Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Не забудьте про самые важные дела декабря

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Автоматизация учета в платном учебном центре

27 июля 2005 33 просмотра

В Москалева

Как показывает опыт, большую помощь в работе может оказать система автоматизации основных бизнес-процессов и управленческого учета. О внедрении такой системы в своем учебном заведении рассказывает Вера Петровна Москалева, финансовый директор Международного уентра подготовки кадров в области логистики

Задачи автоматизации

Наш Международный центр (МЦЛ) является структурной единицей Высшей школы экономики. Центр занимается подготовкой специалистов в области логистики по программам второго высшего образования и повышения квалификации с возможной стажировкой за рубежом с выдачей сертификата Европейской логистической ассоциации, а также проведением тематических семинаров.

Анализ рынка систем автоматизации вузов показал, что большинство имеющихся готовых разработок или предназначены исключительно для ведения бухгалтерского учета, или решают только одну из управленческих или учетных задач (например, составление расписания).

Поэтому было принято решение о разработке собственной системы, полностью адаптированной под специфику бизнес-процессов МЦЛ. Для этого мы обратились в консалтинговую группу "Что делать Консалт", обладающую большим опытом работы с учебными заведениями.

При проведении обследования ее специалисты предложили автоматизировать следующие участки:
- управление взаимоотношениями с клиентами (CRM);
- управление договорами со слушателями;
- планирование и учет платежей по договорам со слушателями (включая взаиморасчеты с головной организацией (Высшая школа экономики - ВШЭ);
- учет посещаемости;
- учет успеваемости (включая учет выдачи дипломов и свидетельств);
- составление расписания (включая управление материальными ресурсами и распределение аудиторий);
- расчет гонораров преподавателей;
- финансовое планирование;
- учет приказов.

За основу разработки была выбрана платформа "1С: Предприятие 8.0" как наиболее функциональная при относительно невысокой стоимости программного обеспечения и небольшой себестоимости разработки.

В качестве базовой конфигурации нам предложили "Управление торговлей" 10-й версии, которая на тот момент включала в себя максимум необходимых функций.

Блок взаимоотношений с клиентами (CRM)

При реализации модуля CRM базис, имеющийся в "Управлении торговлей", был адаптирован к особенностям бизнес-процессов нашего центра.

Это поиск новых и предложение дополнительных образовательных услуг имеющимся клиентам.

Следует отметить полную автоматизацию рассылки специализированной информации и тесную интеграцию с модулем управления договорами.

Это позволило согласовывать и подписывать индивидуальные договоры с клиентами еще на этапе продажи услуг, а также свести к минимуму возможность неправильного оформления договора по причине ошибок операторов, которые зачастую приводят к потере потенциального клиента.

Работа с договорами

Поскольку средств автоматизации работы с договорами на обучение на типовой платформе еще не было, этот модуль разрабатывали с нуля.

Модуль позволяет оформлять и сопровождать договоры со слушателями в различных валютах, с типовыми и произвольными графиками платежей, оформлять без изменения документов задним числом всевозможные изменения в суммах и порядке платежей, а также регистрировать дополнительные соглашения.

Также к особенностям модуля следует отнести связи со справочным блоком типовых программ обучения. Это позволило снизить трудозатраты на расчет стоимости договоров по индивидуальным программам обучения, которые составляются из нескольких типовых курсов.

Планирование и учет платежей по договорам со слушателями

Для меня (да и для организации в целом) этот модуль является основным, потому что, с одной стороны, от своевременной оплаты слушателями наших услуг полностью зависит существование центра, а с другой - даже небольшие ошибки при начислении оплаты очень негативно воспринимаются клиентами и иногда приводят к их потере.

Модуль позволяет начислять и принимать оплату в различных валютах, автоматизирует работу с центральной бухгалтерией ВШЭ, интегрирован с системой учета посещаемости. Это позволяет оперативно информировать слушателей о возникновении задолженностей по оплате.

Модуль учета посещаемости достаточно простой. Основные его функции - печать листов посещений по группам и план-фактный анализ посещаемости занятий. Однако его наличие позволило в несколько раз сократить трудозатраты сотрудников учебного управления, а также дало дополнительные информационные возможности для принятия решения по неуспевающим студентам.

Модуль учета успеваемости включает в себя два основных инструмента: регистрацию ведомостей по контрольным мероприятиям и средства анализа успеваемости - как отдельных студентов, так и потока в целом. Важной особенностью этого блока является интеграция с модулем учета дипломов и свидетельств. Это позволило автоматизировать процесс печати вкладышей к дипломам с оценками.

Расписание занятий

Составление расписания - наиболее трудоемкий участок управления учебным процессом, потому что для этого необходимо принимать во внимание множество факторов: наличие аудиторий, занятость преподавателей, количество часов занятий по каждой из дисциплин и т. д.

После внедрения модуля составления расписания эти задачи были решены. Затрачиваемое время на составление расписания уменьшилось в разы, а ошибок и нестыковок практически не стало. В модуль входят средства учета занятости аудиторий, оборудования и преподавателей.

А также предусмотрена связь со справочником учебных курсов для контроля распределения учебных часов по каждой из дисциплин.

Расчет гонораров преподавателей

Преподавателям центра оплачивается количество часов проведенных занятий по оговоренной в договоре ставке.

Расчет оплаты труда в МЦЛ сам по себе достаточно простой, однако осложняется тем, что график работы многих преподавателей "плавающий" (занятия часто переносятся), и расчет месячной оплаты необходимо увязывать с фактически проведенными занятиями, которые учитываются в модуле учета посещаемости. Модуль расчета гонораров обеспечил практически полностью автоматическую генерацию ведомостей на оплату на основании договоров и листов посещений.

Учет приказов

В любом учебном заведении прием, перевод, отчисление слушателей оформляют приказами.

Причем на их оформление, как правило, тратится достаточно много времени. Модуль учета приказов реализован таким образом, чтобы свести количество операций при работе с приказами к минимуму.

Блок обеспечивает пакетное и индивидуальное формирование приказов всех типов: на зачисление, отчисление, перевод на следующий курс и т. д.

Финансовое планирование

Последний блок, на котором я остановлюсь, это модуль финансового планирования.

Необходимость его внедрения была продиктована насущной потребностью жестко планировать расходы в условиях сезонного поступления денежных средств.

Модуль позволяет составлять бюджеты доходов и расходов на различные периоды, формировать отчеты по финансовым результатам деятельности центра, а также представлять отчетность в ВШЭ.

Итоги

В заключение стоит сказать, что внедрение программного комплекса заставило пересмотреть реализацию многих бизнес-процессов. Автоматизация послужила своего рода стимулом к их оптимизации, научила сотрудников мыслить системно и последовательно.

Кроме того, она существенно снизила трудозатраты на выполнение многих операций, что позволило без расширения штата работать в условиях увеличения числа студентов и слушателей. Также следует отметить повышение качества управленческих решений на основе получаемой оперативной и сводной отчетности по всем аспектам деятельности центра.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться





  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка