Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Признание затрат при командировке в филиал

23 июля 2009 9 просмотров

Сайт журнала «Учет в образовании»

Электронный журнал «Учет в образовании»

Какие суммы можно признать

Признание затрат при командировке в филиал. Сразу скажем, что поездка педагога из головного института в его филиал признается командировкой. Поясним.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной деятельности.

При этом местом постоянной работы следует считать месторасположение организации, с которой у специалиста заключен трудовой договор (в рассматриваемом случае договор заключен именно с институтом, а не с филиалом). Поездка специалиста в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, признается командировкой. Это определено пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Подробно о порядке применения норм постановления № 749 читайте в журнале «Учет в сфере образования» .

Таким образом, направив преподавателя в филиал, институт несет командировочные затраты и расходы на оплату его труда.

Командировочные расходы

По общему правилу работнику, направленному в командировку, организация обязана возместить (ст. 168 Трудового кодекса РФ):
– расходы на проезд;
– расходы по найму жилого помещения (оплата проживания);
– дополнительные расходы, связанные с нахождением вне постоянного места жительства (суточные).

Командировочные затраты институт учитывает при исчислении базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Причем помимо сумм на оплату проживания при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг, оказанных в гостинице.

Исключение составляют расходы, связанные:
– с обслуживанием в барах и ресторанах;
– с дополнительным обслуживанием в номере;
– с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Данные затраты включить в состав налоговых расходов нельзя (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Заметьте: с 1 января 2009 года суточные для целей налогового учета не нормируются. Об этом напомнил и Минфин России в письме от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41. Таким образом, теперь расходы на командировку (включая суточные) признаются в размере документально подтвержденных фактических сумм.

Момент признания командировочных расходов в налоговом учете при методе начисления – дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Момент признания затрат при кассовом методе – день, когда оплата имела место.

Дополнительно отметим, что размеры командировочных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом института. Причем для учебного заведения и его филиала суммы расходов должны быть одинаковы, поскольку это единое юридическое лицо.

Расчеты между головной организацией и филиалом

Приказ о командировке и командировочное удостоверение оформляют в той организации, которая направляет специалиста в поездку. Соответственно отчитываться работник будет перед своим руководством.

Как правило, аванс на командировочные расходы также выдает непосредственный работодатель (в рассматриваемом случае институт).

Педагог в свою очередь должен будет отчитаться перед головной организацией.

Ведь, как указано в пункте 10 Положения (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749), денежный аванс выдается при направлении в командировку (а не во время ее).

Если между головным институтом и подразделением есть договоренность, что данные затраты возмещает филиал, то последний может перечислить средства на командировку заранее либо после окончания поездки (компенсируя расход учебного заведения).

Однако на практике иногда бывает, что по приказу руководителя института деньги на командировку выдаются педагогу непосредственно в филиале. В таком случае в приказе о командировке необходимо отметить место выплаты денежных средств. При этом авансовый отчет преподаватель сдает в бухгалтерию обособленного подразделения. Взаимоотношения института и филиала по командированию преподавательского состава должны быть изложены в соответствующем локальном нормативном акте.

Средний заработок

За время нахождения штатного преподавателя в командировке за ним сохраняется средний заработок, который учитывают в составе расходов на оплату труда (п. 6 ст. 255 Налогового кодекса РФ).

При методе начисления такие выплаты признают в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выдачи денег (п. 1 и 4 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Институт может компенсировать педагогу разницу между средним заработком и его фактическим окладом за период нахождения в командировке. И такие доплаты можно признать в налоговом учете в составе расходов на оплату труда. Но только если они предусмотрены локальными нормативными актами, трудовыми и (или) коллективными договорами. Об этом, в частности, сообщено в письмах Минфина России от 12 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/62 и от 4 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/39.

Факт расхода средств должен быть подтвержден документально

Признание затрат при командировке в филиал. В противном случае признать расходы в налоговом учете будет сложно.

Прежде всего необходимо составить приказ о командировке (унифицированные формы № Т-9 и Т-9а), а также служебное задание (унифицированная форма № Т-10а).

Унифицированные формы документов утверждены постановлениями Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и от 1 августа 2001 г. № 55.

На основании приказа преподавателю оформляется командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10). Этот документ составляют в одном экземпляре, который находится у педагога в течение всего срока поездки.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней специалист обязан представить в бухгалтерию института авансовый отчет (форма № АО-1).

К нему прилагаются: командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, о фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (кассовые чеки, квитанции и т. п.). Кроме того, преподаватель должен сдать отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем института.

Особого внимания заслуживают документы, подтверждающие расходы на оплату жилья. Если гостиница при оказании услуг населению проводит денежные расчеты без применения ККТ (и поэтому не выдает кассовый чек), то она обязана представить постояльцу бланк строгой отчетности (форма № 3-Г, утвержденная приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121).

Что касается расходов на оплату проезда, то необходимо отметить, что в последнее время весьма широкое распространение получили электронные пассажирские билеты. Минфин России в письме от 4 февраля 2009 г. № 03-03-07/3 разъяснил, что при покупке такого билета затраты подтвердят чек, маршрут-квитанция или другие документы, оформленные на бланках строгой отчетности. Кроме того, финансисты указали, что подобные расходы можно обосновать и косвенно (при наличии бумаг, свидетельствующих о направлении специалиста в командировку, а также распечатки электронного билета или посадочного талона).

«Зарплатные» налоги

По общему правилу суммы возмещения работнику командировочных расходов «зарплатными» налогами не облагаются. Но есть некоторые исключения.

Так, от ЕСН и пенсионных взносов освобождены суточные в пределах норм, определенных коллективным договором или локальными актами института (подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). Поэтому с выплат, превышающих данные нормы, придется уплатить единый соцналог и взносы на пенсионное страхование. Аналогичная позиция отражена в письмах Минфина России от 23 марта 2009 г. № 03-04-06-02/20, от 2 марта 2009 г. № 03-04-06-02/15, от 2 февраля 2009 г. № 03-04-06-02/5.

Для целей исчисления НДФЛ суточные также нормируются (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Если речь идет о поездках по России, то этим налогом не облагаются только суточные в пределах 700 руб. за один день нахождения человека в командировке.

Такой же норматив применяется, если расходы на проживание не подтверждены документально: компенсация неподтвержденных затрат не облагается НДФЛ в пределах 700 руб. в день. А вот подтвержденные расходы на жилье не облагаются налогом на доходы физлиц в полном объеме.

Признать можно только экономически обоснованные затраты

Как показывает практика, наиболее часто налоговики признают расходы на командировку в филиал экономически не обоснованными по следующей причине: в штате филиала института уже присутствует преподаватель аналогичной дисциплины.

Поэтому если, например, в обособленном подразделении есть преподаватель философии, а институт принимает решение командировать туда также «философа», то придется доказывать целесообразность такой командировки. Ее причинами могут быть, в частности, болезнь педагога из обособленного подразделения, введение в филиале углубленного курса изучения данной дисциплины (читать который под силу только педагогу более высокой квалификации).

Производственную необходимость командировки желательно подтвердить «на бумаге».

В первую очередь нужна служебная записка (официальное письмо) директора филиала с описанием конкретной сложившейся ситуации (например, болезнь педагога) и просьбой предоставить другого преподавателя (из головной организации).

Кроме того, причину поездки (замещение заболевшего преподавателя филиала, отсутствие оформленного в штате подразделения необходимого педагога и т. п.) целесообразно указать и в приказе о командировке.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 6 декабря 2016 15:00 Тарифная оплата труда

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка