Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Законные способы выгодно учесть кредиторку и дебиторку по итогам года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как рассчитать отпускные

13 октября 3807 просмотров
Как рассчитать отпускные в стандартных и необычных ситуациях: какие выплаты брать, на сколько дней разделить, как определять отпускной стаж. Подскажем, где рассчитать отпускные автоматически.

Как рассчитать отпускные дни

Ежегодные основные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам с сохранением места работы и среднего заработка минимум на 28 календарных дней за рабочий год. Нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не входят. Сотрудникам, заключившим срочный трудовой договор на срок до двух месяцев,  и сезонным рабочим отпуск предоставляется в рабочих днях из расчета 2 дня за отработанный месяц.

Право на отпуск за первый год работы возникает у сотрудника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя. С согласия руководителя отпуск может быть предоставлен работнику и ранее.

Стаж работы меньше шести месяцев. До истечения шести месяцев трудовое законодательство обязывает работодателя предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщинам, собирающимся в отпуск по беременности и родам (или непосредственно после него), работникам в возрасте до 18 лет, сотрудникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев, а также другим категориям работников в случаях, установленных законодательством.

Отпуск совместителей. Сотрудникам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного отпуска меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника обязан предоставить ему отпуск соответствующей продолжительности, но без сохранения заработной платы.

Пример
В июне 2016 года в салон красоты ООО «Кудряшки» устролась на работу Сидорова О.А. (внешний совместитель на 0,5 ставки) Отработав четыре месяца, Сидорова написала заявление о предоставлении оплачиваемого отпуска и предъявила справку с основного места работы о времени оплачиваемого отпуска там. В соответствии с трудовыми договорами продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска по основному месту работы составляет 31 день, а по совместительству – 28 дней.

Несмотря на то что Сидорова еще не отработала полгода, ООО «Кудряшки» обязано предоставить отпуск продолжительностью 31 календарный день. Однако оплатит организация только 28 календарных дней. Оставшиеся три дня будут предоставлены как отпуск без сохранения заработной платы.

За второй и последующие годы работы отпуск предоставляется работнику в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков, который утверждается ежегодно за две недели до наступления нового календарного года.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом одна из его частей обязательно должна быть не менее 14 календарных дней.

Основанием для предоставления работнику отпуска является заявление работника, составленное в произвольной форме, и приказ (распоряжение). К приказу о предоставлении отпуска прилагается записка-расчет, которая необходима для расчета причитающихся работнику сумм отпускных.

Как рассчитать отпускные дни за отработанное время

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается:

  •  время фактической работы;
  • время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы или должность (например, время ежегодного оплачиваемого отпуска, декретного отпуска и т. п.);
  •  время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  •  период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
  •  время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы не входит время, когда сотрудник:

  •  отсутствовал на работе без уважительных причин, в том числе из-за его отстранения от работы в случаях, предусмотренных в ТК РФ;
  •  находился в отпуске по уходу за ребенком.

Как рассчитать отпускные в 2017 году

Отпускные зависят от того, сколько денег заработал человек за расчетный период.

Расчетный период

Расчетный период для отпускных — 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Если человек отработал меньше, — берут период с момента поступления на работу по месяц, предшествующий отпуску. А если отпуск предоставляют авансом в том же месяце, в котором работника наняли, расчетный период — дни, отработанные до начала отпуска.

Из расчетного периода исключают дни, когда сотрудник:

  •  получал средний заработок (кроме перерывов для кормления ребенка);
  •  был на больничном, в декретном или детском отпуске, в отпуске без сохранения зарплаты;
  •  использовал дополнительные оплаченные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  •  не работал по вине организации или по причинам, независящим от работодателя и самого человека;
  •  освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в других предусмотренных законодательством случаях.

Если весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить, смотрят предшествующий период, равный расчетному, А точнее 12 месяцев до всех исключаемых периодов (письмо Минтруда России от 25 ноября 2015 г. № 14-1/В-972).

Пример Как определить расчетный период
Секретарь Е.В. Иванова работает в организации четыре года. С 14 ноября 2016 года ей предоставили основной оплачиваемый отпуск. С 25 июля 2015 года по 13 ноября 2016 года Иванова была в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. С 7 марта по 24 июля 2015 года она находилась в отпуске по беременности и родам.

Расчетным для отпускных будет период с 1 ноября 2015 года по 31 октября 2016 года. Он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому при расчете отпускных бухгалтер учел 12 календарных месяцев, предшествующих исключаемому периоду. То есть период с 1 марта 2014 года по 28 февраля 2015 года.

Если же до расчетного периода у сотрудника не было фактически отработанных дней, а в нем самом все время нужно исключить, расчетным периодом считайте дни, отработанные в месяце отпуска до его начала (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Пример Как определить расчетный период
Экономист А.С. Кондратьев работает в организации с 12 августа 2016 года. С 12 по 31 августа 2016 года Кондратьев был в командировке. С 1 по 30 сентября 2016 года он находился в учебном отпуске. С 24 октября 2016 года он уходит в основной оплачиваемый отпуск. Расчетный период – с 12 августа по 30 сентября 2016 года — состоит из исключаемых периодов. Период, предшествующий расчетному, бухгалтер учесть не может, поскольку в это время сотрудник в организации не работал. Поэтому при расчете отпускных бухгалтер учел дни в месяце, в котором Кондратьев ушел в отпуск, до начала этого периода (1–23 октября 2016 года).

Выплаты за расчетный период

При исчислении среднего заработка учитываются все вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда: зарплата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, выплаты, связанные с условиями труда, и др.

В расчете не участвуют выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.

Если в расчетном периоде работник не получал заработной платы или у него не было фактически отработанных дней, то средний заработок исчисляется исходя из выплат, начисленных работнику за предшествующий расчетный период. Если аналогичная ситуация была и в этом периоде, то для расчета среднего заработка берутся суммы, начисленные за фактически отработанные дни в месяце наступления отпуска. А если сотрудник и в этом месяце не работал и соответственно не получал заработную плату, средний заработок исчисляется исходя из тарифной ставки или оклада.

Премии при определении среднего заработка учитываются в особом порядке. Так, ежемесячные премии и вознаграждения включаются в расчет в полной сумме, но не более одной выплаты за один и тот же показатель за каждый месяц расчетного периода. Премии, начисленные за период более месяца, учитываются в полном объеме только в том случае, если указанный период не превышает расчетного периода (подробности см. в таблице).

Как учитывать премии при расчете среднего заработка

Вид премии

В какой сумме включаются в расчет среднего заработка

Ежемесячные премии и вознаграждения

Не более одной премии, полученной за одни и те же показатели. Учитывается в полном объеме, если премия начислена за фактически отработанное время. При этом выплата должна быть начислена в расчетном периоде

Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц (за исключением вознаграждений по итогам года, которые учитываются по особым правилам)

Не более одной за одни и те же показатели. Учитывается в полном объеме, если премия начислена за фактически отработанное время. При этом выплата должна быть начислена в расчетном периоде. Общая продолжительность периода, за который начислены премии, не должна превышать 12 месяцев

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год

Учитывается в полном объеме, если расчетный период отработан полностью. При не полностью отработанном расчетном периоде учитывается пропорционально отработанному времени, даже если премия выплачена за фактически отработанное время. Исключение – ситуация, когда расчетный период совпадает с календарным годом. Тогда премию можно учесть полностью, если она начислена за фактически отработанное время. Такие премии учитываются независимо от того, начислены они в расчетном периоде или нет. Но принять в расчет можно только премию, выплаченную за предшествующий календарный год. То есть, если работник идет в отпуск в 2016 году, можно учесть только годовую премию за 2015 год

Прочие премии

Учитываются исключительно выплаты, связанные с работой человека. Например, тут следует указать премии, которые не привязаны к какому-либо временному промежутку. Но при этом в расчет не принимаются разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда. В частности, не нужно указывать суммы, выплаченные работникам к праздничным дням, юбилейным датам и т. д.

Индексация выплат. При повышении в организации окладов (тарифной ставки, денежного вознаграждения) средний заработок нужно рассчитать (пересчитать) с учетом коэффициента повышения (коэффициента пересчета). Сделать это необходимо в одном случае: если повышение коснулось всех сотрудников организации (филиала, структурного подразделения) (абз. 1 п. 16 Положения № 922).

Индексация отпускных

Отпускные

Порядок расчета отпускных зависит от того, полностью ли отработан расчетный период. Если в него входят все 12 полных календарных месяцев, для расчета отпускных используется следующая формула:

Коэффициент 29,3 показывает среднее количество дней в месяце без учета федеральных праздников.

Однако ситуация, когда расчетный период отработан полностью, скорее редкость. В течение 12 месяцев сотрудник мог быть в отпуске, болеть, не работать из-за простоя или находиться в командировке. Это время исключается из расчетного периода. Само собой, что и начисления за эти периоды также не учитываются при расчете отпускных. Сам расчет календарных дней, приходящихся на отработанное время, выглядит так, как показано на схеме.

При расчете календарных дней не нужно исключать нерабочие праздничные дни, а также обычные выходные дни. Это означает, что нерабочие дни не участвуют в расчете среднего заработка только в тех случаях, когда они попадают на какой-либо промежуток времени, исключаемый из расчетного периода согласно пункту 5 Положения № 922. Например, на дни временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и т.п.

Важно!
Отпуск по срочному трудовому договору

Сотрудникам, заключившим срочный трудовой договор на срок до двух месяцев, отпуск предоставляется в рабочих днях. В этом случае отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка, который определяется путем деления суммы фактически начисленной работнику за период действия трудового договора заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели

Как рассчитать отпускные примеры

Как описанный выше алгоритм применять на практике, рассмотрим на примерах.

Пример Как рассчитать отпускные, когда расчетный период отработан полностью.
Сотруднику ООО «Альбатрос» В.А. Чайкину в соответствии с графиком отпусков с 4 июля 2016 года предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года отработан полностью. С июля 2015 года по январь 2016 года оклад составлял 25 000 руб., с февраля по июнь 2016 года — 27 000 руб. (всего 310 000 руб.). В декабре получена премия по результатам работы за месяц — 25 000 руб. Ежемесячно на питание Чайкину выделяется по 2000 руб.

При расчете среднего заработка не будет учитываться только оплата стоимости питания. Соответственно сумма фактического заработка за расчетный период составит 335 000 руб. (310 000 руб. + 25 000 руб.). Средний дневной заработок работника составит 952,79 руб. (335 000 руб. : 12 мес. : 29,3).

Таким образом, сумма начисленных ООО «Альбатрос» отпускных В.А. Чайкину равна 13 339,06 руб. (952,79 × 14 дн.).

Пример Как рассчитать отпускные, когда расчетный период отработан неполностью
Работнику установлен оклад в размере 36 000 руб. в месяц. С 4 июля 2016 года ему предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период — с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года.

Сведения об исключаемых из него периодах приведем в таблице.

Основание

Продолжительность периода в календарных днях

Зарплата за отработанное в этом месяце время

Временная нетрудоспособность

5 дней (с 8 по 12 февраля 2016 года)

27 000 руб.

Ежегодный отпуск

28 дней (с 3 по 30 августа 2015 года)

1714,29 руб.

Отпуск за свой счет

10 дней (с 1 по 10 июня 2016 года)

22 285,71 руб.

Теперь определим, какая сумма начислена работнику за расчетный период (исключив при этом сумму пособия и отпускные):

36 000 руб. × 9 мес. + 27 000 руб + 1714,29 руб + 22 285,71 руб = 375 000 руб.

Девять месяцев отработаны сотрудником полностью. Следовательно, количество дней, которое необходимо принять в расчет, бухгалтер компании посчитал так:

9 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 28 дн. × 23 дн. + 29,3 дн. : 31 дн. × × 3 дн. + 29,3 дн. : 30 дн. × 20 дн. = 310,1367 дн.

Дальше сумму отпускных он посчитал так:

375 000 руб. : 310,1367 дн. × 28 дн. = 33 856,04 руб.

Пример Как рассчитать отпускные, когда отпуск в рабочих днях
ООО «Альтаир» заключила с К.В. Ворониным срочный трудовой договор на период с 1 июня по 31 июля 2016 года. Сумма начисленной заработной платы за период действия договора составила 60 000 руб. Поскольку К.В. Воронин полностью отработал два месяца, ему положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 4 рабочих дня.

В июне 25 рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, а в июле – 26 рабочих дней.

Средний дневной заработок составит 1176,47 руб. (60 000 руб. : (25 дн. + 26 дн.)).

Таким образом, сумма начисленных ООО «Альтаир» отпускных К.В. Воронину составит 4705,88 руб. (1176,47 руб. х 4 дн.).

Как рассчитать отпускные при увольнении

Денежная компенсация при увольнении работника выплачивается ему за все неиспользованные отпуска независимо от того, какова их общая продолжительность и по каким основаниям прекращается трудовой договор. Выплачивается она в день увольнения. А если работник в этот день не работал, то данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается пропорционально отработанным месяцам. За полный отработанный месяц принимают период, равный половине месяца или ее превышающий. Излишки же, составляющие менее половины месяца, из расчета исключают (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169). Если за рабочий год отработано не менее 11 месяцев, компенсация полагается за полный рабочий год. Так же нужно поступить, если человек отработал 10 месяцев и еще как минимум 15 дней, которые округляются до 11 месяцев.

Правила расчета этой выплаты аналогичны тем, которые применяются при исчислении отпускных. Дни отдыха, за которые работнику полагается компенсация, оплачиваются исходя из среднего заработка.

Количество неиспользованных дне отпуска, за которые положена компенсация, определяют по следующей формуле:

Количество дней неиспользованного отпуска

Как рассчитать отпускные калькулятор

Чтобы правильно рассчитать отпускные, нужно:

Упростить работу поможет электронный помощник с нашего сайта «Безошибочный расчетчик зарплат». После того, как вы ответите на все вопросы о работе и начислениях отпускнику, программа выдаст готовый результат.

Расчет отпускных автоматически

Когда отпускные возвращаются компании

По соглашению с работодателем сотрудник может уйти в отпуск до окончания того рабочего года, за который ему предоставляется отдых. Возникает вопрос: как быть, если в отпуске или сразу же после него работник решит расторгнуть трудовой договор?

В этом случае согласно ТК РФ работодатель вправе при увольнении работника удержать из его заработной платы образовавшуюся задолженность за неотработанные дни отпуска. При этом он должен помнить, что размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Поэтому, если задолженность по отпускным превышает данное ограничение, работник может добровольно внести оставшуюся сумму в кассу или перечислить ее на банковский счет работодателя. В случае отказа работника взыскание задолженности производится в судебном порядке.

Обратите внимание: удержания из заработной платы задолженности по отпускным не производятся, если работник увольняется по следующим основаниям:

  • отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
  •  ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем;
  • сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;
  •  смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
  • призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
  • восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
  •  признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением;
  •  смерть работника либо работодателя – физического лица, а также признание судом работника либо работодателя – физического лица умершим или безвестно отсутствующим;
  •  наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ.

Начисления на сумму отпускных

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физических лиц, полученные ими в денежной или натуральной форме. Не облагаемые НДФЛ выплаты перечислены в НК РФ, и сумм отпускных среди них нет. Поэтому нужно удержать НДФЛ с сумм начисленных работнику отпускных. Сделать это необходимо непосредственно перед выдачей отпускных. Заплатить НДФЛ в бюджет не позже последнего дня месяца, в котором отпускные выданы.

На основании Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды являются, в частности, выплаты и вознаграждения, начисляемые работникам по трудовым договорам. Не облагаемые страховыми взносами выплаты указаны в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Отпускные в этой статье не упомянуты. Следовательно, работодатели обязаны на сумму отпускных начислить страховые взносы во внебюджетные фонды. Перечислить страховые взносы в бюджет внебюджетных фондов необходимо не позднее 15-го числа месяца, следующего за начислением.

Также на сумму отпускных следует начислить страховые взносы на случай травматизма. Связано это с тем, что объектом обложения взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний являются в том числе выплаты и вознаграждения, произведенные в пользу работников в рамках трудовых отношений. Перечень выплат, не облагаемых взносами на случай травматизма, приведен в статье 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ, и отпускных среди них нет. Перечислить взносы на случай травматизма необходимо не позднее 15-го числа месяца, следующего за начислением.

Выгодная подписка на журнал

На 12 месяцев — 18 744 + Годовой отчет 2016 + Зарплата 2017 + Антенна + Отчетность

или на 12 месяцев —  18 744 16 727

Подписаться >>


На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону (495) 785-01-13.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка