Журнал, справочная система и сервисы
№23
Декабрь

Вас ждёт свежий номер

Всеобщий переход на онлайн‑кассы — срочно присоединяйтесь

Подписка
Срочно заберите все!
№23

Сроки хранения документов

24 мая 2012 82 просмотра

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Сроки хранения документов, необходимых для расчета налогов и взносов

Наименование документа Срок хранения Пункт Перечня*

Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов

5 лет

392

Налоговые карточки по НДФЛ

5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

394

Сведения о доходах физических лиц

5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет

396

Реестры сведений о доходах физических лиц

75 лет

397

Декларации и расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 75 лет

395

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС РФ:

1) годовые

2) квартальные

Постоянно

5 лет, а при отсутствии годовых — постоянно

390

Книги учета доходов и расходов «упрощенцев»

Постоянно

401

Реестры расчета земельного налога

5 лет

389

Расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка по расчету налоговой базы, о начисленных и уплаченных суммах налогов и о задолженностях по ним

5 лет

382 , 400

Расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них

5 лет

384

Акты сверок, справки об уплате налогов зачетами

5 лет

385

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

5 лет после погашения налогов

386

Книги учета погашенных векселей на уплату налогов

5 лет после погашения налогов и при условии проведения проверки

459

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет

398

Решения, справки, отчеты, заявления, переписка о реструктуризации задолженности по страховым взносам

5 лет

399

Книги, журналы, карточки учета расчетов с организациями

5 лет — при условии проведения проверки

459

Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

5 лет

409

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .

Сроки хранения бухгалтерской отчетности, учетных регистров и первичных документов

Наименование документа Срок хранения Пункт Перечня*

Годовая бухгалтерская отчетность

Постоянно

351

Квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет. При отсутствии годовых — постоянно

351

Месячная бухгалтерская отчетность

1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно

351

Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним

Постоянно

353

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности

5 лет

354

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:

1) годовые

2) полугодовые, квартальные

Постоянно

5 лет

357

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

5 лет

360

Регистры бухгалтерского учета

5 лет — при условии проведения проверки

361

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.)

5 лет — при условии проведения проверки

362

Счета-фактуры

4 года

368

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 лет после замены новыми

380

Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей

5 лет

387

Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях

5 лет

410

Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе)

5 лет — при условии проведения проверки

427

Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Постоянно

427 , 428

Книги, журналы, карточки учета основных средств

5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки

459

Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества

Постоянно

459

Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 лет — при условии проведения проверки

459

Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц

5 лет

459

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .

Сроки хранения документов, кадровых и иных,

касающихся выплат работникам

Наименование документа Срок хранения Пункт Перечня*

Организация труда и служебной деятельности

Лицевые карточки, счета работников

75 лет

413

Журналы учета работников, совмещающих профессии

До минования надобности. Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда — 75 лет

574

Коллективные договоры

Постоянно. Присланные для сведения — до минования надобности

576

Отчеты, справки, информация, акты, докладные записки, заключения о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю

5 лет. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет

583 , 636

Табели, журналы учета рабочего времени

5 лет. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет

586

Акты, сообщения, информация, докладные, служебные записки, справки, переписка о соблюдении дисциплины труда

3 года

587

Нормирование труда, тарификация, оплата труда

Положения об оплате труда и премировании работников

Постоянно

411

Сводные расчетные и расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и других выплат

5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

412

Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности о получении заработной платы и других выплат

5 лет — при условии проведения проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

412

Переписка о выплате заработной платы

5 лет

414

Копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, переписка о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 лет

415

Исполнительные листы работников (исполнительные документы)

До минования надобности, но не менее 5 лет

416

Заявления, решения, справки, переписка об оплате учебных отпусков

До минования надобности, но не менее 5 лет

417

Ведомости на выдачу дивидендов

75 лет

419

Справки, расчеты, докладные записки, предложения о разработке норм выработки и расценок

5 лет

590

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки

Постоянно

591

Справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы

5 лет

595

Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы

5 лет

597

Утвержденные разряды оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников

Постоянно

598

Расчеты, справки, списки о премировании работников

5 лет

600

Охрана труда

Положения, протоколы, решения об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 лет. При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет

602

Акты предписания по технике безопасности, справки, докладные, записки, отчеты об их выполнении

5 лет

603

Докладные записки, справки, отчеты, акты о состоянии условий и применении труда женщин и подростков

5 лет

610

Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

75 лет

613

Программы, списки, переписка об обучении работников технике безопасности

5 лет

624

Журналы, книги учета:

1) профилактических работ по технике безопасности;

2) инструктажа по технике безопасности;

3) проведения аттестации по технике безопасности

10 лет

10 лет

5 лет

626

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий

Постоянно

630

Акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаях

75 лет. Документы, связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно

632

Докладные записки, акты, заключения, переписка об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием

3 года. При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет

637

Перечни профессий, работники которых подлежат прохождению обязательных медосмотров

Постоянно

645

Прием, перемещение, увольнение работников

Переписка о переводе работников в другие организации

3 года

651

Положения, инструкции о персональных данных работников

Постоянно

655

Личные дела (заявления, приказы, копии личных документов и др.):

1) руководителей организации;

2) иных работников

Постоянно

75 лет

656

Трудовые договоры, договоры подряда, личные карточки работников

75 лет

657 , 658

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования. Невостребованные — 75 лет

664

Справки, докладные, служебные записки, копии приказов, заявления, не вошедшие в состав личных дел

5 лет

665

Командировочные удостоверения работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности

75 лет

668

Командировочные удостоверения иных работников

5 лет после возвращения из командировки

668

Служебные задания, отчеты, переписка о командировании работников

5 лет. Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет

669 , 687

Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 года

686

Графики предоставления отпусков

1 год

693

Книги, журналы, карточки учета приема, перемещения, перевода, увольнения работников, личных дел, карточек, трудовых договоров, соглашений, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет

695

Договоры о материальной ответственности

5 лет после увольнения материально ответственного лица

457

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

458

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .

Сроки хранения различных договоров и касающихся их документов

Наименование документа Срок хранения Пункт Перечня*

Акты, сведения, справки, переписка о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 лет после проведения взаиморасчета

366

Переписка о сроках и размере арендной платы

5 лет

370

Переписка о выдаче и возврате ссуд

5 лет после погашения ссуды

378

Справки, акты, обязательства, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет

379

Протоколы разногласий по договорам

5 лет после истечения срока действия договора

437

Договоры дарения

Постоянно

439

Договоры подряда с организациями

5 лет после истечения срока действия договора

440

Договоры проката

5 лет после истечения срока действия договора

441

Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам

5 лет после истечения срока действия договора

443

Договоры поручения

5 лет после истечения срока действия договора

444

Договоры мены

5 лет после истечения срока действия договора

446

Договоры по лизингу имущества организации

Постоянно

449

Договоры по залогу имущества организации

10 лет после истечения срока действия договора

451

Документы по залогу недвижимого имущества

Постоянно

451

Прочие договоры и соглашения

5 лет после истечения срока действия договора

436

Паспорта сделок

Постоянно

453

Акты, справки, счета о приеме выполненных работ по трудовым договорам, соглашениям и договорам подряда

5 лет. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

456

* Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .

Санкции за отсутствие документов, срок хранения которых не истек

Вид правонарушения Ответственные лица Санкции Ссылка на нормативный документ

Отсутствие (утрата) первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета за один налоговый период

Организации и индивидуальные предприниматели

10 000 руб.

Пункт 1 статьи 120 НК РФ

Отсутствие (утрата) первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета за несколько налоговых периодов

Организации и индивидуальные предприниматели

30 000 руб.

Пункт 2 статьи 120 НК РФ

Отсутствие (утрата) первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, которое повлекло занижение налоговой базы

Организации и индивидуальные предприниматели

20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 руб.

Пункт 3 статьи 120 НК РФ

Непредставление документов, истребованных налоговой инспекцией при проверке

Организации и индивидуальные предприниматели

200 руб. за каждый непредставленный документ

Пункт 1 статьи 126 НК РФ

Нарушение порядка и сроков хранения учетных документов, которое привело к искажению сумм начисленных налогов не менее чем на 10%

Должностные лица

2000— 3000 руб.

Статья 15.11 КоАП РФ

Непредставление истребованных территориальными

органами ПФР или ФСС документов

Плательщики страховых взносов

200 руб. за каждый непредставленный документ

Статья 48 Федерального закона № 212-ФЗ от 24.07.2009

Должностные лица

300— 500 руб.

Пункт 3 статьи 15.33 КоАП РФ

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка