Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Подотчетные лица отчитываются через три дня

21 сентября 2011 48 просмотров

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Суть проблемы. Сотрудник получил денежную сумму под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей. Однако в установленный срок он авансовый отчет не представил и обратно полученные деньги не вернул. Несмотря на это, подотчетную сумму не нужно включать в налогооблагаемый доход работника, пока он не отчитается либо пока долг его не будет прощен организацией. В отношении такой задолженности действует обычный срок исковой давности – три года.

Организация сама определяет, в каком размере можно выдавать деньги под отчет сотрудникам и на какой срок. Это установлено пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (далее – Порядок). Другими словами, директор должен издать приказ, в котором указываются максимальный размер выдаваемых подотчетных сумм и срок, по истечении которого о трате нужно отчитаться. Кроме того, необходимо утвердить перечень подотчетных лиц организации, кому будут выдаваться денежные средства.

Однако независимо от того, на какой максимальный срок выдаются деньги – неделю, месяц и т. п., сотруднику нужно представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после окончания срока. И бухгалтер не должен выдавать новые суммы лицам, которые не отчитались по предыдущему подотчету. Такие нормы прописаны в Порядке. Отметим, что если срок, на который выдаются деньги под отчет, в организации не установлен, то подотчетные лица отчитываются через три дня.

Пример - определение срока представления авансового отчета

И.П. Васильев, работающий в ООО «Голубой залив», получил денежные средства под отчет для покупки хозтоваров 3 октября 2011 года. Когда последний день представления отчета, если в организации принято выдавать денежные средства под отчет на семь календарных дней?

Отчитаться И.П. Васильев должен максимум через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы деньги. Срок этот истекает в понедельник, 10 октября. Значит, представить авансовый отчет работник должен не позднее четверга, 13 октября 2011 года.

Если сотрудник в установленный срок отчет не представил, это является нарушением кассовой дисциплины. Все случаи, когда организацию или должностное лицо могут оштрафовать за нарушение ведения кассовых операций, перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Однако непредставление авансового отчета там не указано. То есть получается, что нарушение есть, а ответственность за него не установлена. Поэтому штрафных санкций со стороны налоговой инспекции или банка организации при таком нарушении опасаться не стоит.

Контроль за расходованием денежной наличности и добросовестностью сотрудников – это внутренняя задача организации и ее руководства. Поэтому, если сотрудник не приобрел те ценности, на которые ему были выданы деньги, но в то же время их и не возвращает, организация может удерживать долг из заработка, а при отказе сотрудника на такое удержание – обратиться в суд.

Однако часто невозвращенные подотчетные суммы числятся не за рядовым сотрудником, а за директором, который как раз и должен следить за соблюдением кассовой дисциплины на фирме. Тогда бухгалтер оказывается в сложной ситуации: как быть с авансом, по которому не отчитался директор.

Прежде всего выясним, нужно ли включать сумму аванса, по которой сотрудник (в том числе директор) не отчитался, в его доход. Раньше налоговики высказывали мнение о том, что с таких подотчетных сумм нужно удерживать НДФЛ. Например, об этом говорится в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487. Однако стоит заметить, что в последнее время таких разъяснений со стороны чиновников нет. Прежде всего потому, что подобные разъяснения не основаны на нормах законодательства.

Подотчетные лица отчитываются через три дня. Ведь если сотрудник вовремя не отчитался, это не означает, что денежные средства стали его собственностью. Задолженность работника, не представившего вовремя отчет, не списывается, а продолжает за ним числиться. И если сотрудник все-таки представит документы или вернет деньги позднее, долг он погасит. Соответственно неправомерно говорить о том, что в тот момент, когда сотрудник не вернул деньги, он автоматически получил доход.

Суть вопроса. Если за работником числится задолженность, денежные средства в его собственность не переходят, значит, облагаемого дохода нет.

По той же причине на невозвращенные суммы денежных средств не нужно начислять и страховые взносы. Ведь объектом обложения страховыми взносами являются начисленные в пользу физических лиц выплаты и вознаграждения (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). А при невозврате подотчетных сумм за работником, как мы уже сказали, числится задолженность. То есть никаких начислений в его пользу организация не производит.

Обязанность исчислить НДФЛ и страховые взносы появится, только если организация простит долг работнику и спишет его. Тогда у работодателя появятся убытки, а у сотрудника – налогооблагаемый доход. С этим согласен и Минфин России в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. Если же удержать НДФЛ организация не сможет (например, работник уже уволился), нужно будет отразить это в справке по форме 2-НДФЛ. Сделать это надо не позднее одного месяца после окончания года, в котором у работника возник доход (п. 5 ст. 226 НК РФ). А доход возникает в момент списания задолженности.

Таким образом, с сотрудником, тем более с директором, лучше договориться о том, чтобы он отчитался по подотчетным суммам, пусть и с опозданием. В противном случае у фирмы увеличатся налоговые обязательства, в чем директор уж точно не заинтересован. Также хотим обратить ваше внимание, что если организация не предпринимает никаких действий для того, чтобы вернуть деньги (удержание из заработка, обращение в суд), а сотрудник сам долг не возвращает, то задолженность необходимо будет списать по истечении срока исковой давности. По общим правилам этот срок равен трем годам с того дня, как сотрудник должен был отчитаться (ст. 196 ГК РФ).

Пример - определение срока, когда задолженность подотчетного лица подлежит списанию

Воспользуемся условиями примера . Определим, когда ООО «Голубой залив» может списать задолженность И.П. Васильева как невостребованную, если он ее так и не погасит.

Работник должен отчитаться за полученные под отчет деньги не позднее 13 октября 2011 года. Срок исковой давности отсчитывается со следующего дня, то есть с 14 октября. Значит, непогашенная задолженность И.П. Васильева подлежит списанию через три года, то есть не ранее 14 октября 2014 года. В этот день у работника возникает доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами.

Отметим, что убыток из-за списания невостребованной задолженности «упрощенцы» с объектом доходы минус расходы учесть в расходах, уменьшающих налоговую базу при УСН, не смогут. Поскольку в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ нет подходящего основания.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка