Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Новые лидеры и апрельские задания

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Авансовый отчет

26 сентября 2011 594 просмотра

Сайт журнала «Учет в образовании»

Электронный журнал «Учет в образовании»

Авансовый отчет должен быть составлен по унифицированной форме. Но добавить при необходимости дополнительные реквизиты можно. Таково мнение финансистов. О том, как правильно заполнить авансовый отчет и какие документы работник должен представить в образовательную организацию, наша статья.

Можно ли разработать форму самостоятельно

Унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», которая утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, обязательна к применению для образовательных негосударственных организаций и предназначена для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Форма № АО-1 является обязательным документом не только для целей бухгалтерского учета, но и для налогового учета.

Реквизиты, предусмотренные в данной форме, обязательны для заполнения. И если они не заполнены, документ не имеет юридической силы.

Но может ли организация разработать самостоятельно формы авансовых отчетов, руководствуясь особенностями хозяйственной деятельности и в целях обеспечения полноценного управленческого учета? На этот вопрос ответили финансисты в письме от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414.

Так, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты.

При этом все реквизиты унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Так что авансовый отчет должен быть составлен по унифицированной форме, но может быть дополнен при необходимости нужными реквизитами.

При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Например, утверждены в учетной политике.

Порядок сдачи и хранения авансового отчета

В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) сказано следующее. Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает для себя самостоятельно. Как правило, обработанные авансовые отчеты с приложением оправдательных документов подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке помесячно либо поквартально в зависимости от объема документов.

Если аванс не выдают

На практике бывают и такие ситуации, когда организация не выдает работникам аванс при отправлении в командировку, а возмещает потраченные средства по факту (по возвращении из командировки). С одной стороны, выдача аванса предусмотрена пунктом 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Это допустимо, если такой порядок предусмотрен учетной политикой и коллективным договором. Ведь Порядком ведения кассовых операций (п. 10, 11) установлен порядок и пределы выдачи денежных средств под отчет, но не обязанность организации по их выдаче. А согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, порядок возмещения расходов на командировки устанавливается коллективным договором или локальным нормативным актом.

Однако в этом случае работник не может квалифицироваться как подотчетное лицо. А значит, требование, предусмотренное пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций о предъявлении в бухгалтерию авансового отчета не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки, является необоснованным.

Для тех случаев, когда работник, направляемый в командировку, аванса не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. В данной ситуации организация сама в учетной политике должна определить порядок учета и установить форму отчета о произведенных расходах (можно выбрать форму, аналогичную унифицированной форме № АО-1).

Для госучреждений предусмотрена своя форма авансового отчета (ф. 0504049) и соответственно правила ее заполнения (утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Если организация на практике применяет такую форму расчетов с работником, то подойти к этому вопросу нужно серьезно. Ведь в случае если работнику, например, не выдан аванс, а он на свои деньги приобретет какие-либо материалы, квалифицировать такую ситуацию можно как приобретение у физического лица материальных ценностей. А значит, у работника появляется налогооблагаемый доход, а у организации – сложности с вычетом НДС, если документы на приобретенные материалы содержат информацию о НДС в их стоимости (вопрос актуален, если активы используются в рамках деятельности, облагаемой этим налогом).

Заполнение авансового отчета

На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо регистрирует документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, акты выполненных работ и другие оправдательные документы), и суммы произведенных затрат по каждому документу. При этом все приложенные к отчету документы нумеруются в порядке их записи в авансовый отчет (графа 1). В авансовом отчете фиксируются следующие реквизиты первичных документов:

  • в графе 2 – дата первичного документа;
  • в графе 3 – номер первичного документа;
  • в графе 4 – наименование документа;
  • в графе 5 – стоимостное выражение, заявленное в первичном документе.

Обратите внимание: чеки ККМ и товарные чеки (каждый сам по себе) являются отдельными оправдательными документами. А значит, нумероваться и регистрироваться в авансовом отчете каждый должен отдельно.

Однако, как правило, к кассовому чеку прилагается товарный в подтверждение оплаты и покупки одних и тех же ТМЦ, поэтому, если регистрировать каждый документ с указанием суммы, будет задваиваться итоговая сумма по авансовому отчету. Указания по заполнению формы № АО-1 не содержат никаких разъяснений по данному вопросу.

При этом требование о том, что работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета перечень подтверждающих документов, в том числе и чеки ККМ, и товарные чеки, остается. Поэтому, по мнению автора, порядок записи должен быть следующим:

1) зарегистрировать товарный чек в отдельной строке (отдельный порядковый номер);
2) зарегистрировать чек ККМ в отдельной строке (отдельный порядковый номер);
3) сумму расхода указать только напротив одного из чеков.

Пример

Образовательное негосударственное учреждение направляет работника 15 августа 2011 года в командировку (в Москву) на два дня. Ему выдан аванс – 20 000 руб. Работник приобрел железнодорожные билеты (1550 руб. каждый). Стоимость проживания в московской гостинице подтверждается счетом и кассовым чеком на сумму 2600 руб. (по организации норма суточных установлена в размере 1000 руб. в сутки). Приобретено учебное оборудование на 9300 руб. А также куплены канцтовары на сумму 3000 руб.

Размеры возмещений при служебных командировках внутри страны работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Авансовый отчет представлен в бухгалтерию 19 августа с приложением командировочного удостоверения, отчета о командировке, железнодорожных билетов, счета и кассового чека из гостиницы, товарного и кассового чеков на приобретение оборудования, товарной накладной (№ ТОРГ-12), счета-фактуры и кассового чека на приобретение канцтоваров.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

Какие займы выдает ваша компания?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка