходит право собственности на документ.

Работодатель вправе взыскать с работника плату за бланк в размере понесенных расходов. Причем расчеты с работником за выдачу бланков регламентируются Правилами.

Новые вкладыши могут передаваться работнику и бесплатно. Причем это условие обязательно, только если вкладыш выдают взамен утраченного работодателем или при неправильном первичном заполнении документа. А также при порче вкладышей или пропаже не по вине работника учреждения.

Если при заполнении бланки были испорчены, их уничтожают, оформив акт (ф. 0504816).

В том случае, если операции по приобретению вкладышей и компенсация их стоимости работником происходят в разных финансовых годах, полученные за них деньги учреждение должно перечислить в доход бюджета.

Официальная позиция

А.В. ЕЩЕНКО, заместитель начальника отдела управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда

– Учреждение учитывает незаполненные трудовые книжки и вкладыши в них как бланки строгой отчетности. Можно ли их учитывать только в книге учета бланков строгой отчетности, не заполняя приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее?

– Нет, так поступать нельзя.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в нее определен постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. В соответствии с ним для учета таких бланков все работодатели должны вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Какие-либо исключения из данного порядка учета в законодательстве не предусмотрены.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

ФД 5 декабря 2016 16:00 Как провести PEST-анализ
Зарплата 2 декабря 2016 18:00 НДФЛ с больничного листа в 2017 году

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка