Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Внесение исправлений в трудовую книжку

11 февраля 2010 54 просмотра

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Нормы не соблюдены? Внесите исправления

Внесение исправлений в трудовую книжку. На практике не все записи, внесенные в трудовую книжку, могут быть признаны легитимными. То есть корректно подтверждающими тот или иной период работы.

В письме Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1027-6 чиновники особо отметили: «в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь». Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки в названном документе, влияющие на определение трудового стажа, а также необходимые действия специалистов учреждения.

Отсутствует печать на титульном листе. Если трудовая книжка выдана после 1 января 1975 года, то она действительна только при наличии на титульном листе печати юрлица, в котором документ заведен. В противном случае придется или:
– подтвердить трудовой стаж справкой о работе в учреждении;
– подтвердить справкой первую запись о работе;
– дооформить трудовую книжку (заверить титульный лист трудовой книжки печатью).

Отметка о работе у индивидуального предпринимателя. Такая запись в трудовой книжке считается недействительной. Бухгалтеру необходимо подготовить соответствующую справку с приложением заверенных копий расчетных ведомостей, лицевых счетов, справок из органов ПФР об уплате страховых взносов.

Исправления должным образом не заверены. Даже если сами корректировки о дате приема, увольнения, датах соответствующих приказов внесены верно, без правильного заверения их не учтут. Поэтому бухгалтеру (кадровику) следует подготовить справку, подтверждающую указанный период работы.

Наличие расхождений между датой приема (увольнения) и датой приказа. При таком несоответствии (когда, например, дата приема записана как 1 августа 2008 года, а приказа – 1 декабря 2008 года) в случае сомнений со стороны органа ПФР в достоверности записи о работе учреждение направляет справку с подтверждением периода работы.

В трудовой книжке присутствуют сокращения. Могут быть не указаны инициалы имени и отчества или же указано «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен»... Бухгалтеру (кадровику) надлежит подготовить справку в территориальный орган ПФР либо внести дополнительную запись в трудовую книжку с последующим порядковым номером и датой ее внесения (п. 1.2 Инструкции № 69). Пример оформления такой правки:

Неправильное отражение даты рождения работника. В такой ситуации порядок действий, как и в предыдущем случае.

Зачеркивание, стирание ранее внесенных неточных, неверных записей, внесение пометки «исправленному верить». Для исправления подобной ошибки в документ вносят дополнительную запись. Исключение составляет случай, когда фамилия, имя, отчество работника – владельца трудовой книжки – зачеркивается одной сплошной линией в случае их изменения на основании соответствующих документов (п. 2.3 Инструкции № 69).

Вкладыш в трудовую книжку (его титульный лист) не заверен печатью и подписью руководителя. В учреждении готовят соответствующую справку в территориальный орган ПФР либо заверяют вкладыш печатью и подписью руководителя (п. 2.2 Инструкции № 69).

В записях о приеме на работу (увольнении) не указаны номер приказа, дата его подписания. При данной оплошности понадобится справка в территориальный орган ПФР либо дополнительная запись в трудовую книжку с последующим порядковым номером и датой ее внесения.

Наименования профессий несоответствующие. Они должны совпадать с теми, которые указаны в Списках вредных работ, производств, профессий, должностей, специальностей и учреждений (организаций), утверждаемых Правительством РФ, с учетом которых назначается льготная пенсия. Иначе это может стать проблемой для лиц, претендующих на ее досрочное назначение.

От учреждения может понадобиться справка в отделение Фонда или внесение дополнительной записи в трудовую книжку с последующим порядковым номером и соответствующей датой.

Нет информации об изменениях структурного подразделения юрлица или должности работника. Уполномоченному специалисту учреждения придется прибегнуть к аналогичным, что и в предыдущей ситуации, действиям. Равно как и в случае, когда в разделе «Сведения о работе» указано сокращенное наименование организации или организационно-правовой формы.

Обратите внимание на соответствие в наименовании юрлица – работодателя, указанного в трудовой книжке. Если наименование изменялось, но запись об этом в документе не отражена, то зафиксировать корректировки надлежит в соответствующей справке.

Несоответствие названия юрлица, прописанного в строках, тому, что указано на оттиске печати. Бухгалтеру (кадровику) бюджетного учреждения необходимо исправить это записью о дате изменения наименования организации и основаниях произведенных изменений (п. 3.2 Инструкции № 69). Либо подготовить справку за подписью руководителя, заверенную печатью.

Печати, заверяющие подписи ответственных лиц, плохо читаемы, неразборчивы. Готовится соответствующая справка в территориальный орган ПФР либо вносится дополнительная запись в трудовую книжку по всем правилам (п. 1.2 Инструкции № 69).

В трудовой книжке указаны только годы без обозначения точных дат. В этом случае вносить дополнения в трудовую книжку не следует.

За дату специалист органа ПФР может принять:
– 1 июля соответствующего года – если указаны только годы;
– 15-е число соответствующего месяца – если не указана дата месяца.

Оформление документов четко регламентировано

Внесение исправлений в трудовую книжку. Записи в трудовой книжке должны быть сделаны в соответствии с требованиями двух нормативных актов. Во-первых, следует руководствоваться положениями Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Во-вторых – Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Следует помнить, что трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Записи в ней, в частности, позволяют определить стаж гражданской службы человека. Это подтверждает в том числе приказ Казначейства России от 19 января 2009 г. № 6.

Когда участие работодателя не понадобится

В отдельных случаях специалист учреждения имеет право не вносить правки.

Неверно внесены изменения. Представим, смена данных о фамилии, имени, отчестве, дате рождения произведена не в установленном порядке (без указания документов-оснований, отсутствие одного или нескольких реквизитов документа, запись не заверена печатью).

В такой ситуации бухгалтеру (кадровику) учреждения не требуется представлять дополнительные документы в орган ПФР для подтверждения трудового стажа, если запись не вызывает сомнения и произведена у работодателя – юридического лица.

Запись об увольнении заверена «устаревшей» печатью. Например, текст оттиска печати – на языке бывшей союзной республики. В данной ситуации сам заявитель (работник) переводит текст печати на русский язык.

Заметим, что при этом подпись переводчика заверяется нотариусом.

Сведения о военной службе внесены на основании военного билета, при этом его номер и (или) дата выдачи не указаны. В такой ситуации учреждение также не готовит дополнительных справок – военный билет запрашивается непосредственно у заявителя.

Имя, отчество или фамилия в трудовой книжке не совпадают с данными по паспорту или свидетельству о рождении (опечатки, описки). В данном случае факт принадлежности трудовой книжки данному работнику может быть установлен только в судебном порядке без внесения изменений в трудовую книжку.

Отметим такой момент. Несоблюдение хронологии записей в трудовой книжке не влияет на расчет трудового стажа.

Кто обязан вносить исправления?

При выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправляют по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо по новому месту работы на основании официального документа организации, допустившей ошибку.

Если юрлицо, в котором произведена неправильная (неточная) запись, реорганизовано, исправление производит его правопреемник. В случае ликвидации организации – новый работодатель на основании соответствующего документа (копии приказов о приеме, справки и выписки документов и т. д.).

Справка о подтверждении трудового стажа составляется лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером. В справке в обязательном порядке указывается основание внесения уточняющих сведений.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка