Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В трудовых книжках можете не ставить печати

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Правила возмещения командировочных расходов

3 сентября 2012 43 просмотра

Сайт журнала «Учет в образовании»

Электронный журнал «Учет в образовании»

Общие правила

Для начала рассмотрим общие правила компенсации командировочных расходов работников.

Нормы трудового законодательства

Правила возмещения командировочных расходов. При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан компенсировать ему все связанные с этим расходы. Об этом сказано в статье 167 Трудового кодекса РФ. Виды таких командировочных расходов приведены в статье 168 Трудового кодекса РФ. К ним относятся понесенные работником:

  • расходы по проезду;
  • затраты по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные затраты, совершенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Налогообложение

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ выплаты, произведенные в целях возмещения командировочных расходов, не облагаются налогом на доходы физических лиц.

Что касается исчисления налога на прибыль, то перечень командировочных расходов, уменьшающих базу по налогу, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Отметим, что в налоговом учете расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Страховые взносы

Расходы на командировки работников как по России, так и за ее пределами не облагаются страховыми взносами. Речь идет о суточных, а также фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходах на проезд до места назначения и обратно и иных расходах, упомянутых в части 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункте 2 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Затраты на проезд

Рассмотрим нюансы возмещения работнику проездных расходов.

Место убытия в командировку и возврата из нее

Возможно, что место выезда работника в командировку (или место его прибытия) не совпадает с местом работы. Например, когда работник отправляется в командировку прямо из отпуска либо уходит в отпуск сразу после нее. В письме Минфина России от 8 декабря 2010 г. №03-03-06/1/762 разъяснено, что такие расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, поскольку затраты возникают у работодателя независимо от места, где работник находился до командировки или будет находиться после. Налог на доходы физлиц с сумм возмещения таких расходов также не удерживается.

Схожую ситуацию финансисты рассмотрели в письме от 9 апреля 2012 г. №03-03-07/20. Сотрудник, добирающийся из места командировки к месту работы с пересадкой, задержался в месте пересадки по личным делам, а впоследствии не представил авиабилет из места пересадки до места работы. У организации возникли сомнения, может ли она учесть в составе расходов по налогу на прибыль затраты на приобретение билета от места командировки до места пересадки, поскольку оно не совпадает с пунктом назначения. В ответ чиновники указали, что препятствий к признанию таких расходов нет.

Период командировки

Другой проблемой при возмещении командировочных расходов может стать совмещение работником командировки с отдыхом. В этом случае он может прибыть к месту командировки раньше либо задержаться там после выполнения служебного задания.

В такой ситуации возникает вопрос: может ли образовательная организация учесть проездные расходы в целях налогообложения прибыли, если речь идет о служебной поездке работника, который занят в приносящей доход деятельности?

Специалисты главного финансового ведомства считают, что может (см., например, письма Минфина России от 31 декабря 2010 г. №03-04-06/6-329от 16 августа 2010 г. №03-03-06/1/545). Ведь в любом случае организации пришлось бы оплатить работнику проезд к месту командировки независимо от срока пребывания специалиста в месте назначения.

В случае утери посадочного талона расходы работника на авиаперелет может подтвердить справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем (письмо Минфина России от 6 июня 2012 г. №03-03-06/4/61).

А вот по поводу налога на доходы физлиц ситуация иная. Чиновники поясняют, что если задержка работника в месте командировки либо его более ранний приезд оформляются отпуском, то оплату проезда следует рассматривать как экономическую выгоду специалиста. То есть учреждению придется удержать с компенсации за проезд НДФЛ.

Однако этого не нужно делать, если работник проводит дополнительное время в месте командировки до ее начала или после ее окончания, используя выходные или нерабочие праздничные дни.

Услуги такси

Уже добравшись до места командировки, работники часто пользуются услугами такси, чтобы доехать от аэропорта или вокзала до гостиницы, а также для перемещений во время самой командировки. Вопрос о возможности признания таких расходов также неоднократно поднимался специалистами финансового ведомства.

Ранее чиновники подчеркивали, что данные затраты могут признаваться в целях налогообложения прибыли только в случае их документального подтверждения и экономической обоснованности (письма Минфина России от 27 августа 2009 г. №03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. №03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. №03-03-06/1/339).

Чтобы подтвердить обоснованность произведенных расходов, лучше отразить возможность использования такси командированными работниками в локальных актах организации.

Дополнительно подстраховаться от налоговых претензий позволит оформление в каждом случае работниками, пользовавшимися услугами такси в командировке, служебных записок, в которых отражается необходимость использования такси. В качестве причин в них можно указать удаленность аэропорта от места прибытия, позднее либо раннее время прибытия (отправления), когда обычный транспорт еще не ходит, высокую ценность перевозимого багажа и т. п.

Что касается документального подтверждения расходов на такси, то разъяснения по этому поводу были даны в письмах Минфина России от 11 июля 2012 г. №03-03-07/33 и от 4 октября 2011 г. №03-03-06/1/621.

Чиновники указали, что Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. №112, установлены обязательные реквизиты заказа-наряда на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанции на оплату пользования легковым такси. От наличия обязательных реквизитов в подтверждающих документах и будет зависеть признание расходов на такси в целях налогообложения прибыли.

А в письме Минфина России от 27 июня 2012 г. №03-04-06/6-180 подтверждено, что компенсация расходов на такси не облагается НДФЛ.

Расходы по найму жилья

Иногда учреждения устанавливают в локальных актах предельные размеры компенсируемых командировочных расходов, в том числе по найму жилья. В таких случаях может возникнуть вопрос, как повлияет на налогообложение соответствующих выплат превышение работниками данных размеров при найме жилья.

Рассмотрев такую ситуацию в письме Минфина России от 4 июля 2012 г. №03-04-06/6-204, чиновники указали, что в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы принимаются в фактически произведенном размере независимо от ограничений, указанных в локальных актах.

А надо ли исчислять с сумм соответствующего перерасхода налог на доходы физических лиц? По мнению финансистов, можно не удерживать НДФЛ при наличии письменного заявления работника с указанием причин перерасхода и решения работодателя о возмещении ему расходов по найму жилого помещения во время нахождения в командировке в объемах, превышающих определенные в локальном нормативном акте. Отметим, что возможность по заявлению сотрудника возместить расходы по найму жилья в размере, превышающем установленные, целесообразно предусмотреть и в самом локальном акте.

Командировки за рубеж

Правила возмещения командировочных расходов. При направлении работника в командировку за границу возникают дополнительные вопросы, связанные с использованием иностранной валюты. Так, в случае если денежные средства выдаются командированному лицу под отчет в рублях, а он самостоятельно обменивает их на иностранную валюту, необходимо определить, по какому курсу следует учитывать соответствующие расходы.

Ответ на этот вопрос был дан в письме Минфина России от 31 марта 2011 г. №03-03-06/1/193. Чиновники разъяснили, что затраты организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам по курсу обмена валюты.

Курс обмена устанавливается по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Если работник не может подтвердить курс конвертации рублей в валюту в связи с отсутствием документа по обмену, командировочные расходы ему возмещаются по курсу валюты, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка