Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Сколько НДФЛ теперь удерживать с работника — новые примеры от ФНС

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Компенсация за имущество работников

24 февраля 2012 24 просмотра

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Когда компенсацию можно учесть в расходах при упрощенной системе налогообложения? Нужно ли с компенсации исчислять «зарплатные» налоги?

Не всегда организация может приобрести все необходимое ей имущество. На чем-то приходится экономить. А решить проблему со срочно понадобившимся автомобилем, компьютером, мобильным телефоном или швейной машинкой можно, если использовать имущество, принадлежащее сотрудникам организации. Выплачивая им за это заранее оговоренную денежную компенсацию. Такой вид товарно-денежных отношений между сотрудником и работодателем предусмотрен трудовым законодательством.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Для того чтобы выплачивать компенсацию, нужно оформить соответствующие документы. И быть внимательными при расчете НДФЛ и страховых взносов.

Мы подскажем, как документально оформлять компенсации и учитывать подобные выплаты в налоговой базе при УСН. Также обсудим вопросы, касающиеся начисления страховых взносов и НДФЛ. Наглядно порядок учета компенсации при расчете налогов показан на схеме ниже. А в статье мы подробно рассмотрим все нюансы.

Схема. Как учитывать компенсацию, выплаченную сотруднику, использующему в работе свое имущество

Все условия по выплате компенсации пропишите в отдельном соглашении

Если сотрудник в работе использует личное имущество, ему нужно платить компенсацию. Такая норма установлена статьей 188 ТК РФ. В трудовом законодательстве говорится о том, что компенсация должна покрывать износ имущества, а также возмещать расходы, связанные с его использованием. Конкретную сумму нужно оговорить в соглашении, заключенном между сотрудником и работодателем. Это может быть как отдельное соглашение об использовании личного имущества в служебных целях (см. рисунок на с. 28), так и приложение к трудовому договору. А если, например, сотрудник сразу принимается на работу с условием, что будет использовать свое имущество, всю информацию об этом имуществе и условия его использования необходимо отразить непосредственно в трудовом договоре.

А именно: Для справки Соглашение об использовании имущества можно оформить как отдельный документ, как приложение к трудовому договору, либо указать нужную информацию в самом трудовом договоре.

  • вид имущества и его технические характеристики;
  • порядок использования имущества;
  • размер компенсации, установленный за месяц или за день. Либо метод расчета компенсации;
  • порядок возмещения расходов работника, связанных с обслуживанием имущества;
  • срок действия соглашения.

Поясним, что целесообразно указывать в каждом из пунктов.

Вид и технические характеристики имущества . Здесь записывают наименование, марку, модель, год выпуска, серийный номер, параметры и состояние объекта, а также реквизиты документа о праве собственности (если речь идет об автомобиле). Копию документа о праве собственности нужно приложить к соглашению. Также в нем можно указать состояние имущества: новое, после ремонта и т. п.

Кстати, совсем не обязательно, чтобы работник обладал правом собственности на имущество. Он может использовать и те объекты, которые сам арендует. Это не лишит его права на компенсацию. Но тогда в соглашении нужно указать реквизиты доверенности или договора аренды.

Порядок использования . Компенсацию нужно платить, только если имущество используется именно в интересах работодателя. Поэтому важно указать, как именно оно будет применяться. Например, если речь идет об автомобиле, можно записать: «В связи с отсутствием у организации служебного транспорта работник использует для поездок за строительными материалами собственный автомобиль».

Размер компенсации . Компенсация выплачивается только за дни, когда имущество эксплуатировалось. Забегая вперед, скажем, что в таком случае в конце месяца составляется акт об использовании и в нем уже рассчитывается месячная сумма компенсации.

Важное обстоятельство Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсации за использование имущества. Отметим: размер компенсации в принципе может быть любым, Трудовой кодекс его не ограничивает. Правда, лимиты для некоторых видов имущества есть в налоговом законодательстве, но об этом расскажем ниже.

Возмещение расходов на обслуживание . Компенсация должна покрывать износ, а также расходы, связанные с использованием имущества. Например, стоимость расходных материалов, ремонт и т. п. Информация о том, будут ли эти выплаты и в каком размере, тоже прописывается в соглашении. Если расходы компенсируются, то их общую сумму за месяц также нужно определять в акте.

Срок действия соглашения . Срок может быть каким угодно, но в пределах действия трудового договора.

Отметим еще такой нюанс. Имуществом может пользоваться только тот сотрудник, который его предоставил и которому оно принадлежит на праве собственности или на правах аренды. То есть сотрудник сохраняет свои права на это имущество и работодатель не может заставить его передать имущество третьему лицу, в том числе и на время болезни.

После того как соглашение с сотрудником подписано, руководитель компании издает приказ о выплате ежемесячной компенсации.

В бухгалтерском учете компенсацию отражают на тех же счетах учета затрат, что и заработную плату сотрудника, использующего имущество. Основанием для этого будет акт, который составляют раз в месяц.

Компенсация за имущество при УСН учитывается только по автомобилям в пределах норм

«Упрощенцы», считающие единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть в налоговом учете лишь те суммы, которые указаны в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Посмотрим, что там говорится о компенсации за пользование имуществом.

В подпункте 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ упоминаются расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Но для целей налогообложения эту компенсацию можно учесть только по нормам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 . Ежемесячная сумма компенсации составляет:

  • за использование в служебных целях легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;
  • свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;
  • за использование в служебных целях мотоциклов — 600 руб.


Суть вопроса Выплачивать компенсацию нужно за пользование любым имуществом сотрудника. А вот при расчете «упрощенного» налога можно учесть только компенсации за использование легковых автомобилей и мотоциклов. Да и то в пределах норм.

Суммы в общем-то мизерные, что и понятно, ведь постановление вышло больше 10 лет назад и с тех пор не корректировалось. А кроме того, предполагается, что в этой сумме уже учтены все возможные затраты владельца автомашины: на ремонт, ГСМ, техобслуживание автомобиля. Об этом сказано в пункте 3 письма Минфина России от 21.07.92 № 57 (далее — письмо № 57). Оно зарегистрировано в Минюсте, а значит, несмотря на давность, является документом, нормы которого соответствуют действующему законодательству. Поэтому проверяющие продолжают придерживаться порядка, изложенного в нем. Подтверждение тому письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275 и письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776 .

Полезные советы

Путевой лист поможет подтвердить обоснованность компенсации

Если вы платите сотруднику компенсацию за использование его личного автомобиля в служебных целях, вам потребуются:

  • приказ руководителя организации;
  • соглашение между сотрудником и работодателем о компенсации;
  • копия техпаспорта транспортного средства;
  • путевые листы;
  • документ, подтверждающий выплату компенсации.

Уделим особое внимание путевому листу. Минфин и налоговые органы настаивают на том, что этот документ нужен, когда выплачивается компенсация. Поскольку он свидетельствует о том, что транспорт использовался в производственных целях. Об этом говорится, в частности, в письмах Минфина России от 13.04.2007 №?14-05-07/6 и УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 №?20-12/016776 .?Утверждение чиновников спорно, ведь вы не возмещаете конкретные расходы по поездке, а платите лишь фиксированную компенсацию. Однако, если спорить не хотите, путевые листы лучше оформлять. Напомним, что заполнять их можно не ежедневно, а, например, раз в неделю или в месяц, отражая каждую поездку. Составлять путевые листы можно самостоятельно, предусмотрев в них обязательные реквизиты (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). А обязательными реквизитами являются: наименование и номер путевого листа, срок его действия, сведения о собственнике автомобиля, самом транспортном средстве, а также водителе (приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Таким образом, в соглашении вы можете установить любой размер компенсации за использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях. Однако учесть при расчете «упрощенного» налога сможете только сумму в пределах нормы. При этом нужно обратить внимание еще на одно ограничение, которое установлено пунктами 5 и 6 письма № 57.

Там сказано, что компенсацию необходимо выплачивать работникам один раз в месяц и она не должна зависеть от количества календарных дней в месяце. Однако за время отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине отпуска, командировки, болезни и т. д. компенсацию выплачивать не нужно. Поскольку в это время личный автомобиль не эксплуатировался в служебных целях. Соответственно в данной ситуации компенсацию в целях налогообложения нужно учитывать пропорционально отработанным дням.

Что касается компенсаций за использование других видов имущества, то они при расчете «упрощенного» налога не учитываются. Поскольку не предусмотрены в перечне расходов, приведенном в статье 346.16 НК?РФ. Правда, есть возможность учесть компенсацию в составе расходов по оплате труда (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Ведь в соответствии со статьей 255 НК?РФ в такие расходы можно включать любые выплаты, предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами. И если компенсация у вас прописана в трудовом договоре, ее можно отнести в налоговом учете на расходы по оплате труда. Однако в таком случае велика вероятность, что вас попросят начислить на компенсацию страховые взносы. А это может оказаться более невыгодным, чем списывать компенсацию в расходы.

НДФЛ с компенсации не удерживайте и страховые взносы не начисляйте

Еще пару лет назад специалисты финансового ведомства признали, что компенсации, выплачиваемые сотруднику за пользование его имуществом, не облагаются НДФЛ. Размер компенсаций значения не имеет. Соответствующее разъяснение содержится в письме Минфина России от 23.12.2009 №  03-04-07-01/387 . И Федеральная налоговая служба довела это письмо до нижестоящих налоговых инспекций письмом от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ . Поэтому независимо от того, сколько денег вы выплачиваете сотруднику за использование его имущества, налог с выплаты удерживать не нужно.

Обратите внимание Компенсация за использование имущества сотрудника не облагается НДФЛ независимо от ее суммы. Основанием для этого является пункт 3 статьи 217 НК РФ. Там сказано, что НДФЛ не облагаются компенсации, если они установлены законодательством и выплачиваются сотруднику при исполнении им своих трудовых обязанностей.

Что касается страховых взносов, то их также не начисляют на компенсации, выплачиваемые в связи с исполнением трудовых обязанностей по законодательству (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Поэтому на компенсацию за использование личного имущества в служебных целях страховые взносы начислять не нужно. Не нужно с таких выплат платить и взносы на травматизм (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Есть только один нюанс. Выше мы говорили, что сотрудник может использовать в работе как свое, так и арендованное имущество. Либо то, которым он распоряжается по доверенности. Так вот, компенсация, полученная не собственником, будет облагаться НДФЛ. Поскольку положения пункта 3 статьи 217 НК РФ на такой случай не распространяются. Это подтверждает и Минфин России в письме от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228 .

Важное обстоятельство Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы нужно, только если компенсацию получает сотрудник, не являющийся собственником имущества. Компенсации, выплаченные сотруднику, не являющемуся собственником имущества, а, например, управляющему автомобилем по доверенности, будут облагаться страховыми взносами (см. письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19). Аналогичный вывод можно сделать и в отношении взносов на травматизм.

Пример. Компенсация за имущество в служебных целях

ООО «Комфорт» применяет УСН с объектом доходы минус расходы и занимается оптовой торговлей. Менеджер общества И.П. Смирнов планирует с 1 марта развозить товары покупателям на собственном автомобиле и пользоваться своим мобильным телефоном в служебных целях. Руководитель общества предложил И.П. Смирнову выплачивать компенсацию за использование автомобиля в размере 320 руб. за рабочий день, за использование телефона — 50 руб. за рабочий день плюс возмещать расходы на бензин, связь, а также обслуживание и ремонт автомобиля. Работник согласился и подписал с ООО «Комфорт» соглашение (см. рисунок ниже).

Объем двигателя используемого работником автомобиля меньше 2000 куб. см, поэтому общество сможет учесть в расходах при УСН выплаченную компенсацию в размере, не превышающем 1200 руб. в месяц. Причем лишь в том случае, если сотрудник будет пользоваться личным автомобилем в производственных целях все рабочие дни месяца. В противном случае предельную сумму 1200 руб. нужно уменьшать пропорционально отработанным дням. Например, если работник полмесяца находится в отпуске, то в расходах получится учесть лишь 600 руб. компенсации (1200 руб. х 0,5).

Компенсацию за использованный на служебные поездки бензин, обслуживание и ремонт автомобиля, а также за использование мобильного телефона и расходы на связь учесть в налоговой базе при УСН не получится.

И автомобиль, и мобильный телефон принадлежат И.П. Смирнову на праве собственности, а также используются для производственных целей. Поэтому компенсации, выплаченные в размере, указанном в соглашении, не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма.

Рисунок. Образец соглашения об использовании личного имущества работника в интересах работодателя

Нюансы, требующие особого внимания

При выплате сотрудникам компенсации за использование их имущества в производственных целях нужно составить соглашение к трудовому договору и указать в нем размер выплат.

Компенсации выплачиваются за использование любого имущества, но в расходах получится учесть лишь выплаты за легковые автомобили и мотоциклы, да и то в пределах установленных Правительством РФ норм.

НДФЛ и страховые взносы не нужно начислять, только если используемое имущество принадлежит работнику на праве собственности.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 8 декабря 2016 18:00 Форма трудового договора – 2017
Бюджетник 8 декабря 2016 15:00 КБК для учреждений на 2017 год

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка