Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как узнать КБК по взносам и налогу на упрощенке

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Питание сотрудников

1 августа 2008 154 просмотра

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Накормить персонал можно разными способами. Создать у себя столовую или выделить комнату, в которой бы люди хранили и разогревали что-то свое, заказывать еду у специализированных организаций с доставкой в офис или другое место (например, на строительную площадку), позволить за счет предприятия ходить в перерыв в ближайшее кафе. Мы обсудим расходы, которые при этом несут организации, а также вероятные доходы. Заметим, что все сказанное будет целиком распространяться и на индивидуальных предпринимателей.

Кормим сотрудников в своей столовой

Питание сотрудников. В случае, когда у организации есть собственная столовая, возможны две ситуации. Первая — работники питаются бесплатно, вторая — за деньги.

Начнем с первой ситуации. Организациям, применяющим упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы, прежде всего важно знать, можно ли уменьшать налоговую базу на стоимость бесплатного питания. «Упрощенцы» учитывают в налоговой базе расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Благодаря ссылке из пункта 2 статьи 346.16 состав этих расходов определяется в соответствии со статьей 255 НК РФ. Обратимся к этой статье. Согласно пункту 4 к расходам на оплату труда относится стоимость бесплатного питания работников. Однако есть одно условие. Обязанность кормить работников должна быть предусмотрена законодательством. Это подтверждает и Минфин (см., например, письмо от 19.06.2007 № 03-11-04/2/167).

Означает ли это, что учесть в расходах стоимость бесплатного питания работников, организованного по инициативе работодателя, не получится? К счастью, нет.

Условие о бесплатном питании можно включить в трудовые договоры. Например, с формулировкой о зарплате, частично выдаваемой в натуральном выражении, что не противоречит статье 131 ТК РФ. Тогда зарплата сложится из оклада и стоимости питания, которая тоже войдет в расходы на оплату труда. Согласно пункту 1 статьи 255 НК РФ к таким расходам относятся все суммы, начисленные в соответствии с принятыми у работодателя видами расчетов с работниками.

Указанное условие может быть внесено и отдельным пунктом. Тогда стоимость обедов тоже включается в расходы на оплату труда, но уже в соответствии с пунктом 25 статьи 255 НК РФ как затраты, произведенные в пользу работников, предусмотренные трудовыми или коллективными договорами.

Несколько слов следует сказать о порядке учета подобных затрат. Согласно пункту 2 статьи 346.17 НК РФ все расходы при УСН списываются после их осуществления и оплаты. Более того, в подпункте 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ сказано, что «упрощенцы» вправе признать расходы на оплату труда после погашения задолженности перед работниками любым способом. С другой стороны, затраты, связанные с приготовлением блюд для работников, также должны быть оплачены. Поэтому столовой следует вести соответствующий учет и формировать отчеты для бухгалтерии. Оптимальный вариант, если в конце месяца столовая составляет отчет, в котором указывается стоимость обедов каждого работника, а также общая сумма оплаченных расходов на питание за месяц. Тогда расходы будет удобно отражать в налоговой базе в последнее число месяца. При этом требования статьи 346.17 НК РФ не нарушаются.

Помните, что натуральная доля не может превышать 20% месячной зарплаты

Обратите внимание

Порядок учета расходов на питание советуем прописать в учетной политике

Столовая для работников и ЕНВД

Питание сотрудников. Имея столовую для сотрудников площадью не более 150 кв. м и удерживая из их заработной платы за питание определенную сумму, налогоплательщики обязаны перечислять ЕНВД. Так считает Минфин (см., в частности, письмо от 07.06.2006

№ 03-11-04/3/283). Основание — подпункт 8 пункта 2 статьи 346.26 НК РФ. Согласно ему услуги общественного питания, оказываемые в залах обслуживания площадью до 150 кв. м, облагаются ЕНВД. Суды, однако, иного мнения (см. постановление ФАС Центрального округа от 27.03.2007 № А64-1202/06-16). Они полагают, что обслуживание своего персонала не носит предпринимательского характера, значит, под уплату налога не подпадает.

Поэтому, если ваша столовая занимает 150 кв. м или меньше и в регионе введен ЕНВД для услуг общественного питания, но вы не хотите судебных разбирательств, придется совмещать два режима. Напомним: в этом случае необходим раздельный учет доходов и расходов (п. 8 ст. 346.18 НК РФ)

Иногда решение о бесплатном питании администрация принимает, ограничившись одним приказом (без записей в договорах). Однако с точки зрения налогового учета это неудачный вариант. У организации не будет права признать стоимость питания в расходах, так как в статье 346.16 НК РФ нет подходящего пункта.

Г.Н. Ромашкин работает в ООО «Гортензия», применяющем УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Его оклад равен 18 000 руб. Согласно трудовому договору работник обеспечивается бесплатным питанием, предоставляемым в столовой организации. В учетной политике организации записано, что расходы на питание отражаются в последний день месяца.

Июль 2008 года Г.Н. Ромашкин отработал полностью, согласно отчету столовой стоимость его обедов за месяц составила 2300 руб. (все расходы, связанные с приготовлением блюд, оплачены). Предположим, что аванс за июль в сумме 8000 руб. был выдан 17 июля.

Покажем налоговый учет расходов, связанных с заработной платой и питанием Г.Н. Ромашкина в июле 2008 года.

В июле Г.Н. Ромашкину начислят полный оклад (18 000 руб.) и доход в натуральной форме, эквивалентный стоимости питания (2300 руб.). Предположим, что стандартные вычеты в июле ему не предоставляются, тогда НДФЛ составит 2639 руб. [(18 000 руб. + 2300 руб.)#13%]. 31 июля общество может показать в расходах выданный ранее аванс — 8000 руб., а также затраты на питание работника — 2300 руб.

На дату выдачи второй части заработной платы и перечисления НДФЛ (предположим, 4 августа) организация вправе учесть в расходах еще 7361 руб. (18 000 руб. – 2639 руб. – 8000 руб.) и 2639 руб. Книга учета доходов и расходов ООО «Гортензия» показана в табл. 1.

Имейте в виду: с дохода работника в сумме 20 300 руб. (18 000 руб. + 2300 руб.) ООО «Гортензия» необходимо начислить пенсионные взносы и взносы в ФСС России на случай травматизма. После уплаты они уменьшат налоговую базу общества на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО «Гортензия» за III квартал 2008 года

№ п/п Дата и номер первичного документа  Содержание операции  Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы Расходы, учитываемыепри исчислении налоговой базы
... ... ... ... ...
180 Платежная ведомость № 13 от 17.07.2008, расчетная ведомость № 7 от 31.07.2008 Выдан Г.Н. Ромашкину аванс за июль 2008 года 8000
181 Отчет столовой № 7 от 31.07.2008 Отражена в расходах стоимость питания, предоставленного Г.Н. Ромашкину бесплатно 2300
... ... ... ... ...
187 Платежная ведомость № 14 от 04.08.2008, расчетная ведомость № 7 от 31.07.2008 Выдана Г.Н. Ромашкину вторая часть зарплаты за июль 2008 года 7361
188 Платежное поручение № 318 от 04.08.2008 Перечислен НДФЛ с заработной платы Г.Н. Ромашкина за июль 2008 года 2639
... ... ... ... ...

Ситуация вторая — услуги питания оказываются работникам за плату. Тогда в налоговом учете появятся доходы от реализации блюд, а также материальные расходы, связанные с приготовлением обедов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 346.17 НК РФ доходы следует учитывать при получении денежных средств от работников. Если же работники не оплачивают обеды, а соответствующие суммы удерживаются у них из заработной платы, то необходимо ежемесячно на дату начисления заработной платы составлять с работниками соглашения о взаимозачете задолженностей по выдаче заработной платы и оплате стоимости обедов. Тогда доходы отражаются на дату подписания соглашения. Кроме того, в этот день у организации появится право учесть в расходах на оплату труда часть задолженности по заработной плате, погашенной взаимозачетом.

Стоимость продуктов, использованных при приготовлении обедов для работников, можно учесть после их оплаты и списания в производство (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Заказываем обеды

У организаций на упрощенной системе обычно небольшие обороты, поэтому держать свою столовую дорого. Можно договориться, чтобы еду готовили и доставляли с предприятия общепита или от частного повара. Вместе с продуктами курьер привезет комплект документов, где будет указана стоимость заказанных работниками блюд.

При таком варианте налоговый учет по-прежнему зависит от того, обязан ли работодатель по закону или по условиям трудового договора обеспечивать работников бесплатными обедами. Если обязан, их стоимость можно внести в расходы на оплату труда. При наличии только приказа руководителя затраты не уменьшат налоговую базу.

ООО «Азалия», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, заказывает обеды у ООО «Вкусняшка» с доставкой в офис. В трудовых договорах отдельным пунктом записано, что работники обеспечиваются бесплатным питанием. Стоимость одного обеда — 250 руб. В организации числится семь человек.

Отразим в налоговом учете расходы на питание работников при условии, что в июле ООО «Азалия» заказало для работников 155 обедов.

По условию стоимость питания работников ООО «Азалия» в июле составила 38 750 руб. (250 руб. x 155). Бесплатное питание сотрудников предусмотрено трудовыми договорами. Следовательно, согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ стоимость доставленных работникам обедов после расчета с поставщиком можно включить в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Напомним, основанием служит статья 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). В ее пункте 25 указаны затраты, обусловленные трудовыми договорами.

Договариваемся об обедах на предприятии общепита

Еще один способ — дать возможность сотрудникам бесплатно пользоваться услугами точек общественного питания. Для этого организация должна заключить договор, допустим, с кафе, по которому она будет рассчитываться. В договоре следует привести:

  • цену блюд;
  • количество ежедневных порций;
  • правила выдачи обедов;
  • порядок оплаты.

Очень удобны бизнес-ланчи. В их меню входит два или три вида первых, вторых и третьих блюд по одинаковым расценкам, и легко вычислить, сколько организации платить. Стоимость бизнес-ланча умножается на число сотрудников и рабочих дней месяца. Бухгалтеру нетрудно установить и сумму, которая ежемесячно приходится на каждого работника.

Порядок выдачи обедов обсуждается перед заключением договора и в нем фиксируется. Существует множество схем. Предложим две самые распространенные.

  1. Если работников немного, можно составить список фамилий и передать в кафе. Тогда там точно будут знать, кому накрывать стол и кто посетил кафе в тот или иной день.
  2. При большой численности штат обслуживается по талонам. Талоны на конкретную сумму вручают работникам под роспись в ведомости, и те могут взять по ним набор блюд.

Обычно организация перечисляет деньги заранее, а в конце месяца кафе готовит развернутый отчет, в котором указывает стоимость обедов, полученных каждым работником. По этому документу бухгалтер определяет доходы в натуральной форме.

Чтобы организация была вправе включать в расходы на оплату труда суммы за обеды, нужно, как и раньше, предусмотреть в трудовых договорах обязанность работодателя кормить сотрудников бесплатно.

Если вместо обедов выплачивать деньги

Организация может возмещать сотрудникам стоимость питания, оформив приказ о порядке выплат. Компенсация равна рыночной стоимости обеда (обычно в фиксированной сумме), умноженной на число рабочих дней месяца, и выдается, как правило, вместе с зарплатой.

Чтобы компенсацию учитывать в расходах на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), в трудовых договорах должна быть предусмотрена обязанность работодателя ее выплачивать. Кстати, с нее удерживается НДФЛ, а также начисляются пенсионные взносы и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в обычном порядке

ООО «Мирт» (УСН, объект налогообложения — доходы минус расходы) подписало с кафе договор об обслуживании своих сотрудников. В организации — семь человек, которым согласно трудовым договорам положено бесплатное питание. ООО «Мирт» перечислило кафе 36 750 руб. 31 июля 2008 года, а 31 августа кафе оформило для организации отчет. Согласно ему 18 дней августа обеды получали семь человек, а три дня — шесть. Один обед стоил 250 руб. Покажем операции в налоговом учете организации.

Так как в трудовых договорах есть пункт о бесплатном питании, работодатель вправе учесть соответствующие издержки в расходах на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК РФ). Несмотря на то что кафе уплачено 36 750 руб., налоговую базу за август можно уменьшить только на 36 000 руб. (250 руб. x 18 дн. x 7 чел. + 250 руб. x 3 дн. x 6 чел.). Оставшиеся 750 руб. (36 750 руб. – 36 000 руб.) перейдут на сентябрь.

Деньги были переведены авансом, сумму которого отражают в учете после получения услуги. Значит, учесть 36 000 руб. в расходах общество сможет лишь после того, как кафе представит отчет, то есть 31 августа. Книга учета доходов и расходов ООО «Мирт» представлена в табл. 2.

 Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО «Мирт» за III квартал 2008 года

№ п/п Дата и номер первичного документа  Содержание операции  Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
... ... ... ... ...
204 Платежное поручение № 158 от 31.07.2008, отчет № 4 от 31.08.2008 Учтены расходы на бесплатное питание работников 36 000
... ... ... ... ...

Обеспечиваем условия для питания в офисе

В некоторых организациях есть отдельное помещение, где можно поесть. А получится ли учесть стоимость бытовой техники (холодильника, электрочайника, микроволновой плиты) и предметов обихода (посуды, приборов, скатертей)? Вроде бы, никаких проблем: если стоимость больше 20 000 руб., ее можно признать в расходах на основные средства (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), если меньше или равна 20 000 руб. — в материальных расходах (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Однако все не так просто. Признавая расходы, организации на упрощенной системе налогообложения, как и другие, руководствуются пунктом 1 статьи 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Следовательно, должно быть экономическое обоснование расходов. Приобретаемое имущество должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода. Поэтому учесть стоимость бытовой техники и посуды, используемых для обеспечения питания сотрудников, в налоговой базе при УСН не удастся.

Заметим, что согласно статье 223 ТК РФ работодатель обязан позаботиться о санитарно-бытовом и лечебно-профилактическом обслуживании сотрудников, оборудовав, в частности, помещение для приема пищи. Получается, что покупая кухонные принадлежности, работодатель соблюдает нормы закона и его затраты оправданны. Перечень необходимого для нормальных условий труда нужно указать в правилах внутреннего трудового распорядка. Однако эти доводы могут использовать лишь организации, работающие на общем режиме, так как у них есть такой пункт расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, как обеспечение нормальных условий труда и техники безопасности (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому плательщики налога на прибыль вправе учесть в расходах стоимость микроволновки, холодильника и т. п. А в перечне расходов «упрощенцев», приведенном в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, подобного подпункта нет. Кстати, и к расходам на оплату труда отнести стоимость бытовой техники у «упрощенцев» не получится.

Зарплатные налоги и взносы

Наконец, рассмотрим, нужно ли со стоимости питания, получаемого сотрудниками бесплатно, или с ее возмещения уплачивать НДФЛ, а также пенсионные взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

НДФЛ

Применяющие упрощенную систему налогообложения не освобождены от обязанностей налоговых агентов (п. 5 ст. 346.11 НК РФ), поэтому должны удерживать и перечислять НДФЛ с доходов, выплаченных физическим лицам.

Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ в налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы в денежной и натуральной форме. Необлагаемые доходы приведены в статье 217 НК РФ. В пункте 3 данной статьи указаны выплаты за питание, осуществляемые по закону. Значит, НДФЛ не удерживается, только если работодатель кормит сотрудников, следуя нормам Трудового кодекса или иных законодательных актов.

О том, когда работодатель обязан предоставить сотрудникам бесплатные обеды, читайте в статье «Доплаты работникам: оставшиеся вопросы» // Упрощенка, 2008, № 7

Когда работодатель платит за еду сотрудников по своей инициативе, у них появляется доход в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Он равен стоимости питания с учетом НДС и облагается по ставке 13%. Такой доход образуется в день, когда получен обед (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). НДФЛ удерживается из любых денежных средств, выдаваемых работнику.

Н.Г. Цветков работает в ООО «Гербера» (УСН, объект налогообложения — доходы минус расходы) и обедает за счет организации. За июль 2008 года Н.Г. Цветкову начислено 23 000 руб. плюс стоимость питания — 5750 руб.

Рассчитаем НДФЛ,  если стандартные вычеты в июле сотруднику не полагаются.

По условию работнику в июле должно быть начислено 28 750 руб. (23 000 руб. + 5750 руб.). НДФЛ с этой суммы составит 3738 руб. (28 750 руб. x 13%). Часть заработной платы за июль в денежной форме, которую работник получит на руки, равна 19 262 руб. (23 000 руб. – 3738 руб.).

Если работодатель выплачивает работникам компенсацию за питание, эта сумма также включается в их налогооблагаемый доход. Поэтому и с нее удерживается и перечисляется в бюджет НДФЛ по ставке 13%.

Пенсионные взносы

«Упрощенцы» не являются плательщиками ЕСН (п. 2 и п. 3 ст. 346.11 НК РФ), но страховые взносы в ПФР они должны уплачивать в общем порядке. Базой по пенсионным взносам является налоговая база по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ), поэтому они исчисляются с тех же сумм, что и ЕСН.

Как указано в пункте 1 статьи 236 НК РФ, ЕСН облагаются любые выплаты, в том числе в натуральной форме, установленные для физических лиц трудовыми, гражданско-правовыми и авторскими договорами. Значит, если сотрудники получают бесплатное питание или компенсацию по договорам, с его стоимости нужно уплачивать пенсионные взносы.

А что делать, если в договорах нет такого условия? Выплаты, которые не уменьшают базу по налогу на прибыль у организаций или базу по НДФЛ у индивидуальных предпринимателей, не облагаются ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ), следовательно, взносы в Пенсионный фонд тоже не начисляются. Работодатель, который обеспечивает сотрудников бесплатным питанием только на основании приказа, не может учесть в расходах соответствующие затраты, и с них пенсионные взносы не взимаются. Но это справедливо только при общем режиме налогообложения. К упрощенному режиму пункт 3 статьи 236 НК РФ не относится, так как организации, его применяющие, не являются плательщиками налога на прибыль, а индивидуальные предприниматели не исчисляют НДФЛ с доходов, полученных от предпринимательской деятельности. Так считает Минфин (см., например, письмо от 16.02.2007 № 03-04-06-02/28). Конечно, с ним можно и поспорить, ведь в данном случае налогоплательщики на общем режиме и УСН оказываются в неравных условиях. Однако желающим поспорить придется отстаивать свое мнение в суде.

А остальным «упрощенцам» необходимо начислять на стоимость питания страховые пенсионные взносы, даже если в трудовых договорах оно не упомянуто, а издержки не признаются в расходах.

Обратите внимание

Стоимость обедов, положенных работникам бесплатно в соответствии с законодательством, не облагается ЕСН (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). А следовательно, и пенсионными взносами.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Страховые взносы на случай травматизма уплачиваются со всех сумм, получаемых работниками за свой труд (п. 3 Правил, введенных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184). Исключение составляют выплаты из Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765. В него внесена только стоимость питания, которое обеспечивается по закону (п. 10). Так что если Трудовой кодекс или иной закон не обязывает работодателя бесплатно кормить сотрудников, придется перечислять взносы в ФСС.

Начислим страховые взносы в ПФР и ФСС со стоимости обедов, полученных Н.Г. Цветковым (см. пример 4).

Независимо от того, предусмотрено трудовым договором бесплатное питание или нет, с его стоимости нужно начислить пенсионные взносы и взносы на случай травматизма. Стоимость обедов Н.Г. Цветкова составила 5750 руб. Допустим, страховой тариф — 0,2%. Взносы в ПФР будут равны 805 руб. (5750 руб. x 14%), в ФСС — 11,5 руб. (5750 руб. x 0,2%). Обе суммы после перечисления можно учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу при УСН (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка