Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Командировочные расходы. Часть первая

1 июня 2008 15 просмотров

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Командировочные расходы. Часть первая. Согласно статье 168 ТК РФ сотруднику, направленному в командировку, должны возмещаться следующие издержки:

  • на проезд;
  • на съем жилого помещения;
  • суточные;
  • иные затраты, если они произведены с согласия работодателя.

Порядок выплаты и размер указанных компенсаций определяются коллективным договором или нормативным актом организации.

При упрощенной системе командировочные расходы признаются в налоговой базе согласно подпункту 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Учет возможен только при наличии документов, которые бы доказывали, что сотруднику предстояла поездка по служебным делам и он ее совершил. Как правило, документы оформляются с использованием унифицированных форм первичного учета (командировочное удостоверение № Т-10, служебное задание № Т-10а и т. д.). Особых положений для учета командировочных затрат пункт 2 статьи 346.17 НК РФ не содержит, и они включаются в налоговую базу по общему правилу — после осуществления и оплаты.

Расходы на проезд

В первую очередь командированному сотруднику компенсируется стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным или автомобильным транспортом до места назначения и обратно, включая часть пути до станции, пристани, аэропорта, если те расположены за чертой населенного пункта. Из этого следует, что при упрощенной системе учитывается стоимость билетов на любой вид транспорта, причем без ограничений, то есть независимо от того, воспользовался пассажир экономклассом, классом «люкс» или бизнес-классом. Разрешено учитывать и плату за использование постельных принадлежностей, если сотрудник добирается поездом. Естественно, только при наличии документа, свидетельствующего об оплате подобных услуг. Напомним, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ при «упрощенке» признаются только обоснованные и документально подтвержденные расходы (ссылка на статью 252 есть в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ).

Долгое время шли споры о том, относить ли к командировочным расходам плату за проезд на такси (от аэропорта или вокзала до гостиницы и обратно). Минфин России был против (см. письма от 10.05.2006 № 03-03-04/2/138 и от 26.01.2005 № 03-03-01-04/2/15), однако суды поддержали налогоплательщиков.

Например, ФАС Поволжского округа (постановление от 19.12.2007 № А72-2117/2007) не счел необоснованными расходы на такси, доставившего командированных работников из аэропорта в гостиницу и обратно, поскольку Налоговый кодекс не уточняет, каким транспортом им можно добираться. А значит, стоимость услуг такси, перевозящего работников, находящихся в командировках в нашей стране или за ее пределами, можно отражать в налоговой базе. Главное, чтобы траты были обоснованными.

В сходной ситуации, описываемой в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 № А05-11584/2006-31, налоговому органу также не удалось доказать, что Налоговый кодекс запрещает относить стоимость проезда на такси к командировочным расходам, учитываемым при налогообложении

Несколько иной случай тот же суд рассмотрел в постановлении от 05.07.2007 № А72-4858/06, причем решение принято опять-таки в пользу налогоплательщиков. Так, по мнению арбитров, если услуги по доставке клиента на такси включались в стоимость услуг гостиницы и оплачивались по гостиничным счетам, претензии налоговиков безосновательны.

Позднее Минфин (возможно, приняв во внимание мнение судов) разрешил учитывать стоимость проезда на такси в аэропорт, из аэропорта в город или гостиницу во время командировки в России или за границей, если будет подтверждена экономическая целесообразность затрат (см., например, письма от 19.12.2007 № 03-03-06/4/880 и от 22.05.2007 № 03-03-06/2/82).

УФНС России по г. Москве выдвинуло свое условие: порядок и размер возмещения затрат на такси в служебных командировках должны быть закреплены коллективным договором или внутренним нормативным актом (см. письмо от 19.12.2007 № 28-11/121388). Иными словами, организация обязана установить для себя максимальный размер соответствующих расходов, а все затраты сверх этого учитываться при налогообложении не будут.

Заметим, что приведенные выводы Минфина и судов касаются расходов, включаемых в расчет базы по налогу на прибыль. Между тем состав командировочных расходов при упрощенном режиме тот же, что при общей системе налогообложения (положения подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 и подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ идентичны). Значит, «упрощенцы» по тем же причинам могут учитывать стоимость проезда на такси. Необходимо только иметь документы от перевозчика (в том числе об оплате транспортных услуг), но, как оказалось на практике, получить их не так-то легко. Заметим, что до сих пор идет спор о том, нужно ли таксистам применять контрольно-кассовую технику. Например, ФАС Западно-Сибирского округа (постановление от 18.12.2007 № Ф04-144/2007(165-А03-29)) утверждает, что ни одна из имеющихся в настоящее время моделей кассовой техники не подходит для расчета с пассажирами такси. И до недавнего времени получить чек от водителя было практически невозможно.

Более того, на статью 264 дана ссылка в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ

Однако 13 мая 2008 года вступил в силу Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав). И глава 5 Устава как раз посвящена перевозкам пассажиров и багажа легковыми такси. Примечательно, что согласно пункту 5 статьи 31 Устава фрахтовщик (организация или индивидуальный предприниматель, оказывающий услуги по перевозке) обязан выдавать клиенту квитанцию в форме бланка строгой отчетности или кассовый чек, подтверждающий оплату. Бланки строгой отчетности для такси пока не разработаны, поэтому им придется применять ККТ. Будут ли все такси соблюдать нормы законодательства, неизвестно. В любом случае лишних проблем можно избежать, если, например, заключать договоры с транспортной компанией, оплачивать ее услуги в безналичной форме и вовремя запрашивать акты выполненных работ.

Еще одна деталь. Чиновники полагают, что на основании пункта 12 Инструкции Минфина СССР от 07.04.88 № 62 нельзя отнести на расходы стоимость автомобиля, арендованного командированным сотрудником (см., например, письмо Минфина России от 08.08.2005 № 03-03-04/2/42). Однако ссылка на указанный документ неправомерна. Дело в том, что он применим только в части, не противоречащей Трудовому кодексу (ст. 423 ТК РФ). В статье же 168 ТК РФ не приведено списка транспортных издержек, понесенных в командировке, которые работодатель должен компенсировать работнику, следовательно, допускается учет любых подобных расходов. Впрочем, придерживаясь такой точки зрения, налогоплательщик скорее всего будет убеждать в своей правоте не только налогового инспектора, но и суд.

Следующий спорный вопрос — расходы на проезд, осуществленные в месте командировки. При упрощенной системе налогообложения их сумму вряд ли получится списать, потому что даже суды относят подобные затраты не к командировочным, а к прочим расходам. Для тех налогоплательщиков, которые применяют общий режим, разница небольшая: они вправе учесть прочие расходы согласно подпункту 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. А вот в перечне расходов «упрощенцев» (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) такого вида затрат не предусмотрено.

Такой же вывод содержится в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 27.04.2007 № А05-11584/2006-31 и от 05.03.2008 № А05-5668/2007

При заказе билетов обычно взимаются сервисные сборы. Признавать ли их при определении налоговой базы по единому налогу? Позиция Минфина России, выраженная в письме от 21.11.2007 № 03-03-06/1/823, такова: раз сервисный сбор входит в стоимость услуги, нет препятствий для его учета. То есть расходы на покупку билетов через службы заказа можно включать в налоговую базу полностью. Заметим, что прежде налоговые органы были против принятия подобных расходов.

И последнее. Понятно, что основным документом, подтверждающим стоимость проезда до места назначения и обратно, является билет. А если билет оформляется в электронном виде, чем подтвердить расходы? Бумажный билет могут заменить бумажная распечатка, посадочный талон (с фамилией, датой, пунктами отправления и прибытия), а также платежные документы (маршрутная или багажная квитанция, выписанная на бланке строгой отчетности, чек и др.). Такие рекомендации даны в письмах Минфина России от 27.08.2007 № 03-03-06/1/596 и от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649.

Формы документов в электронном виде утверждены приказами Минтранса России: для пассажирского авиабилета и багажной квитанции — от 08.11.2006 № 134, для железнодорожного билета — от 23.07.2007 № 102

Расходы на съем жилого помещения

Командировочные расходы. Часть первая. В подпункте 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ нет ограничений для учета командировочных расходов на жилье, так что при «упрощенке» они отражаются целиком. Хотя при отсутствии подтверждающих документов подобные затраты списывать нельзя. Более того, если не позаботиться о соответствующих бумагах, компенсации, выплаченные работнику сверх 700 руб. в день при поездках по стране или 2500 руб. в день при зарубежных командировках, будут облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Итак, чем удостоверить расходы на проживание? Например, квитанцией или счетом из гостиницы (см. письмо Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06/1/279) либо другими документами (но только в том случае, если в них указаны фамилия постояльца, стоимость номера и срок пребывания). Обычно в гостиницах выдают счет по форме № 3-Г или 3-ГМ, который заполняют при бронировании или оплате дополнительных услуг, если для них не введены специальные талоны.

Приведенные формы БСО утверждены приказом Минфина России от 13.12.93 № 121 и используются, пока не будут разработаны новые формы. 1 июня 2008 года они утратят свое действие в любом случае (постановление Правительства РФ от 31.03.2005 № 171)

Часто с документами возникают проблемы. Так, в ФАС Поволжского округа (постановление от 19.06.2007 № А65-19391/06-СА1-7) разбирался случай, когда налоговой инспекции не понравились оплаченные счета с неверными ИНН гостиниц, что дало повод расценить расходы как неподтвержденные. Между тем судьи, приняв во внимание остальные документы и сверив все реквизиты счетов, пришли к обратному заключению. Во-первых, клиенты не могут проверить достоверность ИНН, приведенных в счетах, и ни командированных работников, ни их организации закон не обязывает это выяснять, а во-вторых, виноваты скорее налоговики, которые, располагая всей информацией, не провели встречных проверок гостиниц. Таким образом, было установлено, что расходы на жилье действительно производились и налогоплательщик совершенно справедливо их учел в налоговой базе.

Если для сотрудников, направляемых в заграничную командировку, гостиничный номер бронируется через туристическую фирму, признать расходы можно на основании ее счета и акта выполненных работ, даже если у организации нет ваучера гостиницы на проживание. С этим, кстати, соглашаются и налоговики (см. письмо УФНС России по г. Москве от 19.05.2006 № 20-12/43886@).

В командировочные расходы допускается включать в том числе стоимость дополнительных услуг гостиницы, кроме затрат по обслуживанию в барах, ресторанах или в номере и расходов, связанных с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Любопытная особенность: многие гостиницы предоставляют номера только вместе с дополнительной услугой — завтраком. Как быть тогда? Конечно, налоговые органы против учета затрат на питание в командировках. Поэтому особо осторожным советуем самостоятельно вычислить стоимость завтрака и исключить ее из состава расходов, оформив бухгалтерскую справку. Все же имейте в виду, что позиция налоговиков по этому поводу довольно шаткая и, опровергая ее, вы наверняка найдете достаточно аргументов, чтобы склонить суд на свою сторону. Именно так и обстояло дело в ФАС Северо-Западного округа (постановление от 14.03.2008 № А56-17471/2007). В комплекте отчета о командировке находился оплаченный счет из гостиницы. В нем стоимость завтрака не выделялась, а была включена в общую сумму за проживание, которую организация и отнесла на расходы. Налоговая инспекция решила, что они завышены, определила по нормативам стоимость завтраков и удалила ее из налоговой базы. Суд же посчитал все расходы обоснованными и отдельно указал, что настоящая стоимость завтраков все равно неизвестна.

Поговорим о некоторых других расходах.

Стоимость телефонных переговоров и пользования интернетом в производственных целях можно учесть при УСН, но уже не в составе командировочных расходов, а как затраты на услуги связи (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Минфин России (см. письмо от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348) также рекомендует учитывать в качестве расходов на услуги связи стоимость телефонных и интернетовских карт, которые работники приобретают во время командировки.

Письмо опять же адресовано плательщикам налога на прибыль, но благодаря ссылке на статью 264 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ) расходы на услуги связи «упрощенцы» определяют в том же порядке

В городах, куда сотрудники довольно часто ездят в командировку, некоторые организации приобретают квартиру. Можно ли включать стоимость ее содержания в командировочные расходы? Да, можно. Ведь в данном случае речь также идет о затратах на проживание работников во время служебной поездки, поэтому налогоплательщики вправе их отнести к командировочным расходам. При этом нужно располагать документами, косвенно доказывающими целевое использование квартиры (командировочными удостоверениями, проездными документами и пр.).

Другой вопрос: вправе ли налогоплательщики учитывать в расходах всю стоимость содержания квартиры или только сумму, пропорциональную периоду фактического проживания командированных работников? К сожалению, всю стоимость содержания квартиры включать в состав расходов нельзя. Объясним почему. Во-первых, командировочные расходы налогоплательщик несет исключительно во время служебных поездок работников. Следовательно, расходы на содержание квартиры за период, когда она пустовала, относить к командировочным неправомерно. А другие статьи расходов, обозначенные в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, в данном случае не подходят. Во-вторых, эти расходы нельзя назвать экономически обоснованными, поскольку в период «простоя» квартиры в ней нет производственной необходимости. Значит, произведенные затраты не отвечают условиям пункта 1 статьи 252 НК РФ, которыми обязаны руководствоваться все налогоплательщики.

Кстати, Минфин России также предлагает учитывать в базе по налогу на прибыль только ту часть расходов на содержание квартиры, которая относится к периоду, когда в квартире проживали командированные работники (письмо от 20.06.2006 № 03-03-04/1/533). Как уже отмечалось выше, эти рассуждения можно распространить и на «упрощенцев»: в обоих случаях командировочные расходы определяются одинаково.

А если организация не покупает квартиру, а только арендует? В таком случае в составе командировочных расходов, связанных с наймом помещения, учитывается арендная плата. Дело в том, что командированные сотрудники вправе останавливаться не только в гостинице, но и в любом другом жилом помещении. Некоторое время назад Минфин России был против этого (см. письмо от 02.06.2005 № 03-03-01-04/1/306). Но арбитражная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков. Законность учета арендной платы за квартиру, где останавливались работники, в командировочных расходах подтвердил ФАС Волго-Вятского округа (постановление от 04.04.2005 № А29-1590/2004а), а также ФАС Поволжского округа (см. постановление от 11.07.2006 по делу № А72-13401/05-14/315).

Заметим, что в другом письме от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58 Минфин изменил свою точку зрения по этому вопросу. Правда, по мнению финансового ведомства, арендную плату можно учесть в расходах только за тот период, когда в квартире находились командированные работники. С этим также сложно поспорить: не относится к расходам на командировки арендная плата за время, когда квартира пустовала (если налогоплательщик заключает договор аренды на длительный срок, а не только на период командировки). Иногда специалисты советуют списывать эту сумму согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ как стоимость аренды имущества. Но «упрощенцы» вправе учитывать только обоснованные расходы (п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ), а арендную плату за квартиру, не используемую по назначению, сложно назвать экономически оправданными затратами.

Еще раз обращаем ваше внимание: все указанные расходы (на телефонные переговоры, оплату интернета, содержание купленной для проживания командированных работников квартиры, арендные платежи) требуется подтвердить соответствующими первичными документами.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка