Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Как без ошибок выдать декабрьскую зарплату до Нового года

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Увольнение сотрудника: оформляем правильно

24 марта 2012 228 просмотров

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы Статья будет полезной для вас, если вы ведете кадровый учет. Ведь порядок оформления кадровых документов не зависит от системы налогообложения. Отдел кадров для «упрощенца», скорее, роскошь, чем реальность. Поэтому зачастую оформлением всех кадровых документов занимается сам бухгалтер. Одной из наиболее непростых и в то же время распространенных процедур является увольнение. Здесь нужно внимательно подойти к оформлению документов. Чтобы потом не было оснований говорить о незаконном увольнении. Ведь если причины увольнения не задокументированы по правилам, установленным трудовым законодательством, сотрудник имеет основания обратиться в суд. И по решению суда может быть восстановлен. Тогда работодатель вынужден будет не только опять трудоустроить этого работника, но и выплатить ему компенсацию за вынужденный прогул. Также внимание нужно уделить записям в трудовой книжке. Неверно оформленная запись может создать сложности сотруднику, когда придет время подсчитывать трудовой стаж. В статье мы рассмотрим наиболее распространенные причины увольнений. И дадим рекомендации по оформлению документов.

Собственное заявление сотрудника

Увольнение сотрудника по собственному желанию — наиболее часто встречающийся способ прекращения трудовых отношений. Работнику нужно написать заявление на имя руководителя не позднее чем за две недели до даты предполагаемого увольнения (ст. 80 ТК РФ). Однако если увольняется руководитель, срок составляет месяц. А вот сотруднику, находящемуся на испытательном сроке, подать заявление о своем увольнении можно за три дня (ст. 71 ТК РФ). Также за три дня оформить заявление могут лица, с которыми трудовой договор заключен на срок менее двух месяцев (ст. 292 ТК РФ), а также те, кто занят на сезонных работах (ст. 296 ТК РФ).

Заявление работник может подать лично либо направить его заказным письмом или иным способом, позволяющим определить факт и дату получения заявления организацией. Это разъяснено в письме Роструда от 05.09.2006 № 1551-6 .

 

Важное обстоятельство Заявление об увольнении сотрудник может подать не только лично, но и заказным письмом, а также иным способом.

Отметим, что в течение двух недель (месяца либо трех дней) сотрудник может отозвать свое заявление и продолжить работу (ст. 80 ТК РФ). Но только если на вакантное место не приглашен другой сотрудник, которому согласно законодательству нельзя отказать в приеме на работу. Это может быть, например, сотрудник, приглашенный из другой организации в порядке перевода. Ведь с таким сотрудником организация обязана оформить трудовые отношения в течение месяца со дня его увольнения с прежнего места работы (ст. 64 ТК РФ).

На основании заявления работника, которое подписано руководителем организации, сотрудник отдела кадров либо бухгалтер, если на него возложен кадровый учет, оформляет приказ об увольнении по форме №Т-8 .Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 . После чего вносится запись в личную карточку и трудовую книжку. И в качестве основания увольнения нужно указать пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ. Образец записей в трудовую книжку при увольнении работника по собственному желанию приведены на рис.1.

Рисунок 1. Пример записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию

Соглашение сторон о расторжении трудового договора

При увольнении по соглашению сторон инициатором расторжения трудового договора может быть как сотрудник, так и работодатель. Особенность процедуры в том, что нужно оформить специальный документ — соглашение. В нем указывают дату увольнения и основание — соглашение сторон. Эти пункты в документе должны быть обязательно, остальные — по личному усмотрению. Например, дополнительно в соглашении можно прописать условие о предоставлении отпуска перед увольнением, порядок выплаты и размер компенсации и т. п. Составляют такой документ в двух экземплярах. Первый — для работника, второй остается у организации. Специальной формы для соглашения не установлено, можно использовать любую. Предлагаем вам следующий образец (рис. 2).

Рисунок 2. Пример соглашения о расторжении трудового договора

Заметим, что отменить или изменить соглашение можно также только по взаимному согласию сторон. Так сказано в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2. В этом заключается определенная выгода такого способа увольнения для работодателя — сотрудник уже не может изменить своего решения, как в случае, например, с увольнением по собственному желанию.

Исключением является ситуация, когда сотрудница беременна. Тогда она имеет основания изменить свое согласие на расторжение трудового договора в одностороннем порядке и работодателю лучше этому не препятствовать.

 

Важное обстоятельство При увольнении по соглашению сторон заявление сотрудника не требуется. Расстаться с сотрудником по взаимному соглашению для организации выгодно и в случае, если уход сотрудника сопровождается передачей ТМЦ. Передача ценностей не всегда может уложиться в двухнедельный срок, действующий при увольнении по собственному желанию. А при расторжении трудового договора по соглашению сторон конкретный срок может быть обусловлен датой предполагаемого окончания инвентаризации (п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2). Отметим, что при увольнении по соглашению сторон заявления сотрудника не требуется.

Документы сотруднику отдела кадров либо бухгалтеру нужно оформить в следующем порядке. В приказе по форме №Т-8 в качестве основания для издания приказа указать реквизиты соглашения о прекращении трудового договора. Оформленный приказ передать работнику для ознакомления и подписи. После этого внести записи в трудовую книжку и личную карточку со ссылкой на пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ. Также работнику следует расписаться как в трудовой книжке, так и в личной карточке. Трудовую книжку обязательно нужно выдать в день прекращения трудового договора.

Акт или служебная записка о прогуле

Прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте без объяснений в течение всего рабочего дня. Либо более 4 часов подряд, если рабочий день длится более 4 часов. Четкое определение рабочего места должно быть прописано в трудовом договоре. Если этого нет, то рабочим местом считается вся территория офиса, магазина, склада или цеха. Тогда, например, сотрудник, находящийся в комнате для перекура более 4 часов подряд, прогульщиком не является.

В то же время к прогулу приравниваются ситуации, когда сотрудник:

  • заблаговременно не предупредил работодателя о досрочном расторжении договора, об увольнении по собственному желанию (ст. 280 , ч. 1 ст. 292 , ч. 1 ст. 296 и ч. 1 ст. 80 ТК РФ);
  • самовольно использовал дни отгула;
  • самовольно ушел в отпуск (основной, дополнительный).

Не является прогулом использование дней отдыха, если работодатель отказался их предоставить, хотя был обязан в соответствии с законодательством (например, в случае, когда работник является донором и ему положены выходные после каждой сдачи крови). Об этом сказано в пункте 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2.

На заметку

Какие причины отсутствия сотрудника на рабочем месте являются важительными

Трудовое законодательство не устанавливает перечня уважительных причин отсутствия на работе. Поэтому такой вопрос решается руководителем организации в каждой конкретной ситуации индивидуально исходя из объяснений, которые предоставил сотрудник (ст. 193 ТК РФ).

На практике уважительными причинами чаще всего признают сбои в работе общественного транспорта, вызов в правоохранительные органы и суд, болезнь сотрудника, прохождение медосмотра, пожары, невозможность явиться на работу из-за стихийного бедствия и т. п.

При этом сотрудник должен самостоятельльно подтвердить уважительность причины своего отсутствия, подав необходимые документы. Для этого он может представить справки из соответствующих предприятий, повестки, акты, больничный лист и т. п. Такой позиции придерживается Роструд в письме от 31.10.2008 № 5916-ТЗ .

При прогуле инициатива расторжения трудового договора исходит от работодателя (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Однако чтобы уволить кого-то за прогул, нужно особо внимательно отнестись к заполнению всех необходимых документов. Так как в противном случае работник сможет оспорить свое увольнение в суде и выиграть дело.

Прежде всего нужно зафиксировать неявку сотрудника в табеле и оформить соответствующие документы. Например, непосредственный начальник прогульщика составляет служебную записку о том, что данный сотрудник не вышел на работу без установленной причины (рис. 3). В записке нужно указать, какие меры предпринимались для того, чтобы установить местонахождение сотрудника. Это могут быть звонки на домашний телефон, служебная проверка и т. п.

Рисунок 3. Образец служебной записки о прогуле

 

Памятка Прогулом считается отсутствие на рабочем месте более 4 часов без уважительной причины. Более сложный документ — это акт об отсутствии сотрудника на его рабочем месте. Акт этот составляется специалистом по кадрам (если его нет, то бухгалтером) или непосредственным руководителем прогульщика. В акте потребуются подписи двух других сотрудников в качестве свидетелей. Отметим, что и в акте, и в служебной записке нужно точно (в часах и минутах) указать время отсутствия сотрудника на работе.

Предположим, что неявку зафиксировали. После этого нужно выяснить причину, по которой сотрудник не вышел на работу. Возможно, у него есть на то какая-то уважительная причина. Чтобы это узнать, нужно потребовать письменные объяснения. И если по истечении двух рабочих дней работник объяснений не даст, следует составить акт об отказе или уклонении прогульщика дать объяснения. Форма акта об отказе от объяснений нормативными документами не утверждена, поэтому его составляют в произвольной форме на свое усмотрение. Об этом говорится в письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 №4415-6 . Таким образом, прогулом, за который можно уволить, является документально оформленный невыход сотрудника на работу без какой-либо уважительной причины.

На заметку

Какие записи сделать в табеле при отсутствии сотрудника

Если причина отсутствия сотрудника на рабочем месте неизвестна, в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или Т-13 вначале поставьте буквенный код НН. Если в дальнейшем сотрудник представит документы, подтверждающие болезнь, или будет признан факт прогула, табель нужно уточнить. Для этого буквенный код НН исправьте на код Б — временная нетрудоспособность (болезнь) или ПР — прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин). Напомним, что условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Итак, если факт прогула установлен и руководитель решил сотрудника уволить, составляется приказ по форме №Т-8 . В нем в качестве причины увольнения указывается прогул и его дата. В графе «основание» нужно перечислить все составленные в связи с прогулом документы (служебная записка или акт, письменные объяснения или акт об отказе от объяснений). Далее делается запись в трудовой книжке и личной карточке. В трудовой следует записать: «Уволен в связи с прогулом, подпункт “а” пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Обратите внимание: увольнение сотрудника за прогул нужно провести не позднее одного месяца со дня его обнаружения. При этом время отсутствия сотрудника на рабочем месте не учитывается (ч. 3 ст. 193 ТК РФ).

Нюансы, требующие особого внимания

При увольнении работника по соглашению сторон необходимо прежде всего составить это соглашение. И в нем указать основание увольнения и дату.

Соглашение сторон о расторжении трудового договора можно отменить только по взаимной договоренности.

Если работник отсутствует на рабочем месте больше 4 часов без уважительной причины, его можно уволить за прогул.

Полезные советы

1. Получите от работника или самостоятельно (либо совместно с работником) оформите документ, которым будет обоснована причина увольнения.

2.Издайте приказ об увольнении по форме №Т-8 и подпишите его у руководителя.

3.На основании вышеперечисленных документов сделайте запись в личной карточке сотрудника.

4.Предоставьте работнику приказ и личную карточку. Работник должен ознакомиться с полученными документами и заверить факт ознакомления своей подписью.

5.Оформите запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника, указав при этом причину увольнения и сделав ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

6. Заверьте запись в трудовой книжке подписью руководителя или работника, занимающегося кадрами. После этого запись визирует увольняемый работник.

7.В последний день работы сотрудника произведите с ним расчет, а также выдайте ему:

— трудовую книжку;

— справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы в организации, на которую начислялись страховые взносы, по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2001 № 4н ;

—иные документы (по письменному заявлению сотрудника), например форму 2-НДФЛ , утвержденную приказом ФНС России от 17.11.2010 №ММВ-7-3/611@ .

Об обязанности работодателя выдать все перечисленное в последний день работы сотрудника говорится в части 5 статьи 80 ТК РФ.

8. Если сотрудник является плательщиком алиментов, сообщите о его увольнении в течение трех рабочих дней судебному приставу-исполнителю, а также лицу, получающему алименты. Сообщение нужно составить в произвольной форме, указав в нем, помимо факта самого увольнения, новое место работы или место жительства бывшего сотрудника. Конечно, новое место работы следует указывать только в случае, когда оно вам известно. Данный порядок следует из пункта 1 статьи 111 Семейного кодекса РФ и статей 190 и 191 Гражданского кодекса РФ. Обратите внимание, что за несообщение сведений об увольнении без уважительной причины должностных лиц организации могут привлечь к ответственности (п. 3 ст. 111 Семейного кодекса РФ).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка