Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Расходы арендаторов: варианты учета и рекомендации

1 января 2011 189 просмотров

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Прежде всего просто перечислим расходы, которые, как правило, несет арендатор. И начнем, разумеется, с арендной платы.

Договор аренды является возмездным и согласно пункту 1 статьи 614 ГК РФ арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом. Если же порядок, условия и сроки перечисления арендной платы сторонами не согласованы, то они определяются исходя из сделок по аренде аналогичного имущества в сравнимых обстоятельствах. Заметим, при аренде недвижимого имущества размер арендной платы обязательно указывается в договоре, иначе договор считается незаключенным (п. 1 ст. 654 ГК РФ).

В пункте 2 статьи 616 ГК РФ сказано, что арендуемое имущество в исправном состоянии должен поддерживать арендатор. Это означает, что он обязан за свой счет ремонтировать его и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды. Таким образом, возникают расходы на ремонт, а при аренде недвижимого имущества еще и коммунальные платежи.

Разберемся, какие из потраченных сумм арендаторы вправе отнести на расходы и как это сделать.

Арендная плата

На первый взгляд все ясно. Арендные платежи указаны в перечне расходов, признаваемых при упрощенной системе, в подпункте 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Поэтому арендаторы имеют полное право сумму, уплаченную по договору аренды, включить в базу по единому налогу. Тем не менее здесь есть несколько нюансов, которые иногда попросту упускаются из виду или, наоборот, относятся к категории самых часто задаваемых вопросов.

Когда списывать арендную плату? Как правило, арендная плата вносится авансом, то есть до начала периода пользования имуществом. Главным условием признания расходов при УСН является оплата (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Однако в том же пункте сказано, что оплатой товаров (работ, услуг, имущественных прав) признается прекращение обязательства их приобретателя перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг, передачей имущественных прав). Иными словами, расходы, отражаемые при упрощенной системе, должны быть не только оплачены, но и осуществлены. И говорить о том, что арендатор, внеся помесячную плату авансом, осуществил расход (воспользовался арендуемым имуществом), можно только на конец месяца, за который произошла оплата.

Таким образом, если по условиям договора арендатор рассчитывается с арендодателем авансом, то списывать соответствующую часть затрат можно только в последний день каждого оплаченного месяца.

Ежемесячные акты: требовать или нет? Все затраты, признаваемые в расходах, должны соответствовать критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), то есть быть обоснованными и документально подтвержденными. О каких документах должен позаботиться арендатор? Понятно, что это договор и акт приема-передачи имущества. А нужно ли требовать от арендодателя ежемесячных актов об оказании услуг? Минфин и налоговые органы считают, что нет. И даже если они адресовали свои официальные разъяснения плательщикам налога на прибыль,ими могут руководствоваться в том числе и «упрощенцы», так как критерии признания расходов, обозначенные в статье 252 НК РФ, для компаний на УСН и на общем режиме едины.

Мы с полностью согласны. Составление таких актов не предусмотрено ни гражданским, ни налоговым законодательством.

Итак, для документального подтверждения расходов арендатору достаточно наличие договора аренды, акта приема-передачи арендованного имущества и документа, подтверждающего оплату расходов, например платежного поручения.

Регистрировать ли договор аренды офиса? Обратимся к гражданскому законодательству. Когда хотя бы одной из сторон договора является юридическое лицо или его срок составляет более года, договор заключается в простой письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ). А договор аренды недвижимого имущества подлежит государственной регистрации, если иное не установлено законом (п. 2 ст. 609 ГК РФ). Согласно пункту 2 статьи 651 ГК РФ договор аренды здания или сооружения регистрируется и считается заключенным лишь с момента такой регистрации, только если он заключен на год и более.

Некоторые налогоплательщики по незнанию или небрежности не соблюдают нормы гражданского законодательства. Напрасно! Как правило, налоговые органы считают, что арендные и коммунальные платежи по незарегистрированному договору аренды не уменьшают базу по налогу при УСН. Минфин России в письме от 12.07.2006 № 03-03-04/2/172 высказал аналогичную точку зрения, отметив, что затраты по не заключенным в установленном порядке договорам не могут быть учтены, так как они не соответствуют условиям, которые содержатся в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Правда, речь в письме идет о расходах по налогу на прибыль. Но, заметим еще раз, «упрощенцы» наряду с плательщиками налога на прибыль признают только те расходы, которые отвечают критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ, то есть требования к расходам для них едины.

Заметим, что судебная практика по этому вопросу складывается в пользу арендаторов. Так, ФАС Поволжского округа от 24.09.2009 № А65-26309/2008 указал, что Налоговый кодекс не связывает учет арендных платежей в расходах по налогу на прибыль с наличием государственной регистрации договора аренды. Аналогичными аргументами можно руководствоваться и «упрощенцам» при отражении в налоговой базе при УСН расходов в виде арендной платы.

Несмотря на положительную судебную практику, мы все же рекомендуем выполнять все требования гражданского законодательства и при необходимости регистрировать договор аренды. В противном случае договор считается незаключенным, а значит, для признания расходов, скорее всего, потребуется судебное разбирательство.

Затраты на ремонт

При упрощенной системе в расходах признаются затраты на ремонт как собственных, так и арендованных основных средств (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Получается, после оплаты соответствующих расходов на ремонт и их осуществления арендаторы могут на стоимость ремонта уменьшить базу по налогу при УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Однако и здесь есть свои нюансы.

Текущий ремонт и капитальный: кто за что отвечает? Гражданское законодательство четко различает ремонт текущий и капитальный, поэтому от вида произведенного ремонта и договорных условий зависит обоснованность учета в расходах его стоимости. Так, согласно статье 616 ГК РФ расходы на текущий ремонт несет арендатор, а на капитальный – арендодатель, если иное не предусмотрено законом или договором. Следовательно, стороны могут сами установить в договоре аренды, кто занимается текущим ремонтом, а кто – капитальным.

Минфин России также согласен (письмо от 12.05.2009 № 03-11-06/2/84), что арендатор вправе учесть произведенные расходы только в случае, если обязанность по проведению ремонта возложена на него законом или договором аренды. Таким образом, если в договоре не определены обязательства сторон по ремонту арендуемого имущества, арендатор вправе отразить в расходах только стоимость текущего ремонта, так как в соответствии с гражданским законодательством о капитальном ремонте должен позаботиться арендодатель (п. 1 ст. 616 ГК РФ).

Возникнут ли сложности с учетом расходов, если капитальный ремонт вместо арендодателя сделал арендатор? Заметим, если арендодатель не произведет необходимый капитальный ремонт, арендатор может осуществить его за свой счет и взыскать с арендодателя стоимость ремонта или зачесть ее в счет арендной платы (п. 1 ст. 616 ГК РФ). В данном случае, даже если обязанность по выполнению капитального ремонта лежит на арендодателе, арендатор сможет учесть в расходах сумму, затраченную на ремонт, поскольку действовал в соответствии с законом. Однако при этом арендатору нужно будет доказать экономическую обоснованность понесенных затрат. Можем посоветовать следующее.

Во-первых, арендатор должен подтвердить необходимость проведения капитального ремонта, а во-вторых, доказать, что арендодатель был проинформирован об аварийном состоянии помещения (то есть без капитального ремонта вести хозяйственную деятельность в арендованном помещении было невозможно), но ремонтировать его отказался.

Независимо от того, учитывается стоимость ремонта в расходах или нет, возмещенную арендодателем сумму арендатор должен отразить во внереализационных доходах, учитываемых в налоговой базе при УСН (п. 1 ст. 346.15 и п. 3 ст. 250 НК РФ).

Стороны могут договориться, что на стоимость капитального ремонта, произведенного и оплаченного арендатором, уменьшается арендная плата. Тогда такое условие необходимо прописать в договоре аренды (или в дополнительном соглашении к нему). Так как в данном случае речь идет об уменьшении цены договора, арендная плата включается в расходы при УСН только в размере, фактически перечисленном арендодателю (то есть за вычетом расходов на ремонт, которые при соблюдении всех необходимых условий будут учитываться отдельной строкой). Облагаемых доходов при данном варианте не возникает (в отличие от ситуации, когда издержки арендатора на капитальный ремонт возмещает арендодатель).

Пример 

ООО «Феникс», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, арендует помещение под склад для хранения товаров у ООО «Хризолит», не являющегося плательщиком НДС.

В договоре аренды указаны следующие условия:
 – арендная плата в размере 125 000 руб. перечисляется не позднее 12-го числа текущего месяца;
 – обязанность по проведению текущего ремонта помещения лежит на арендаторе;
 – обязанность по проведению капитального ремонта лежит на арендодателе.

Арендная плата за декабрь 2010 года, равная 125 000 руб., перечислена 6 декабря.

В начале января 2011 года в помещении склада протекла крыша, в результате хранящиеся там товары оказались испорчены. Вызванная экспертная комиссия подтвердила, что крыша находится в аварийном состоянии и требуется капитальный ремонт. Общество проинформировало арендодателя о необходимости капитального ремонта, однако тот отказался предпринимать какие-либо действия, попросив ООО «Феникс» решить эту проблему самостоятельно. В результате крыша была отремонтирована силами сторонней организации, привлеченной ООО «Феникс». Стоимость работ составила 118 000 руб. (в том числе НДС 18 000 руб.). Ремонт оплачен 11 января, в тот же день подписан акт выполненных работ.

На стоимость капитального ремонта помещения, произведенного арендатором, ООО «Хризолит» решило уменьшить арендную плату за январь 2011 года, о чем подписано дополнительное соглашение к договору. Соответственно арендная плата за январь 2011 года была перечислена 12 января в сумме 7000 руб. (125 000 руб. – 118 000 руб.). Отразим проведенные хозяйственные операции в налоговом учете ООО «Феникс».

При упрощенной системе расходы признаются после оплаты и осуществления (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Значит, ООО «Феникс» вправе 31 декабря 2010 года включить в расходы арендную плату за декабрь в сумме 125 000 руб. Арендная плата за январь перечислена 12 января 2011 года, учесть ее в расходах можно лишь в последний день месяца – 31 января. При этом налоговую базу можно уменьшить лишь на сумму, фактически перечисленную арендодателю (за минусом затрат на ремонт), то есть на 7000 руб.

Теперь о расходах в виде стоимости капитального ремонта. Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ при УСН признаются затраты на любой вид ремонта основных средств, в том числе арендованных. При этом все расходы должны быть обоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). По договору аренды ООО «Феникс» обязано проводить за свой счет лишь текущий ремонт. Однако возникла необходимость капитального ремонта помещения, но арендодатель отказался его выполнять своими силами. Так как из-за аварийного состояния крыши ООО «Феникс» не смогло далее хранить товары в арендованном помещении и обществу пришлось произвести капитальный ремонт, чтобы избежать дальнейших убытков. По указанным причинам расходы на капитальный ремонт являются для арендатора обоснованными. И после оплаты и подписания акта выполненных работ, то есть 11 января ООО «Феникс» вправе учесть в налоговой базе стоимость ремонта без НДС – 100 000 руб. (118 000 руб. – 18 000 руб.) и отдельной строкой  – 18 000 руб.

Отметим, что для подтверждения обоснованности расходов общество должно иметь в наличии заключение экспертной комиссии об аварийном состоянии крыши помещения, а также документы, свидетельствующие о том, что ООО «Хризолит» было проинформировано, но отказалось производить капитальный ремонт.

Коммунальные платежи

Согласно пункту 2 статьи 616 ГК РФ арендатор обязан нести расходы на содержание имущества, поэтому, как правило, при аренде помещений именно он оплачивает коммунальные услуги, однако по договору аренды за них может рассчитываться и арендодатель.

Арендатор перечисляет коммунальные платежи либо напрямую обслуживающим компаниям, либо арендодателю. Чтобы воспользоваться первым вариантом оплаты, арендатор должен заключить договор с обслуживающими компаниями. Но так как последние обычно предпочитают иметь дело с собственниками помещений, на практике этот вариант встречается редко.

Чаще за коммунальные услуги платит собственник помещения, а арендатор возмещает потраченные суммы. При этом коммунальные платежи перечисляются либо в составе арендной платы, либо отдельно от нее. Рассмотрим, каким будет налоговый учет при применении упрощенной системы в обеих ситуациях.

Коммунальные платежи включены в арендную плату…

В этом случае стоимость аренды будет состоять из платы за пользование арендованным помещением и суммы, компенсирующей траты арендодателя на оплату коммунальных услуг. Обратите внимание: в договоре арендная плата указывается одной суммой с учетом стоимости коммунальных услуг. Так как затраты на тепло-, водо- и электроснабжение являются частью арендной платы, всю сумму арендатор списывает в расходы после оплаты и окончания месяца аренды и пользования коммунальными услугами (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Данный вариант хорош простотой учета, однако подходит далеко не всем. Дело в том, что из месяца в месяц потребляется разный объем коммунальных услуг, а значит, их стоимость также будет меняться. К тому же довольно часто повышаются коммунальные тарифы. Не исключено, что размер реальных коммунальных платежей перестанет соответствовать сумме, включенной в арендную плату, и арендодателю придется нести дополнительные траты. Корректировать же арендную плату стороны вправе не чаще одного раза в год, если в договоре не предусмотрено иное (п. 3 ст. 614 ГК РФ). В общем, недочеты в такой схеме расчетов между сторонами договора аренды налицо. Другое дело, если в договоре указано, что арендатор уплачивает фиксированную арендную плату, а кроме того, возмещает арендодателю стоимость «коммуналки».

…или перечисляются отдельно от арендной платы

Итак, коммунальные услуги по-прежнему оплачивает арендодатель, а арендатор возмещает ему их стоимость. При этом условие о компенсации необходимо внести в договор аренды либо указать в любом другом документе, который будет считаться неотъемлемой частью договора.

Компенсация перечисляется арендодателю . Арендатор вправе отнести ее сумму к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Их состав определяют согласно статье 254 НК РФ. В подпункте 5 пункта 1 данной статьи указаны затраты на теплоснабжение здания, а также на приобретение топлива, воды и всех видов энергии, употребляемых на технологические цели.

Пример 

ЗАО «Конус» сдает нежилое помещение в аренду ООО «Вест», применяющему УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Согласно договору аренды коммунальные услуги оплачивает арендодатель, а арендатор возмещает их стоимость.

8 декабря 2010 года арендодатель перечислил коммунальным службам за отопление, водоснабжение и электроэнергию за ноябрь всего 6726 руб. (в том числе НДС 1026 руб.). 9 декабря ЗАО «Конус» направило ООО «Вест» счет и расчет суммы, подлежащей уплате. В тот же день 6726 руб. были перечислены арендодателю. Вправе ли арендатор включить в расходы компенсацию коммунальных платежей?

Да, вправе. ООО «Вест» 9 декабря может списать в расходы стои– мость коммунальных платежей без НДС, компенсированную арендодателю, в размере 5700 руб. (6726 руб. – 1026 руб.) и сам НДС в сумме 1026 руб. (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 и подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ соответственно).

Рассмотренный вариант неудобен арендодателю, применяющему УСН с объектом налогообложения доходы. И вот почему. Его доходом является полная сумма, полученная от арендатора (п. 1 ст. 249 и п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Поэтому ему придется увеличить налоговую базу и на арендную плату, и . В то же время учесть в расходах суммы, перечисленные коммунальным службам, он не сможет, так как это прерогатива тех, кто работает на «упрощенке» с объектом налогообложения доходы минус расходы. В этом случае для арендодателя выгоднее воспользоваться иным способом расчета.

Стороны договора аренды могут заключить посреднический, например агентский, договор на прикоммунальные услуги. При таком варианте арендодатель обязуется от своего имени приобретать для арендатора коммунальные услуги, а арендатор .

Посредническое вознаграждение указано в подпункте 24 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Следовательно, арендатор сможет списать его сумму в расходы. Стоимость коммунальных услуг, приобретенных арендодателем с целью исполнения посреднического договора и потребленных арендатором, последний учтет в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Соответственно доходом арендодателя, причем независимо от применяемого им режима налогообложения, будет только сумма посреднического вознаграждения.

Ситуация. Если арендатор лично оплачивает коммунальные услуги

Иногда арендаторы оплачивают коммунальные услуги самостоятельно, перечисляя денежные средства на счета обслуживающих предприятий. В подпункте 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ указаны материальные расходы, состав которых определяют согласно статье 254 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

В подпункте 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ упомянуты издержки на теплоснабжение здания, а также на приобретение топлива, воды и всех видов энергии, употребляемых на технологические цели. Значит, коммунальные платежи можно учесть в расходах. Однако не следует забывать о том, что при УСН признаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому арендатору, перечисляющему коммунальные платежи обслуживающим компаниям, необходимо заключить с ними соответствующие договоры и позаботиться о том, чтобы счета выставлялись на его имя. В противном случае уменьшать налоговую базу на указанные расходы нельзя, так как отсутствуют необходимые подтверждающие документы.

Если соответствующие договоры заключены с арендодателем и переоформить документы невозможно, советуем арендаторам не рисковать и перечислять коммунальные платежи арендодателю, прибегнув к одному из способов, рассмотренных в статье

О документальном подтверждении расходов в виде арендных платежей говорится в письмах Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559 и УФНС России по г. Москве от 27.07.2006 № 18-11/3/62238@.

НДС, входящий в стоимость товаров, материалов, работ и услуг, отражается в расходах отдельно согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Совет!

Если учесть, что сумма компенсации зависит от объема потребленных услуг и ежемесячно меняется, целесообразно попросить арендодателя приложить справку-расчет этой суммы, оформленную на основании счетов, выставленных коммунальными службами.

Подробнее об учете арендодателем затрат на оплату «коммуналки» читайте в статье «Коммунальные платежи» // Упрощенка, 2009, № 11.

Совет!

Арендатору лучше возмещать стоимость коммунальных услуг, которую арендодатель перечислил коммунальным службам, на основании отчета последнего. Тогда затраты арендатора будут документально подтверждены.

Вот мы и рассмотрели расходы арендаторов.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка