Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Новые коэффициенты‑дефляторы на 2017 год

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Общие сроки хранения документов

23 июня 2011 8 просмотров

Сайт журнала «Учет в образовании»

Электронный журнал «Учет в образовании»

Общие сроки хранения документов

Общие сроки хранения документов установлены: бухгалтерских – в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», налоговых – в Налоговом кодексе РФ.

Бухгалтерские документы

Так, статья 17 Закона о бухучете определяет, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных также должны храниться не менее пяти лет. Причем этот срок исчисляется после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона о бухучете).

Налоговые документы

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ предписывает хранить документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. Отсчитывать сроки, как и в случае с бухгалтерскими документами, нужно с того момента, когда они использовались в последний раз.

Скажем, срок хранения документов, подтверждающих начисление амортизации, исчисляется с того момента, когда объект перестали амортизировать. Об этом – в письме Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270.

Но есть исключения

Если организация переносит убыток на будущее, хранить документы, подтверждающие размер убытка, нужно в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ).

Специальные сроки хранения документов

Более детально сроки хранения документов (в зависимости от их вида) прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

В перечне 12 разделов.

Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления (например, уставы, положения о филиалах, выданные доверенности).

Разделы 2–4 включают документы по планированию, ценообразованию, финансированию, кредитованию, учету и отчетности.

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций.

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

В разделе 7 перечислены документы по организации и нормированию труда, тарификации, оплате и охране труда.

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей.

Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности.

Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, организацию досуга.

В разделе 12 приведены документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

В целом сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов соответствуют правилам, установленным Законом о бухучете и Налоговым кодексом РФ.

Так, первичные бухгалтерские документы, накладные, налоговые карточки, аналитические документы к годовой бухгалтерской отчетности, декларации, авансовые расчеты по налогам и страховым взносам должны храниться в течение пяти лет при условии проведения проверки (ревизии), счета-фактуры – четыре года.

Сроки хранения вспомогательных документов

Сроки хранения документов, связанных с научно-технической деятельностью организации, утверждены приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182. Отметим, что недавно в него были внесены изменения (приказом Минкультуры России от 28 апреля 2011 г. № 412).

Новации вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования приказа № 412.

Однако надо сказать, что приказ № 1182 регламентирует прежде всего создание, состав и обращение документов о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности. Он применяется при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов о названных видах деятельности в архивах и службах технической документации организаций; при отборе и передаче архивных документов, имеющих научно-историческое, историко-техническое и экономическое значение, на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы.

Иначе говоря, документы, сроки хранения которых регламентирует приказ № 1182, по отношению к бухгалтерским и налоговым документам будут служить скорее всего вспомогательными бумагами.

Важно запомнить

По общему правилу срок хранения бухгалтерских документов составляет пять лет, налоговых – четыре года.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка