Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Служебная поездка: возмещаем расходы

17 сентября 2009 6 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Возможно ли обойтись без командировочного удостоверения?

Служебная поездка: возмещаем расходы. Надлежаще оформленное командировочное удостоверение должно быть обязательно. Такую точку зрения выразили финансисты в своих письмах от 7 ноября 2007 г. № 03-03-06/2/206, от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается руководителем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Его определяют по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые ставят в командировочном удостоверении и заверяют подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован человек (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Пункт 26 Положения гласит, что по возвращении из поездки работник должен представить командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом. В рассматриваемом случае у работника там отсутствуют отметки о дате прибытия и выбытия. Соответственно его траты могут быть признаны неподтвержденными со всеми вытекающими негативными последствиями. Однако их можно избежать.

Так, можно запросить организацию, где был работник, поставить печати на дубликате удостоверения, отправленном по почте.

Одновременно у работника следует истребовать объяснительную записку, в которой он должен указать причину отсутствия отметок в командировочном удостоверении.

Дополнительно заметим, что, по мнению Минфина России, расходы на проезд работника можно учесть, даже если даты приезда и отъезда в билете и командировочном удостоверении не совпадают (см. письмо от 26 марта 2009 г. № 03-03-06/1/191).

Ситуацию регулирует трудовое законодательство

Служебная поездка: возмещаем расходы. Нужно помнить, что, во-первых, служебные командировки возможны только для лиц, с которыми заключен трудовой договор. А во-вторых, при направлении работника в подобные поездки ему гарантируется возмещение расходов, с ней связанных (ст. 167 Трудового кодекса РФ). В статье 168 Трудового кодекса РФ приведен перечень затрат, которые учреждение обязано возместить работнику. Данная норма предусматривает, что порядок и размеры возмещения трат определяются коллективным договором или локальным актом учреждения. Особенности направления работников в командировку установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Отметим, что право направлять работника в командировку предоставлено руководителю учреждения.

Оформление авансового отчета

Пункт 26 Положения установил, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:
– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы;
– отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения учреждения, в письменной форме.

Так как денежные средства выдаются сопровождающему лицу, соответственно Авансовый отчет по форме 0504049 составляет именно он, указав расходы за себя и ученицу. Составляющих будет три – проезд, проживание и суточные.

Если были дополнительные расходы, то они указываются в заявлении на имя руководителя, который принимает решение, обоснованны ли они, и если да, то производится оплата.

Отражение в бухгалтерском учете

Расходы, связанные со служебными командировками, в зависимости от их характера относятся на соответствующие подстатьи КОСГУ:
212 «Прочие выплаты» – расходы по оплате суточных;
222 «Транспортные услуги» – расходы на проезд (включая плату за пользование бельем в поездах);
226 «Прочие работы, услуги» – расходы по найму жилого помещения.

Бухгалтерские записи оформляются так:

Если же командировка была оплачена за счет средств от предпринимательской деятельности, сумму расходов следует отразить по дебету счета 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)». Кроме того, в 18-м разряде счетов надлежит использовать признак «2».

В заключение отметим, что, если работник фактически израсходовал меньше денежных средств, чем ему было выдано, он должен вернуть неиспользованный остаток аванса в кассу. В противном случае невозвращенную сумму удерживают из его заработной платы. Если же работник истратил больше, чем ему было выдано, перерасход подлежит возмещению после того, как руководство утвердит авансовый отчет.

Не забудьте про налоговый учет

С 2009 года выплачиваемые командируемым работникам суточные за счет внебюджетных средств учреждение вправе признать в расходах полностью в размере фактических затрат (письмо Минфина России от 26 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/96).

Порядок и размер возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Однако необходимо отметить, что для целей НДФЛ нормирование суточных сохранено. Существующее ограничение – не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах России (ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка