Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Автоматизация учета в крупных розничных сетях

27 июня 2005 1155 просмотров

Чем крупнее и разветвленнее розничная сеть, тем больше информации приходится обрабатывать менеджерам и бухгалтерам. А ведь делать это нужно оперативно, чтобы вовремя принимать решения по формированию ассортимента, ценовой политике, расчетам с поставщиками и т. д. Необходимые данные можно оперативно получить только при наличии современной информационной системы. Она должна не только отражать все бизнес-процессы компании в комплексе, но и позволять эффективно вести бухгалтерский и налоговый учет в постоянно меняющихся условиях. Подробнее о внедрении такого решения на примере розничной сети магазинов бытовой техники и электроники рассказывает Алла Даниловна ПОГОДИНА, главный бухгалтер компании "Техношок" (г. Санкт-Петербург).

Задачи автоматизации

Сеть магазинов "Техношок" - это более 15 000 наименований товаров. Эти цифры постоянно растут. В составе сети находятся 14 розничных магазинов, которые ежедневно обслуживают свыше 2000 покупателей.

Каждый магазин может продавать товар другого магазина или со складов. Часто мы продаем товары по заказу, то есть те, которых фактически еще нет в наличии, но они находятся в пути.

Стратегия развития нашей торговой сети в ближайшие годы предполагает значительный рост количества магазинов, увеличение объемов продаж и улучшение качества обслуживания покупателей.

Чтобы эти планы осуществить, мы вынуждены постоянно совершенствовать IT-технологии компании.

Поэтому в конце 2004 года перед нами встала задача организации бухгалтерского и налогового учета в каждом отдельном магазине с оперативной передачей всех текущих финансовых и товарных операций в единую информационную базу компании.

При этом нужно было учесть, что розничная сеть постоянно расширяется, увеличивается число магазинов и складских объектов, растут обороты продаж и номенклатура товаров, используются различные формы торговли.

В этих условиях нам необходим постоянный мониторинг и анализ общих финансовых показателей по предприятию в целом и ряда специальных показателей.

В частности, для управления продажами мы постоянно нуждаемся в информации о том, какие товары имеют настолько низкую оборачиваемость, что издержки по хранению их на складе и в торговом зале превышают торговую наценку по ним. Также необходимо знать, какова прибыльность той или иной товарной группы или даже отдельной товарной позиции с учетом приходящихся на них издержек обращения.

Нам надо было выбрать программный продукт, который бы отвечал всем требованиям российского бухгалтерского и налогового учета и, кроме того, был бы современным и обеспечил бесперебойную работу в течение 5-7 ближайших лет.

В идеале требовался полностью открытый программный продукт с возможностью адаптации информационной системы к возникающим потребностям.

Ведь конкуренция между торговыми сетями подталкивает нас к изменениям: повышению качества сервиса, введению новых услуг и форм расчетов. Поэтому система должна быть готова к работе в новых условиях.

Кроме того, в нашей торговой сети появляется множество территориально отдаленных подразделений.

Система должна обеспечивать надежную работу с распределенными базами данных даже при неустойчивых линиях связи.

Она должна быть легко масштабируемой, не иметь ограничений по объемам информации, количеству пользователей и обеспечивать обмен данными между отдельными подразделениями и даже разными юридическими лицами.

При выборе системы мы учли и то, что нельзя опираться на текущие объемы товародвижения - в этом заключается ошибка, которая в дальнейшем существенно ограничит рост предприятия.

Необходимо закладывать двойной или тройной рост объемов.

Системы со слабо проработанными механизмами автоматического переноса данных также неприемлемы в качестве платформы для дальнейшего развития торговой сети.

Необходимо было подробно разработать и схему движения документов между подразделениями, так как любое дублирование информации таит в себе ошибки и дополнительные трудозатраты.

Решение найдено

В течение трех месяцев задача была решена. Мы нашли программный продукт, который позволяет при сложно организованном документообороте достигать практически моментального проведения всех операций.

Специалисты компании "БУХта" проанализировали все бизнес-процессы на нашем предприятии и настроили типовую конфигурацию, учитывая все наши индивидуальные особенности. После этого специалисты компании разработали программу - конвертор данных для переноса информации из старой программы (1С) в Финансово-Управленческий Комплекс "БУХта".

Также они провели обучение сотрудников работе с новой системой и провели индивидуальные доработки программы.

Разработана и настроена система движения документов между офисом, складом и 14 розничными магазинами, что позволило полностью исключить проблему двойного ввода информации.

Для меня, как главного бухгалтера, особенно удобной оказалась возможность добавления новых бухгалтерских счетов и настройка на них необходимых аналитических признаков. Я могу подключиться к любому из магазинов и контролировать действия своих подчиненных прямо из своего кабинета.

Оценили преимущества работы в едином информационном пространстве и менеджеры в офисе. Они могут в режиме реального времени наблюдать за продажами в каждом магазине в разрезе товарных позиций.

Теперь в любом нашем магазине сотрудники имеют данные о текущих остатках любого товара в каждом магазине и на складах, а при необходимости могут оформить продажу этого товара прямо на своем месте.

Особенности учета

Для всех типовых операций специалисты компании-разработчика настроили правила формирования бухгалтерских проводок. Теперь бухгалтеры, работающие в магазинах, уже не могут "случайно" отнести затраты не на тот счет или аналитику. Все их внимание сосредоточено на контроле над проводимыми операциями.

Правила создания проводок могут быть изменены мной самостоятельно, и для этого не требуется привлечения программистов компании-разработчика. Для каждого правила может быть настроен период действия.

Это удобно при изменении схемы работы нашей торговой сети. Режим перегенерации проводок в документах позволяет проверять все изменения без ввода новых документов в систему.

Как и любая современная торговая сеть, мы в партнерстве с несколькими коммерческими банками оказываем услуги потребительского кредитования, что накладывает свои особенности на бухгалтерский учет. В каждом магазине нашей компании клиенты могут расплатиться за покупки любым удобным способом: наличными или по безналу, кредитной картой, потребительским кредитом.

Для каждого из этих случаев автоматически формируется документ на продажу с необходимыми реквизитами. Если продажа проходит с признаком "кредитный договор", то в карточке операторами отмечается процентная ставка, которая используется при формировании проводок и позволяет рассчитать задолженность банка перед компанией.

Для удобства сотрудников наших магазинов специалисты компании "БУХта" разработали специальный режим. Он называется "Разноска оплат в разрезе кредитных договоров".

В этом режиме есть вся необходимая информация для связки оплаты с конкретным кредитным договором. Сумма платежного поручения последовательно распределяется между документами на продажу товара. В случае необходимости оператор имеет возможность откорректировать сумму оплаты. В результате работы этого режима создается документ оплаты.

В плане счетов, созданном разработчиками программы, я могу производить необходимые изменения и дополнения. В оборотной ведомости можно увидеть, что для деления выручки в разрезе направлений продаж на счете 90.1.1 существует дополнительная аналитика. И если наша компания заключит договор с любым другим кредитным учреждением, то и вид оборотной ведомости изменится без привлечения программистов.

Автоматизация бухгалтерского учета (на базе новой программы) в 10 раз увеличила скорость обработки информации в нашей торговой сети.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка