Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

«Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника

11 октября 2011 10 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Как выдать аванс на командировку

Для начала отметим, что возможность перечислять командировочные расходы на расчетные пластиковые карточки работников должна быть оговорена условиями договора, заключенного с банком.

Предпочтителен аванс из кассы

«Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника. Несмотря на очевидные преимущества безналичных расчетов, кредитные организации не всегда идут навстречу клиентам. При этом банки ссылаются на удобное для них разъяснение Банка России, содержащееся в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. По их мнению, держателями банковской карты могут быть как физические, так и юридические лица. Среди операций, осуществляемых юридическими лицами с использованием расчетных (дебетовых) и кредитных карт, поименована оплата командировочных расходов на территории РФ (п. 2.5 Положения, утвержденного Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Однако подобных операций для физических лиц данным документом не предусмотрено.

Дополнительным доводом для отказа во включении в договор с банком положения о том, что на зарплатные карты могут быть перечислены командировочные суммы, служат нормы пунктов 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Из анализа этих положений банковские работники делают выводы, что под отчет работникам деньги выплачиваются наличными. Однако это далеко не бесспорно.

Аванс по безналу тоже возможен

Обращение банковских карт регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Центральным банком РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П.

Так, согласно пункту 2.3 указанного документа, ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ.

В то же время порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным актом. Основание – статья 168 Трудового кодекса РФ. Выходит, что учреждение вправе перечислить на зарплатную карту работника подотчетные суммы лишь в том случае, если такой порядок расчетов предусмотрен коллективным договором или иным локальным актом.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что учреждение при направлении работника в командировку все же может выдать денежные средства в подотчет, перечисляя их на зарплатную карту работника. Работник в свою очередь может рассчитываться картой или наличностью (предварительно сняв деньги с кассы).

Кроме того, Федеральное казначейство выпустило письмо, где оно наконец-то согласилось, что у чиновников их ведомства нет правовых оснований для отказа в перечислении учреждениями командировочных на зарплатные карты работников. И это они подтвердили в письме от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

Если руководствоваться указанным письмом, то следует помнить следующее. Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение связанных с этим расходов. Перечень таких расходов является открытым. Однако они должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения № 749). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 и 24 Положения № 749). Следовательно, коллективным договором (локальным нормативным актом) бюджетного учреждения должны быть определены не только нормы возмещения командировочных расходов, но и дополнительные затраты, связанные с оплатой командировочных расходов с банковской карты (комиссия банка). Это связано с тем, что если командированному работнику на его личный банковский карточный счет учреждением перечислены денежные средства на предстоящие командировочные расходы, то при расчетах посредством банковской карты, а также при снятии работником необходимых сумм наличными банком взимается банковская комиссия.

По потраченным суммам работник должен отчитаться

«Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника. По завершении командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • Авансовый отчет об израсходованных суммах (ф. 0504049) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу;
  • Отчет о выполненной работе в командировке (ф. 0301025), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей).

Согласно пункту 3.1 Положения № 266-П, операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще представить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

Порядок отражения ситуации в учете

Правила отражения в бухгалтерском учете операции по выдаче подотчетных сумм работнику с использованием зарплатной карты рассмотрим на примере.

Пример

Работнику бюджетного учреждения (не перешло на субсидирование) перечислены на банковскую карту командировочные из расчета:

– расходы на наем жилого помещения – 2200 руб.;
– расходы на проезд к месту командировки и обратно – 3000 руб.;
– суточные – 400 руб.

После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет. Затраты, согласно утвержденному авансовому отчету, составили:

– по найму жилого помещения – 2000 руб.;
– по проезду к месту командировки и обратно – 3000 руб.;
– суточные – 400 руб.

Авансовый отчет был утвержден руководителем структурного подразделения учреждения, после чего работник передал отчет в бухгалтерию. Остаток сумм по найму жилого помещения 200 руб. (400 – 200) внесен на счет учреждения самостоятельно работником через банкомат наличными.

Бюджетные учреждения, которые не изменили тип в рамках бюджетной реформы, ведут учет в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов по бюджетному учету (так же, как и казенные учреждения).

Бухгалтер учреждения составил следующие проводки:

* Если выписка Казначейства России не совпадает с датой зачисления денег на карту работника, то возможно использование счета 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути», который предназначен для учета операций по движению денежных средств учреждения в валюте РФ и в иностранной валюте в пути.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка