Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника

19 мая 2011 19 просмотров

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Напомним некоторые правила. Ежегодные оплачиваемые отпуска продолжительностью 28 календарных дней предоставляются работникам с сохранением места работы и среднего заработка. Некоторым категориям лиц (например, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда) полагаются дополнительные оплачиваемые отпуска.

Продолжительность ежегодных оплачиваемых отпусков исчисляется в календарных днях. При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на отпуск, исключаются.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно разделить на части, одна из которых должна быть не меньше 14 календарных дней.

Право на отпуск за первый год работы возникает у сотрудника через шесть месяцев его непрерывной работы у работодателя. Поэтому вначале выясним, как рассчитать этот стаж.

Итак, в стаж, дающий право на основной оплачиваемый отпуск, входят периоды (ст. 121 ТК РФ):
– фактической работы;
– когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) в соответствии с законодательством (время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные и выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха);
– вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы;
– пропуска работы из-за непройденного обязательного медосмотра не по вине сотрудника;
– отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных по просьбе работника, которые не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года.

Заметим, в стаж работы, дающий право на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу с вредными и опасными условиями труда, включается только время, фактически отработанное в подобных условиях.

В стаж не включается время, когда работник:
– отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины;
– был отстранен от работы в случаях, указанных в статье 76 ТК РФ (при появлении на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, выявлении в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения сотрудником работы и т. д.);
– находился в отпуске по уходу за ребенком.

Р.П. Зорин работает в ООО «Вернисаж». Для целей предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска первый рабочий год сотрудника длится с 1 июня 2010 года по 30 мая 2011 года.

В течение рабочего года сотрудник три раза брал отпуск без сохранения зарплаты: с 12 по 18 июля,
с 22 по 30 ноября 2010 года и с 9 по 17 марта 2011 года. Всего – 25 календарных дней. Ежегодный оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней предоставлялся в декабре 2010 года. Когда Р.П. Зорин вправе в 2011 году уйти в отпуск по закону?

Если бы сотрудник не брал отпуска за свой счет, право на очередной оплачиваемый отпуск у него возникло бы с 1 июня 2011 года. Согласно статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на основной отпуск, включаются периоды отпусков без сохранения зарплаты, если они не превышают 14 календарных дней. Продолжительность неоплачиваемых отпусков в течение рабочего года составила 25 календарных дней, поэтому дата окончания рабочего года сдвинулась на 11 календарных дней (25 календ. дн. – 14 календ. дн.).

Таким образом, второй рабочий год Р.П. Зорина начнется с 11 июня 2011 года. Именно с этой даты у него возникнет право на очередной оплачиваемый отпуск. Заметим, по соглашению сторон трудового договора ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и ранее.

Без графика отпусков не обойтись

Всем известно, что пик отпусков приходится на лето. Однако на 2011 год нужно было подготовить не позднее 17 декабря 2010 года.

Составляя график отпусков, бухгалтеру необходимо руководствоваться прежде всего трудовым законодательством об отпусках. Для начала следует вычислить стаж работы, дающий право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск. В первую очередь это касается недавно принятых на работу сотрудников. Напомним, что по общему правилу они могут уйти в отпуск, отработав шесть месяцев. Следовательно, бухгалтер должен проследить, чтобы указанный период истек. Далее определяется продолжительность отпуска, положенного каждому работнику. Затем устанавливается очередность предоставления отпусков в течение года. При этом следует учитывать особенности производства, возможность взаимозаменяемости работников в отделах, а также пожелания сотрудников.

Работодатель и работники должны соблюдать очередность и сроки, установленные графиком отпусков. Так, сотрудник не вправе уйти в отпуск не по графику без разрешения работодателя. Правда, стороны вправе по взаимному согласию перенести отпуск на более раннее или, наоборот, позднее время. При этом отложенный отпуск нужно использовать до истечения 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он полагался. Обратите внимание: запрещается не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд. Лицам моложе 18 лет и занятым на работах с вредными или опасными условиями труда ежегодный отпуск обязателен.

При подготовке графика отпусков бухгалтеру следует помнить, что некоторые категории работников вправе уйти в отпуск в удобное для них время. Например, к ним относятся граждане младше 18 лет (ст. 267 ТК РФ). Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Муж может взять ежегодный оплачиваемый отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).При этом неважно, сколько времени он отработал перед этим.

Этап первый: информируем работника об отпуске и оформляем документы

Известно, что работодатель должен известить работника под роспись о наступлении отпуска за две недели до его начала. Трудовой кодекс не оговаривает, как это нужно сделать. Обычно составляют уведомление, в котором указывают дату начала отпуска и его продолжительность. Сотрудник расписывается на документе, подтвердив тем самым, что он ознакомлен с уведомлением.

Работодатель может выбрать иной способ уведомления работника о предстоящем отпуске. Например, дополнить график отпусков одиннадцатым столбцом, в котором работники будут ставить свои подписи, подтверждающие, что им известна дата начала отпуска. В этом случае график отпусков следует предъявлять работникам за две недели до начала отпуска. Внесение изменений в форму графика отпусков утверждается приказом руководителя.

Многие кадровые сотрудники требуют, чтобы все работники писали заявления на отпуск. Однако если отпуск предоставляется по графику, это вовсе не обязательно. Заявления требуются только от тех, кто уходит в первый отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации.

Если в отпуск уходит один работник, сотрудник отдела кадров (или бухгалтер, если кадровым делопроизводством занимается он) готовит приказ по форме № Т-6, а если несколько – по форме № Т-6а. С приказом нужно ознакомить работника под роспись. На основании приказа в личной карточке (форма № Т-2) и лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а) работника нужно сделать отметки о предоставлении отпуска.

Кроме того, необходимо составить записку-расчет по форме № Т-60. На лицевой стороне записки-расчета указывают общие данные (ФИО работника, структурное подразделение, в котором он работает, должность, длительность и вид отпуска), а на оборотной стороне рассчитывают сумму отпускных, положенных работнику.

Этап второй: рассчитываем средний заработок

Чтобы определить сумму отпускных, нужно вычислить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска. При этом руководствуются статьей 139 ТК РФ и Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение). О том, как рассчитать средний дневной заработок, мы , поэтому сейчас остановимся на общих правилах.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков равен сумме начисленных выплат в пользу работника за 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска, деленной на 12 и на 29,4. При этом календарным месяцем считается период с первого по последнее число месяца.

При определении среднего заработка все вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда (заработная плата, надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, выплаты, связанные с условиями труда и т. д.). А вот выплаты социального характера и иные доходы работников, не относящиеся к оплате труда, в расчет не входят (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг и др.).

При исчислении среднего заработка следует исключать периоды, а также начисленные за это время суммы, когда (п. 5 Положения):
– за работником сохранялся средний заработок согласно законодательству, кроме перерывов для кормления ребенка, предусмотренных статьей 258 ТК РФ;
– работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
– сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора;
– сотрудник не мог работать из-за забастовки, в которой не принимал участие;
– работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
– работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты.

Если расчетный период отработан частично
Редкий случай – 12 месяцев отработаны полностью (хотя бы потому, что 28 из этого периода обычно приходятся на отпуск). О том, как рассчитать средний заработок, если из расчетного периода исключались какие-либо периоды, говорится в пункте 10 Положения. В этом случае он равен сумме выплат, деленной на количество дней в периоде, которое вычисляется по формуле:

КД = 29,4 х n + 29,4 : КД1 х КДр1 + 29,4 : КД2 х КДр2 + … + 29,4 : КДi х КДрi,

где КД – количество календарных дней в расчетном периоде;

n – количество месяцев, отработанных полностью;

КД1, КД2, КДi – число календарных дней в первом, втором … i-м месяце, отработанном не полностью;

КДр1, КДр2, Кдрi – число отработанных календарных дней в первом, втором … i-м месяце, отработанном не полностью.

Г.Н. Ершов работает в ООО «Серпантин», применяющем УСН. С 16 мая 2011 года он уходит в отпуск. В августе 2010 года ему на 28 календарных дней, а с 3 по 12 ноября 2010 года включительно сотрудник болел. Все остальные месяцы расчетного периода (с 1 мая 2010 года по 30 апреля 2011 года) отработаны полностью. За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу Г.Н. Ершова составили 450 900 руб., из них:
– отпускные – 31 900 руб.;
– выплаты по листку нетрудоспособности – 11 600 руб.;
– заработная плата – 407 400 руб.

Рассчитаем средний заработок Г.Н. Ершову для начисления отпускных.

В учитываемую сумму выплат не входит средний заработок, сохраняемый за работником во время отпуска, и пособие по временной нетрудоспособности, поэтому отпускные будут рассчитываться исходя из 407 400 руб.

Полностью сотрудник отработал 10 месяцев из 12, а также 3 календарных дня в августе и 20 календарных дней в ноябре 2010 года. Чтобы определить количество календарных дней в расчетном периоде, учитываемых для исчисления среднего заработка, воспользуемся приведенной формулой. Получим 316,45 календарных дней (29,4 х 10 мес. + 29,4 : 31 календ. дн. х 3 календ. дн. + 29,4 : 30 календ. дн. х 20 календ. дн.). Следовательно, средний дневной заработок Г.Н. Ершова равен 1287,41 руб. (407 400 руб. : 316,45 календ. дн.)

Если в расчетном периоде нет отработанных дней
Возможна ситуация, когда 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску, полностью состоят из времени, исключаемого из расчетного периода согласно пункту 5 Положения. Тогда сумма отпускных рассчитывается исходя из выплат, начисленных работнику за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения). А если сотрудник не имел начисленной заработной платы или отработанных дней как за расчетный период, так и до его начала? В этом случае для определения среднего заработка берут суммы, начисленные за фактически отработанные дни в месяце наступления отпуска (п. 7 Положения). Если же и в этом месяце сотрудник не работал или ему не начислялась заработная плата, отпуск оплачивается исходя из установленных работнику тарифной ставки или должностного оклада (п. 8 Положения).

Е.В. Шамова работает юристом (должностной оклад – 26 000 руб. в месяц) в ООО «Никта», применяющем УСН. С марта 2009 года сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам, а затем в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. 11 мая 2011 года Е.В. Шамова решила прервать отпуск по уходу за ребенком и выйти на работу. Однако в тот же день у нее заболел муж, и сотрудница оформила больничный лист по уходу за больным членом семьи, который был закрыт 15 мая. Сразу после этого, 16 мая, Е.В. Шамовой был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Рассчитаем сумму среднего заработка для начисления отпускных.

В расчетном периоде (с 1 мая 2010 года по 30 апреля 2011 года) Е.В. Шамова находилась в и не имела заработка. В этом случае отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду, то есть за период с 1 мая 2009 года по 30 апреля 2010 года. Однако и в это время работница зарплату не получала. Значит, отпуск следует оплачивать исходя из зарплаты, начисленной в месяце предоставления отпуска – мае 2011 года.

С 11 по 15 мая Е.В. Шамовой выплачивалось пособие по временной нетрудоспособности, которое при расчете среднего заработка не учитывается. Получается, в мае 2011 года работница также не имела заработка, на основании которого можно было бы рассчитать отпускные. При таких обстоятельствах рассчитывать отпускные нужно исходя из должностного оклада. Следовательно, средний дневной заработок для оплаты ежегодного отпуска Е.В. Шамовой составил 884,35 руб. (26 000 руб. : 29,4 календ. дн.).

Этап третий: начисляем и выплачиваем отпускные

Зная средний заработок, начислить отпускные несложно. Берем сумму среднего заработка и умножаем на количество календарных дней в отпуске. Еще раз напомним, что нерабочие праздничные дни исключаются из отпуска. Поэтому и начисления за эти дни не производятся.

После начисления отпускные выплачиваются работнику. Напомним, что в соответствии со статьей 136 ТК РФ отпуск должен быть оплачен не позднее чем за три дня до его начала. Из суммы начисленных отпускных и перечислить его в бюджет.

С.В. Галкина работает менеджером в ООО «Хризолит», применяющем УСН. Сотруднице предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 по 15 июня 2011 года включительно. Среднедневной заработок для начисления отпускных равен 1534,15 руб. Рассчитаем сумму отпускных к начислению.

12 июня – день России, согласно статье 112 ТК РФ это нерабочий праздничный день. Поэтому он исключается из отпуска, и продолжительность отпуска составит 14 календарных дней (15 календ. дн. – 1 календ. дн.). Сумма отпускных к начислению – 21 478,1 руб. (1534,15 руб. х 14 календ. дн.).

На заметку

Отпуск можно предоставить до истечения полугода работы

По соглашению сторон работник может уйти в оплачиваемый отпуск и до истечения шести месяцев. Более того, по желанию работника в указанный срок работодатель обязан предоставить отпуск:
– женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;
– несовершеннолетним работникам;
– работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев;
– в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Когда работодатель не вправе отказать в переносе отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника должен быть продлен или на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, если сотрудник в период отпуска заболел или исполнял государственные обязанности, на время выполнения которых он по закону освобождается от работы. Кроме того, по письменному заявлению работника отпуск придется перенести на другой срок, если сотруднику своевременно не были выплачены отпускные либо он был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

Ситуация

Кого можно отозвать из отпуска

Не исключено, что ушедший в отпуск работник срочно потребуется работодателю. Как правило, такое случается в небольших организациях, где каждый сотрудник выполняет свои обязанности и не может подменить другого. В этом случае работника разрешено отозвать из отпуска, но только если он сам согласен выйти на работу раньше времени. Неиспользованная часть отпуска предоставляется по выбору сотрудника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год. Заметим, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.

Если выплат за отработанное время нет

Если в расчетном, а также в более раннем периоде и в месяце начала отпуска выплаты за отработанное время отсутствуют, отпускные исчисляются исходя из оклада или тарифной ставки. В этом случае для определения среднего заработка должностной оклад нужно поделить на среднемесячное число календарных дней, то есть на 29,4.

Если отпуск предоставляется в рабочих днях

Сотрудникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, а также сезонным работникам отпуск предоставляется в рабочих днях (ст. 291 и 295 ТК РФ). В этих случаях отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка, который равен частному от деления суммы выплат на число рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (п. 11 Положения).

Нюансы, требующие особого внимания

• Если работник попросил заменить часть основного отпуска денежной компенсацией, ему придется отказать – это прямо запрещено ТК РФ. Единственное исключение – компенсация при увольнении.

• Время, когда работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты, исключается из расчетного периода. Отпускные в этом случае рассчитываются по специальной формуле.

• Выплатить отпускные работнику следует не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Для справки

График отпусков по форме № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) составляется ежегодно не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В соответствии с ним определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков.

Советуем ознакомиться со статьей «» // Упрощенка, 2010, № 7.

Выплаты, которые учитываются при исчислении среднего заработка, указаны в пункте 2, а те, которые исключаются из расчета, – в пункте 3 Положения.

Памятка

29,4 – среднее число календарных дней в месяце.

О налогах и взносах, начисляемых и удерживаемых с отпускных, читайте в статье «».

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка