Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Минфин сообщил, кого накажут за ошибки в декларациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Документ, подтверждающий командировочные расходы

13 апреля 2011 21 просмотр

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Определимся с терминами

Для начала отметим, что в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Однако не каждая поездка специалиста учреждения признается командировкой. Для направления сотрудника в командировку должны одновременно соблюдаться следующие условия: наличие распоряжения работодателя, наличие определенного срока, выполнение служебного поручения вне места постоянной работы.

Для выплат нужны документы

Командировка оформляется документами по унифицированной форме. Так,направляя специалиста в служебную поездку, работодатель формирует служебное задание (форма № Т-10а), в котором указываются цель командировки, место и сроки поездки (п. 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это задание подписывают руководитель учреждения и работник. На основании служебного задания составляется приказ о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а, если в командировку едут сразу несколько специалистов). Далее работнику выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10). Унифицированные формы перечисленных бумаг утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

По отметкам в удостоверении о датах приезда в пункт назначения и выезда из него и будет подсчитан общий срок служебной поездки.

Основной документ, подтверждающий командировочные расходы, – это авансовый отчет вернувшегося из поездки специалиста. Он утверждается при наличии письменного отчета работника о проделанной работе, согласованного с руководителем учреждения. Неотъемлемыми приложениями к авансовому отчету являются оправдательные документы, подтверждающие наем жилья, расходы на проезд, иные затраты. Таковыми могут быть кассовые и товарные чеки, проездные документы, бланки строгой отчетности и т. п.

Отметим также, что приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н утвержден Порядок учета работников, выбывающих в служебные поездки из командирующей организации. В частности, определено, что работодатель должен вести учет командированных в специальном журнале.

Формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

За работником сохраняется средний заработок

За время нахождения работника в командировке за ним сохраняется средний заработок. Но суммы среднего заработка, выплачиваемые за период пребывания специалиста в служебной поездке, к командировочным расходам не относятся.

Работнику возмещаются расходы

Человеку, направленному в служебную поездку, учреждение обязано возместить командировочные расходы: затраты по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, которые понес работник с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Суммы выплат ограничены

Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 (далее – постановление № 729) установлены ограничения по предельным размерам выплат, которые осуществляются за счет бюджетных средств. В частности, расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную поездку работнику предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. Если же отстутствует документ, подтверждающий командировочные расходы  – 12 руб. в сутки.

Суточные возмещаются в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Расходы на проезд компенсируются в размере фактических затрат,подтвержденных проездными документами, но не выше сумм:
– стоимости билета в купе скорого фирменного поезда (при поездках железнодорожным транспортом);
– стоимости билета в салон экономического класса (при путешествии воздушным транспортом);
– расходов на проезд в автотранспортном средстве общего пользования, кроме такси (при поездках на автобусах и т. п.).

Если затраты на проезд не подтверждены документально, то ограничения более серьезные. Так, в частности, расходы на проезд железнодорожным транспортом компенсируются исходя из стоимости билета в плацкартный вагон пассажирского поезда. Но оплата перечисленных видов расходов в более высоких размерах не исключается. Затраты на командировку, превышающие установленные нормативы, могут возмещаться за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета, а также за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Основание – пункт 3 постановления № 729.

Срок командировки

По нашему мнению, в отношении бюджетных учреждений продолжают действовать ограничения, установленные Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. Так, в частности, пунктом 4 этой инструкции установлено, что в общем случае срок служебной поездки работников определяется руководителями учреждений. Однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А срок командировки работников в органы госвласти не должен быть больше пяти дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока поездки допускается в исключительных случаях не более чем на пять дней с письменного разрешения руководителя этого органа управления.

Мнение чиновника

– В связи с производственной необходимостью работник бюджетного учреждения направлен в незапланированную командировку. Билеты были заказаны через агентство. Кроме стоимости билетов, оплачено комиссионное вознаграждение. Какую статью классификации использовать при отражении данных затрат в учете?

– Рассматриваемые расходы отражаются по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

Такой вывод следует из анализа норм раздела V «Классификация операций сектора государственного управления» Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ (утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 190н).

НДФЛ и страховые взносы

По общему правилу суммы возмещения специалисту командировочных расходов НДФЛ не облагаются. Не нужно начислять на них и обязательные страховые взносы. Но есть некоторые нюансы.

Для целей исчисления НДФЛ суточные нормируются. Если речь идет, в частности, о поездках по России, то этим налогом не облагаются только суточные в пределах 700 руб. за один день нахождения человека в командировке. Предельный размер необлагаемых налогом суточных при загранкомандировках составляет 2500 руб. в день. Причем суды считают, что суточные в пределах норм не облагаются налогом даже при однодневных поездках (постановление ФАС Северо-Западного окру га от 8 февраля 2011 г. № А56-12834/2010). С суммы сверхнормативных выплат придется удержать налог.

Аналогичные нормативы применяются в случае, если расходы на проживание не подтверждены документально – компенсация неподтвержденных затрат не облагается НДФЛ в пределах 700 руб. в день при поездках по России и 2500 руб. в день при командировках за границу.

Подтвержденные расходы на жилье не облагаются НДФЛ в полном объеме.

Дополнительно отметим, что чиновники Минздравсоцразвития России (письмо от 26 мая 2010 г. № 1343-19) разрешают не облагать расходы по проживанию страховыми взносами при отсутствии подтверждающих документов. Но лишь в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения. А вот сумма, выплаченная в качестве оплаты труда (сохраненный средний заработок), облагается НДФЛ и обязательными страховыми взносами в общем порядке.

Важно запомнить

Затраты на командировку работника бюджетного учреждения возмещаются в пределах установленных сумм. Для целей исчисления налога на доходы физлиц тоже существуют ограничения – суточные нормируются. А вот при формировании облагаемой базы по налогу на прибыль командировочные расходы принимаются в полном (фактическом) объеме.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 6 декабря 2016 15:00 Тарифная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка