Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Особенности личного дела работника

16 июня 2010 10 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Почему возникают сложности

Особенности личного дела работника. Определения термина «личное дело» в действующих нормативных актах нет. Причем законодательно не закреплена обязанность бюджетного учреждения вести личное дело каждого работника. Единственное, что предписано – вести личные дела государственных гражданских служащих (ст. 44 Закона РФ от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Однако такая обязанность может быть возложена на работодателя – бюджетное учреждение отраслевым (ведомственным) нормативно-правовым актом (пример тому – приказ Федеральной антимонопольной службы от 4 февраля 2008 г. № 23 «Об утверждении инструкции по кадровому делопроизводству в территориальных органах Федеральной антимонопольной службы»).

Исходя из приведенных норм, можно сделать вывод: личное дело есть совокупность документов о работнике, содержащих его персональные сведения, а также данные о его трудовой деятельности.

На практике для удобства кадрового делопроизводства в большинстве учреждений руководитель сам принимает решение о необходимости ведения личных дел работников.

Во избежание разногласий с проверяющими органами рекомендуем предусмотреть в локальных нормативных актах учреждения порядок ведения личного дела работников, не относящихся к государственным служащим.

Формируем личное дело

Особенности личного дела работника. Открывают личное дело на работника после издания приказа о приеме его на работу. Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, им могут воспользоваться и другие учреждения. В состав личного дела входят:
– внутренняя опись документов дела;
– личная карточка работника (форма № Т-2);
– письменное заявление с просьбой о приеме на работу;
– собственноручно заполненная и подписанная анкета;
– копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
– копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
– копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
– экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;
– копии документов воинского учета;
– аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
– копии приказов о поощрении (наложении дисциплинарного взыскания);
– документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну;
– другие документы, нахождение которых в личном деле будет целесообразным.

Как правило, каждое дело имеет фотографию работника (обычно форматом 4 x 6 см). Конечно, будет лучше, если фотографии обновляются не реже чем раз в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Все документы личного дела располагаются в хронологическом порядке (в порядке их принятия или оформления, то есть сначала во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу, далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу), брошюруются, страницы нумеруются. В течение всего времени работы человека его личное дело может пополняться бумагами.

Порядок внесения записей

Общие правила. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого специалиста учреждения, числящегося в штате: периодически при необходимости вносятся записи в соответствующие разделы личного дела. Причем это возможно только при наличии подтверждающих документов (заверенных копий). До внесения записей детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом в личной беседе с работником. Все записи вносят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. При необходимости эти сведения заверяются подписью уполномоченных лиц.

Обратим внимание и на такой момент. Некоторые специалисты полагают, что в раздел личной карточки «Прием на работу и переводы на другую работу» вносятся записи, которые есть в трудовой книжке, то есть о приеме и постоянных переводах. Однако это несколько не так. Сюда следует вносить данные не только о постоянных переводах, но и о временных. Причем не забудьте с каждой внесенной записью в данный раздел ознакомить работника: этого требуют указания по заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Если была реорганизация. На практике специалисты сталкиваются и с таким вопросом. В учреждении произошла реорганизация и должностные оклады некоторых работников изменились. Нужно ли это отражать в личной карточке? Давайте разбираться.

Форма № Т-2 (определена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) содержит раздел «Прием на работу и переводы на другую работу». Здесь для отражения должностного оклада предусмотрена графа 4 «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.». Однако основанием для внесения записи является приказ о приеме на работу или о переводе на другую работу.

В статье 72.1 Трудового кодекса РФ сказано: «Перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем».

Получается, что, если при реорганизации изменились только должностные оклады, но работники остались в прежних должностях и структурных подразделениях, указывать новые оклады в личной карточке не нужно.

Если же в результате реорганизации произошло изменение наименования должности или структурного подразделения, это будет являться переводом работника. Поэтому в указанный раздел личной карточки нужно внести соответствующие записи.

Заключительные записи. Завершающий документ в папке личного дела работника – копия приказа о расторжении трудового договора.

К личному делу прилагается внутренняя опись и заполняется по мере включения документов в дело. Она составляется в соответствии с приложением 10 к Основным правилам работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (см. ).

После увольнения работника его личное дело подготавливается для передачи в архив.

Права работника в области защиты персональных данных

Вся информация о работнике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями, получаемая кадровой службой, относится к персональным данным, стороны (работник и работодатель) обязаны соблюдать нормы, установленные Законом № 152-ФЗ и главой 14 Трудового кодекса РФ.

Опись документов личного дела сотрудника

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка