Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

В декабре вам может прийти сразу два требования из налоговой

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Книга учета доходов и расходов: особенности заполнения

19 мая 2011 28 просмотров

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Все организации и индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, должны вести учет доходов и расходов для исчисления налоговой базы в Книге учета доходов и расходов. Форма Книги учета и Порядок ее заполнения утверждены приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н.

Вначале общие правила. Книгу учета можно вести как на бумаге, так и в электронном виде (п. 1.4 Порядка заполнения). В первом случае Книга учета должна быть прошнурована, пронумерована и заверена налогоплательщиком в налоговом органе до начала ее ведения (п. 1.5 Порядка заполнения). Если же Книга учета доходов и расходов заполняется на компьютере, то ее нужно распечатать, пронумеровать и прошнуровать по окончании налогового периода, а затем заверить в налоговой инспекции не позднее срока, установленного для представления налоговой декларации. Напомним, что по итогам года организации отчитываются не позднее 31 марта, а предприниматели – не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 1 и 2 ст. 346.23 НК РФ).

Заверять Книгу или нет?

Итак, в Порядке заполнения указано, что Книгу учета необходимо заверять в налоговой инспекции. Однако налоговая служба считает, что, поскольку Налоговый кодекс не устанавливает сроки и порядок представления Книги учета в налоговую инспекцию, налоговики не вправе требовать от налогоплательщиков налоговые регистры для визирования. Но при этом должностные лица обязаны в присутствии налогоплательщика заверить Книгу учета подписью и печатью, если организация или индивидуальный предприниматель обратились в налоговый орган с подобной просьбой (письмо ФНС России от 02.02.2011 № КЕ-4-3/1459).

Несмотря на вышесказанное, мы все-таки рекомендуем заверить Книгу учета в налоговой инспекции. Почему? Ответ прост. Незарегистрированную Книгу учета налоговики могут не принять во внимание при проверке. И тогда получится, что у «упрощенца» отсутствует главный налоговый регистр. А это уже грозит санкциями за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, предусмотренными статьей 120 НК РФ.

Теперь рассмотрим некоторые ситуации, при которых раздела 1 Книги учета.

Как правильно отражать некоторые виды доходов

При УСН от реализации и внереализационные доходы, состав которых определяют исходя из статей 249 и 250 НК РФ. Соответственно только эти суммы записывают в графе 4 раздела 1 Книги учета. Напомним, что к необлагаемым доходам, которые не нужно отражать в Книге учета, относят поступления:
– перечисленные в статье 251 НК РФ;
– облагаемые налогом на прибыль по ставкам, предусмотренным пунктами 3 и 4 статьи 284 НК РФ (для организаций);
– облагаемые НДФЛ по ставкам, указанным в пунктах 2, 4 и 5 статьи 224 НК РФ (для ИП).

Авансы, полученные до перехода на УСН
Предположим, что организация применяла общий режим и при исчислении налога на прибыль использовала метод начисления. До перехода на упрощенную систему налогообложения у нее имеются полученные авансы по договорам, исполнение которых будет происходить уже при УСН. Выясним, когда указанную сумму необходимо внести в Книгу учета?

В подпункте 1 пункта 1 статьи 346.25 НК РФ сказано, что суммы указанных авансов включают в налоговую базу при УСН на дату перехода. Другими словами, все авансы, уплаченные покупателями (заказчиками) и не погашенные до смены налогового режима, отражаются в Книге учета 1 января.

ООО «Лазурит» занимается ремонтными работами и с 1 января 2011 года применяет УСН с объектом налогообложения доходы. В 2010 году организация находилась на общем режиме с использованием метода начисления. 28 декабря был заключен договор подряда и получен аванс в размере 150 000 руб. Однако работы осуществлялись уже в новом году. Акт выполненных работ подписан 5 мая 2011 года. Когда полученные по договору 150 000 руб. необходимо отразить в Книге учета доходов и расходов?

Как уже было сказано, перейдя с общего режима на упрощенный, организации и предприниматели обязаны включить в доходы все неучтенные ранее суммы, поступившие по договорам, которые будут исполняться после перехода. Значит, ООО «Лазурит» должно в первый рабочий день января отразить в Книге учета доходов и расходов 150 000 руб. (табл. 1).

Доходы в натуральной форме
Рассмотрим ситуацию, когда организация в оплату по договору получает имущество, не являющееся основным средством. Согласно пункту 1 статьи 346.17 НК РФ доходы при упрощенной системе налогообложения учитываются на дату поступления денежных средств, имущества или погашения задолженности иным способом. Значит, запись в графе 4 Книги учета нужно сделать в день получения объекта. Осталось выяснить, на какую сумму увеличится налоговая база.

В пункте 4 статьи 346.18 НК РФ сказано, что доходы, выраженные в натуральной форме, «упрощенцы» учитывают по рыночным ценам. Следовательно, в графе 4 раздела 1 Книги учета отражают рыночную стоимость имущества. Подтверждающими документами будут являться акт приемки-передачи имущества и бухгалтерская справка, в которой производился расчет рыночной стоимости полученного имущества.

ООО «ДомСтрой», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, занимается ремонтом и продажей мебели. Организация заключила договор мены, согласно которому она должна отгрузить партию столов общей стоимостью 14 800 руб., а взамен получить материалы (гвозди, винты, гайки, шурупы и т. д.). Обе стороны передали имущество 16 мая. Бухгалтер общества определил, что полученных материалов равна 7540 руб. Поскольку имущество признано неравноценным, сторона, передающая материалы, 19 мая перечислила разницу деньгами. Отразим полученные доходы в налоговом учете ООО «ДомСтрой».

ООО «ДомСтрой» 16 мая 2011 года должно учесть в графе 4 раздела 1 Книги учета рыночную стоимость поступивших материалов, то есть 7540 руб., а 19 мая – полученные от контрагента денежные средства в сумме 7260 руб. (14 800 руб. – 7540 руб.) (табл.2).

Получение векселя от покупателя
Теперь представим, что в счет погашения задолженности по договору покупатель или заказчик передал вексель. Как в этом случае заполняется раздел 1 Книги учета?

Если покупатель рассчитался векселем, то доходы учитываются в день поступления денежных средств по векселю (от векселедателя либо иного обязанного по векселю лица) или на дату передачи векселя по (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). При этом неважно, какой именно вексель был передан в счет оплаты по договору: собственный или третьего лица. Таким образом, записей в день получения векселя в Книге учета делать не нужно. Следует подождать, пока будет передан или погашен.

Как грамотно отразить некоторые виды затрат

Графа 5 раздела 1 Книги учета предназначена для тех, кто применяет упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы. В ней указанные лица отражают расходы, перечисленные в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.

Главный вопрос, который задают бухгалтеры при отражении расходов в Книге учета: реквизиты какого документа записывать в графе 2? Так как при УСН учитываются только оплаченные расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), в большинстве случаев нужно указывать реквизиты платежных документов (платежное поручение, кассовый чек и т. д.). Однако есть затраты, для которых в пункте 2 статьи 346.17 НК РФ предусмотрены особые требования. Тогда одного платежного документа будет недостаточно.

Списание стоимости товаров
«Упрощенцы» вправе (подп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Покупная стоимость списывается после погашения задолженности перед поставщиком и реализации товаров (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Таким образом, одного платежного поручения (кассового чека), подтверждающего оплату товара, будет недостаточно. Дополнительно потребуется бухгалтерская справка, которая обоснует дату списания стоимости товара в расходы.

ООО «Карапуз», применяющее упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы, торгует детскими игрушками. 6 мая 2011 года магазин приобрел 30 конструкторов по цене 800 руб. (без НДС) за каждый. Продажную стоимость одного конструктора установили в размере 1400 руб. 13 мая продали 5 конструкторов. Деньги за товар от покупателя получили 16 мая. Отразим указанные операции в налоговом учете.

Покупная стоимость товаров списывается в расходы после оплаты поставщику и реализации покупателю. Поэтому 13 мая 2011 года организация вправе учесть в расходах 4000 руб. (800 руб. х 5 шт.). 16 мая необходимо отразить доходы в сумме 7000 руб. (1400 руб. х 5 шт.). Заполненная Книга учета доходов и расходов ООО «Карапуз» показана в табл. 3.

Затраты на рекламу
Затраты на рекламу признаются при упрощенной системе согласно подпункту 20 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. А в соответствии с пунктом 4 статьи 264 НК РФ они могут быть как нормируемыми, так и ненормируемыми. Ненормируемые рекламные расходы, перечисленные в пункте 4 статьи 264 НК РФ, признаются в налоговой базе в полном объеме, нормируемые – в пределах 1% доходов от реализации. Поэтому если организация отражает в Книге учета какой-нибудь нормируемый рекламный расход, то, кроме платежного документа, ей нужно будет указать реквизиты бухгалтерской справки, на основании которой была рассчитана сумма, относимая на расходы.

В мае 2011 года ООО «Нордик», применяющее УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, проводило рекламную кампанию. Во время мероприятия бесплатно раздавались образцы новых товаров. Затраты на их приобретение составили 41 800 руб. Доходы от реализации за полугодие равны 3 570 900 руб. Прочих нормируемых расходов на рекламу в 2011 году не осуществлялось.

Бухгалтер рассчитал предельную сумму нормируемых расходов на рекламу, которую можно учесть по итогам II квартала 2011 года, в бухгалтерской справке. Она составила 35 709 руб. (3 570 900 руб. х 1%). Норма меньше стоимости образцов (35 709 руб.< 41800 руб.), следовательно организация вправе отразить в графе 5 раздела 1 Книги учета только 35709 руб. Поскольку общую сумму доходов от реализации за полугодие можно определить только 30 июня, то именно в этот день нужно сделать запись в Книге учета. В графе 2 раздела 1 ООО "Нордик" должно будет отразить реквизиты платежного документа и бухгалтерской справки.

Корректировка материальных расходов и их дальнейшее отражение
Стоимость сырья и материалов «упрощенцы» вправе учитывать в расходах сразу после оприходования и оплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ), дожидаться отпуска в производство совсем необязательно. Однако если сырье и материалы были отпущены в производство, но не использованы до конца месяца, расходы необходимо уменьшить на стоимость остатков материально-производственных запасов. Это норма пункта 5 статьи 254 НК РФ, на которую есть ссылка в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ. Вопрос: на основании какого документа делать запись? Специальной формы для этого не разработано, поэтому можно воспользоваться бухгалтерской справкой. В ней необходимо отразить расчет стоимости оставшихся в производстве сырья или материалов.

Кроме того, важно в следующем месяце выяснить, использованы ли эти остатки в производстве? И если ответ положительный, то нужно повторно учесть скорректированные ранее расходы. Реквизиты какого документа при этом внести в графу 2? Опять же бухгалтерской справки, в которой следует указать реквизиты документов об оприходовании, оплате, а также об использовании сырья или материала в производстве.

ООО «Модница» применяет УСН с объектом доходы минус расходы и занимается пошивом женской одежды. 17 мая 2011 года общество приобрело и оплатило 185 м ткани по цене 689,12 руб. за 1 м (в том числе НДС 105,12 руб.). 20 мая вся ткань была отпущена в производство, а 31 мая выяснилось, что имеется неиспользованный остаток ткани – 28 м. Из этого остатка были пошиты изделия 6 июня 2011 года. Отразим указанные операции в налоговом учете общества.

Стоимость материалов для производства общество вправе включить в расходы после оприходования и оплаты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 2 п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Таким образом, 17 мая ООО «Модница» должно было снизить налоговую базу на стоимость ткани без НДС – 108 040 руб. [(689,12 руб. – 105,12 руб.) х 185 м] и в сумме 19 447,2 руб. (105,12 руб. х 185 м). Однако на конец месяца часть отпущенной в производство ткани осталась неиспользованной, поэтому согласно пункту 5 статьи 254 НК РФ расходы нужно уменьшить на 16 352 руб. [(689,12 руб. – 105,12 руб.) х 28 м]. А так как оставшаяся ткань использована 6 июня, в этот день ее стоимость необходимо еще раз отразить в расходах (табл. 4).

Нюансы, требующие особого внимания

• Не заверенную в налоговой инспекции Книгу учета налоговики могут не принять при проверке, и тогда «упрощенцу» грозят штрафы за грубое нарушение правил учета.

• Основным документом для подтверждения доходов будет платежное поручение или иной документ, свидетельствующий о получении денежных средств, имущества или погашении задолженности иным способом.

• Если для отражения расходов, помимо оплаты, требуется выполнить дополнительное условие, то в графе 2 Книги учета необходимо указать реквизиты документа, подтверждающего выполнение этого условия. Если документов много, можно составить бухгалтерскую справку и в графе 2 записать ее реквизиты.

Мнение чиновников

Имеется в виду письмо ФНС России от 03.02.2010 № ШС-22-3/84@.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка