Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Порядок выдачи документов государственного образца

26 апреля 2011 100 просмотров

Сайт журнала «Учет в образовании»

Электронный журнал «Учет в образовании»

Формы документов остались прежними

C 12 апреля 2011 года вступил в силу Порядок выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов, утвержденный приказом Минобрнауки России от 28 февраля 2011 г. № 224. Соответственно, старый Порядок (утвержден приказом Минобрнауки России от 15 июня 2010 г. № 628) утратил силу.

Надо сказать, что новый Порядок выдачи документов государственного образца отличается от ранее действовавших незначительно. Так, в частности, по-прежнему применяются формы документов, утвержденные приказом Минобрнауки России от 11 августа 2009 г. № 295.

Пунктом 19 Порядка определено, что бланки аттестатов и приложений заполняются только с помощью принтера. Оформление их рукописным способом, как и раньше, не допускается. Исключения сделаны для:
– образовательных учреждений уголовно-исполнительной системы;
– специальных (коррекционных) образовательных учреждений VIII вида;
– общеобразовательных учреждений в отношении специальных (коррекционных) классов.

Такие учреждения вправе оформлять аттестаты от руки.

Регистрация выданных аттестатов

Выданные документы об образовании необходимо регистрировать в специальной книге. Она называется «Книга для учета и записи выданных аттестатов» (п. 6 Порядка). Ее можно вести как на бумаге, так и в электронном виде (или использовать оба этих способа одновременно). Причем специальные компьютерные программы позволяют формировать документ автоматически. На каждый уровень общего образования учреждение обязано завести отдельную книгу для учета и записи выданных аттестатов.

Унифицированной формы этой книги нет. Но пункт 7 Порядка устанавливает перечень обязательных сведений, которые этот документ должен содержать по каждому выданному аттестату:
– учетный номер записи (по порядку);
– код, серию и порядковый номер аттестата;
– фамилию, имя, отчество выпускника;
– дату рождения выпускника;
– наименования учебных предметов и итоговые отметки выпускника по ним;
– дату и номер приказа о выдаче аттестата;
– подпись получателя аттестата;
– дату получения аттестата;
– сведения о выдаче дубликата, если таковой выдавался (код, серию и номер бланка дубликата, дату и номер приказа о его выдаче, дату выдачи, номер учетной записи выданного дубликата).

Пункт 8 Порядка предусматривает определенные правила заполнения книги. Так, список выпускников нужно вносить в алфавитном порядке (отдельно по каждому классу), а номера бланков – в возрастающем порядке.

Записи заверяются подписями классного руководителя, руководителя образовательного учреждения и печатью отдельно по каждому классу, ставится дата и номер приказа об окончании образовательного учреждения и выдаче аттестатов. Все исправления в книге также заверяются подписью руководителя учреждения и печатью.

Книга прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью и хранится как документ строгой отчетности.

В случае если обнаружены ошибки, допущенные при заполнении аттестата (или приложения к нему), учреждение обязано выдать выпускнику документ на новом бланке взамен испорченного.

Выдача нового аттестата (или приложения) регистрируется в книге за новым номером учетной записи. При этом напротив ранее сделанной записи о выдаче аттестата указывают: «Испорчен, аннулирован, выдан новый аттестат».

Порядок выдачи дубликатов

Образовательное учреждение выдает выпускнику дубликат аттестата в случае его утраты, порчи или повреждения. Делают это на основании письменного заявления.Если аттестат (или приложение к нему) утерян, то в заявлении должны быть изложены обстоятельства его утраты. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие факт потери (справки из органов внутренних дел, пожарной охраны, объявления в газете и др.).

В случае порчи аттестата (приложения) выпускник должен изложить в заявлении обстоятельства и характер повреждений, исключающих возможность дальнейшего использования документа. К заявлению он должен приложить поврежденный аттестат (приложение).

На основании заявления администрация образовательного учреждения принимает решение о выдаче дубликата или об отказе в этом (п. 17 Порядка). Сделать это необходимо в месячный срок со дня подачи заявления. При положительном решении в учреждении издается приказ о выдаче дубликата аттестата (приложения).

Дубликаты выдаются на бланках, фактически действующих в период обращения об их выдаче, независимо от того, какие формы документов применялись в период окончания выпускником образовательного учреждения (п. 16 Порядка).

В Книге для учета и записи выданных аттестатов текущего года делается соответствующая запись.

При этом необходимо указать учетный номер записи и дату выдачи оригинала, код, серию и порядковый номер его бланка. Напротив старой записи о выдаче оригинала делается отметка о дубликате. Такие правила установлены пунктом 14 Порядка.

Каждая запись о выдаче дубликата аттестата заверяется подписью руководителя образовательного учреждения и скрепляется печатью.

В случае изменения наименования образовательного учреждения дубликат аттестата и (или) приложения выдается вместе с документом, подтверждающим изменение названия (п. 15 Порядка).

Учет и хранение бланков

Бланки аттестатов являются бланками строгой отчетности (БСО). Поэтому их необходимо хранить и учитывать в соответствии с общими требованиями, установленными для учета и хранения БСО.

Правила хранения нужно соблюдать

Бланки должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. А именно в специально выделенных и оборудованных помещениях, сейфах или металлических шкафах с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки аттестатов и приложений, должны быть закрыты на замки и опечатаны (п. 32 Порядка).

Руководитель образовательного учреждения назначает ответственных за получение, хранение, учет и выдачу бланков аттестатов. Эти лица на основании накладной принимают бланки твердых обложек и титулов аттестатов, приложений по количеству и качеству, проверяют отсутствие дефектов.

Обнаружив недостачу (дефекты), они составляют акт, в котором указываются дата и место приема, количество и типографские номера недостающих или испорченных бланков, характер дефектов в них (п. 36 Порядка).

Неиспользованные в текущем году бланки аттестатов и приложений, оставшиеся после выдачи выпускникам документов об образовании, возвращаются по месту их получения в сроки, установленные уполномоченным органом исполнительной власти.

Передача полученных бланков другим образовательным учреждениям не допускается (п. 33 Порядка).

Испорченные бланки подлежат списанию (п. 35 Порядка). Для этого в учреждении создается специальная комиссия, возглавляемая руководителем.

Комиссия составляет акт в двух экземплярах. В акте указываются количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков. Номера испорченных титульных листов аттестатов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к первому экземпляру акта. Этот экземпляр представляется в уполномоченный орган исполнительной власти. Второй экземпляр остается в образовательном учреждении.

Регистрация бланков

Во-первых, учреждение должно вести книгу учета бланков строгой отчетности унифицированной формы (форма по ОКУД 0504045, утвержденная приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Во-вторых, из пунктов 37–39 Порядка следует, что дополнительно необходимо оформлять еще и специальную как на бумаге, так и в электронном виде. Сюда заносят сведения:
– о полученных бланках;
– о выданных бланках;
– об остатках бланков на 1 января и 31 декабря текущего года.

По сути, эта книга дублирует те же показатели, что и документ унифицированной формы 0504045, но в ней они отражаются более подробно и развернуто.

В частности, информация об остатках бланков раскрывается так. Указываются остаток бланков на 1 января текущего года и количество полученных в данном году бланков. Далее расшифровывается количество израсходованных бланков аттестатов (приложений) в текущем году. При этом указывается общее количество выданных (списанных) бланков, в том числе:
– количество бланков, выданных выпускникам текущего года;
– количество дубликатов, выданных взамен испорченных аттестатов;
– количество бланков аттестатов (приложений), утраченных (или испорченных) в силу различных причин (утеряно, похищено, испорчено при наводнении, аварийных и техногенных ситуациях).

Затем отражается остаток бланков аттестатов на 31 декабря текущего года.

Записи заверяются подписью ответственного лица с расшифровкой – фамилия, имя, отчество, должность.

Книга учета бланков аттестатов должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписью руководителя образовательного учреждения (п. 39 Порядка).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка