Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

«Первичка» утрачена. Как избежать штрафа

21 января 2009 7 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

За утрату документов могут наказать

И налоговое, и бухгалтерское законодательство вменяют в обязанность учреждения обеспечить сохранность «первички». Так, в налоговом законодательстве срок хранения документов определен в четыре года, а в бухгалтерском – пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Так какая же ответственность за утрату документов может грозить учреждению и его должностным лицам? Давайте разбираться.

Ответственность должностных лиц учреждения

«Первичка» утрачена. Как избежать штрафа. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов для должностных лиц (бухгалтера и руководителя) предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В качестве наказания установлен штраф в размере от 2000 до 3000 руб.

Обратите внимание: этот штраф возможен при условии, что сумма налогов искажена более чем на 10 процентов. Причем привлечь к ответственности в виде наложения штрафа может только суд.

Ответственность учреждения как юридического лица

Кроме того, законодательство предусматривает налоговую ответственность за отсутствие бухгалтерских документов. Речь идет о статье 120 Налогового кодекса РФ. Таким нарушением признается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

Руководствуясь этой статьей, налоговики в случае отсутствия «первички» требуют заплатить штраф в размере 5000 руб. А если утрата бухгалтерских документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Кроме того, налоговики могут оштрафовать учреждение и по статье 126 Налогового кодекса РФ – по 50 руб. за каждый непредставленный по требованию инспекции документ.

И еще. Налоговым законодательством предусмотрен штраф за неуплату налогов. Он установлен в статье 122 Налогового кодекса РФ. Его размер – 20 процентов от неуплаченной суммы налога. В принципе этот штраф должен применяться, когда налог занижен не из-за «грубых нарушений учета», а по другим причинам (постановление Президиума ВАС РФ от 21 мая 2002 г. № 3097/01). Например, потому что нет документов, подтверждающих расходы по налогу на прибыль. Но на практике инспекторы часто штрафуют налогоплательщиков именно по первому основанию. Например, из-за отсутствия счетов-фактур. Причем независимо от того, есть вина налогоплательщика в пропаже документов или нет.

Итак, как показывает практика, налоговики в случае отсутствия необходимых документов не задумываясь обращаются к указанным нормам и доначисляют налоги, а также пени и штрафные санкции. Однако их действия не всегда правомерны. Пример тому – постановление ФАС Дальневосточного округа от 2 июня 2008 г. № Ф03-А73/08-2/1272.

Необходимые действия

Что следует предпринять учреждению, чтобы избежать возможных проблем? Расскажем и об этом.

Подготовьте оправдательные документы

«Первичка» утрачена. Как избежать штрафа. Наличие документов, подтверждающих факт несчастного случая, поможет избежать ответственности. Например, в случае пожара – это справка из органа противопожарной службы, в случае затопления – справка из жилищной конторы, обслуживающей учреждение. Если же речь идет о каком-то стихийном бедствии, это может быть документ, выданный территориальным управлением МЧС России. Если же документы были украдены – справка местного органа внутренних дел (если виновные не установлены – копия постановления о приостановлении уголовного дела).

Документы следует восстановить

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, которые утверждены Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, сказано, как поступить в рассматриваемом случае.

Вначале руководитель своим приказом назначает специальную комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – завхоза, начальника службы безопасности и т. п.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель), и получить от них письменные объяснения. Нелишне будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Отметим, что алгоритм действий при утрате «первички» определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В их письме сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных – у контрагентов.

Но даже если документы пропали после того, как учреждение отчиталось в инспекции и уплатило налоги, они могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. Дело в том, что налоговики вправе проверять три календарных года деятельности учреждения, предшествующих году проверки. И если документов не будет, контролеры доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).

Не торопитесь платить штрафы. С проверяющими можно поспорить

Когда налоговики хотят взыскать штраф за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым учреждение не представило запрашиваемые бумаги.

Между тем судебная практика свидетельствует о том, что инспекторы не вправе штрафовать налогоплательщиков в случаях, когда документы были утрачены не по их вине. При этом обязанность по доказыванию вины учреждения лежит на налоговиках (п. 6 ст. 108 Налогового кодекса РФ). Поэтому, пока виновность должностных лиц учреждения в нарушении порядка сохранности документов не будет доказана судом, штрафы платить не стоит. Например, документы были утрачены в результате чрезвычайных обстоятельств (затопления, пожара и т. п.). Чтобы оштрафовать учреждение, налоговики должны будут доказать, что оно не приняло соответствующих мер для обеспечения сохранности документов. А это весьма трудоемкий и достаточно непростой процесс, который к тому же проверяющим нужно тщательным образом документировать.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка