Журнал, справочная система и сервисы
№7
Апрель

В свежем «Главбухе»

Новые лидеры и апрельские задания

Подписка
3 месяца подписки в подарок!
№7

Что предпринять, если недостача в кассе

24 февраля 2012 171 просмотр

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Какие документы нужно оформить, если в кассе обнаружена недостача? Когда работодатель может взыскать полную сумму недостачи с виновного сотрудника? Удастся ли включить в расходы при УСН сумму ущерба из-за недостачи?

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Обнаружив недостачу, вы должны действовать по общеустановленным правилам, описанным в статье. Кроме того, взыскав недостачу с виновного, вам придется отразить полученную сумму во внереализационных доходах. Чаще всего кассир обнаруживает недостачу в кассе в конце рабочего дня или смены, когда снимает Z-отчет и пересчитывает выручку. Как правило, это происходит в присутствии главного или старшего бухгалтера либо руководителя (индивидуального предпринимателя). Сумма по Z-отчету должна совпасть с фактическим количеством наличных денег. Факт превышения суммы, указанной в Z-отчете, над размером выручки свидетельствует о недостаче.

Обнаружить недостачу можно и в течение дня — во время сравнения выручки с данными Х-отчета. Такие отчеты снимают в течение дня (смены), в том числе по секциям. При этом счетчики ККТ не обнуляются.

Обсудим, какие действия нужно предпринять бухгалтеру, если установлены расхождения между фактическим наличием денег и учетными данными. А также посмотрим, какие требования к оформлению недостач выдвигает новое Положение о порядке ведения кассовых операций , утвержденное решением Банка России от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение).

Собираем комиссию и отражаем недостачу в документах

После того как вы обнаружили недостачу, нужно инвентаризировать кассу. До 2012 года такая процедура проводилась в соответствии со старым Порядком ведения кассовых операций , утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок). В этом документе был целый раздел «Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины», где подробно прописано как инвентаризировать кассу.

А в новом Положении о ревизии кассы и учете недостач не говориться вообще. Скорее всего, это обусловлено тем, что новый документ предоставляет больше свободы юридическим лицам и предпринимателям в вопросах учета своих финансов. Тем не менее вы можете продолжать пользоваться старым, привычным порядком инвентаризации кассы, несмотря на то что конкретные требования в отношении этой процедуры теперь отсутствуют. Для справки В новом положении о ведении кассовых операций порядок инвентаризации денежных средств не указан, поэтому организации могут проводить ее по собственному усмотрению.

Итак, инвентаризационная комиссия, которая в присутствии материально ответственного лица (кассира) проведет ревизию кассы, должна быть назначена приказом руководителя. Во время процедуры комиссия пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся в кассе. Сравнив имеющийся остаток в кассе с остатком, указанным в кассовой книге, она подтвердит факт недостачи. Напомним, что запись в кассовую книгу кассир должен заносить по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. Дневная выручка приходуется в кассу по одному кассовому ордеру. Поэтому суммы выручки на конец дня, отраженные в Z-отчете и кассовой книге, совпадут.

Далее по результатам проверки нужно составить акт. Раньше в этих целях допускалось использовать либо форму , приведенную в приложении №?4 к Порядку , либо форму № ИНВ-15 , утвержденную постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Теперь же, когда Порядок уже не действует, акт следует заполнять по форме № ИНВ-15 .

Памятка Факт недостачи в кассе следует отразить в акте ревизии наличных денежных средств. Несколько слов о том, как лучше оформить акт. В верхней части документа кассир или иное материально ответственное лицо дает расписку в том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Далее указывается сумма наличных денег по учетным данным и сумма выявленной недостачи. Затем материально ответственное лицо пишет объяснения, излагая причины недостачи. И в самом конце акта руководитель организации отражает свое решение.

Акт подписывается председателем и членами комиссии, а также материально ответственным лицом. Директор компании ставит подпись под своим решением. Акт оформляют в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у кассира. Заполненный акт ревизии наличных денежных средств приведен ниже.

На практике часто материально ответственное лицо отказывается комментировать факт возникновения недостачи в кассе. В этом случае придется составить акт об отказе работника представить объяснения. В нем указывается состав комиссии, а также информация о том, когда и в какой сумме была выявлена недостача. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать. Как оформить акт об отказе, показано ниже.

Рисунок 1. Образец акта об отказе работника представить объяснения

Взыскиваем недостачу с виновного лица

Когда кассира принимают на работу, с ним заключают договор о полной материальной ответственности. Поэтому кассир отвечает за сохранность всех принятых ценностей. В случае недостачи вверенных ему денег, он обязан возместить работодателю причиненный прямой действительный ущерб в полном размере (ст. 242 и 243 ТК РФ). При этом причины недостачи в общем-то не важны. Кассир мог присвоить деньги, а мог недобросовестно отнестись к своим должностным обязанностям, например оставить кассу без присмотра. Кроме того, он мог просто обсчитаться и выдать покупателю сдачу в большей сумме, чем надо. Во всех перечисленных случаях работнику придется возмещать недостачу, то есть вносить свои деньги в кассу.

Вправе ли работодатель удержать недостачу из зарплаты кассира? Ответ зависит от суммы недостачи.

Важное обстоятельство Работодатель может взыскать недостачу с кассира в бесспорном порядке без его согласия, только если ее сумма не превышает средний месячный заработок виновного.

Вариант 1. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира. В этом случае вы вправе удержать недостачу из зарплаты кассира в бесспорном порядке по распоряжению руководителя. При этом согласие виновного работника не требуется. В течение месяца со дня установления комиссией размера недостачи руководитель должен издать приказ о взыскании. Образец приказа представлен ниже. Потом недостающую сумму можно удержать из зарплаты кассира. Помните, что общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%. Предельно допустимый размер взыскиваемой суммы рассчитывается после вычета из зарплаты НДФЛ. На практике сумма недостачи обычно больше 20% зарплаты. Тогда недостачу удерживают из зарплаты частями до тех пор, пока она не будет полностью возмещена.

Рисунок 2. Образец приказа об удержании из зарплаты виновного работника, если выявлена недостача в кассе

Пример. Удержание денег из зарплаты работника, если выявлена недостача в кассе

Д.В. Порываева работает кассиром в ООО «Торговый дом», применяющем УСН. При подсчете выручки, 20 января 2012 года, была обнаружена недостача в размере 6800 руб., о чем составлен акт ревизии наличных денежных средств. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира. На следующий день руководитель издал приказ об удержании денег из зарплаты кассира, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Оклад Д.В. Порываевой составляет 15 000 руб. Детей у нее нет. Какую сумму директор вправе удержать из зарплаты сотрудницы за январь?

Д.В. Порываева несет полную материальную ответственность, а значит, должна возместить недостачу полностью. Стандартные и прочие вычеты в январе кассиру не полагаются, поэтому НДФЛ с зарплаты составит 1950 руб. (15 000 руб. х 13%). Зарплата, положенная к выдаче, равна 13 050 руб. (15 000 руб. х 1950 руб.). Рассчитывать предельную сумму удержаний нужно с суммы зарплаты к выдаче. Работодатель вправе удержать в январе 2610 руб. (13 050 руб. х 20%). На руки Д.В. Порываева получит 10 440 руб. (13 050 руб. х 2610 руб.). Оставшуюся сумму долга в размере 4190 руб. (6800 руб. х 2610 руб.) можно удержать из зарплаты кассира в последующие месяцы.

Вариант 2. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира, однако месячный срок принятия приказа о взыскании пропущен. Здесь порядок взыскания зависит от желания кассира возместить недостающую сумму. Если он не против, то недостачу опять же удерживают из зарплаты. Либо кассир может внести собственные деньги в кассу в счет погашения долга. Более того, вы вправе договориться с ним о возмещении ущерба с рассрочкой платежа. То есть работник будет погашать задолженность частями. В этом случае попросите его предоставить вам письменное обязательство о возмещении недостачи с указанием конкретных сроков платежа.

Если кассир не желает добровольно возмещать недостачу, вам придется обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании долга с работника. Сделать это можно в течение года со дня обнаружения недостачи.

Вариант 3. Размер недостачи превышает средний месячный заработок. В этом случае действуют так же, как и в предыдущей ситуации. Кассир либо по собственному желанию возмещает сумму недостачи, либо организация взыскивает деньги через суд.

Для справки Работодатель может простить кассира и не взыскивать с него сумму недостачи. Стоит отметить, что во всех приведенных ситуациях вы вправе полностью или частично отказаться от взыскания долга с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Например, вы можете разрешить кассиру не возмещать сумму недостачи, если посчитаете ее незначительной.

Для наглядности мы сделали схему способов взыскания недостачи из зарплаты кассира и привели ниже.

Схема. Как взыскать недостачу с кассира

Отдельно следует сказать о ситуации, когда недостача возникает по вине несовершеннолетнего работника. Например, это может быть 16-летний курьер, потерявший вверенные ему деньги. Согласно статье 242 ТК РФ работники, которым не исполнилось 18 лет, несут полную материальную ответственность лишь за ущерб, причиненный умышленными действиями, в состоянии токсического опьянения, а также в результате совершения преступления или проступка. Недостачу, возникшую по другим причинам, с таких лиц можно взыскать только в пределах среднемесячного заработка (с. 241 ТК РФ).

Отражаем операции, связанные с недостачей, в налоговом учете

К сожалению, сумму выявленной недостачи отразить в расходах нельзя. При этом не имеет значения, найден ли виновник и возместил ли он ущерб. Дело в том, что при упрощенной системе учитываются только затраты, перечисленные в перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Расходов в виде сумм недостач в нем нет. Такого же мнения придерживается и Минфин России в письме от 18.12.2007 № 03-11-05/303 .

Учет доходов обсудим более подробно. «Упрощенцы» учитывают в налоговой базе доходы от реализации и внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Состав внереализационных доходов определяется в соответствии со статьей 250 НК?РФ, в пункте 3 которой упомянуты суммы возмещения убытков или ущерба. Поэтому сумму недостачи, возмещенную кассиром или иным виновным лицом, следует включить в состав доходов в день поступления в кассу или на расчетный счет (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Есть специалисты, придерживающиеся иной точки зрения. По их мнению, включать сумму, полученную от работника для возмещения недостачи, в доходы не нужно. Приводятся следующие аргументы. Доходом признается экономическая выгода налогоплательщика в денежной или натуральной форме (п. 41 НК РФ). При возврате виновником недостачи денег никакой выгоды нет. А значит, доходы не учитываются. Однако мы не советуем вам так поступать. В этом случае придется отстаивать свою позицию. Возможно, в суде. Причем шансов выиграть дело не так уж и много. Ведь аргументы довольно шаткие. Во-первых, возмещение ущерба четко отнесено к внереализационным доходам главой 25 НК РФ. Во-вторых, с тем, что организация, работники которой возмещают недостачу, не получает выгоду, также можно поспорить. Но конечно, окончательное решение, как поступить, остается за вами.

Нюансы, требующие особого внимания

При обнаружении недостачи в кассе обязательно следует составить акт ревизии наличных денежных средств.

Работодатель может взыскать ущерб из зарплаты работника без его согласия, только если сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка виновника. В противном случае, если сотрудник отказывается добровольно внести деньги, придется обращаться в суд.

Независимо от причин недостачи ее сумма налоговую базу не уменьшит. А вот возмещенную сумму придется учесть во внереализационных доходах.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в фиксированном размере, зачисляемые в ПФР на выплату страховой пенсии (исчисленные с дохода свыше 300 000 руб. за периоды, истекшие до 1 января 2017 года) - 182 1 02 02140 06 1200 160.

За период с 2017 — КБК единый и для фиксированного в части ПФР, и для превышения 1% — 182 1 02 02140 06 1110 160.

У вас порядок в документах или бардак?

Где вы храните бухгалтерские документы?

Как часто вы подшиваете документы?

Вы следите за сроками хранения документов?

Как вы уничтожаете документы, по которым истек срок хранения?

В бухгалтерии есть ненужные документы, которые жалко выбросить?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка