Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

График отпусков '2017 — как составить с учетом новых сроков отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Оформление доверенности

24 марта 2012 35 просмотров

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Наверное, не найдется ни одного не то что бухгалтера, но и человека, далекого от учета, который бы никогда не сталкивался с доверенностью. Этот документ представляет собой письменное полномочие, переданное одним лицом другому для того, чтобы тот совершил определенные действия перед третьими лицами. Доверенность приходится как выписывать самим организациям и индивидуальным предпринимателям, так и достаточно часто требовать от контрагентов.  

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы, оформление доверенности одинаково для всех. Поэтому рекомендуем вам ознакомиться с рассмотренными вопросами. Возможно, по каким-то из них вы поменяете свое мнение. В этой статье мы поговорим о некоторых неясностях и заблуждениях, связанных с применением этого документа. И развенчаем семь часто встречающихся у бухгалтеров устойчивых мнений, сложившихся по поводу доверенностей, как на получение ТМЦ, так и для иных действий. Ведь мнения эти не более чем миф.

Получая ценности, любой сотрудник контрагента должен предъявить доверенность

Не секрет, что выдать ТМЦ представителю другой организации можно, только если он предъявит доверенность. Поскольку этот документ подтверждает полномочия данного лица. Однако есть и те, кому доверенность не нужна. Прежде всего это руководитель. Он может совершать любые сделки от имени компании и представлять ее интересы во всех учреждениях со всеми физическими и юридическими лицами. Однако и для руководителя нужен документ, подтверждающий его полномочия.

 

Обратите внимание Без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель. Директор действует на основании устава. Поэтому вместо доверенности для заключения сделок или в иных ситуациях для подтверждения своих полномочий директору стоит иметь при себе один из документов:

  • копию устава или выписку из нее;
  • копию протокола собрания учредителей или решения участника о его назначении;
  • выписку из ЕГРЮЛ.

Это установлено пунктом 2 статьи 69 Федерального закона от 26.12.95 №208-ФЗ «Об акционерных обществах» и подпунктом 1 пункта 3 статьи 40 Федерального закона от 08.02.98 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Для всех других работников организации нужна доверенность. Если же они участвуют в какой-либо сделке без этого документа, будет считаться, что они совершают сделку от своего имени, а не от имени организации (п. 1 ст. 183 ГК РФ).

Что же касается бизнеса предпринимателя, то без доверенности может действовать лишь сам предприниматель. Его полномочия подтвердит копия свидетельства о регистрации в качестве ИП.

Нужно использовать именно унифицированную форму доверенности

Доверенности бывают разными, на различный объем полномочий, поэтому нельзя говорить о том, что они всегда должны быть составлены по унифицированной форме. Генеральная доверенность, например, всегда составляется в свободной форме хотя бы потому, что унифицированного бланка нет. А вот на получение материальных ценностей унифицированные формы доверенностей есть. Это формы №М-2 и М-2а , утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а . Бланки этих доверенностей по сути одинаковые, отличие лишь в том, что в форме №М-2 есть корешок. Он нужен, когда организация все выданные доверенности на получение товарно-материальных ценностей учитывает в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Когда доверенностей и людей, которым они выдаются, много, учет целесообразен. Если же подобные операции случаются нечасто, то учет можно и не организовывать. Соответственно и форму доверенности можно выбирать без корешка.

На заметку

Доверенности бывают разными

В зависимости от того, для каких целей работнику выдается доверенность, в ней можно прописывать разные полномочия. Так, доверенность можно оформить на совершение какого-то конкретного действия, например получить товар у поставщика. Тогда это будет разовая доверенность на конкретную сделку и срок ее действия будет небольшим — несколько дней. Если представитель будет регулярно выполнять однородные действия, ему выдают специальную доверенность. Например, таковой является доверенность на получение в банке документов и наличных денег по чеку. Слово «специальная» — это условное название, писать его на доверенности не обязательно. Третий вид — это генеральная доверенность, которая дает уже повышенный объем полномочий — к примеру, на заключение договоров или управление имуществом. Составляется любая доверенность всегда в одном экземпляре. Максимальный срок, на который она может быть выдана, — три года. Если срок действия не указан, доверенность действует один год (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Иногда организация хочет выписывать доверенность на получение товарных ценностей по своей форме. Нет ли в этом нарушения законодательства? Обратимся к пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон №129-ФЗ). Там сказано, что первичные документы принимаются к учету, если составлены по той форме, которая содержится в альбоме унифицированных форм. И только если такой формы нет, можно использовать произвольную.

Однако доверенность на получение ТМЦ, на наш взгляд, нельзя рассматривать как первичный учетный документ. Ведь на ее основании какие-либо хозяйственные операции не оформляются и бухгалтерские проводки не формируются (п. 1 ст. 9 Закона №129-ФЗ). Доверенность лишь подтверждает полномочия лица на совершение определенных действий. А значит, на нее не распространяются требования Закона №129-ФЗ об оформлении первичных учетных документов. И любую доверенность можно оформлять по той форме, которая вам удобна.

Выдавать доверенность можно только работникам

Доверенность можно выдать любому гражданину вне зависимости от наличия с ним трудовых отношений. Главное, чтобы он был дееспособным. Запрет выдавать доверенность несотрудникам действовал в советское время и был установлен абзацем 2 пункта 1 Инструкции Минфина СССР от 14.01.67 №17.Однако в настоящее время этот документ не действует (приказ Минфина России от 17.01.2012 №5н).

 

Обратите внимание Доверенность можно выписать любому дееспособному гражданину. А Верховный суд РФ своим решениемот 06.06.2011 №ГКПИ11-617 подтвердил, что доверенность может быть выдана любому лицу, как работающему в организации, так и не работающему. Соответственно, если, скажем, за товаром поедет не ваш сотрудник, а водитель транспортной компании, ничто не мешает вам выписать доверенность на его имя.

Доверенность нужно полностью оформлять либо на компьютере, либо вписывать от руки

Нигде не содержится ограничений по поводу способа оформления доверенности. Значит ее можно заполнять на компьютере, от руки либо комбинированным способом. Кто-то распечатывает доверенность, где уже занесена информация об организации, а данные о поверенном вписываются вручную. Кто-то вообще ставит штамп с реквизитами фирмы. В общем, выписывать доверенность можно тем способом, который вам удобен, она будет действительна.

Для учета доверенностей нужно вести специальный журнал

Обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была предусмотрена Инструкцией Минфина СССР от 14.01.67 №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности». Однако сейчас этот документ не действует. Поэтому вы можете учет доверенностей не вести. В то же время делать это целесообразно, если на вашем предприятии получение ценностей по доверенности носит массовый характер. Тогда, если вы используете унифицированную форму №М-2а , то все выданные документы лучше регистрировать в журнале.

А вот у формы №М-2 есть отрывной корешок. И в нем как раз и нужно записывать информацию о выданной доверенности. Тогда подшитые корешки уже будут своего рода журналом регистрации доверенностей. Можно скрепить их в виде книжки и пронумеровать листы, а на последнем листе сделать запись за подписью главного (старшего) бухгалтера «В настоящей книжке пронумеровано __ листов».

 

Памятка Бланки неиспользованных доверенностей нужно хранить в течение пяти лет. Неиспользованные доверенности возвращаются, о чем также можно сделать запись в корешке книжки доверенностей. На возвращенных доверенностях напишите «Не использовано» и храните их пять лет. Это установлено статьей 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 .

В доверенности на получение товарных ценностей нужно перечислять все их наименования

На оборотной стороне унифицированных форм №М-2 и М-2а предусмотрены поля для перечисления номенклатуры товаров или материалов, которые доверяется получить. Однако это не означает, что туда необходимо вписывать все наименования, особенно если их много. Как тогда поступить? Напомним, что доверенность выписывают для того, чтобы получить товарно-материальные ценности от конкретного поставщика. Поэтому на лицевой стороне доверенности нужно указать наименования поставщика, а также номер и дату документа, по которому будут получены ценности. От того, как был оформлен этот документ, как раз и зависит, придется ли переписывать все наименования. Ведь если в документе все товарно-материальные ценности, которые предстоит получить, уже указаны, то повторно их записывать на оборотной стороне доверенности не нужно. Можно просто поставить прочерк.

Если же нет (например, доверенность выписывается на основании договора), то придется перечислять в ней наименования товаров. Избежать этого можно, если у вас есть счет для оплаты, где перечислены цены и наименование товаров, которые нужно получить по доверенности. Тогда на лицевой стороне этой доверенности запишите реквизиты этого счета. А поскольку в счете наименования указаны, повторно записывать их на обороте доверенности нет необходимости.

Доверенность нужна кладовщикам, а бухгалтеру она ни к чему

Это ошибочное мнение. Разумеется, доверенность подтверждает, что за товаром приехал именно представитель покупателя, а не какой-то сторонний человек. То есть без доверенности отдавать товар незнакомому лицу нельзя. Но иногда между организациями налаживаются довольно тесные связи. И ваш кладовщик знает в лицо и по именам многих представителей организаций-покупателей. Может ли он в этом случае выдавать товар без получения от представителя доверенности? Мы не советуем, особенно если у вас объектом налогообложения при упрощенной системе являются доходы минус расходы. Дело в том, что реквизиты доверенности вписываются в соответствующее поле товарной накладной по форме №ТОРГ-12 . То есть наличие доверенности и заполнение указанных полей подтверждает реализацию товара. А для списания в расходы покупной стоимости товаров необходим факт их реализации (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НКРФ). Следовательно, оформленная в надлежащем порядке накладная

 

Важное обстоятельство У поставщика доверенность от покупателя на получение товара подтверждает факт его реализации. и доверенность поставщику нужна для налогового учета расходов. Поэтому рекомендуем вам хранить доверенности, которые получены от покупателей, вместе с накладными на отгрузку товаров.

Итак, с основными заблуждениями, касающимися доверенностей, мы разобрались. В заключение оформим доверенность на примере.

Оформление доверенности на получение товаров

ООО «Виктория» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Общество приобрело товары по договору у ООО «Арго», товары оплачены, есть счет на оплату от 26.03.2012 №307. Оформим доверенность по форме №М-2а на имя менеджера по закупкам Е.П. Савельева.

 

Если доверенность выписать на основании счета, где указаны наименования ценностей, то на ее оборотной стороне можно поставить прочерк.

Вначале укажем наименование организации и срок выдачи — 29 марта 2012 года. Предположим, что доверенность выдается на 10 дней. В графе «наименование потребителя и его адрес» повторим ООО «Виктория» и запишем адрес организации. Так как ООО «Виктория» является и потребителем, и плательщиком, графу «наименование плательщика и его адрес» можно не заполнять. Далее зафиксируем банковские реквизиты. После этого заполним строки, касающиеся личных данных представителя. В графе «наименование поставщика» укажем ООО «Арго», а затем реквизиты счета. В счете указаны конкретные наименования товаров, поэтому на оборотной стороне доверенности будет стоять прочерк. После этого Е.П. Савельев должен расписаться, доверенность подпишут руководитель и главный бухгалтер организации, также нужно поставить печать. Заполненная доверенность приведена ниже.

Нюансы, требующие особого внимания

Без доверенности могут действовать только руководители организаций или непосредственно индивидуальные предприниматели, если подтвердят свои полномочия.

Доверенность разрешается выписывать любому гражданину, а не только работнику организации.

Если в документе на получение ценностей, на основании которого выписывается доверенность, перечислены наименования товаров, на оборотной стороне доверенности можно поставить прочерк.

Полезные советы

Что записать в доверенность, чтобы она была действующей

Если доверенность вы оформляете в произвольной форме, нужно не забыть указать все необходимые реквизиты.

1.Дата выдачи является обязательным реквизитом. Поскольку согласно статье 186 ГКРФ доверенность, выданная без указания даты, считается ничтожной.

2.Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от ситуации. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, которые составляются по типовым формам №М-2 и М-2а , обычно выдаются сроком на 15 календарных дней (п. 3 Указаний по применению и заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а). Однако согласно статье 186 ГК РФ максимальный срок действия доверенности составляет три года. Так что если вам нужно выдать доверенность на срок больше, чем 15 дней, никто не вправе вам это запретить. Если же срок не указать, доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи (п. 1 ст. 186 ГКРФ).

3.Наименование доверителя является обязательным реквизитом. Организации указывают свое название, адрес, телефон, ИНН, КПП и банковские реквизиты. Индивидуальные предприниматели фиксируют свою фамилию, имя, отчество, адрес и ИНН. Также необходимо поставить подпись руководителя (индивидуального предпринимателя) и печать организации. Индивидуальный предприниматель ставит печать, если она у него имеется.

Отметим, что подпись руководителя в доверенности должна быть подлинной. Закон не допускает использование факсимильной подписи. Об этом сказано, в частности, в письме МНС России от 01.04.2004 №18-0-09/000042@ . Такого же мнения придерживаются и арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 05.04.2010 №Ф09-2085/10-С3 и ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.2009 №А19-11591/09).

4.Данные поверенного, то есть лица, которое будет действовать на основании этой доверенности, также необходимы. Если это физическое лицо, то записывают его фамилию, имя, отчество и паспортные данные. Допускается выдавать доверенность и организациям (например, транспортной компании). В таком случае в доверенности будут фигурировать полное наименование юридического лица и его реквизиты.

5.Образец подписи поверенного нужен. Но если его по какой-то причине нет, это не является основанием для признания доверенности недействительной (постановление Президиума ВАС РФ от 16.06.2009 №750/09).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка