Журнал, справочная система и сервисы
№5
Март

В свежем «Главбухе»

Номер за пять минут

Подписка
Подарки и скидки здесь!
№5

Турагентство: опыт автоматизации

26 мая 2005 1619 просмотров

От оперативности, точности и надежности работы всех частей автоматизированной системы в турбизнесе зависит, будет ли удовлетворен клиент оказанной услугой. Ведь при оформлении турпоездки надо учесть одновременно множество факторов и пожеланий заказчика. При этом желательно, чтобы блок бухгалтерского и налогового учета работал столь же оперативно, то есть был органично связан с системой. Поэтому туристической компании перед внедрением новой автоматизированной системы необходимо четко сформулировать свои запросы, выяснить возможности разработчиков, а также установить сроки и оценить вероятные затраты.

О том, как решались эти вопросы при автоматизации туристической фирмы, рассказала Ирина Юрьевна КОСТИНА, главный бухгалтер ООО "Астрагал" (г. Орехово-Зуево).

Задачи для разработчика

Наша компания занимается турагентским бизнесом. Прежде чем решить, какой программный продукт нам предпочесть для автоматизации, мы сформулировали проблемы, решения которых ожидали от системы. Мы определили следующий набор функций:
- получение и обработка актуальной информации от тур-операторов, в том числе использование поисковых систем;
- ведение нашего внутреннего документооборота;
- база данных контрагентов (туроператоров и клиентов);
- ведение бухгалтерии;
- анализ данных и получение статистических отчетов.

Выбор программы

После рассмотрения предложений на рынке мы остановились на продукте компании "САМО-софт", так как этот разработчик специализируется на автоматизации именно туристических компаний. А для турагентов предложена специальная разработка - "САМО-ТурАгент". Это готовое решение, не требующее обязательной доработки под каждую отдельную компанию. То есть после установки программы сразу можно начинать работать. Мы приобрели новую версию программы 4.1 - на 4 рабочие станции.

Надо отметить, что разработчики расширили возможности системы для удобства турагентов. Так, в ней предусмотрена интеграция с поисковыми системами "ТУРЫ.ру" и "ФОРОС", которыми агентства пользуются для поиска необходимых туров по заявке клиента. Также реализована взаимосвязь с системами бухгалтерского учета.

Большую роль при выборе сыграл и такой фактор, как стоимость программного продукта. Ведь система автоматизации, какой бы полезной она ни была, не должна стоить больше отведенного компанией лимита на внедрение ПО. С этой точки зрения предпочтительны готовые специализированные решения. Ведь обычно они имеют четко определенную стоимость. В общем случае ничего менять не надо, а значит, не придется тратиться на постоянную доработку и настройку программы.

Кроме того, система является частью линейки программных продуктов для турбизнеса. А это значит, что при расширении сферы деятельности компании (туроператорская, сетевая) можно будет установить другие модули - полностью совместимые с уже имеющимся.

Внедрение

После установки комплекса мы вплотную подошли к вопросу обучения сотрудников фирмы работе с новым программным продуктом. Руководитель компании утвердил ряд мер по внедрению продукта: определил ответственных лиц, организовал занятия по обучению персонала и т. д. Скажу лишь, что уже через несколько месяцев после внедрения наши сотрудники не представляют себе работы без программы.

Самое главное, чего удалось избежать разработчикам, - это трудоемкое заполнение множества классификаторов и справочников. Это необязательно делать заранее, база данных пополняется в процессе работы. Сотрудники смогли приступить к ведению учета продаваемых туров в программе сразу же после ее инсталляции.

Одно из главных предназначений программы - внутриофисная автоматизация. Это учет заказанных клиентами туров, оплат (как со стороны клиентов и туроператоров, так и по внутренним платежам), учет постоянных клиентов, выданных дисконтных карт, телефонных звонков. Наряду с этим в программе предусмотрены и широкие возможности внешних связей: с помощью "мгновенных" сообщений, через электронную почту, Интернет...

Основную операцию - оформление заявки клиента - теперь можно провести прямо в его присутствии и сразу же внести данные об оплате, распечатать договор, приходный кассовый ордер, путевку формы ТУР-1 и т. п. При этом все сведения сохраняются в общей базе данных, что позволяет нам получать списки туристов, статистические отчеты, отслеживать платежи клиентов тур-агентству и турагентства - туроператору.

Остановимся на некоторых интересных возможностях, которые у нас появились с внедрением программы.

Документооборот

При продаже туров предусмотрен учет сложных туров (индивидуального, переездного). Например, учтена ситуация, когда в пакет туроператора не включен проезд от города проживания туриста до города отправления, а также когда приходится создавать одну заявку на основе предложений нескольких туроператоров или добавлять собственные услуги.

Все необходимые формы печатаются на основе электронного документа "Заявка". Заполнив один раз все данные о туристе, мы можем распечатать и выдать клиенту весь набор документов: договор, путевку ТУР-1, лист бронирования, счет и др. При этом автоматически ведется архив постоянных клиентов. Оценить удобство этой функции несложно: все данные клиента вводятся лишь при первом его обращении, а значит, сократилось время оформления каждой следующей заявки этого покупателя.

Автоматизированы также система скидок и учет выдачи дисконтных карт.

В программе реализованы "интеллектуальные" списки, которые упростили работу операторов. При оформлении заявки все наиболее часто используемые элементы списков (типы комнат, размещения, питания) занимают в них верхнюю позицию. Использована система "мастеров" для заполнения или редактирования данных для справочников, что значительно ускоряет эту работу.

Отслеживание платежей по заявкам позволяет в любой момент увидеть количество и сроки неоплаченных заявок, состояние взаиморасчетов с туроператорами и покупателями.

Отчеты и анализ

В ежедневной работе часто требуются оперативные ответы на вопросы: предложения какого из туроператоров принесли наибольший доход в этом сезоне? Можем ли мы рассчитывать на повышенную комиссию от этого туроператора? Какие направления были самыми доходными в сезоне? Кто из наших постоянных клиентов вправе рассчитывать на скидки? В каких гостиницах (и какой категории) предпочитают размещаться клиенты? Для быстрого получения ответа на эти и другие вопросы предусмотрена всеобъемлющая система отчетов. При этом можно создавать и собственные формы.

Интересна также функция анализа индивидуальной работы каждого сотрудника туристического агентства. Она нужна, например, если надо определить, кто из сотрудников принес значительный доход фирме в этом сезоне и достоин премии.

Также можно анализировать эффективность рекламы в СМИ.

Удобство пользователей

Система поиска и бронирования туров позволила нашему агентству находить среди предложений туроператоров именно то, которое могло бы заинтересовать клиента, а затем использовать его для бронирования и формирования заявки в режиме реального времени. Заявка автоматически подтверждается у туроператора. Дальнейшая работа с ней аналогична стандартному оформлению заявки внутри программы.

В программном комплексе предусмотрена собственная система сообщений. Она позволяет всем пользователям обмениваться текстовыми сообщениями.

Таким образом, информация об актуальных заявках может быть получена адресатом сразу же или в четко заданное отправителем время.

Интересно решен интерфейс программы. Информационная панель помогает сотрудникам получать полезные данные: погода и время в любой точке земного шара, соотношение курсов валют и т. д.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Как вы учитываете канцтовары?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка