Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

О подвохах в пособиях и компенсациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Выдаем деньги под отчет

28 июля 2005 47 просмотров

, руководитель отдела аудита и консалтинга бюджетных учреждений ООО «А. И. Аудит-Сервис»

Порядок учета операций по получению и выдаче наличных денежных средств с лицевых счетов бюджетных учреждений в органах федерального казначейства (ОФК) определен совместным письмом Минфина России от 18 марта 2005 г. № 02-14-10а/462, Федерального казначейства № 42-7.1-01/5.1-58. Рассмотрим на примере, как оформить эти операции в соответствии с Инструкцией № 70н, а также как отразить перерасход подотчетных сумм.

Движение наличных средств с лицевых счетов в кассу и обратно

При получении денег с лицевого счета в ОФК списание суммы происходит в день представления в ОФК банковского чека (на основании заявки на получение наличных денежных средств с приложением оформленных чеков). А фактическое получение денег и оприходование их в кассу - только на следующий день (на основании приходного кассового ордера). Поэтому для своевременного отражения в учете списания денежных средств с лицевого счета и получения их в кассу их движение в этом промежутке времени отражают через расчеты по выплате наличных денег ОФК (счет 0 306 00 000) ):

Возврат на лицевой счет в ОФК неизрасходованных сумм также отражают через счет 1 306 00 000 "Расчеты по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов", а именно так.

Выдача и погашение подотчетных сумм

Операции по получению с лицевого счета, выдаче и возврату подотчетных сумм рассмотрим на примерах.

В Инструкции № 70н командировочные расходы прямо не упомянуты. Но отнесение расходов в бюджетном учреждении производят на основании Экономической классификации расходов бюджетов РФ (см. рубрику "Для справки", стр. 89), утвержденной приказом Минфина России от 10 декабря 2004 г. № 114н. Согласно этой классификации суточные при служебных командировках отражают по подстатье 212 "Прочие выплаты", которая входит в статью 210 "Оплата труда и начисления на оплату труда". Данное требование еще раз подтверждено в письме Минфина России от 1 апреля 2005 г. № 02-14-10/607.

Однако в новом Плане счетов бюджетного учета нумерация счетов не соответствует ЭКР. Суть в том, что коды операций сектора государственного управления (КОСГУ), отражаемые в последних трех разрядах счетов бюджетного учета, в части расходов должны совпадать с соответствующими кодами ЭКР. Несоответствие этих кодов скорее всего является опечаткой в Инструкции по бюджетному учету, которая будет устранена.

Поэтому для отражения суточных логично было бы использовать счет 0 401 01 212, но на нем отражают расходы на начисления на выплаты по оплате труда учреждения, а не расходы по прочим выплатам заработной платы. Аналогично код 212 надо было бы использовать и в последних трех разрядах всех счетов бюджетного учета, связанных с выплатой суточных при служебных командировках.

Но, как нам пояснили в Минфине России, несмотря на имеющееся противоречие, для отражения суточных нужно использовать счет 0 401 01 211 "Расходы по оплате труда".

ПРИМЕР 1

ГОУ "Институт экономики и финансов" 11 июля 2005 года подал заявку и чек на получение наличных с лицевого счета в ОФК для выдачи под отчет завхозу Иванову Г.К. на приобретение проекционного аппарата в сумме 20 000 руб. и командировочных Михайлову М.С.:
- на оплату суточных - 1000 руб.;
- на оплату проезда - 4000 руб.;
- на наем жилого помещения - 6000 руб.

Деньги в сумме 31 000 руб. получены из банка и оприходованы в кассу 12 июля 2005 года. В тот же день наличные полностью выданы под отчет. А 19 июля сотрудники сдали в бухгалтерию авансовые отчеты.

11 июля 2005 бухгалтер сделал такую запись.

А 12 июля бухгалтер отразил в учете получение наличных и выдачу подотчетных сумм.

На основании авансового отчета 19 июля бухгалтер записал.

Когда аванс и расход не совпадают

Определенные сложности возникают в случаях, когда расходы не соответствуют размерам выданных авансов. Eсли работник израсходовал подотчетную сумму не полностью, он обязан в установленный для оформления авансового отчета срок сдать неиспользованные подотчетные средства в кассу учреждения. А оно в свою очередь обязано сдать деньги на лицевой счет в ОФК (банковский счет) с восстановлением кассового расхода бюджетных средств (если подотчетные суммы выдавались за счет бюджета). Но бывает, что работник вполне оправданно истратил больше, чем ему выдали под отчет (например, подорожали билеты на проезд до места командировки). То есть сотрудник тратит собственные средства, которые ему надо возместить. Тогда бухгалтерия учреждения сталкивается с тем, что предназначенный для отражения операций, связанных с выдачей и погашением подотчетных сумм, счет 0 208 00 000 не предусматривает отражения расходов, произведенных не за счет выданных работникам подотчетных сумм.

Специалисты Минфина России предлагают отражать суммы выданного перерасхода на основании первичных документов по кредиту счета 020800660 с отражением остатков в отчетности со знаком "минус".

Эту проблему мы рекомендуем решить, регламентировав в учетной политике учебного заведения обязанность выдавать дополнительные авансы в случае перерасхода работником ранее полученных под отчет сумм.

Конечно, в соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдавать наличные под отчет можно только при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу. Но нарушение этого требования не влечет никаких материальных санкций (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1). Это ограничение можно и обойти, отражая в учете учреждения сдачу в кассу ранее полученных работником подотчетных сумм с одновременной обратной выдачей их в размере, увеличенном на сумму, необходимую для погашения перерасхода.

ПРИМЕР 2

Продолжим пример 1. Стоимость найма гостиницы в командировке повысилась. Михайлов заплатил за проживание 6125 руб. и отразил в своем авансовом отчете.

Бухгалтер 19 июля 2005 года сделал проводки.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка