Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Семь бухгалтерских желаний, которые сбылись в 2016 году

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Сотруднику для работы необходим мобильный телефон

2 июля 2012 16 просмотров

Сайт журнала «Упрощенка»
Электронный журнал «Упрощенка»

Если у вас «упрощенка» с объектом, доходы - расходы вы не учитываете, в том числе и на оплату связи. Поэтому наши рекомендации вам могут пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения. Сегодня, наверное, в каждой организации есть работники, которые всегда должны оставаться на связи. Сотруднику для работы необходим мобильный телефон. Как правило, он пользуются сим-картой, выданной работодателем. Выясним, зависит ли учет расходов на оплату мобильной связи от выбранного тарифа и какие документы потребуются бухгалтеру, чтобы оправдать расходы.

Какие документы подтвердят расходы на оплату мобильной связи

Любые расходы, отражаемые в налоговой базе при упрощенной системе, должны быть подтверждены документами (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Расходы на оплату мобильной связи не исключение. Для их учета понадобятся:

— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима мобильная связь;

— договор с оператором на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи.

Именно эти документы упоминаются в письмах Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 и УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@ . Скажем несколько слов о каждом из них.

Важное обстоятельство - договор с оператором связи должен быть заключен с организацией, а не с ее работником. Иначе учесть расходы на оплату мобильной связи не удастся. Договор с оператором вы оформите при покупке сим-карты. Очень важно, чтобы договор был заключен именно с организацией, а не с ее сотрудником. Иначе вы не сможете учитывать расходы на оплату мобильной связи.

Забегая вперед, скажем, что отражать в расходах можно только плату за рабочие звонки. Стоимость личных разговоров в расходах признавать нельзя. Производственный характер разговоров подтвердят детализированные счета. Обычно они предоставляются оператором связи по запросу. Счета содержат все номера, с которыми соединялся абонент в течение расчетного периода, коды городов (стран), дату и время каждого разговора, его продолжительность и стоимость. Отметим, за расшифровку может взиматься отдельная плата. Однако вы без труда сможете обосновать данный расход. Ведь детализированные счета требуются для включения затрат на мобильную связь в расходы. Поэтому плату за произведенную оператором связи расшифровку можно отнести на расходы (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Для учета расходов на оплату мобильной связи также придется подготовить приказ руководителя. В нем следует указать список работников, которым ввиду должностных обязанностей необходима мобильная связь. Кроме того, в нем целесообразно отразить и телефонные номера, закрепленные за сотрудниками.

Ранее налоговики для учета расходов на оплату мобильной связи дополнительно требовали документы, свидетельствующие об использовании рабочего телефонного номера в служебных целях (письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 № 20-12/83834). Таким документом может быть отчет сотрудника, в котором изложено, для чего и с кем он общался. Однако, на наш взгляд, при наличии детализированных счетов, которые подтверждают производственный характер звонков, такие отчеты не нужны.

Отметим, что Налоговый кодекс на самом деле не требует подтверждать производственный характер каждого телефонного звонка. А значит, для учета расходов на оплату мобильной связи достаточно договора, заключенного с оператором связи, обычных счетов и документов, свидетельствующих об их оплате. Однако без детализированных счетов налоговые органы раньше любили задавать вопросы об обоснованности расходов. В то время как судьи в большинстве своем считают, что расшифровка звонков необязательна, и, как правило, принимают решения в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Московского округа от 06.08.2009 № КА-А40/7416-09 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2011 №09АП-10978/2011-АК).

По каким правилам списывать на расходы телефон

Сотруднику для работы необходим мобильный телефон. Сразу отметим, что покупать рабочий мобильный телефон необязательно. Ведь работники могут пользоваться выданными сим-картами, используя личные аппараты. Однако если вы все же решите приобрести аппарат, его стоимость можно будет учесть в расходах. Скорее всего, покупка окажется дешевле 40 000 руб. А значит, сам телефон нужно будет отнести к неамортизируемому имуществу и его стоимость включить в материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поясним. При упрощенной системе состав материальных расходов определяют в соответствии со статьей 254 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). А в подпункте 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ как раз указаны затраты на покупку неамортизируемых объектов, которые относятся на расходы после оплаты и ввода имущества в эксплуатацию.

Покупая мобильный телефон, не гонитесь за дорогими аппаратами. Помните, что при упрощенной системе, как и при любом другом налоговом режиме, признаются только обоснованные расходы (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Прежде чем покупать смартфон или коммуникатор, подумайте, нужно ли вам это.

Как учитывать стоимость подключения

Суть вопроса - авансовый платеж, внесенный на счет абонента при подключении, можно учесть в расходах только после того, как будут оказаны услуги связи.

Обычно при оформлении сим-карты требуется заплатить определенную сумму. Но прежде чем учитывать ее в расходах, нужно выяснить, за что именно она взимается. Если это плата за подключение, ее можно включить в расходы на оплату телефонной связи сразу после перечисления (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Другое дело, когда при заключении договора вы вносите авансовый платеж, который полностью поступает на счет абонента. Тогда плата за подключение будет равна нулю, а перечисленная сумма, оказавшаяся на лицевом счете, признается авансом. В налоговом учете выданные авансы не отражаются. Поэтому вы сможете списать ее на расходы только после того, как услуги связи будут оказаны (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Формирование расходов при кредитной системе оплаты за телефон

Памятка. При кредитной системе звонки работника оплачиваются по завершении расчетного периода. Их стоимость можно учесть в расходах сразу после оплаты по счету. При кредитной системе услуги связи оплачиваются по окончании определенного периода, которым, как правило, является месяц. То есть в течение месяца работник совершает звонки, а их стоимость оплачивается по его завершении по выставленному оператором связи счету. После того как сумма по счету будет перечислена, вы сможете учесть ее в расходах согласно подпункту 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. При условии, что звонки были рабочими.

Обычно прежде чем начать пользоваться кредитной системой, необходимо внести определенную сумму денег в качестве залога. Она лежит на счете и для оператора связи является своеобразной гарантией, что его услуги в любом случае будут оплачены. Если все платежи перечисляются вовремя, то взнос возвращается после расторжения договора. Отметим, что в налоговом учете при УСН данная залоговая сумма не отражается ни при ее выдаче, ни при возврате.

Другое дело, когда выставленный за месяц счет вы своевременно не оплатили. Тогда оператор связи имеет полное право списать гарантийный взнос в счет оплаты оказанных услуг. А вы в этом случае списанную сумму сможете учесть в расходах (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Полезные советы

Если сотрудник пользуется при работе своим телефоном, ему можно платить компенсацию

Работнику, который в интересах и с согласия работодателя использует личное имущество, нужно платить компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Эту норму можно распространить и на случай, когда в служебных целях сотрудник пользуется своим телефоном и своей сим-картой. В данном случае компенсация будет складываться из платы за пользование личным телефоном в рабочих целях и возмещаемой стоимости деловых разговоров. Конкретный размер компенсации нужно прописать в соглашении, заключенном между сотрудником и работодателем. Отметим, это может быть как отдельный документ, регламентирующий правила использования личного имущества в служебных целях, так и приложение к трудовому договору.

Компенсации, установленные законодательством и выплачиваемые в связи с исполнением трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Значит, с компенсации за пользование телефоном удерживать НДФЛ не нужно. Это подтверждает и Минфин России в письме от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387. Страховые взносы и взносы на травматизм с компенсаций также не начисляют (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 №125-ФЗ).

Что касается налогового учета при УСН, то в расходы включаются только компенсации за легковые автомобили и мотоциклы, используемые работниками (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Оснований для учета в расходах компенсации за использование другого имущества статьей 346.16 НК РФ не предусмотрено. Но компенсацию можно предусмотреть трудовым договором. Тогда ее при УСН можно будет учесть в расходах на оплату труда (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ). Однако в этом случае придется удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы, поскольку компенсация станет одним из элементов оплаты труда… На наш взгляд, лучше не включать компенсацию в расходы, чем платить с нее НДФЛ и взносы.

В какой момент можно признать расходы, если услуги связи оплачиваются авансом

Важное обстоятельство. Плату за служебные разговоры, внесенную авансом, учитывайте в расходах только после того, как оператор снимет с лицевого счета деньги за оказанные услуги.

При авансовой системе оплаты пользоваться мобильной связью можно до тех пор, пока не закончатся деньги на лицевом счете. Сначала вы вносите деньги, а уже затем работник может совершать разговоры. На наш взгляд, такая система оплаты услуг телефонной связи тоже может быть для вас удобной. Хотя бы потому, что работник не сможет потратить на разговоры больше, чем вы перечислили на счет.

При упрощенной системе выданные авансы в расходах не учитываются (п. 2 ст. 346.18 НК РФ). Поэтому сумму, внесенную на счет, сразу признать в расходах не получится. Нужно дождаться окончания месяца, заказать счет, в котором будут указаны произведенные звонки и их стоимость, и только затем на его основании учесть списанную сумму в расходах (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться






  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Вас заинтересует

Кдело 6 декабря 2016 09:00 Отгул за сверхурочную работу

Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка