Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Юридические расходы: когда безопасно списывать

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Работник просит компенсировать часть отпуска деньгами. Стоит ли идти навстречу

21 сентября 2011 60 просмотров

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Летний сезон позади, а с ним закончилась и основная пора отпусков. Возможно, кто-то из ваших сотрудников не воспользовался своим правом на отдых и сейчас просит выдать ему компенсацию. Соответствует ли такое желание нормам законодательства? Стоит ли идти навстречу работнику или целесообразно отказать? Давайте посмотрим.

Когда отпуск можно заменить денежной компенсацией

Работник просит компенсировать часть отпуска деньгами. Стоит ли идти навстречу. Трудовое законодательство позволяет заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). То есть претендовать на денежную выплату может лишь тот работник, которому вместе с основным отпуском, составляющим 28 дней, ежегодно предоставляются дополнительные дни отдыха. Отметим, что такие дни могут предоставлять как по требованию законодательства (см. таблицу), так и по инициативе самого работодателя. В последнем случае право на дополнительный отпуск устанавливается трудовым (коллективным) договором.

Категории работников, которым законодательство обязывает предоставлять дополнительный отпуск* Точное количество дополнительных дней отдыха работодатель должен прописать в коллективном или трудовом договоре.

Сотрудник, которому положен отпуск более 28 дней, желающий получить деньги вместо отпуска, должен написать заявление. Правда, работодатель не обязан выполнять просьбу работника. То есть он может отказать в выплате компенсации и отправить работника в законный отпуск.

Итак, мы выяснили, что работодатель не вправе заменять 28 календарных дней отпуска (полностью или частично) денежной компенсацией ни при каких обстоятельствах. Однако многие работодатели все равно компенсируют работникам непредоставленные основные дни отдыха деньгами. На наш взгляд, такой поступок опрометчив. Ведь подобные действия противоречат законодательству. А значит, право на отпуск у сотрудника сохраняется даже после получения денег от работодателя. То есть сотрудник может сначала получить деньги за отпуск, а затем потребовать предоставить реальные дни отдыха. И с точки зрения трудового законодательства будет абсолютно прав. Отказ работодателя сотрудник может обжаловать в трудовой инспекции.

Также хотим обратить ваше внимание на то, что, компенсируя деньгами основной отпуск, который равен 28 календарным дням, или его часть, работодатель нарушает трудовое законодательство. И при проверке инспекцией по труду за подобное нарушение может быть выписан штраф. Для директора организации или индивидуального предпринимателя он составит от 1000 до 5000 руб., а для юридического лица – от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Когда предоставлять компенсацию нельзя

Работник просит компенсировать часть отпуска деньгами. Стоит ли идти навстречу. Даже если сотруднику положен отпуск, превышающий 28 календарных дней, он может попасть в категорию лиц, которым отпуск заменять деньгами нельзя. Во-первых, речь идет о беременных женщинах, несовершеннолетних, а также о лицах,занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. Они должны фактически отдыхать положенное законом время, а не выбирать деньги вместо отпуска (ст. 126 ТК РФ).

Во-вторых, нельзя компенсировать деньгами отпуска, которые не являются ежегодными. Например, компенсацию не выдают за дополнительные выходные дни, ежемесячно предоставляемые родителям детей-инвалидов. Такие дни использовать можно только фактически.

И в-третьих, нельзя выдавать компенсацию за дни, полученные в результате суммирования нескольких ежегодных отпусков. Такая ситуация возможна, когда сотрудник имеет право на отпуск в 28 календарных дней и сверх этого у него накопились неотгулянные дни за прошлые годы. Так вот, выдать компенсацию за накопившиеся дни все равно нельзя. Потому как компенсировать можно лишь часть одного ежегодного отпуска, а не их сумму. Исключением является выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника. Тогда оплачиваются все неотгулянные дни, накопившиеся к дате увольнения.

 Как рассчитать компенсацию

Сумму компенсации, полагающуюся работнику, определить просто. Нужно среднедневной заработок, рассчитываемый для выплаты отпускных, умножить на количество компенсируемых дней отпуска. Напомним, что среднедневной заработок для оплаты отпусков и компенсаций можно рассчитать по следующей формуле (ст. 139 ТК РФ):

Расчет компенсации за части прошлогоднего и текущего отпусков

А.Е. Пташкин работает в ООО «Жаворонок», применяющем УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Он является инвалидом. Его ежегодный отпуск составляет 30 календарных дней. В 2010 году он отдыхал 25 дней, а в 2011-м – 20 дней. Часть прошлогоднего отпуска была перенесена в связи с производственной необходимостью. Среднедневной заработок А.Е. Пташкина – 935 руб. Сколько дней отпусков за оба года работодатель вправе компенсировать работнику деньгами?

Выплатить деньги можно только за те части отпуска, которые превышают 28 календарных дней. У А.Е. Пташкина это 2 дня за 2010 год и 2 дня за 2011-й. Таким образом, компенсация составит 3740 руб. (935 руб. х 4 дн.). На оставшиеся 11 дней (30 дн. + 30 дн. - 25 дн. - 20 дн. - 4 дн.) работник должен оформить отпуск.

  Какие документы нужно оформить

Итак, сотрудник, желающий получить вместо дополнительных дней отдыха компенсацию, должен написать заявление. После этого работодатель решает, произвести выплату или отказать в ней. При положительном решении нужно издать приказ о замене части отпуска денежной компенсацией. И ознакомить с ним работника под роспись. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме. См. образец приказа.

Рисунок 1. Образец приказа о замене части отпуска денежной компенсацией

Сведения о замене части отпуска компенсацией необходимо внести в личную карточку работника. Как это сделать, показано на рисунке. Кроме того, соответствующую информацию бухгалтер должен указать в графе 10 «Примечание» графика отпусков.

 Образец заполнения раздела VIII личной карточки работника в случае выплаты ему денежной компенсации вместо отпуска

Вопрос № 5. Как учесть компенсацию при расчете единого налога

При упрощенной системе учитываются расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Их состав определяется в соответствии со статьей 255 НК РФ, то есть в том же порядке, что и для плательщиков налога на прибыль. В пункте 8 указанной статьи упомянута денежная компенсация, выплачиваемая за неиспользованный отпуск по правилам трудового законодательства. Значит, денежную компенсацию за дополнительные дни отпуска, превышающие 28 основных дней, бухгалтер может включить в расходы.

А вот компенсацию, выплаченную за дни основного 28-дневного отпуска, учитывать в расходах нельзя. Такая выплата произведена с нарушением норм трудового законодательства. Данную точку зрения подтверждают и налоговые органы (письмо УФНС России по г. Москве от 20.05.2011 № 16-15/049788@). Указанное письмо адресовано плательщикам налога на прибыль. Тем не менее оно касается и «упрощенцев»: состав расходов на оплату труда они определяют одинаково.

Не уменьшит базу и компенсация, выплаченная за дополнительные дни отдыха беременным женщинам, несовершеннолетним, а также лицам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда. Ведь этим категориям работников работодатель должен предоставить отпуск в полном объеме. А значит, если компенсация будет выдана, она не будет выплатой, предусмотренной законом.

Учет в расходах компенсации за часть отпуска, превышающей 28 дней

И.В. Соловьев работает в ООО «Беркут», применяющем УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Ему установлен ненормированный рабочий день. В связи с этим работнику ежегодно предоставляется 5 дополнительных календарных дней отдыха. В 2011 году И.В. Соловьев написал заявление об их замене денежной компенсацией. Его среднедневной заработок равен 1032 руб. Вправе ли бухгалтер выплатить работнику деньги вместо части отпуска?

Да, вправе. И.В. Соловьев попросил компенсировать часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Компенсация составит 5160 руб. (1032 руб. х 5 дн.). Бухгалтер может эту сумму после выплаты учесть в расходах.

Нужно ли платить зарплатные налоги

Любая денежная компенсация за неиспользованный отпуск является доходом работника. При этом не имеет значения, выплачена она с нарушением норм законодательства или нет. А значит, с ее суммы нужно удержать НДФЛ. Кроме того, бухгалтеру придется начислить страховые взносы, а также взносы на случай травматизма. Такой вывод следует из подпункта 2 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Если применяется «упрощенка» с объектом доходыПравила выплаты компенсации за отпуск едины для всех. Поэтому вам нужно соблюдать трудовое законодательство на общих основаниях.

На заметкуЧернобыльцам дополнительные отпуска оплачивает ФСС РоссииГражданам, подвергшимся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС, ежегодно нужно предоставлять дополнительные отпуска продолжительностью 14 календарных дней. Однако оплачивать такие отпуска за счет средств организации не нужно. Дело в том, что подобную обязанность взял на себя ФСС России. Такому сотруднику нужно выдать справку о размере среднего заработка, составленную в произвольной форме. И указать в ней период, за который предоставляется отпуск, и итоговую сумму отпускных. Подписывает справку руководитель и главный бухгалтер. На основании такого документа ФСС перечислит сотруднику деньги. Эти правила установлены подпунктом «б» пункта 2 Правил оплаты дополнительного оплачиваемого отпуска, утвержденных постановлением Правительства РФ от 03.03.07 № 136. При этом обратите внимание: ФСС России оплачивает именно отпуск, а не его компенсацию.

Нюансы, требующие особого внимания• Трудовое законодательство позволяет заменять денежной компенсацией только ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
• Учесть в расходах можно лишь компенсацию, выплаченную в соответствии с трудовым законодательством.
• Начислить НДФЛ и страховые взносы на сумму компенсации придется в любом случае.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка