Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Сколько платежек оформлять по НДФЛ

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Если отпуск использован авансом

20 августа 2009 72 просмотра

Сайт журнала «Учет в образовании»

Электронный журнал «Учет в образовании»

Когда возникает право на отпуск

Если отпуск использован авансом. Очередной оплачиваемый отпуск полагается работающим гражданам.

По общему правилу в стаж, который дает право на него, включают время фактической работы. Кроме этого учитывают и отдельные периоды времени, когда человек не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Такие случаи перечислены в статье 121 Трудового кодекса РФ.

Рабочий год для исчисления отпускного стажа начинается со дня, в который педагог, согласно заключенному трудовому договору, приступил к исполнению своих обязанностей. Именно за полностью отработанный год (12 месяцев) он и получает право на оплачиваемый отпуск полной продолжительности.

Проработав в учебном заведении шесть месяцев с момента заключения трудового договора, работник получает право на свой первый оплачиваемый отпуск.

За второй и последующие годы работы отпуск предоставляется в любое время рабочего года. Здесь очередность регулируется уже графиком отпусков.

Такие правила установлены статьей 122 Трудового кодекса РФ.

Однако трудовое законодательство не запрещает по соглашению с руководством учебного заведения предоставить отпуск педагогу раньше чем через шесть месяцев работы, то есть авансом.

Вот и получается, что на момент увольнения работник может использовать больше дней отпуска, чем ему положено.

Если отпуск «перегулян»

Итак, ситуация, когда педагог увольняется, например по собственному желанию или в порядке служебного перевода в другое учебное заведение, а отпуск к этому моменту использован в большем количестве дней, не редкость. Что делать в таком случае бухгалтеру?

На основании статьи 137 Трудового кодекса РФ при увольнении работника до окончания рабочего года, за который ему уже был предоставлен отпуск, часть оплаты этого отпуска, соответствующая неотработанному времени, удерживается.

Тем не менее следует помнить, что при увольнении по основаниям, специально указанным в статье 137 Трудового кодекса РФ, удерживать оплату за излишне отгулянные дни запрещено.

Исключительные основания увольнения

Оплату за излишне использованные дни отпуска бухгалтер образовательной организации не должен удерживать, если увольнение происходит по следующим основаниям:
– отказ работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением, либо из-за отсутствия в организации подходящей работы;
– призыв работника на военную службу или направление его на альтернативную гражданскую службу;
– ликвидация организации или сокращение численности (штата);
– восстановление на работе работника по решению госинспекции труда или суда;
– признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;
– смерть работника, а также признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим;
– наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений.

Расчет переплаты за отпуск

На первый взгляд все складывается хорошо: бухгалтер имеет полное право удержать сумму за «лишний» отпуск. Но при ближайшем рассмотрении возникает вопрос: а как рассчитать эту сумму? Ведь Трудовой кодекс РФ говорит о том, что удержать нужно сумму, соответствующую неотработанному времени. И никакого механизма ее исчисления не устанавливает.

Здесь можно предложить такой алгоритм расчета.

Определяем неотработанные дни

Мы отметили, что рабочий год начинается со дня, когда педагог приступил к исполнению своих обязанностей. Закончится он в соответствующий день и месяц следующего года.

Если педагог увольняется до окончания рабочего года, но отпуск использовал полностью, то нужно определить количество дней, которые не доработаны до окончания этого года.

Для этого рассчитывают продолжительность рабочего времени (в месяцах), оставшуюся до окончания рабочего года, за который получен отпуск. Далее продолжительность использованного отпуска (в днях) делят на 12 месяцев и умножают на количество месяцев, оставшихся до окончания рабочего года. Это и будет количество дней неотработанного отпуска.

Допустим, что рабочий год у педагога начался 1 октября 2008 года и времени, исключаемого из стажа для отпуска, у него не было. Тогда рабочий год заканчивается 30 сентября 2009 года.

В 2009 году педагог полностью использовал свой очередной отпуск продолжительностью 56 календарных дней.

Работник увольняется 30 июня 2009 года в порядке служебного перевода в другое учебное заведение.

В результате педагог не отработал до конца своего рабочего года три месяца.

За каждый отработанный месяц рабочего года он имеет право на 4,67 календарных дня отпуска (56 к. дн. : 12 мес.). Получается, что он использовал лишних (не отработанных) 14 дней отпуска (4,67 к. дн. х 3 мес.).

Показанный пример расчета можно назвать идеальным случаем. Но чаще рабочий год начинается не в первый день месяца, да и работники увольняются не в последний день месяца, а в любое иное число.

Ряд специалистов предлагают нецелые месяцы округлять до целых или отбрасывать по правилам, которые установлены в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках.

Правила об очередных и дополнительных отпусках утверждены постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169.

Но в этом пункте речь идет о расчете дней отпуска для выплаты компенсации при увольнении, а не об удержании за излишний отпуск. По нашему мнению, такие излишки не стоит округлять до целых месяцев или отбрасывать.

В 2009 году педагог использовал очередной отпуск продолжительностью 56 календарных дней. За каждый отработанный месяц рабочего года он имеет право на 4,67 календарных дня отпуска.

Он увольняется 30 сентября 2009 года в порядке служебного перевода в другое учебное заведение. Предположим, что он не отработал до конца рабочего года три месяца и 20 дней.

В сентябре 30 календарных дней, поэтому 20 неотработанных дней составят 0,67 месяца (20 к. дн. : 30 к. дн.). Следовательно, неотработанными будут 17,14 календарных дня отпуска (4,67 к. дн. х (3 мес. + 0,67 мес.)).

Конечно, механизм расчета, который будет применять образовательная организация, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте (коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка и т. п.).

Определяем сумму переплаты

Вычислив количество дней излишне использованного отпуска, можно рассчитать сумму к удержанию с работника.

Здесь необходимо четко понимать, что статья 137 Трудового кодекса РФ говорит об удержании с работника при его увольнении суммы за излишне использованный отпуск. Поэтому количество календарных дней нужно умножать на сумму среднедневного заработка, которая была рассчитана для оплаты последнего предоставленного отпуска.

Ведь именно в этом периоде он использовал лишние дни и именно из-за этого ему выплатили лишнюю сумму.

Педагог увольняется 30 сентября 2009 года. На дату увольнения он излишне использовал 17,14 календарных дня очередного отпуска.

Предположим, что среднедневной заработок при оплате очередного отпуска в текущем году составлял 462,36 руб.

В таком случае учебное заведение имеет право удержать с педагога 7924,85 руб. (462,36 руб. х 17,14 к. дн.).

Отражаем удержанную сумму в бухучете

Если отпуск использован авансом. В бухгалтерском учете излишне полученные работником суммы отпускных следует отсторнировать в том месяце, когда он увольняется.

Наиболее распространена ситуация, когда при увольнении работнику причитается к начислению некоторая сумма за фактически отработанное время в данном месяце. Ее начисляют обычным порядком по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 70 «Расчет с персоналом по оплате труда». Именно эту начисленную сумму и уменьшают на излишне полученные отпускные. А вот остаток выплачивают работнику из кассы.

Механизм сторнирования излишне начисленных отпускных изложен в ">письме Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10.

Но может оказаться, что сумма к начислению меньше, чем удерживаемая. Тогда разницу работник должен внести в кассу.

При увольнении с педагога необходимо удержать за излишне использованный отпуск 7924,85 руб.

К начислению за фактически отработанное время на дату увольнения ему причитается 5000 руб.

Бухгалтер отразит эту операцию такими проводками:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 70
– 5000 руб. – начислена сумма заработной платы за фактически отработанное время;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 70
7924,85 руб.– сторнирована сумма излишне полученных отпускных;

Дебет 50 Кредит 70
– 2924,85 руб. – внесена в кассу сумма задолженности за излишне использованный отпуск.

Что учесть при налогообложении

По общему правилу корректировать налоговые обязательства прошедших периодов требуется в том случае, если в прошедшем периоде была допущена ошибка, которая оказывает влияние на исчисление налоговой базы.

Но предоставить отпуск авансом разрешено Трудовым кодексом РФ, и оплатить его организация должна в полном объеме. Поэтому, выплатив работнику средний заработок за все дни отпуска, учебное заведение никакой ошибки не допустило. То, что он увольняется до окончания рабочего года, за который отпуск уже использовал, не означает, что такой отпуск использован незаконно.

Суммы выплаченных отпускных включены в расходы при налогообложении прибыли, на них были начислены ЕСН и взносы в ПФР. Кроме того, с данных доходов работника был удержан НДФЛ. Причем налоговые базы по всем этим налогам и взносам исчисляются нарастающим итогом с начала года.

При удержании излишних отпускных бухгалтер учебного заведения просто начислит меньшую сумму зарплаты и с этой уменьшенной суммы будут уплачены ЕСН и пенсионные взносы. Никаких корректировок налоговой базы в данном случае делать не требуется. Это подтвердил и Минфин России в письме от 6 марта 2007 г. № 03-04-06/02/38.

Из-за сторнирования излишне полученной суммы отпускных общая налоговая база по НДФЛ, исчисленная нарастающим итогом с начала года, может уменьшиться. Тогда часть суммы ранее удержанного налога работнику нужно вернуть через кассу.

Механизм сторнирования излишне начисленных отпускных изложен в письме Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

У вас порядок в документах или бардак?

Где вы храните бухгалтерские документы?

Как часто вы подшиваете документы?

Вы следите за сроками хранения документов?

Как вы уничтожаете документы, по которым истек срок хранения?

В бухгалтерии есть ненужные документы, которые жалко выбросить?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка