Журнал, справочная система и сервисы
№3
Февраль

В свежем «Главбухе»

Подписка
6 8 номеров в подарок!
№3

Работник не подтвердил расходы. Удерживаем суммы из заработка

9 октября 2012 55 просмотров

Сайт журнала «Учет в образовании»

Электронный журнал «Учет в образовании»

Когда задолженность можно удержать

Работник не подтвердил расходы. Удерживаем суммы из заработка. Рассмотрим наиболее распространенную ситуацию, когда работнику выдаются деньги под отчет, – направление его в командировку. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в том числе, расходы по найму жилого помещения. При этом специально оговорено, что размеры и порядок возмещения расходов регулируются коллективным договором или локальным нормативным актом.

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Это установлено пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. №749.

В то же время при расчетах с подотчетными лицами нередко возникает ситуация, при которой сумма ранее выданного аванса не может быть полностью отнесена на расходы по причине отсутствия их документального подтверждения. Причем не исключено, что незакрытую сумму аванса работник не внес в кассу. Как поступить образовательной организации в таком случае?

Остаток подотчетной суммы, как правило, взыскивается либо погашается посредством внесения самим работником соответствующей суммы в кассу учебного заведения, либо удержанием из зарплаты (оплаты труда и иных выплат), начисленной в пользу работника за очередной период. Ведь по общему правилу с помощью удержаний из заработной платы работника может погашаться неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи со служебной командировкой. Это установлено статьей 137 Трудового кодекса РФ.

В государственных и муниципальных учреждениях возмещение командировочных расходов, как правило, нормируется и ограничено предельным размером. В частности, для учреждений, финансируемых из федерального бюджета, предельный размер расходов, связанных со служебными командировками, установлен постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. №729.

Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Если сотрудник возражает против удержания остатка подотчетной суммы, единственным способом решения проблемы, по-видимому, является обращение в суд. Невозврат остатка аванса, выданного командированному работнику, в соответствии с трудовым законодательством не может расцениваться как нанесение ущерба учреждению.

Из этого следует, что процедура, используемая при удержании сумм в возмещение материального ущерба, нанесенного работодателю, в данном случае применяться не может.

Ограничения при удержании

В определенных случаях единовременное удержание остатка аванса невозможно. Так, согласно статье 138 Трудового кодекса РФ, общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 процентов зарплаты, причитающейся работнику. Таким образом, если остаток непогашенной суммы аванса равен, например, 3 тыс. руб., эту сумму единовременно можно удержать с начисленной оплаты труда, если ее сумма не менее 15 тыс. руб. (3000 руб. : 0,2)

В противном случае при отказе работника добровольно внести недостающую сумму в кассу учреждения удержание может продолжаться несколько месяцев.

Обратите внимание: в статье 138 Трудового кодекса РФ говорится о каждой выплате заработной платы. То есть в принципе (с учетом норм ст. 136 Трудового кодекса РФ) удержание может проводиться и с авансовых выплат. С другой стороны, если аванс в счет расчетов по оплате труда был выдан до момента представления авансового отчета, с последующей выплаты удержание можно проводить только с суммы, уменьшенной на величину такого аванса.

Заработок работника образовательной организации за сентябрь с начислениями и доплатами составил 15 000 руб. За этот месяц он получил аванс в размере 6000 руб. Предположим, что после этого работник не вернул в срок ранее выданный аванс по командировке.

Допустим также, что вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются, поэтому сумма налога за сентябрь составила 1950 руб. (15 000 руб. Х 13%).

Размер удержания из зарплаты и иных доходов исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов (ст. 99 Федерального закона от 2 октября 2007 г. №229-ФЗ «Об исполнительном производстве»). Аналогичный вывод следует из статьи 138 Трудового кодекса РФ, которой установлены предельные размеры удержаний из зарплаты, причитающейся работнику.

Максимальная сумма, которую можно удержать в этом случае при окончательном расчете за сентябрь, составит:

(15 000 руб. – 1950 руб. – 6000 руб.) Х 20% = 1410 руб.

Еще одна ситуация может возникнуть при увольнении работника, не погасившего задолженность по ранее выданному авансу к моменту увольнения. В этом случае удержание производится обычным порядком, а предельно допустимая сумма удержания рассчитывается исходя из всех выплат, начисленных в пользу работника.

Отметим, что есть ряд выплат, на которые взыскание не может быть обращено. Полный перечень доходов, на которые не может быть обращено взыскание, содержится в статье 101 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». В частности, к ним относится страховое обеспечение по обязательному социальному страхованию (за исключением пенсии по старости, пенсии по инвалидности и пособия по временной нетрудоспособности).

А вот компенсация увольняемому работнику за дни неиспользованного отпуска к таким выплатам не относится.

Если вся сумма задолженности не может быть удержана с выплат, причитающихся увольняемому работнику, остаток также может быть взыскан в судебном порядке. При этом бухгалтерия, по мнению автора, обязана предупредить работника о вероятном увеличении суммы, которая будет обращена во взыскание, – за счет судебных издержек, отнесенных на счет виновной стороны.

Кроме того, при судебном разрешении возникших разногласий у учреждения появится возможность потребовать включить в исполнительный документ условие о взыскании процентов за пользование чужими денежными средствами в порядке статьи 395 Гражданского кодекса РФ, которая устанавливает ответственность за неисполнение денежного обязательства.

Отражение в учете

Рассмотрим отражение операций по взысканию в бухгалтерском учете на конкретном примере.

Работник бюджетного образовательного учреждения был направлен в командировку в другой город на несколько дней. Ему были выданы суммы суточных, а также деньги для оплаты проживания в гостинице. Фактически специалист услугами гостиницы не воспользовался (жил у родственников) и, соответственно, никаких документов, подтверждающих расходы на проживание, не представил, но остаток аванса не вернул. Если сумму задолженности решено удержать из заработной платы работника, проводки будут такими:

Если работник образовательного учреждения примет решение самостоятельно внести задолженность в кассу, бухгалтер сделает следующие записи в учете:

Важно запомнить

Удержать с увольняемого работника невозвращенный аванс, полученный на командировку, можно из заработка и компенсации отпуска при увольнении.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Про налоговые споры. Новый опрос для бухгалтеров

Ваша компания участвовала в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

Вы как бухгалтер участвовали в судебном налоговом споре (споре с фондом)?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка